Assistance aux enquêteurs de l’OLAF lors des contrôles sur place
Modèle en 10 étapes

L’article 4 du règlement (CE) nº 2185/96 dispose que les États membres ont le droit de participer aux contrôles sur place effectués sur leur territoire. Cette participation augmente les chances d’assister efficacement l’OLAF dans la préparation, le déroulement et la conclusion des contrôles effectués.

Pour participer, les États membres ont désigné un service (ci-après dénommé le «service de coordination antifraude» ou AFCOS) afin de faciliter la coopération et un échange d’informations efficaces, y compris des informations de nature opérationnelle, avec l’OLAF. L’AFCOS est l’autorité compétente qui fournit une assistance, soit elle-même soit en contactant d’autres autorités compétentes.

Le service bulgare de lutte antifraude (AFCOS Bulgarie) a mis en place un modèle en 10 étapes afin d’assister les enquêteurs de l’OLAF lors de l’exécution des contrôles sur place sur le territoire bulgare. Ces 10 étapes sont les suivantes:

Étape 1 - Collecte (élargissement) des informations

Un contrôle sur place est toujours précédé d’un avis envoyé par l’OLAF indiquant l’objet, le but et la base juridique des contrôles en place. Il est effectué par un opérateur économique conformément au règlement (CE) nº 2988/95 relatif à la protection des intérêts financiers des Communautés européennes. Le but des contrôles sur place est de fournir des éléments de preuve pour l’enquête de l’OLAF.

Afin de préparer les contrôles sur place, la première étape suivie par l’AFCOS (ou, dans un autre État membre, par l’autorité compétente désignée) consiste à vérifier ses propres bases de données. L’objectif est d’élargir les informations relatives à un opérateur économique particulier, afin de voir si des allégations antérieures, des irrégularités ou des cas de fraude ont été enregistrés à son encontre, y compris s’il y a eu des poursuites ou des procédures d’instruction. Dans le cas de la Bulgarie, l’AFCOS utilise les systèmes d’information du ministère de l’intérieur pour recueillir des informations sur les personnes concernées (noms, adresses) qui représentent les opérateurs économiques conformément aux règles relatives à la protection des données à caractère personnel (RGPD). Toutes les bases de données publiques disponibles sont également utilisées, notamment, par exemple, le registre du commerce. Si nécessaire, l’AFCOS se rend à l’avance à l’adresse de l’opérateur économique afin de confirmer que les informations recueillies et l’adresse enregistrée sont correctes.

Étape 2 - Mise à disposition des participants

En fonction de la portée du contrôle, diverses autorités nationales peuvent participer selon leurs compétences. L’AFCOS informe à l’avance ces autorités compétentes pour obtenir leur aide en cas de besoin. Des autorités qui peuvent être informées sont le ministère public, afin de s’assurer de sa participation en cas d’infraction, ou l’agence d’inspection des finances publiques qui est habilitée à prendre des mesures si l’opérateur économique refuse de coopérer. Outre les autorités nationales, les autorités de police locales sont également informées si leur aide est nécessaire.

Étape 3 - Actualisation des informations concernant des poursuites ou des procédures d’instruction

La collecte d’informations de l’étape 1 est à nouveau mise à jour à ce stade afin d’y inclure toute nouvelle information concernant l’état d’avancement de poursuites ou de procédures d’instruction. Les contrôles sur place pouvant avoir une incidence sur l’enquête, il est possible que l’AFCOS ait besoin de l’autorisation du procureur chargé de la supervision pour recueillir ces informations supplémentaires.

Étape 4 - Préparation de l’entretien

Un entretien est programmé avec les opérateurs économiques afin de leur permettre de présenter leur point de vue, mais aussi pour obtenir des informations pertinentes dans le cadre de l’affaire. L’AFCOS transmet une notification préalable à l’opérateur économique précisant la date, le lieu et la langue de l’entretien, la possibilité de se faire assister par un avocat et la documentation que l’opérateur économique devra présenter. L’entretien peut être préparé avec l’aide de l’autorité de gestion ou de l’organisme intermédiaire responsable du financement du projet.

Étape 5 - Plan relatif au contrôle sur place

Chaque étape du contrôle sur place est soigneusement planifiée et incluse dans un document interne appelé «plan relatif au contrôle sur place», correspondant au plan de l’OLAF. Ce plan est communiqué en interne au ministre de l’intérieur.

Étape 6 - Réunion de travail entre les autorités

Avant le contrôle proprement dit, l’équipe d’enquête de l’OLAF rencontre les représentants de l’AFCOS chargés de leur prêter assistance, conformément au règlement nº 2185/96. C’est à cette étape que l’AFCOS présente les préparatifs effectués, les informations acquises et le plan relatif au contrôle sur place et en discute avec l’équipe d’enquête de l’OLAF. Si nécessaire, des représentants d’autres autorités sont également présents.

Étape 7 - Début du contrôle sur place. Logistique

L’AFCOS fournit la logistique indispensable à la bonne organisation du contrôle sur place, notamment le transport, la capacité informatique, les services de traduction et tous les matériels nécessaires à l’évaluation. Les experts de l’AFCOS participent aux activités prévues, conformément à l’article 4 du règlement (CE) nº 2185/96.

Étape 8 - Activités principales du contrôle sur place

Tout au long du contrôle proprement dit, les experts de l’AFCOS sont en contact permanent avec l’agence d’inspection des finances publiques, le ministère public, la police criminelle et la police locale afin de réagir rapidement en cas de refus de l’opérateur économique de coopérer ou de tentatives d’entraver le contrôle. Un expert de l’AFCOS, habilité à accéder aux informations provenant des systèmes du ministère de l’intérieur, apporte un soutien direct à l’équipe d’enquête. À ce stade du contrôle, des informations en tous genres peuvent être rassemblées, notamment des données informatiques, des documents budgétaires et comptables, de la documentation du projet et des contrôles physiques de la nature et de la quantité des marchandises.

Étape 9 - Participation au contrôle sur place. Finalisation du contrôle sur place

Les experts de l’AFCOS jouent un rôle actif dans le contrôle sur place, conformément à l’article 4 du règlement (CE) nº 2185/96. Ils signent les rapports rédigés par les enquêteurs de l’OLAF. Des représentants de l’organisme national chargé de la gestion des fonds de l’UE participent également activement au contrôle et signent les rapports de l’OLAF. Le contrôle sur place est finalisé lorsque tous les éléments de preuve sont rassemblés conformément au droit national et de l’UE et que tous les documents sont rédigés et signés (par exemple, les procès-verbaux de constatations, les déclarations des personnes, etc.)

Étape 10 - Analyse finale et retour d’expérience

Une fois le contrôle sur place terminé, une réunion est organisée entre l’équipe d’enquête de l’OLAF et les représentants de l’AFCOS, au cours de laquelle les résultats sont présentés. Les experts discutent des résultats des contrôles sur place, des éventuels obstacles et des possibilités d’amélioration.