Kiegészítő ellenőrzés informatikai mechanizmusa

A „kiegészítő ellenőrzés informatikai mechanizmusa” az 1828/2006/EK bizottsági rendelet 13. cikkére és az 1303/2013/EU európai parlamenti és tanácsi rendelet 65. cikkére adott válaszként jött létre. Az Európai Bizottság (EK) ellenőrzései is egy hasonló termék iránti igényt vetettek fel. A pénzügyi eszközökre vonatkozó kiegészítő ellenőrzések szükségessége az Európai Bizottság (a REGIO Főigazgatóság és az EMPL Főigazgatóság) által végzett ellenőrzést követően merült fel. Az EK utasításokat adott ki a megfelelő eljárásról, hogy a kedvezményezettek két eltérő támogatásból is részesülhessenek, ez vonatkozik az EK által biztosított visszatérítendő (hitelek és hitelgaranciák) és a vissza nem térítendő támogatásokra is (támogatások).

A pénzügyi eszközök kiegészítő ellenőrzése azokra a kedvezményezettekre vonatkozik, akik az operatív programokat támogatások, hitelek és hitelgaranciák felhasználásával hajtják végre. A cél azon kedvezményezettek által bemutatott kiadások finanszírozásával kapcsolatos szabálytalanságok ellenőrzése, akik a programok, projektek vagy tervek esetében többször részesültek uniós alapokból (pl. 2007-2013 és 2014-2020 között is egy-egy alkalommal).

A kiegészítő ellenőrzés informatikai mechanizmusa lehetővé teszi felhasználók számára a kiadások kettős finanszírozásának felderítését és az ügy kivizsgálását. Ez nem történik meg automatikusan. A leadott adatokat egy informatikai eszköz (az úgynevezett OBIEE) alakítja át, amely kettős finanszírozást kimutató speciális jelentéseket készít. Ha a kettős finanszírozást szándékosan hajtották végre, akkor az csalásnak minősül, amit kivizsgálnak és jelentenek az OLAF felé.

A kiegészítő ellenőrzés informatikai mechanizmusát 2009-ben vezették be. Ez egy sor különböző informatikai eszköz összessége, amely lehetővé teszi a projektkedvezményezettek kiadásaira vonatkozó adatgyűjtést és -elemzést. Az adatokat az uniós alapok igényléséért, odaítélési folyamatáért és ellenőrzéséért felelős intézmények biztosítják.

Az Alapokért és Regionális Politikáért Felelős Minisztérium (minisztérium) szintjén az informatikai rendszer a különböző intézményektől és felhasználóktól származó összes adatot összegyűjti. A minisztérium munkatársai jelentéseket készíthetnek az OBIEE nevű jelentéstételi informatikai eszközön keresztül, amivel azonosíthatják azokat a kedvezményezetteket, akik egynél több finanszírozást nyertek el egy projekthez (akár két különböző operatív program, akár ugyanazon operatív program keretében, akár más pénzügyi terv során (2007–2013; 2014–2020)).

A felhasznált informatikai eszközök lehetővé teszik a kedvezményezettekre vonatkozó összes adat begyűjtését és a potenciális szabálytalanságot jelentő esetek azonosítását, ahol az EU által finanszírozott projektek kettős finanszírozása merülhet fel.

Három típusú kiegészítő ellenőrzést végeznek, ezeket a lehetséges szabálytalanság típusa és a kedvezményezett tevékenysége határozza meg:

1. Program kiegészítő ellenőrzése – egy operatív programon belül több projekt is lehet. Az ugyanazon programon belül különböző projektekre benyújtott költségeket a program kiegészítő ellenőrzése fedi le.
2. Horizontális kiegészítő ellenőrzés – ha egy kedvezményezett különböző operatív programok keretében legalább két projekthez kap finanszírozást, akkor az ellenőrzés célja az azonos költségek kétszeres benyújtásának megakadályozása.
3. Időszakos kiegészítő ellenőrzés – a kedvezményezett legalább két különböző projekthez kaphat támogatást két különböző pénzügyi terv során (pl. 2007–2013 és 2014–2020 között). Ha ugyanazt a költséget kétszer nyújtják be két különböző pénzügyi terv során, akkor a kiadások támogathatósága átfedésben van).

A kiegészítő ellenőrzési mechanizmus fő célja az ugyanazon kiadások megtérítésére vagy elszámolására vonatkozó, szándékos kettős benyújtás potenciális kockázatának csökkentése, ami a kiadások kettős finanszírozásához vagy a számviteli dokumentumokból eredő kiadások értékének indokolatlan túlfizetéséhez vezetne.

Ki felelős a lehetséges szabálytalanságok jelzéséért?

1. Az irányító hatóságok csak a kedvezményezettek azon operatív programokkal kapcsolatos adataihoz kaptak hozzáférést, amelyért felelősek. Ezért a program kiegészítő ellenőrzését hajtják végre. Ezenkívül a programok ellenőrzésével vagy a teljes ellenőrzéssel kapcsolatos feladatok egy részét kiszervezték bizonyos programok esetén.
2. Az Alapokért és Regionális Politikáért Felelős Minisztériumon belül létrehozott külön osztály felel a horizontális és időszakos kiegészítő ellenőrzések elvégzéséért. Kb. 5-6 munkatárs dolgozik ezen teljes munkaidőben.

LÉPÉSENKÉNT: Keresztellenőrzési mechanizmus bevezetése a 2021+ pénzügyi tervre

1. Az érintett regionális intézmények a potenciális kedvezményezettektől megkapják a támogatások és/vagy hitelek iránti kérelmeket.
2. A támogatásban részesülő kedvezményezettek adatait felvezetik a nemzeti adatbázisba.
3. A SKANER elnevezésű, kiegészítő ellenőrzést végző alkalmazás teljes hozzáféréssel rendelkezik az érintett entitások által korábban bevitt összes adathoz, majd kiszűri és átvizsgálja az adatokat a különböző típusú kockázatokon belüli lehetséges szabálytalanságok felderítése érdekében:

A) Először is, a nagy mennyiségű adat elemzése kizárja azokat a helyzeteket, amelyek nem jelentenek kockázatot,

B) Ezután a SKANER automatikusan azonosítja a számlákat és a többi dokumentumot (egymáshoz kapcsolódó dokumentumok összessége), amelyek szabálytalanság forrását jelenthetik,

C) A számlák összes csoportját ellenőrzi, és az egyes számlákat összehasonlítja egymással.

4. Találat esetén jelzi az érintett irányító hatóságnak, amely nyomon követi a szabálytalanságot.
5. A kedvezményezettet ezután tájékoztatják a lehetséges szabálytalanságról, és pontosítást kérnek tőle.
6. Az elkövetett szabálytalanságokat az OLAF követelményeinek megfelelően negyedévente jelentik a szabálytalanságkezelő rendszeren (IMS) keresztül az OLAF felé.

A SKANER bevezetésének célja, hogy a kiegészítő ellenőrzési mechanizmust a különböző entitások által bevitt teljes adatmennyiségre alkalmazza. Az alkalmazást adminisztrátorok kezelik, akik szükség esetén módosíthatják a beállításokat.

A gyakorlat folyamatos fejlesztést igényel, amelynek célja a rendszer javítása és egyre újabb technológiák alkalmazása. Lengyelország jelenleg a finanszírozásra szánt projektek kiválasztása során alkalmazott plágiumellenes programok előnyeinek és hátrányainak elemzésére összpontosít. Kis mintákon teszteli a projektleírások összehasonlítását, hogy felmérje, képesek-e azonosítani a finanszírozásra kétszer benyújtott projektpályázatot.

A kiegészítő ellenőrzési mechanizmus új verzióját 2021 első negyedévére tervezik.

• Jól megtervezett informatikai rendszer, amely összegyűjti és elemzi a finanszírozási kérelmekkel kapcsolatos összes információt;
• Az informatikai folyamatokban és követelményekben tapasztalt csapat, amely képes megalkotni kezdeti analitikai és algoritmikus feltételezéseket, részt venni az eszközök összeállításában, és az informatikai projektek és saját programozóinak irányításában tapasztalattal rendelkezik;
• Megfelelően képzett ellenőrök, akik az azonosított kockázatok kivizsgálására szakosodtak;
• A kiegészítő ellenőrzéseket a nemzeti szinten elérhető adatokon végzik.

• Javítja az adatok általános minőségét, és megakadályozza a helytelen információkon alapuló kettős kifizetéseket;
• A mechanizmus információs értékkel bír a potenciális kedvezményezettek számára is, akikkel kapcsolatba lépnek szabálytalanság észlelése esetén;
• A lehetséges szabálytalanságok felderítésével, elemzésével és kivizsgálásával kapcsolatos időt csökkenti, és erőforrásokat takarít meg;
• Megakadályozza, hogy a potenciális csalók kettős finanszírozással csalást kövessenek el, mivel még a nagyon enyhe szabálytalanságokat is felderíti. 

• Az uniós alapokból finanszírozott projektek pályáztatásáért, kiválasztásáért és ellenőrzéséért felelős intézmények (irányító hatóságok, közreműködő szervezetek, regionális ügynökségek, az Alapokért és Regionális Politikáért Felelős Minisztérium) közötti hatékony kommunikáció;
• Az összes adatbázis becsatornázása az uniós alapok kedvezményezettjeire vonatkozó adatokkal;
• A megszerzett adatokat sikeresen összekötő, ellenőrző és összehasonlító mechanizmus fejlesztése;
• Külön osztály felel a gyakorlat kialakításáért.  

A mechanizmus fejlesztése során a megelőző kiegészítő ellenőrzés gondolata is felmerült, de ezt végül elvetették. Az egyik irányító hatóság bevezette ezt a mechanizmust, de hatástalannak bizonyult (az érintett projektek hasonlóságának vizsgálata a támogatási kérelmekben szereplő leírások alapján). Ezért az EK olyan követelményeket jelölt meg, amelyek célja a projektkiadásokra vonatkozó kettős finanszírozás elkerülése. A kiegészítő ellenőrzési mechanizmusok megfelelnek ezeknek a követelményeknek.

Ezenkívül egy olyan eljárást hajtottak végre, amelynek során a pályázónak arról kellett benyújtania nyilatkozatot, hogy egy adott projekt finanszírozását máshol nem kérvényezték.

Egy hasonló gyakorlat előnyös lehet az összetett végrehajtási és finanszírozási struktúrával rendelkező országok számára, ahol a kedvezményezettek többféle finanszírozási forrást is felhasználhatnak.

Mivel maga a rendszer nem egyedülálló, sikeresen megtervezhető és megvalósítható más országokban is. A többi tagállam a mechanizmus fejlesztése során megszerzett lengyel szakértelemből is profitálhat. A kiegészítő ellenőrzési mechanizmus modelljét azonban az adott ország sajátosságaihoz kell igazítani.