Segítségnyújtás az OLAF-vizsgálók számára a helyszíni ellenőrzések során
Tíz lépésből álló modell

A 2185/96/Euratom, EK rendelet 4. cikke előírja, hogy a tagállamok jogosultak részt venni a területükön lefolytatott helyszíni ellenőrzéseken. A részvétel növeli annak esélyét, hogy sikeresen segítséget nyújtsanak az OLAF-nak a lefolytatott ellenőrzések előkészítésében, folyamatában és lezárásában.

A részvételhez minden tagállam kijelöl egy szolgálatot („csalásellenes koordinációs szolgálat”) az OLAF-fal való hatékony együttműködés és információcsere – többek között az operatív jellegű információk kicserélése – érdekében. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat az az illetékes hatóság, amely – maga vagy más illetékes hatóságokkal való kapcsolatfelvétel révén – segítséget nyújt.

Bulgária Csalásellenes Koordinációs Szolgálata a következőképpen vezette be a Bulgária területén lefolytatott helyszíni ellenőrzések során az OLAF-vizsgálóknak történő segítségnyújtás 10 lépésből álló modelljét:

1. lépés – Információk gyűjtése (azok körének bővítése)

A helyszíni ellenőrzést mindig megelőzi az alkalmazott ellenőrzések tárgyáról, céljáról és jogalapjáról az OLAF-nak küldött értesítés. Ezt a gazdasági szereplők végzik az Európai Közösségek pénzügyi érdekeinek védelméről szóló 2988/95/EK, Euratom rendelet értelmében. A helyszíni ellenőrzés célja, hogy bizonyítékot szolgáltasson az OLAF által lefolytatott vizsgálathoz.

A helyszíni ellenőrzésre való felkészülés érdekében a Csalásellenes Koordinációs Szolgálat (illetve más tagállamokban a kijelölt illetékes hatóság) első lépése az volt, hogy saját információs adatbázisait ellenőrizte. Az a cél, hogy bővebb információkat gyűjtsön egy adott gazdasági szereplőről annak kiderítéséhez, hogy vannak-e rá vonatkozóan rögzített korábbi állítások, szabálytalanságok vagy csalási ügyek, többek között büntetőeljárást előkészítő ellenőrzések vagy a tárgyalási szakot megelőző eljárás. Bulgária esetében a Csalásellenes Koordinációs Szolgálat a Belügyminisztérium információs rendszereit használja a gazdasági szereplőket lépviselő, érintett személyekre vonatkozó információknak (név, cím) az általános adatvédelmi rendeletben foglalt szabályokkal összhangban történő gyűjtéséhez. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat ezenkívül minden rendelkezésre álló adatbázist felhasznál, például többek között a cégnyilvántartást. Szükség esetén a Csalásellenes Koordinációs Szolgálat előzetesen felkeresi a gazdasági szereplő székhelyét az összegyűjtött információk és a székhely helyességének megerősítése céljából.

2. lépés – Résztvevők értesítése

Az ellenőrzés hatókörétől függően különböző nemzeti hatóságok vehetnek részt a hatáskörüknek megfelelően. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat előzetesen tájékoztatja ezeket az illetékes hatóságokat annak érdekében, hogy szükség esetén segítséget nyújtsanak. Az értesíthető hatóságok közé tartozik az Ügyészség (annak érdekében, hogy bűncselekmény esetén garantált legyen a részvétele) vagy a Pénzügyi Felügyeleti Ügynökség, amely abban az esetben intézkedhet, ha a gazdasági szereplő megtagadja az együttműködést. A nemzeti hatóságokon kívül a helyi rendvédelmi hatóságok is értesítést kapnak, amennyiben szükség van a segítségükre.

3. lépés – A tárgyalási szakot megelőző eljárásra és a büntetőeljárást előkészítő ellenőrzésekre vonatkozó információk aktualizálása

Az 1. lépés szerint gyűjtött információk újabb aktualizálására ebben a szakaszban kerül sor, hogy kiterjedjenek a büntetőeljárást előkészítő ellenőrzések és a tárgyalási szakot megelőző eljárás állására vonatkozó új információkra is. A helyszíni ellenőrzés hatással lehet a vizsgálatra, ezért e további információk gyűjtéséhez a Csalásellenes Koordinációs Szolgálatnak szüksége lehet a felügyeletet gyakorló ügyész engedélyére.

4. lépés – Meghallgatás előkészítése

A gazdasági szereplőkkel meghallgatást irányoznak elő, hogy lehetőséget kapjanak álláspontjuk előterjesztésére, valamint az ügy szempontjából releváns információk megszerzése érdekében. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat előzetes értesítést intéz a gazdasági szereplőhöz, az értesítésben közli a meghallgatás dátumát, helyét és nyelvét, az ügyvéd jelenlétének lehetőségét, valamint a gazdasági szereplő által benyújtandó, szükséges dokumentumokat. A meghallgatás előkészíthető az irányító hatóság segítségével, vagy a projekt finanszírozásáért felelős közreműködő szervezet segítségével.

5. lépés – Helyszíni ellenőrzési terv

A helyszíni ellenőrzés minden egyes lépését körültekintően megtervezik, és azokat a „helyszíni ellenőrzési terv” elnevezésű, az OLAF tervének megfelelő belső dokumentumba foglalják. Ezt a tervet belső csatornákon továbbítják a belügyminiszternek.

6. lépés – A hatóságok közötti munkaértekezlet

Az ellenőrzés előtt az OLAF vizsgálati munkacsoportja találkozik a csalásellenes koordinációs szolgálat 2185/96/Euratom, EK rendelet szerinti segítségnyújtásért felelős képviselőivel. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat ekkor terjeszti elő és vitatja meg az előkészületeket, a megszerzett információkat és a helyszíni ellenőrzési tervet. Szükség esetén más hatóságok képviselői is jelen vannak.

7. lépés – A helyszíni ellenőrzés megkezdése Logisztika

A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat biztosítja a helyszíni ellenőrzés zavartalan megszervezéséhez elengedhetetlen logisztikát, többek között a szállítást, az informatikai kapacitást, a fordítási szolgáltatásokat és az értékeléshez szükséges összes anyagot. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat szakértői a 2185/96/Euratom, EK rendelet 4. cikke szerint részt vesznek a tervezett tevékenységekben.

8. lépés – A helyszíni ellenőrzés alapvető tevékenységei

Az ellenőrzés során a Csalásellenes Koordinációs Szolgálat szakértői folyamatosan kapcsolatban állnak a Pénzügyi Felügyeleti Ügynökséggel, az Ügyészséggel, a bűnügyi és a helyi rendőrséggel annak érdekében, hogy gyorsan reagáljanak olyan esetekben, ha a gazdasági szereplő megtagadja vagy megkísérli megakadályozni az ellenőrzést. A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat szakértője – a Belügyminisztérium rendszereiben tárolt információkhoz való hozzáférésre jogosító engedéllyel – közvetlen támogatást nyújt a vizsgálati munkacsoportnak. Az ellenőrzésnek ebben a szakaszában mindenféle információ gyűjthető, többek között számítógépes adatok, költségvetési és számviteli dokumentumok, a projekthez tartozó dokumentációk, valamint az áruk jellegére és mennyiségére vonatkozó fizikai ellenőrzések végezhetők.

9. lépés – A helyszíni ellenőrzésben való részvétel, a helyszíni ellenőrzés lezárása

A Csalásellenes Koordinációs Szolgálat szakértői a 2185/96/Euratom, EK rendelet 4. cikke szerint aktívan részt vesznek a helyszíni ellenőrzésben. Aláírják az OLAF-vizsgálók által készített jelentéseket. Az uniós források kezeléséért felelős nemzeti szerv képviselői is aktívan részt vesznek az ellenőrzésben és aláírják az OLAF jelentéseit. A helyszíni ellenőrzés akkor zárul le, amikor a nemzeti és az uniós jogszabályok szerint minden bizonyíték összegyűlt, és minden dokumentáció (például a megállapításokat rögzítő jegyzőkönyvek, a személyek nyilatkozatai stb.) szövegezése és aláírása megtörtént.

10. lépés – Végső elemzés és visszajelzés

A helyszíni ellenőrzés lezárását követően az OLAF vizsgálati munkacsoportja és a Csalásellenes Koordinációs Szolgálat értekezletet tart, amelyen ismertetik az eredményeket. A szakértők megvitatják a helyszíni ellenőrzés eredményeit, a lehetséges akadályokat és a tökéletesítési lehetőségeket.