Signaux d'alerte recommandés par la Commission européenne intégrés aux vérifications de gestion

Le ministère croate du développement régional et des fonds de l'UE et le ministère du travail et du système des pensions ont imposé aux autorités de gestion (AG) pour la compétitivité et la cohésion du programme opérationnel (PO) et les ressources humaines efficaces du PO et à leurs organismes intermédiaires (OI) d'utiliser des signaux d'alerte lorsqu'ils réalisent leurs procédures de vérification de gestion. Plus précisément, la note d'information de la Commission sur les indicateurs de fraude pour le FEDER, le FSE et le FC (CoCoF 09/0003/00-EN) a été transposée dans le système de règles nationales communes (RNC) pour la gestion et le contrôle des AG pour la compétitivité et la cohésion des PO .

L'AG pour la compétitivité et la cohésion des PO utilise ARACHNE mais ne dispose pas d'autre outil informatique sophistiqué pour identifier les signaux d'alerte. En contrepartie, au niveau national, l'autorité de gestion pour la compétitivité et la cohésion du PO a élaboré des règles nationales communes résumant les mesures antifraudes et anticorruptions prises par les AG et les OI.

L'AG pour la compétitivité et la cohésion du PO a mis en place les RNC afin de répondre à plusieurs objectifs:

• Garantir que des procédures efficaces sont en place au niveau de la compétitivité et de la cohésion du PO, les AG ayant une responsabilité partagée au niveau de l'UE pour la gestion des fonds de l'UE
• Avoir une garantie adéquate pour limiter les risques de fraude et de corruption au niveau de l'AG et au niveau national
• Empêcher les potentielles activités frauduleuses et de corruption impliquant des fonds de l'UE
• Sensibiliser les praticiens impliqués dans la gestion et la mise en œuvre des programmes opérationnels (PO).

Les annexes 8 et 9 des RNC n° 10. (Gestion des risques) détaillent l'utilisation des signaux d'alerte recommandés par la Commission et des signaux d'alerte personnalisés pour les vérifications de gestion. Les annexes ont été établies de manière à respecter les exigences clés 4 et 7 relatives aux mesures antifraudes spécifiques (signaux d'alerte, auto-évaluation du risque de fraude) que l'autorité de gestion doit mettre en place. Ces annexes peuvent être consultées et utilisées par les employés de l'AG et des OI. L'AG considère également les annexes 8 et 9 comme des outils pour sensibiliser et renforcer les capacités des OI des premier et deuxième niveaux impliqués dans les vérifications de gestion. Les autorités de gestion et les OI utilisent la liste des signaux d'alerte comme une liste complète et à jour d'indicateurs de risque dans le cadre des activités antifraudes.

Les RNC ont été développées par l'AG avec l'aide de l'assistance technique. Les RNC ont été élaborées sur la base de l'ensemble de règlements similaires pour les Fonds structurels de l'UE élaborés par l'AG pour la période de programmation 2007-2013. Avec la transition vers les fonds structurels au cours de la nouvelle période de programmation (2014-2020), l'AG doit s'assurer que tous les OI suivent les mêmes règles et procédures que celles du RPDC et du règlement de l'UE. Les RNC représentaient un outil destiné à garantir la normalisation et l'application cohérente des règles et procédures relatives à la gestion des fonds de l'UE et aux activités antifraudes.

Le cadre du travail antifraude est réparti sur deux niveaux de procédures: les règles nationales communes et le manuel des procédures (MdP) des organisations. Les RNC comprennent des procédures sur les thèmes horizontaux (par exemple, l'évaluation des risques), ainsi que la prévention et la détection des fraudes et le signalement des irrégularités. Actuellement, l'AG dispose de 15 RNC différentes couvrant divers thèmes relatifs à la mise en place et la mise en œuvre du système de gestion et de contrôle. Outre les RNC, chaque autorité et chaque OI du système dispose de son propre manuel de procédures, qui détaille et précise les procédures et règles des RNC liées aux fonctions quotidiennes de ces autorités. Les manuels internes des procédures détaillent les tâches spécifiques, les responsabilités et les délais pour les activités de chaque organisation et des membres de l'équipe.

L'application des RNC dans le cadre des signaux d'alerte intervient par la mise en œuvre d'indicateurs de risques de fraude recommandés par la Commission, d'indicateurs de risques de fraude personnalisés ou en utilisant l'outil informatique ARACHNE.

L'AG utilise la liste des signaux d'alerte recommandée par la Commission, qui est une liste tirée des lignes directrices de la Commission sur l'évaluation des risques de fraude[1]. Fondamentalement, l'annexe 8 des RNC sur la gestion des risques reflète le modèle des lignes directrices de la Commission sur l'évaluation des risques de fraude. L'annexe 9 des RNC sur les indicateurs de risques spécifiques a été élaborée en 2017. Sur la base de l'analyse réalisée avec l'aide de l'assistance technique, ainsi que des retours d'expérience reçus des OI et des résultats des contrôles de l'AG effectués lors de la vérification des fonctions déléguées, l'AG a trouvé un ensemble supplémentaire d'indicateurs de risque de fraude qui étaient spécifiques dans le contexte de la Croatie et n'ont pas été inclus dans le modèle de la Commission et dans l'annexe 8 des RNC. Avec l'aide de collègues lettons apportant une assistance technique, l'AG a élaboré un ensemble d'indicateurs de risque personnalisés en plus des indicateurs recommandés par la Commission.

Les indicateurs de risque de fraude (signaux d'alerte) de l'annexe 9 sont réunis en trois groupes en fonction du domaine des risques de fraude:

• Passation de marchés publics
• Falsification de documents
• Coût de la main-d'œuvre et services de conseil

Chaque groupe de risques de fraude contient des indicateurs de risque de fraude spécifiques et des exemples pratiques sur l'apparence de ces indicateurs de fraude dans la pratique. Par exemple, les indicateurs de risque de corruption comprennent 12 exemples pratiques de comportement corrompu. Comprendre l'indicateur de fraude spécifique et «détecter» un tel comportement frauduleux devient alors plus facile. En outre, les principaux termes comme fraude, corruption, etc. sont également définis et normalisés pour éviter les erreurs d'interprétation et de compréhension chez les OI.

Le type, le degré et la fréquence des vérifications qui ont recours à ces signaux d'alerte dépendent du niveau de risque évalué pour le projet. Par conséquent, plus la perception des risques de fraude pour un projet spécifique est élevée, plus les vérifications seront strictes. Par exemple, un projet évalué avec un degré de risque élevé pourrait être soumis à des contrôles sur place plus fréquents, impliquant des vérifications plus ciblées. De cette manière, les annexes 8 et 9 sont utilisées par les praticiens comme un outil supplémentaire lors des contrôles pour détecter les comportements, documents ou schémas suspects.

Conformément aux nouvelles lignes directrices de la Commission établissant la manipulation des procédures d'appel d'offres[1] comme un type d'irrégularité à corriger, l'AG a organisé une réunion de réseau pour tous les OI afin de faire connaître la manipulation de procédures d'appel d'offres en tant que risque de fraude et la manière de détecter un tel risque. Suite à l'intérêt des OI, l'AG a inclus la manipulation des procédures d'appel d'offres dans les indicateurs de risque de fraude.

Pour assurer le suivi de la mise en œuvre et du contrôle des risques de fraude, l'AG a désigné des coordinateurs des risques en charge de la coordination avec les chefs de projet des OI sur l'utilisation des signaux d'alerte dans leurs vérifications de gestion. Un coordinateur des risques, responsable du travail anti-fraude, est désigné pour chaque autorité (AG et OI). Les coordinateurs des risques forment un réseau d'experts se réunissant au moins deux fois par an pour échanger les bonnes et mauvaises pratiques, partager leurs connaissances et les risques de fraude. En outre, les coordinateurs des risques sont impliqués dans trois réseaux opérationnels, discutant des questions relatives aux aides d'État, aux marchés publics et aux irrégularités. À l'issue des réunions, les coordinateurs des risques diffusent des informations pertinentes dans l'ensemble de leurs organisations.

Exiger d'intégrer des signaux d'alerte dans le système de gestion et de contrôle en Croatie a garanti un niveau élevé de contrôle des risques et de vérification pour le fonctionnement des Fonds ESI. La mise en œuvre des RNC a renforcé l'utilisation des signaux d'alerte et l'identification des risques de fraude pour les PO au titre des Fonds ESI.

L'AG reconnaît généralement que la prévention et la détection de la fraude sont plus efficaces et plus cohérentes grâce au développement des RNC et de ses annexes 8 et 9. Les indicateurs de risque sont également inclus dans la liste de contrôle de l'AG sur les marchés publics, il est donc difficile de mesurer l'impact de l'introduction des annexes 8 et 9 séparément. L'AG a vu les résultats positifs de la mise en œuvre des RNC et des indicateurs de risque de fraude sur la base des statistiques des irrégularités signalées et des soupçons de fraude par les OI. Les dernières statistiques sur les irrégularités signalées prouvent une meilleure réponse aux risques, mais aussi une meilleure sensibilisation et une meilleure capacité des OI à détecter les risques de fraude. L'annexe 9 s'est avérée être un excellent outil de prévention et a permis aux OI d'être plus attentifs en cas d'activités potentiellement frauduleuses. Les irrégularités signalées et les soupçons de fraude, cependant, concernent principalement le conflit d'intérêts et la fraude en général.

• L'élaboration des règles nationales communes doit être une tâche commune entre les AG, les OI et les consultants. Les AG ont une connaissance approfondie du système et des processus internes qui devraient être pris en compte, une fois que les OI ont aidé à adapter les procédures pour mieux les intégrer aux environnements existants.
• L'implication des OI dans l'élaboration des RNC a assuré la cohérence des RNC avec le manuel des procédures individuel de chaque OI.

• Lors de la mise en œuvre de toutes les exigences du règlement dans un système local ou national, l'AG doit viser à rassembler toutes les informations d'une manière pratique et simple. Des procédures lourdes et complexes entraînent une faible adoption par les OI et un nombre élevé d'erreurs.
• L'outil d'auto-évaluation de la Commission a été utile à l'AG pour garantir que toutes les procédures nécessaires sont prévues dans les manuels des procédures des RNC et des OI.
• Les RNC sont en constante évolution et les mises à jour reflètent les changements dans la réglementation européenne et nationale, les tendances des risques de fraude (en tenant compte des commentaires des OI ainsi que des recommandations d'audits et de contrôles des fonctions déléguées effectuées par les AG).
• L'AG considère que les visites personnelles aux OI et la réalisation d'auto-évaluations sont essentielles pour comprendre les lacunes dans les connaissances des OI, pour mieux évaluer l'environnement local et les risques de fraude et pour adapter les RNC aux besoins des OI.

• Les RNC et les annexes 8 et 9 peuvent être facilement reproduites et transférées vers d'autres États membres.
• Pour garantir une mise en place harmonieuse de la pratique, les AG doivent travailler en collaboration avec les OI et les sensibiliser aux procédures et règles existantes.