Acordarea de asistență anchetatorilor OLAF în cursul controalelor la fața locului
Model în 10 etape

Articolul 4 din Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96 prevede că statele membre au dreptul de a participa la controalele la fața locului efectuate pe teritoriul lor. Participarea crește șansele de a asista cu succes OLAF la pregătirea, derularea și încheierea controalelor efectuate.

Pentru a participa, toate statele membre au desemnat un serviciu („serviciul de coordonare antifraudă”, AFCOS) pentru a facilita cooperarea și schimbul eficace de informații, inclusiv informații de natură operațională cu OLAF. AFCOS este autoritatea competentă care oferă asistență – fie direct, fie contactând alte autorități competente.

Serviciul Antifraudă din Bulgaria (AFCOS Bulgaria) a instituit un model de asistență în 10 etape pentru anchetatorii OLAF în timpul efectuării controalelor la fața locului pe teritoriul Bulgariei, după cum urmează:

Etapa 1 Strângerea (extinderea) informațiilor

Un control la fața locului este întotdeauna precedat de o notificare trimisă de OLAF cu privire la obiectul, scopul și temeiul juridic al controalelor instituite. Acesta este efectuat de un operator economic în temeiul Regulamentului (CE) nr. 2988/95 privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene. Scopul controalelor la fața locului este de a furniza probe pentru ancheta OLAF.

În vederea pregătirii pentru controalele la fața locului, prima etapă pentru AFCOS (sau, în alte state membre, pentru autoritatea competentă desemnată) constă în verificarea propriilor baze de date cu informații. Scopul este de a extinde informațiile referitoare la un anumit operator economic, pentru a vedea dacă există acuzații, nereguli sau cazuri de fraudă anterioare înregistrate împotriva acestuia, inclusiv dacă există verificări în vederea urmăririi penale sau proceduri precontencioase. În cazul Bulgariei, AFCOS utilizează sistemele informatice ale Ministerului de Interne pentru a colecta informații cu privire la persoanele implicate (nume, adrese) care reprezintă operatorii economici în conformitate cu normele privind protecția datelor cu caracter personal (RGPD). Sunt utilizate, de asemenea, toate bazele de date publice disponibile, inclusiv, de exemplu, Registrul Comerțului. Dacă este necesar, AFCOS vizitează în avans sediul operatorului economic pentru a confirma că informațiile colectate și adresa sediului sunt corecte.

Etapa 2 Asigurarea participanților

În funcție de domeniul de aplicare al controlului, pot participa diferite autorități naționale, în funcție de competența lor. AFCOS informează în prealabil aceste autorități relevante pentru a asigura asistența acestora atunci când este necesar. Autoritățile care pot fi notificate sunt Parchetul, pentru a garanta participarea sa în cazul unei infracțiuni, sau Agenția Publică pentru Inspecții Financiare, care este autorizată să ia măsuri în cazul în care operatorul economic refuză să coopereze. Pe lângă autoritățile naționale, autoritățile polițienești locale sunt, de asemenea, informate în cazul în care este nevoie de asistența lor.

Etapa 3 Actualizarea informațiilor privind procedurile precontencioase și verificările în vederea urmăririi penale

Colectarea de informații din etapa 1 este actualizată suplimentar în această etapă pentru a include eventualele informații noi privind stadiul verificărilor în vederea urmăririi penale și al procedurilor precontencioase. Controlul la fața locului poate avea un impact asupra anchetei și, prin urmare, AFCOS ar putea avea nevoie de permisiunea procurorului însărcinat cu supravegherea pentru a colecta aceste informații suplimentare.

Etapa 4 Pregătirea interviului

Este programat un interviu cu operatorii economici pentru a le oferi acestora posibilitatea de a-și prezenta punctul de vedere și pentru a obține informații relevante pentru caz. AFCOS transmite operatorului economic o notificare prealabilă în care se precizează data, locul și limba în care se desfășoară interviul, posibilitatea ca un avocat să fie prezent și documentele necesare care trebuie prezentate de operatorul economic. Interviul poate fi pregătit cu sprijinul autorității de management sau al organismului intermediar responsabil cu finanțarea proiectului.

Etapa 5 Planul privind controalele la fața locului

Fiecare etapă a controalelor la fața locului este planificată cu atenție și inclusă într-un document intern denumit „Plan privind controalele la fața locului”, care corespunde planului OLAF. Acest plan este comunicat la nivel intern ministrului de interne.

Etapa 6 Întâlnire de lucru între autorități

Înainte de verificarea propriu-zisă, echipa de anchetă a OLAF se întâlnește cu reprezentanții AFCOS responsabili cu acordarea de asistență, în conformitate cu Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96. Acesta este momentul în care AFCOS prezintă și discută pregătirile efectuate, informațiile obținute și planul aferent controalelor la fața locului. Dacă este necesar, sunt prezenți și reprezentanți ai altor autorități.

Etapa 7 Inițierea controlului la fața locului. Logistica

AFCOS furnizează logistica care este esențială pentru buna organizare a controalelor la fața locului, inclusiv transportul, capacitatea IT, serviciile de traducere și toate materialele necesare pentru evaluare. Experții AFCOS participă la activitățile programate, în conformitate cu articolul 4 din Regulamentul (Euratom, CE) nr. 2185/96.

Etapa 8 Activități principale aferente controalelor la fața locului

Pe parcursul verificării propriu-zise, experții AFCOS sunt în contact permanent cu Agenția Publică pentru Inspecții Financiare, cu Parchetul, cu poliția judiciară și locală, pentru a răspunde rapid cazurilor de refuz din partea operatorului economic sau încercărilor de obstrucționare a controlului. Un expert AFCOS, care deține autorizația de a accesa informații din sistemele Ministerului de Interne, oferă sprijin direct echipei de anchetă. În această etapă a verificării se pot colecta toate tipurile de informații, inclusiv date stocate pe calculatoare, documente bugetare și contabile, documentația proiectului și se pot efectua controale fizice cu privire la cantitatea bunurilor.

Etapa 9 Participarea la controalele la fața locului. Finalizarea controalelor la fața locului

Experții AFCOS participă activ la controalele la fața locului, în conformitate cu articolul 4 din Regulamentul (EURATOM, CE) nr. 2185/96. Aceștia semnează rapoartele pregătite de anchetatorii OLAF. Reprezentanții organismului național responsabil cu gestionarea fondurilor UE participă, de asemenea, în mod activ la verificarea și semnarea rapoartelor OLAF. Controalele la fața locului sunt finalizate atunci când toate probele sunt colectate în conformitate cu legislația națională și europeană și când toate documentele sunt redactate și semnate (cum ar fi procesele-verbale de constatări, declarațiile persoanelor etc.)

Etapa 10 Analiza finală și feedbackul

După finalizarea controlului la fața locului, are loc o reuniune între echipa de anchetă a OLAF și reprezentanții AFCOS, în cadrul căreia sunt prezentate rezultatele. Experții dezbat rezultatele controalelor la fața locului, posibilele obstacole și posibilitățile de îmbunătățire.