Mecanism IT de verificare încrucișată

„Mecanismul IT de verificare încrucișată” a fost creat ca urmare a articolului 13 din Regulamentul (CE) nr. 1828/2006 al Comisiei și a articolului 65 din Regulamentul (UE) nr. 1303/2013 al Parlamentului European și al Consiliului. Necesitatea unui astfel de produs a rezultat și din auditurile efectuate de Comisia Europeană (CE). După un audit efectuat de CE (DG REGIO și DG EMPL), a existat obligația de a acoperi în mod suplimentar instrumentele financiare cu verificări încrucișate. CE a emis instrucțiuni privind modul în care un beneficiar ar trebui să beneficieze corect de două ajutoare diferite, referitoare atât la ajutoarele rambursabile (împrumuturi și garanții), cât și la ajutoarele nerambursabile (granturi) din partea CE.

Verificările încrucișate ale instrumentelor financiare îi au în vedere pe beneficiari, care pun în aplicare programe operaționale utilizând granturi, împrumuturi și garanții. Scopul urmărit este de a verifica să nu existe nereguli în ceea ce privește finanțarea cheltuielilor prezentate de beneficiarul care a primit fonduri UE de mai multe ori, fie în ceea ce privește programul, proiectul sau perspectiva (de exemplu, o dată în 2007-2013 și o dată în 2014-2020).

Mecanismul IT de verificare încrucișată le permite utilizatorilor să detecteze dubla finanțare a cheltuielilor și permite o investigație a problemei. Acest lucru nu se întâmplă în mod automat. Datele livrate sunt transformate de un instrument IT (denumit OBIEE) care generează rapoarte speciale, care permit detectarea dublei finanțări. În cazul în care dubla finanțare a fost realizată în mod intenționat, atunci aceasta constituie fraudă și va fi investigată și raportată către OLAF.

Mecanismul IT de verificare încrucișată a fost implementat în 2009. Acesta reprezintă un set de instrumente IT diferite care permit colectarea și analiza datelor referitoare la cheltuielile aferente proiectelor ale beneficiarilor. Datele sunt furnizate de diferite instituții care sunt responsabile de procesul de solicitare, acordare și verificare a fondurilor UE.

La nivelul Ministerului Fondurilor și Dezvoltării Regionale (ministerul), sistemul IT colectează toate datele de la diferite instituții și utilizatori. Angajații ministerului pot crea rapoarte cu ajutorul unui instrument IT de raportare denumit OBIEE care permite identificarea beneficiarilor care au primit mai mult de o finanțare pentru un proiect (în cadrul a două programe operaționale diferite, în cadrul aceluiași program operațional sau în perspective financiare diferite (2007-2013; 2014-2020).

Instrumentele IT utilizate permit colectarea tuturor datelor referitoare la beneficiari și identificarea cazurilor cu beneficiari care ar putea reprezenta o neregulă potențială în ceea ce privește dubla finanțare a proiectelor finanțate de UE. 

Există trei tipuri de verificări încrucișate efectuate care depind de tipul de neregulă potențială și de activitatea beneficiarului:

1. Verificarea încrucișată a programului - pot exista mai multe proiecte în cadrul unui singur program operațional. Cheltuielile depuse în cadrul aceluiași program, dar pentru proiecte diferite, sunt acoperite de verificarea încrucișată a programului.
2. Verificarea încrucișată orizontală - dacă un beneficiar primește finanțare pentru cel puțin două proiecte în cadrul unor programe operaționale diferite, acest control are ca scop prevenirea depunerii duble a acelorași cheltuieli.
3. Verificarea încrucișată inter-periodică - un beneficiar poate primi finanțare pentru cel puțin două proiecte diferite în cadrul a două perspective financiare diferite (de exemplu, în 2007-2013 și 2014-2020. Există o suprapunere a eligibilității cheltuielilor, dacă aceeași cheltuială este prezentată de două ori pentru două perspective financiare diferite).

Obiectivul principal al mecanismului de verificare încrucișată este de a atenua riscul potențial al unei duble depuneri intenționate pentru rambursarea sau decontarea aceleiași cheltuieli, ducând la dubla finanțare a cheltuielilor sau la plata în exces a valorii cheltuielilor rezultate din documentele contabile.

Cine este responsabil pentru semnalizarea potențialelor nereguli?

1. Autorităților de management li s-a acordat acces doar la datele beneficiarilor cu privire la programele operaționale de care sunt responsabile. Prin urmare, acestea efectuează controale încrucișate la nivelul programelor. În plus, în cadrul unor programe, o parte dintre sarcinile referitoare la verificările încrucișate ale programului sau la verificarea completă au fost externalizate.
2. Un departament special înființat în cadrul Ministerului Fondurilor și Dezvoltării Regionale este responsabil pentru efectuarea verificărilor încrucișate orizontale și inter-periodice. Aproximativ 5-6 angajați lucrează la proiect cu normă întreagă.

PAS CU PAS: Mecanismul de verificare încrucișată implementat pentru perspectiva financiară 2021+

1. Instituțiile regionale relevante primesc cererile pentru granturi sau/și împrumuturi de la potențiali beneficiari.
2. Datele beneficiarilor cărora li se alocă grantul sunt introduse în baza de date națională.
3. Aplicația de verificare încrucișată denumită SKANER, care are acces complet la toate datele introduse anterior de entitățile relevante, o filtrează și scanează datele pentru a găsi potențiale nereguli în cadrul a diferite tipuri de riscuri:

(A) În primul rând, analiza tehnologiei de lucru cu volume mari de date elimină pozițiile care nu indică niciun risc;

(B) Apoi, SKANER identifică automat facturile și alte documente (grupuri de documente corelate) care ar putea fi sursa unei nereguli;

(C) Toate grupurile de facturi sunt verificate și anumite facturi sunt comparate între ele.

4. Dacă este generat un rezultat, acesta este semnalizat autorităților de management relevante, care vor monitoriza neregula.
5. Beneficiarul este apoi informat cu privire la neregula potențială și i se solicită clarificări.
6. Neregulile constatate sunt raportate trimestrial către OLAF prin intermediul Sistemului de gestionare a neregulilor (IMS) – conform cerințelor OLAF.

SKANER a fost implementat pentru a concentra mecanismul de verificare încrucișată pe seturile complete de date introduse de diferite entități. Aplicația este gestionată de administratori care pot modifica configurațiile, dacă este necesar.

Practica necesită o dezvoltare continuă care vizează îmbunătățirea sistemului și utilizarea tehnologiilor în curs de dezvoltare. Polonia se concentrează în prezent pe analiza avantajelor și a dezavantajelor utilizării programelor antiplagiat în procesul de selectare a proiectelor pentru finanțare. Aceasta testează pe eșantioane mici compararea descrierilor proiectului pentru a evalua dacă este posibil să se identifice aceeași cerere de proiect depusă pentru finanțare de două ori.

O nouă versiune a mecanismului de verificare încrucișată este planificată pentru primul trimestru al anului 2021.

• Un sistem IT bine conceput care colectează și analizează toate informațiile referitoare la cererile de finanțare;
• O echipă care este competentă în procesul și cerințele IT, capabilă să proiecteze ipoteze analitice și algoritmice inițiale, să ia parte la construirea instrumentelor și care are experiență în gestionarea proiectelor IT și a propriilor programatori;
• Inspectori bine pregătiți instruiți pentru a investiga riscurile identificate;
• Verificările încrucișate sunt efectuate pe baza datelor disponibile la nivel național.

• Contribuie la îmbunătățirea calității generale a datelor și previne plățile duble bazate pe informații incorecte;
• Mecanismul are și o valoare educațională pentru potențialii beneficiari care vor fi contactați în cazul în care se detectează o neregulă;
• De asemenea, acesta reduce timpul și economisește resurse în ceea ce privește detectarea, analiza și investigarea potențialelor nereguli;
• Împiedică potențialii autori de fraude să comită fraude în domeniul dublei finanțări, deoarece sunt detectate chiar nereguli foarte mici. 

• Comunicarea eficientă între instituții (autorități de management, organisme intermediare, agenții regionale, Ministerul Fondurilor și Dezvoltării Regionale) responsabile cu cererile, selectarea și verificarea proiectelor finanțate din fondurile UE;
• Conectarea tuturor bazelor de date cu date referitoare la beneficiarii fondurilor UE;
• Dezvoltarea mecanismului care conectează, verifică și compară cu succes datele obținute;
• Un departament separat responsabil pentru dezvoltarea practicii.  

În timpul elaborării mecanismului, a fost explorată și ideea de verificare încrucișată preventivă, însă în cele din urmă, aceasta a fost abandonată. Una dintre autoritățile de management a introdus acest mecanism, dar s-a dovedit a fi ineficient (examinarea similarității proiectelor în cauză pe baza descrierilor din cererile de finanțare). Prin urmare, CE a indicat cerințe menite să asigure evitarea dublei finanțări la nivelul cheltuielilor aferente proiectelor. Mecanismele de verificare încrucișată respectă aceste cerințe.

În plus, a fost implementată o procedură care solicită depunerea declarațiilor de către solicitant care să ateste că un anumit proiect nu a fost depus în altă parte pentru finanțare.

O practică similară ar fi avantajoasă pentru țările cu o structură complexă de implementare și finanțare, în care există posibilitatea ca un beneficiar să utilizeze mai multe surse de finanțare.

Întrucât sistemul în sine nu este unic, ar putea fi proiectat și implementat cu succes în alte țări. Alte state membre ar putea beneficia de expertiza Poloniei în elaborarea mecanismului. Cu toate acestea, modelul mecanismului de verificare încrucișată trebuie să fie adaptat contextului specific al țări.