Assistenza agli investigatori dell'OLAF durante i controlli in loco
Modello in 10 fasi

L'articolo 4 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96 stabilisce che gli Stati membri hanno il diritto di partecipare ai controlli sul posto effettuati sul loro territorio. La partecipazione aumenta le possibilità di assistere efficacemente l'OLAF nella preparazione, nell'esecuzione e nella conclusione dei controlli effettuati.

Ai fini di tale partecipazione, tutti gli Stati membri hanno designato un servizio ("il servizio di coordinamento antifrode", AFCOS) per facilitare una cooperazione e uno scambio di informazioni efficaci con l'OLAF, anche in relazione a informazioni di natura operativa. L'AFCOS è l'autorità competente che presta assistenza direttamente oppure contattando altre autorità competenti.

Il servizio di coordinamento antifrode bulgaro (AFCOS Bulgaria) ha messo in atto un modello in 10 fasi per fornire assistenza agli investigatori dell'OLAF durante lo svolgimento di controlli sul posto nel territorio della Bulgaria. Tale modello è descritto di seguito.

Fase 1 Raccolta (ampliamento) delle informazioni

Un controllo sul posto è sempre preceduto da una notifica inviata dall'OLAF in merito all'oggetto, allo scopo e alla base giuridica dei controlli messi in atto. Viene eseguito in relazione ad un operatore economico ai sensi del regolamento (CE, Euratom) n. 2988/95 relativo alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità. L'obiettivo del controllo sul posto è fornire elementi di prova per l'indagine dell'OLAF.

Al fine di prepararsi per tale controllo, il primo passo dell'AFCOS (o in altri Stati membri, dell'autorità competente designata) è verificare le proprie banche dati di informazioni. L'obiettivo è quello di ampliare le informazioni relative a un particolare operatore economico, per stabilire se vi siano precedenti accuse, irregolarità o casi di frode registrati a suo carico nonché se vi siano verifiche nel contesto di azioni penali o procedimenti istruttori. Nel caso della Bulgaria, l'AFCOS utilizza i sistemi informatici del ministero dell'Interno per raccogliere informazioni sulle persone coinvolte (nomi, indirizzi) che rappresentano gli operatori economici in conformità alle norme in materia di protezione dei dati personali (regolamento generale sulla protezione dei dati). Utilizza inoltre tutte le banche dati pubbliche disponibili, tra le quali, ad esempio, il registro delle imprese. Se necessario l'AFCOS effettua preventivamente una visita presso l'indirizzo dell'operatore economico per confermare che le informazioni raccolte e l'indirizzo registrato siano corretti.

Fase 2 Informazione ai partecipanti

A seconda della portata del controllo, varie autorità nazionali possono partecipare a seconda delle rispettive competenze. L'AFCOS informa preventivamente tali autorità competenti per ottenere la loro assistenza ove necessario. Le autorità che possono essere informate sono l'ufficio del pubblico ministero, al fine di garantirne la partecipazione in caso di reato, oppure l'Agenzia di ispezione finanziaria pubblica, che è autorizzata ad agire nel caso in cui l'operatore economico si rifiuti di collaborare. Oltre alle autorità nazionali, vengono informate anche le autorità di polizia locali nel caso in cui sia necessaria la loro assistenza.

Fase 3 Aggiornamento delle informazioni relative a procedimenti istruttori e a verifiche nel quadro di azioni penali

Le informazioni raccolte nella fase 1 vengono ulteriormente aggiornate in questa fase per integrarvi eventuali nuove informazioni sullo stato delle verifiche condotte nel quadro di azioni penali e di procedimenti istruttori. Il controllo sul posto può incidere sulle indagini, di conseguenza l'AFCOS può aver bisogno dell'autorizzazione del pubblico ministero preposto alla sorveglianza per raccogliere tali informazioni aggiuntive.

Fase 4 Preparazione del colloquio

Viene organizzato un colloquio con gli operatori economici per dare loro la possibilità di presentare il loro punto di vista e per ottenere informazioni pertinenti al caso. L'AFCOS trasmette una notifica previa all'operatore economico in cui specifica la data, il luogo e la lingua del colloquio, la possibilità di avvalersi della presenza di un avvocato e la documentazione richiesta che l'operatore economico deve presentare. Il colloquio può essere preparato con l'assistenza dell'autorità di gestione o dell'organismo intermedio responsabile del finanziamento del progetto.

Fase 5: Piano relativo al controllo sul posto

Ogni fase del controllo sul posto viene pianificata attentamente e descritta in un documento interno denominato "piano relativo al controllo sul posto", corrispondente al piano dell'OLAF. Tale piano viene comunicato internamente al ministro dell'Interno.

Fase 6 Riunione di lavoro tra le autorità

Prima del controllo, la squadra investigativa dell'OLAF incontra i rappresentanti dell'AFCOS cui spetta prestare assistenza all'OLAF, ai sensi del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Si tratta del momento in cui l'AFCOS presenta e discute i preparativi effettuati, le informazioni acquisite e il piano relativo al controllo sul posto. Se necessario sono presenti anche rappresentanti di altre autorità.

Fase 7 Avvio del controllo sul posto - Logistica

L'AFCOS si occupa della logistica essenziale per la corretta organizzazione del controllo sul posto, compresi il trasporto, la capacità informatica, i servizi di traduzione e tutti i materiali necessari per la valutazione. Gli esperti AFCOS partecipano alle attività programmate, conformemente all'articolo 4 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96.

Fase 8 Attività principali del controllo sul posto

Per tutta la durata del controllo gli esperti dell'AFCOS sono in costante contatto con l'Agenzia di ispezione finanziaria pubblica, l'ufficio del pubblico ministero, la polizia giudiziaria e la polizia locale al fine di ottenere una risposta rapida nel caso in cui l'operatore economico rifiuti di sottoporsi al controllo o tenti di ostacolarlo. Un esperto AFCOS, autorizzato ad accedere alle informazioni dei sistemi del ministero dell'Interno, fornisce un sostegno diretto alla squadra investigativa. In questa fase del controllo può essere raccolto qualunque tipo di informazioni, inclusi dati informatici, documenti di bilancio e contabili, documentazione del progetto e controlli fisici sulla natura e sulla quantità di beni.

Fase 9 Partecipazione al controllo sul posto - Finalizzazione del controllo sul posto

Gli esperti dell'AFCOS partecipano attivamente al controllo sul posto a norma dell'articolo 4 del regolamento (Euratom, CE) n. 2185/96. Firmano le relazioni preparate dagli investigatori dell'OLAF. Anche i rappresentanti dell'organismo nazionale competente per la gestione dei fondi UE partecipano attivamente al controllo e firmano le relazioni dell'OLAF. Il controllo sul posto si conclude quando tutte le prove sono raccolte conformemente al diritto nazionale ed europeo e tutta la documentazione è redatta e firmata (ad esempio protocolli sulle risultanze, dichiarazioni di persone interessate ecc.).

Fase 10 Analisi finale e riscontro

Una volta concluso il controllo sul posto viene organizzata una riunione tra la squadra investigativa dell'OLAF e i rappresentanti dell'AFCOS, nel corso della quale vengono presentati i risultati. Gli esperti discutono i risultati dei controlli sul posto, i possibili ostacoli e le possibilità di miglioramento.