IT mehanizam usporedne provjere

„IT mehanizam usporedne provjere” izrađen je slijedom članka 13. Uredbe Komisije br. 1828/2006 i članka 65. Uredbe (EU) br. 1303/2013 Europskog parlamenta i Vijeća. Potreba za takvim sustavom nastala je i revizijama koje je provela Europska komisija. Nakon revizije koju je provela Komisija (GU REGIO i GU EMPL) postojala je obveza da se financijski instrumenti dodatno zaštite usporednim provjerama. Komisija je izdala upute o tome kako bi jedan korisnik trebao ispravno upotrebljavati dvije različite vrste dodijeljenih sredstava, povratnih (zajmovi i jamstva) i nepovratnih sredstava (potpore) Komisije.

Usporedne provjere financijskih instrumenata usmjerene su na korisnike koji provode operativne programe pomoću potpora, zajmova i jamstava. Cilj je provjeriti postoje li nepravilnosti u vezi s financiranjem izdataka koje je predstavio korisnik, koji je više puta iskoristio dodijeljena sredstva iz EU fondova za programe, projekte ili različita razdoblja (npr. jednom u razdoblju 2007. – 2013. i jednom u razdoblju 2014. – 2020).

Mehanizam usporedne provjere omogućuje svojim korisnicima otkrivanje dvostrukog financiranja izdataka i omogućuje istragu tog slučaja. Postupak nije automatske prirode. Dostavljeni podaci transformiraju se pomoću IT alata (pod nazivom OBIEE) koji generira posebna izvješća, koja omogućuju otkrivanje dvostrukog financiranja. Ako je do dvostrukog financiranja došlo uz predumišljaj, onda je to prijevara i bit će istraženo i prijavljeno OLAF-u.

Mehanizam usporedne provjere uveden je 2009. godine. Radi se o skupu različitih IT alata koji omogućuje prikupljanje i analizu podataka o troškovima projekata koje su korisnici sredstava uknjižili. Podatke pružaju različite institucije nadležne za postupke prijave za sredstva iz EU fondova, dodjele tih sredstava i njihovu provjeru.

Na razini Ministarstva fondova i regionalnog razvoja (Ministarstvo) IT sustav prikuplja sve podatke različitih institucija i korisnika. Zaposlenici Ministarstva mogu izrađivati izvješća putem IT alata za izvještavanje pod nazivom OBIEE koji omogućuje utvrđivanje koji su korisnici dobili više od jedne dodjele sredstava za projekt (bilo u okviru dva različita operativna programa, istog operativnog programa ili u različitim financijskim razdobljima (2007. – 2013. ili 2014. – 2020)).

Upotrijebljeni IT alati omogućuju prikupljanje svih podataka koji se odnose na korisnike i omogućuju utvrđivanje slučajeva koji bi mogli predstavljati potencijalnu nepravilnost u pogledu dvostrukog financiranja projekata koje financira EU. 

Provode se tri vrste usporednih provjera koje ovise o vrsti potencijalne nepravilnosti i aktivnosti korisnika:

1. Usporedna provjera programa: u okviru jednog Operativnog programa može biti više projekata. Usporedna provjera programa pokriva troškove prijavljene u okviru istog programa, ali za različite projekte.
2. Horizontalna usporedna provjera: ako korisnik prima sredstva za najmanje dva projekta u okviru različitih operativnih programa, taj je kontrolni mehanizam usmjeren na sprječavanje dvostrukog podnošenja istih troškova.
3. Međuperiodična usporedna provjera: korisnik može dobiti sredstva za najmanje dva različita projekta u dva različita financijska razdoblja (npr. u razdoblju 2007. – 2013. i 2014. – 2020. Postoji problem s prihvatljivošću troškova ako se isti trošak podnosi dva puta za dva različita financijska razdoblja).

Glavni je cilj mehanizma usporedne provjere ublažiti potencijalni rizik od namjernog dvostrukog podnošenja zahtjeva za nadoknadu ili podmirivanje istih izdataka, što dovodi do dvostrukog financiranja izdataka ili do neprimjerenog preplaćivanja vrijednosti izdataka koji proizlaze iz računovodstvenih dokumenata.

Tko je nadležan za upozoravanje na potencijalne nepravilnosti?

1. Upravljačkim tijelima odobren je pristup samo podacima korisnika koji se odnose na operativne programe za koje su nadležni. Stoga provode usporedne provjere programa. Osim toga, u nekim su programima neki zadaci koji se odnose na usporedne provjere programa ili potpunu provjeru prepušteni vanjskim suradnicima.
2. Posebni odjel uspostavljen pri Ministarstvu fondova i regionalnog razvoja nadležan je za provođenje horizontalnih i međuperiodičnih usporednih provjera. Na njima radi 5 – 6 zaposlenika s punim radnim vremenom.

STEP-BY-STEP: mehanizam usporedne provjere koji je uveden za financijsko razdoblje od 2021. nadalje.

1. Relevantne regionalne institucije zaprimaju zahtjeve za potpore ili/i zajmove od potencijalnih korisnika.
2. Podaci korisnika kojima se dodjeljuju bespovratna sredstva unose se u državnu bazu podataka.
3. Aplikacija za usporednu provjeru pod nazivom SKANER, koja ima puni pristup svim podacima koje su prethodno unijeli relevantni subjekti, filtrira te podatke i pregledava ih kako bi pronašla potencijalne nepravilnosti u okviru različitih vrsta rizika:

A) Prvo analitika velikih podataka eliminira slučajeve koji ne ukazuju na rizik.

B) Potom SKANER automatski utvrđuje koji bi računi i drugi dokumenti (skupine koreliranih dokumenata) mogli biti izvor nepravilnosti.

C) Sve se skupine računa provjeravaju, a pojedini se računi međusobno uspoređuju.

4. Ako pronađe nepravilnost, obavještava odgovarajuća upravna tijela koja će istražiti tu nepravilnost.
5. Korisnik se zatim obavještava o mogućoj nepravilnosti, za koju mora pružiti pojašnjenje.
6. O utvrđenim nepravilnostima OLAF se izvještava tromjesečno preko Sustava za upravljanje nepravilnostima (IMS), a u skladu s propisima OLAF-a.

SKANER je uveden kako bi se mehanizam usporedne provjere usmjerio na cjelovite skupove podataka koje unose različiti subjekti. Aplikacijom upravljaju administratori koji po potrebi mogu mijenjati konfiguracije.

Praksa zahtijeva kontinuirani razvoj koji je usmjeren na poboljšanje sustava i uporabu tehnologija koje se razvijaju. Poljska se trenutačno fokusira na analizu prednosti i nedostataka upotrebe programâ za borbu protiv plagijarizma u postupku odabira projekata za financiranje. Na malim se uzorcima testira usporedba opisa projekata kako bi se procijenilo je li moguće utvrditi kad se isti zahtjev za financiranje projekta podnosi dvaput.

Nova verzija Mehanizma usporedne provjere planirana je za prvo tromjesečje 2021. godine.

• dobro osmišljen IT sustav koji prikuplja i analizira sve informacije u vezi sa zahtjevima za financiranje;
• tim koji je vrlo dobro upoznat s IT praksom i propisima, sposoban dizajnirati početne analitičke i algoritamske pretpostavke, sudjelovati u izradi alata i koji ima iskustva u upravljanju IT projektima te vlastite programere;
• stručni istražitelji educirani za istraživanje utvrđenih rizika;
• usporedne provjere vrše se na podacima dostupnim na državnoj razini.

• Pomaže u poboljšanju ukupne kvalitete podataka i sprječava dvostruko plaćanje temeljeno na netočnim podacima;
• Mehanizam ima i obrazovnu vrijednost za potencijalne korisnike koje će obavijestiti u slučaju otkrivanja nepravilnosti;
• Uz to donosi uštede na vremenu i resursima u vezi s otkrivanjem, analizom i istragom mogućih nepravilnosti;
• Sprječava potencijalne prevarante u počinjenju prijevara u pogledu dvostrukog financiranja, jer se otkrivaju čak i vrlo male nepravilnosti. 

• Učinkovita komunikacija između institucija (tijela upravljanja, posrednička tijela, regionalne agencije, Ministarstva fondova i regionalnog razvoja) nadležnih za postupke prijave za sredstva iz EU fondova, dodjele tih sredstava i provjeru projekata koje financira EU;
• Povezanost svih baza podataka s podacima koji se odnose na korisnike sredstava iz EU fondova;
• Razvoj mehanizma koji uspješno povezuje, provjerava i uspoređuje prikupljene podatke;
• Poseban odjel zadužen za razvoj prakse.   

Tijekom razvoja mehanizma istražena je i ideja preventivne usporedne provjere, ali je na kraju napuštena. Jedno od upravljačkih tijela uvelo je taj mehanizam, ali se pokazao nedjelotvornim (ispitivanje sličnosti projekata na temelju opisa u prijavama za financiranje). Stoga, Komisija je naznačila uvjete usmjerene na izbjegavanje dvostrukog financiranja na razini izdataka projekata. Mehanizmi usporedne provjere slijede te uvjete.

Osim toga, uveden je postupak koji je zahtijevao da podnositelj prijave za financiranje podnese izjavu o tome da određeni projekt nije bio predložen nigdje drugdje za financiranje.

Slična bi praksa bila korisna za države sa složenom strukturom provedbe i financiranja, gdje je moguće da jedan korisnik upotebljava nekoliko izvora financiranja.

Kako sam sustav nije jedinstven, mogao bi se uspješno osmisliti i uvesti u drugim državama. Druge države članice mogle bi imati koristi od poljskog iskustva u razvoju mehanizma. Međutim, model Mehanizma usporedne provjere treba prilagoditi specifičnostima određene države.