Pomaganje istražiteljima OLAF-a tijekom provjere na terenu
Model u deset koraka

Člankom 4. Uredbe 2185/96. propisuje se da država članica ima pravo sudjelovati u provjeri na terenu koja se provodi na njezinu državnom području. Sudjelovanjem se povećaju mogućnosti uspješnog pomaganja OLAF-u u pripremi, postupku i zaključivanju provjera koje se provode.

Kako bi mogle sudjelovati, sve su države članice imenovale službu („Služba za usklađivanje borbe protiv prijevara”, AFCOS) za olakšavanje djelotvorne suradnje i razmjene informacija, među ostalim razmjene informacija operativne prirode s OLAF-om. AFCOS je nadležno tijelo koje pruža pomoć, samostalno ili u suradnji s drugim nadležnim tijelima.

Bugarska služba za borbu protiv prijevara (AFCOS Bugarska) osmislila je model u deset koraka za pomaganje istražiteljima OLAF-a tijekom provedbe provjere na terenu na bugarskom državnom području, i to na način kako je opisano u nastavku:

1. korak: prikupljanje (širenje) informacija

Provjeri na terenu uvijek prethodi obavijest koju šalje OLAF i u kojoj se navodi predmet, svrha i pravna osnova uspostavljenih kontrola. Provodi se nad gospodarskim subjektom na temelju Uredbe br. 2988/95 o zaštiti financijskih interesa Europskih zajednica. Svrha provjere na terenu osiguravanje je dokaza za OLAF-ovu istragu.

U pripremi za provjeru na terenu prvi je korak AFCOS-a (ili imenovanog nadležnog tijela kad je riječ o drugoj državi članici) provjera vlastitih informacijskih baza podataka. Cilj je proširiti podatke o konkretnom gospodarskom subjektu da bi se provjerilo jesu li s njim u vezi registrirane prethodne optužbe, nepravilnosti ili slučajevi prijevara, među ostalim i ako postoje provjere radi kaznenog progona ili istražni postupci. Kad je riječ o Bugarskoj, AFCOS upotrebljava informacijske sustave Ministarstva unutarnjih poslova da bi prikupljao podatke o uključenim osobama (imena, adrese) koje predstavljaju gospodarske subjekte, i to u skladu s pravilima zaštite osobnih podataka (GDPR). Upotrebljavaju se i sve dostupne javne baze podataka, među ostalim, na primjer, trgovački registar. Ako je potrebno, AFCOS unaprijed posjećuje adresu gospodarskog subjekta radi provjere ispravnosti prikupljenih podataka i registrirane adrese.

2. korak: uključivanje sudionika

Ovisno o opsegu provjere razna nacionalna tijela mogu sudjelovati u provjeri u skladu sa svojom nadležnosti. AFCOS unaprijed obavještava ta nadležna tijela kako bi prema potrebi osigurao njihovu pomoć. Tijela koja se mogu obavješćivati su i Ured tužitelja, kako bi se zajamčilo njegovo sudjelovanje u slučaju kaznenog djela, ili Agencija za inspekciju javnih financija, koja je ovlaštena za poduzimanje mjera ako gospodarski subjekt odbije suradnju. Osim nacionalnih tijela obavješćuju se i lokalna policijska tijela ako je potrebna njihova pomoć.

3. korak: ažuriranje podataka o istražnim postupcima i provjerama radi kaznenog progona

U ovoj se fazi dodatno nadopunjavaju prikupljeni podaci iz 1. koraka kako bi se uključili novi podaci o statusu provjera radi kaznenog progona i istražnih postupaka. Provjere na terenu mogu utjecati na istragu, stoga postoji mogućnost da AFCOS mora zatražiti dopuštenje nadzornog tužitelja za prikupljanje tih dodatnih podataka.

4. korak: priprema razgovora

Razgovor s gospodarskim subjektima zakazuje se da bi im se omogućilo da iznesu svoje stajalište i da bi se od njih doznali podaci relevantni za predmet. AFCOS prethodno dostavlja gospodarskom subjektu obavijest u kojoj su navedeni datum, mjesto i jezik razgovora, mogućnost prisutnosti odvjetnika i potrebna dokumentacija koju gospodarski subjekt mora predočiti. Razgovor se može pripremiti uz pomoć upravljačkog tijela ili posredničkog tijela nadležnog za financiranje projekta.

5. korak: plan provjere na terenu

Svaki korak provjere na terenu pažljivo se planira i navodi u internom dokumentu pod nazivom „Plan provjere na terenu”, i to u skladu s OLAF-ovim planom. O tom se planu interno obavješćuje Ministarstvo unutarnjih poslova.

6. korak: radni sastanak tijela

Prije same provjere istražni tim OLAF-a sastaje se s predstavnicima AFCOS-a, koji su u skladu s Uredbom br. 2185/96 nadležni za odobravanje zatražene pomoći. Tada AFCOS predstavlja obavljene pripreme, prikupljene podatke i plan provjere na terenu te se o tome raspravlja. Ako je potrebno, na sastanku su prisutni i predstavnici drugih tijela.

7. korak: pokretanje provjere na terenu; logistika

AFCOS osigurava logistiku koja je ključna za neometanu organizaciju provjere na terenu, među ostalim prijevoz, informatičke kapacitete, usluge prevođenja i sve materijale potrebne za procjenu. U skladu s člankom 4. Uredbe br. 2185/96 stručnjaci AFCOS-a sudjeluju u zakazanim aktivnostima.

8. korak: ključne aktivnosti provjere na terenu

Tijekom same provjere stručnjaci AFCOS-a u stalnom su kontaktu s Agencijom za inspekciju javnih financija, Uredom tužitelja te lokalnom i kriminalističkom policijom radi brze reakcije u slučajevima u kojima gospodarski subjekt odbija suradnju ili pokušava omesti provjeru. Stručnjak AFCOS-a s ovlastima za pristup podacima u sustavima Ministarstva unutarnjih poslova izravno podupire istražni tim. U ovoj se fazi provjere mogu prikupljati sve vrste podataka, među ostalim računalni podaci, proračunski i računovodstveni dokumenti, dokumentacija projekta i fizičke provjere prirode i količine robe.

9. korak: sudjelovanje u provjeri na terenu; završetak provjere na terenu

U skladu s člankom 4. Uredbe br. 2185/96 stručnjaci AFCOS-a aktivno sudjeluju u provjeri na terenu. Potpisuju izvješća koja sastavljaju istražitelji OLAF-a. Usto, predstavnici nacionalnog tijela nadležnog za upravljanje financijskim sredstvima Unije aktivno sudjeluju u provjeri te potpisuju izvješća OLAF-a. Provjera na terenu završena je kad su svi dokazi prikupljeni u skladu s nacionalnim i europskim pravom i kad je sva dokumentacija sastavljena i potpisana (kao što su protokoli o nalazima, izjave osoba itd.).

10. korak: završna analiza i povratne informacije

Nakon završetka provjere na terenu održava se sastanak istražnog tima OLAF-a i predstavnika AFCOS-a na kojem se predstavljaju rezultati. Stručnjaci raspravljaju o rezultatima provjere na terenu, mogućim preprekama i mogućnostima za napredak.