Segnali d’allarme raccomandati dalla CE integrati nelle verifiche di gestione

Il Ministero croato per lo Sviluppo regionale e dei fondi UE e il Ministero del Lavoro e del sistema pensionistico hanno stabilito il requisito per le Autorità di Gestione (AdG) per il Programma operativo (PO) Competitività e coesione e il PO  Risorse umane efficienti e i loro Organismi Intermedi all’utilizzo di segnali d’allarme per lo svolgimento delle procedure di verifica della gestione. Più specificamente, la nota informativa della CE sugli indicatori di frode per FESR, FSE e FC (COCOF 09/0003/00-EN) è stata trasposta nelle Regole Nazionali Comuni (CNR) per il sistema di gestione e controllo delle AdG per i PO Competitività e coesione.

L'AdG per il PO Competitività e coesione utilizza ARACHNE ma non dispone di altri strumenti informatici sofisticati aggiuntivi per l'identificazione dei segnali d’allarme. Al contrario, a livello nazionale, l'Autorità di Gestione per i PO Competitività e coesione ha sviluppato le Regole Nazionali Comuni che riassumono le misure antifrode e anticorruzione adottate dalle AdG e dagli UI.

L'AdG per i PO Competitività e coesione ha istituito le CNR per affrontare diversi obiettivi:

• Garantire che siano in atto procedure efficienti a livello di PO Competitività e coesione, poiché le AG hanno una responsabilità condivisa a livello europeo per la gestione dei fondi UE
• Disporre di un'adeguata salvaguardia per limitare i rischi di frode e corruzione a livello nazionale e di AdG
• Prevenire potenziali attività fraudolente e corrotte che coinvolgano i fondi UE
• Aumentare la consapevolezza tra i professionisti coinvolti nella gestione e nell'attuazione dei Programmi operativi (PO).

Gli Allegati 8 e 9 alla CNR n° 10 (Gestione del rischio) descrivono in dettaglio l'uso dei segnali d’allarme raccomandati dalla CE e quelli su misura per le verifiche di gestione. Gli allegati sono stati creati per soddisfare i requisiti chiave 4 e 7 sulle misure antifrode specifiche (segnali d’allarme, autovalutazione del rischio di frode) che devono essere messe in atto dall'Autorità di Gestione. Tali allegati sono disponibili per la consultazione e l'uso da parte dei dipendenti delle AdG e degli UI. L'AdG vede inoltre gli Allegati 8 e 9 come strumenti di sensibilizzazione e rafforzamento delle capacità per gli UI di primo e secondo livello coinvolti nelle verifiche di gestione. Sia le AdG che gli UI stanno utilizzando l'elenco dei segnali d’allarme come un elenco completo aggiornato di indicatori di rischio nel lavoro antifrode.

Le CNR sono state sviluppate dall’AdG con l'ausilio dell'assistenza tecnica. Le CNR sono state sviluppate sulla base dell'analoga normativa per i Fondi strutturali UE elaborata dall'AdG per il periodo di programmazione 2007-2013. Con il passaggio ai fondi strutturali nel nuovo periodo di programmazione (2014-2020), l'AdG deve garantire che tutti gli UI seguano le stesse regole e procedure del regolamento CPR e dell'UE. Le CNR sono uno strumento per garantire la standardizzazione e l'applicazione coerente delle regole e delle procedure riguardanti la gestione dei fondi UE e le attività antifrode.

Il quadro del lavoro antifrode è distribuito su due livelli di procedure: Norme Nazionali Comuni e Manuale delle Procedure (MoP) delle organizzazioni. Le CNR includono procedure sui temi orizzontali (es. valutazione del rischio), nonché prevenzione e individuazione di frodi e segnalazione di irregolarità. Attualmente, l'AdG dispone di 15 diverse CNR che coprono diversi temi di impostazione e implementazione del sistema di gestione e controllo. Oltre alle CNR, ogni autorità e UI nel sistema hanno il proprio manuale di procedure, che descrive e specifica le procedure e le regole delle CNR relative alle funzioni quotidiane di queste autorità. I manuali interni delle procedure descrivono in dettaglio compiti, responsabilità e scadenze specifiche per le attività di ciascuna organizzazione e dei membri del team.

L'applicazione delle CNR riguardante i segnali d’allarme avviene attraverso l'implementazione di indicatori di rischio di frode raccomandati dalla CE, indicatori di rischio di frode su misura o tramite lo strumento IT ARACHNE.

L'AdG utilizza un elenco di segnali d’allarme raccomandato dalla CE, ossia un elenco tratto dalle linee guida della CE sulla valutazione dei rischi di frode[1]. Fondamentalmente, l'Allegato 8 delle CNR sulla gestione dei rischi riflette il modello delle Linee Guida CE sulla valutazione del rischio di frode. Nel 2017 è stato elaborato l'Allegato 9 alle CNR sugli indicatori di rischio specifici. Sulla base dell'analisi svolta con l'ausilio dell'assistenza tecnica, nonché del feedback ricevuto dagli UI e dei risultati dei controlli dell’AdG effettuati durante la verifica delle funzioni delegate, l'AdG ha individuato una serie di ulteriori indicatori di rischio di frode che erano specifici al contesto della Croazia e non sono stati inclusi nel modello CE né nell'Allegato 8 delle CNR. Con l'aiuto dei colleghi lettoni che forniscono assistenza tecnica, l'AdG ha sviluppato una serie di indicatori di rischio su misura in aggiunta agli indicatori raccomandati dalla CE.

Gli indicatori di rischio di frode (red flags) di cui all'Allegato 9 sono fusi in tre gruppi a seconda dell'area dei rischi di frode:

• Appalti pubblici
• Falsificazione di documenti
• Costo del lavoro e servizi di consulenza

Ciascun gruppo di rischi di frode contiene specifici indicatori di rischio di frode ed esempi pratici di come sarebbero nella pratica tali indicatori. Ad esempio, gli indicatori di rischio di corruzione includono 12 esempi pratici di comportamento corrotto. Rende molto più facile comprendere l'indicatore di frode specifico e "rilevare" tale comportamento fraudolento. Oltre a ciò, i termini principali come frode, corruzione, ecc. sono anche definiti e standardizzati per evitare interpretazioni errate e incomprensioni tra gli UI.

Il tipo, il grado e la frequenza delle verifiche che utilizzano tali indicatori dipendono dal livello di rischio valutato per il progetto. Pertanto, maggiore è la percezione dei rischi di frode per un progetto specifico, più rigorose saranno le verifiche. Ad esempio, un progetto valutato con un alto grado di rischiosità potrebbe essere soggetto a controlli in loco più frequenti, che comportano verifiche più mirate. In questo modo, gli Allegati 8 e 9 vengono utilizzati dai professionisti come strumento aggiuntivo durante i controlli per rilevare comportamenti, documenti o modelli sospetti.

Seguendo le nuove linee guida della CE che stabiliscono^[1] la manipolazione delle offerte come un tipo di irregolarità da correggere, l'AdG ha organizzato una riunione di rete per tutti gli UI per sensibilizzare sulla manipolazione delle offerte come rischio di frode e su come rilevare tale rischio. A seguito dell'interesse degli UI, l'AdG ha incluso la manipolazione delle offerte negli indicatori di rischio di frode.

Per dare seguito all'implementazione e al monitoraggio dei rischi di frode, l'AdG ha designato coordinatori del rischio incaricati di coordinare, con i project manager degli UI, l'uso dei segnali d’allarme nelle loro verifiche di gestione. Ogni autorità (AdG, UI) ha un coordinatore del rischio designato che è responsabile del lavoro antifrode. I coordinatori del rischio formano una rete di esperti che si incontrano almeno due volte all'anno per discutere di buone e cattive pratiche, condividere conoscenze e rischi di frode. Inoltre, i coordinatori del rischio sono coinvolti in tre reti operative, discutendo di questioni relative agli aiuti statali, agli appalti pubblici e alle irregolarità. Dopo gli incontri, i coordinatori del rischio riferiscono le informazioni pertinenti alle loro organizzazioni.

Il requisito dell'integrazione dei segnali d’allarme nel sistema di gestione e controllo in Croazia ha garantito uno standard elevato per il controllo del rischio e la verifica per il funzionamento dei fondi SIE. L'attuazione delle CNR ha rafforzato l'uso dei segnali d’allarme e l'identificazione dei rischi di frode per i PO nell'ambito dei fondi SIE.

L'AdG riconosce generalmente la maggiore efficienza e coerenza nella prevenzione e individuazione delle frodi grazie allo sviluppo delle CNR e dei relativi Allegati 8 e 9. Gli indicatori di rischio sono inclusi anche nella lista di controllo dell'AdG sugli appalti pubblici, pertanto è difficile misurare l'impatto dell'introduzione degli Allegati 8 e 9 separatamente. L'AdG ha visto i risultati positivi dell'attuazione delle CNR e degli indicatori di rischio di frode basati sulle statistiche delle irregolarità segnalate e delle sospette frodi da parte degli UI. Le ultime statistiche sulle irregolarità segnalate dimostrano una migliore risposta al rischio, ma anche una migliore consapevolezza e capacità degli UI di rilevare i rischi di frode. L'Allegato 9 si è dimostrato un eccellente strumento di prevenzione e aumenta l'allerta degli UI per attività potenzialmente fraudolente. Le irregolarità segnalate e i sospetti di frode, tuttavia, riguardano principalmente il conflitto di interessi e la frode in generale.

• Lo sviluppo delle Regole Nazionali Comuni dovrebbe essere un compito condiviso tra AdG, UI e consulenti. Le AdG hanno una vasta conoscenza del sistema e dei processi interni che dovrebbero essere considerati, una volta che gli UI aiutano a modificare le procedure per adattarle meglio agli ambienti esistenti.
• Il coinvolgimento degli UI nello sviluppo delle CNR ne ha assicurato la coerenza con il manuale individuale delle procedure di ogni UI.

• Quando si implementano tutti i requisiti del regolamento in un sistema locale o nazionale, l'AdG dovrebbe mirare a mettere insieme tutte le informazioni in modo pratico e semplice. Procedure pesanti e complesse comportano una scarsa diffusione da parte degli UI e un numero elevato di errori.
• Lo strumento di autovalutazione della CE è stato utile per l'AdG per garantire che tutte le procedure necessarie fossero previste nei manuali delle procedure delle CNR e degli UI.
• Le CNR sono in continua evoluzione e gli aggiornamenti riflettono i cambiamenti nella normativa UE e nazionale, le tendenze del rischio di frode (tenendo conto del feedback degli UI, nonché delle raccomandazioni degli audit e dei controlli delle funzioni delegate svolte dalle AdG).
• L'AdG ritiene che le visite personali agli UI e l'esecuzione di autovalutazioni siano una chiave per comprendere le lacune di conoscenza degli UI, per valutare meglio l'ambiente locale e i rischi di frode e per adattare le CNR alle esigenze degli UI.

• Le CNR e gli Allegati 8 e 9 possono essere facilmente replicati e trasferiti ad altri Stati membri.
• Per garantire una corretta impostazione della pratica, le AdG dovrebbero lavorare in collaborazione con gli UI e aumentare la consapevolezza sulle procedure e le regole esistenti.