Verificación cruzada del mecanismo de TI

El "Mecanismo de TI de verificación cruzada" se ha creado como reacción al artículo 13 del Reglamento (CE) nº 1828/2006 de la Comisión y al artículo 65 del Reglamento (UE) nº 1303/2013 del Parlamento Europeo y del Consejo. La necesidad de un producto de este tipo también ha sido provocada por auditorías realizadas por la Comisión Europea (CE). Después de una auditoría realizada por la CE (por DG REGIO y DG EMPL), existía la obligación de cubrir los instrumentos financieros adicionales con controles cruzados. La CE emitió instrucciones sobre cómo un beneficiario debería beneficiarse correctamente con dos ayudas diferentes, relativas tanto a las ayudas reembolsables (préstamos y garantías) como a las no reembolsables (subvenciones) de la CE.

Las verificaciones cruzadas de los instrumentos financieros están dirigidas a los beneficiarios, que implementan programas operativos mediante subvenciones, préstamos y garantías. El objetivo es comprobar si no existen irregularidades con respecto a la financiación de los gastos presentados por el beneficiario, que se beneficia de los fondos de la UE más de una vez, ya sea por programas, proyectos o perspectivas (por ejemplo, una vez durante 2007-2013 y una vez en 2014 -2020).

El Mecanismo de TI de verificación cruzada permite a sus usuarios detectar la doble financiación del gasto y permite una investigación del asunto. Esto no sucede automáticamente. Los datos entregados se transforman por una herramienta informática (denominada OBIEE) que genera informes especiales para detectar la doble financiación. Si la doble financiación se realizó de forma intencionada, se trata de un fraude y se investigará y notificará a la OLAF.

El Mecanismo de TI de verificación cruzada se implementó en 2009. Es un conjunto de herramientas informáticas diferentes que permite recopilar y analizar datos sobre el gasto de los proyectos por parte de los beneficiarios. Los datos son proporcionados por diferentes instituciones responsables de la solicitud, el trámite de concesión y la verificación de los Fondos de la UE.

A nivel del Ministerio de Fondos y Desarrollo Regional (el Ministerio), el sistema de TI recopila todos los datos de las diferentes instituciones y usuarios. Los empleados del Ministerio pueden crear informes a través de una herramienta informática de informes llamada OBIEE que permite identificar a los beneficiarios que recibieron más de un financiamiento para un proyecto (ya sea bajo dos programas operativos diferentes, el mismo programa operativo o en diferentes perspectivas financieras (2007-2013; 2014) -2020).

Las herramientas informáticas utilizadas permiten recopilar todos los datos relativos a los beneficiarios e identificar los casos con beneficiarios que podrían representar una posible irregularidad con respecto a la doble financiación de los proyectos financiados por la UE.

Existen tres tipos de Verificaciones cruzadas que se realizan y dependen del tipo de irregularidad potencial y de la actividad del beneficiario:

1. Verificación cruzada de programas: puede haber varios proyectos dentro de un programa operativo. Los gastos presentados dentro del mismo programa, pero para diferentes proyectos, están cubiertos por la verificación cruzada del programa.
2. Verificación cruzada horizontal: si un beneficiario recibe financiación para al menos dos proyectos en el marco de diferentes programas operativos, este control tiene como objetivo evitar la doble presentación de los mismos gastos.
3. Verificación cruzada interperiódica: un beneficiario puede recibir financiación para al menos dos proyectos diferentes en dos perspectivas financieras diferentes (por ejemplo, en 2007-2013 y 2014-2020). Existe una superposición de elegibilidad de gastos, si el mismo gasto se presenta dos veces para dos perspectivas financieras diferentes).

El objetivo principal del Mecanismo de Verificación Cruzada es mitigar el riesgo potencial de una doble presentación intencional para el reembolso o liquidación del mismo gasto, que lleva a una doble financiación del gasto o al sobrepago indebido del valor del gasto resultante de los documentos contables.

¿Quién es el responsable de señalar posibles irregularidades?

1. A las autoridades de gestión se les concedió acceso únicamente a los datos de los beneficiarios relacionados con los programas operativos de los que son responsables. Por lo tanto, están llevando a cabo verificaciones cruzadas de dichos programas. Además, en algunos de ellos, se han subcontratado parte de las tareas relacionadas con las verificaciones cruzadas del programa o la verificación completa.
2. Un Departamento especial que se estableció en el Ministerio de Fondos y Desarrollo Regional es responsable de realizar Verificaciones Cruzadas Horizontales e Interperiódicas. Aproximadamente 5-6 empleados trabajan en él a tiempo completo.

PASO A PASO: Mecanismo de verificación cruzada implementado para las perspectivas financieras 2021+

1. Las instituciones regionales pertinentes reciben las solicitudes de subvenciones y / o préstamos de los posibles beneficiarios.
2. Los datos de los beneficiarios a los que se asigna la subvención se introducen en la base de datos nacional.
3. La aplicación de verificación cruzada denominada SKANER que tiene acceso completo a todos los datos ingresados previamente por las entidades relevantes, filtra y escanea los datos para encontrar posibles irregularidades dentro de diferentes tipos de riesgos:

A) Primero, el análisis de Big Data elimina posiciones que indican que no hay riesgo;

B) A continuación, SKANER identifica automáticamente las facturas y otros documentos (grupos de documentos correlacionados) que pueden ser la fuente de una irregularidad;

C) Se verifican todos los grupos de facturas y se comparan facturas particulares entre sí.

4. Si hay un impacto, se notifica a las autoridades de gestión pertinentes que harán un seguimiento de la irregularidad.
5. Luego se informa al beneficiario sobre la posible irregularidad y se le solicita una aclaración.
6. Las irregularidades comprobadas se notifican trimestralmente a la OLAF a través del Sistema de gestión de irregularidades (IMS), de acuerdo con los requisitos de la OLAF.

SKANER se ha implementado para enfocar el mecanismo de verificación cruzada en conjuntos completos de datos ingresados por diferentes entidades. La aplicación se gestiona por administradores que pueden cambiar las configuraciones, si es necesario.

La práctica requiere un desarrollo continuo que tiene como objetivo mejorar el sistema y utilizar tecnologías en desarrollo. Actualmente, Polonia se centra en analizar las ventajas y desventajas de utilizar programas antiplagio en el proceso de selección de proyectos para su financiación. Se prueba con pequeñas muestras la comparación de las descripciones de proyectos para evaluar la identificación de la misma solicitud de proyecto presentada para financiación dos veces.

Está prevista una nueva versión del mecanismo de verificación cruzada para el primer trimestre de 2021.

• Sistema informático bien diseñado que recopila y analiza toda la información relacionada con las solicitudes de financiación;
• Equipo que sea competente en los procesos y requisitos de TI, capaz de diseñar supuestos iniciales analíticos y algorítmicos, para participar en la construcción de las herramientas y que tenga experiencia en la gestión de proyectos de TI y sus propios programadores;
• Inspectores con buena capacitación en la investigación de los riesgos identificados;
• Las verificaciones cruzadas se realizan sobre los datos disponibles a nivel nacional.

• Ayuda a mejorar la calidad general de los datos y evita los pagos dobles basados en información incorrecta.
• El Mecanismo tiene también un valor educativo para los potenciales beneficiarios a quienes se contactará en caso de que se detecte alguna irregularidad.
• Reduce el tiempo y ahorra recursos en la detección, análisis e investigación de posibles irregularidades.
• Evita que los posibles defraudadores cometan fraudes en el ámbito de la doble financiación, ya que se detectan incluso pequeñas irregularidades.

• Comunicación eficaz entre instituciones (Autoridades de gestión, Organismos intermedios, Agencias regionales, Ministerio de Fondos y Desarrollo Regional) responsables de las solicitudes, selección y verificación de los proyectos financiados con fondos de la UE;
• Conexión de todas las bases de datos con datos sobre los beneficiarios de los fondos de la UE;
• Desarrollo del mecanismo que conecta, verifica y compara con éxito los datos adquiridos;
• Departamento independiente responsable del desarrollo de la práctica.  

Durante el desarrollo del mecanismo, también se exploró la idea de la verificación cruzada preventiva, pero finalmente se abandonó. Una de las autoridades de gestión introdujo este mecanismo, pero resultó ineficaz (examen de la similitud de los proyectos en cuestión basándose en las descripciones de las solicitudes de financiación). Por tanto, la CE indicó requisitos destinados a evitar la doble financiación en el nivel de gasto de los proyectos. Los mecanismos de verificación cruzada siguen esos requisitos.

Además, se implementó un procedimiento que requería la presentación de declaraciones por parte del solicitante de que un proyecto determinado no se presentó en ningún otro lugar para recibir financiamiento.

Una práctica similar sería beneficiosa para países con una estructura compleja de implementación y financiación, donde es posible que un beneficiario utilice varias fuentes de financiación.

Dado que el sistema en sí no es único, podría diseñarse e implementarse con éxito en otros países. Otros Estados miembros podrían beneficiarse de la experiencia polaca en el desarrollo del mecanismo. Sin embargo, el modelo del mecanismo de verificación cruzada debe ajustarse al panorama del país específico.