Meccanismo informatico di controllo incrociato

Il "meccanismo informatico di controllo incrociato" è stato creato in risposta all'Articolo 13 del Regolamento (CE) n. 1828/2006 della Commissione e all'Articolo 65 del Regolamento (UE) n. 1303/2013 del Parlamento europeo e del Consiglio. La necessità di un tale prodotto è stata anche innescata da audit condotti dalla Commissione Europea (CE). Dopo un audit condotto dalla CE (dalla DG REGIO e dalla DG EMPL), c'era l'obbligo di coprire ulteriori strumenti finanziari con controlli incrociati. La CE ha emesso istruzioni su come un beneficiario dovrebbe ricevere correttamente due diversi aiuti, relativi sia agli aiuti rimborsabili (prestiti e garanzie) che agli aiuti non rimborsabili (sovvenzioni) dalla CE.

I controlli incrociati degli strumenti finanziari sono rivolti ai beneficiari, che attuano programmi operativi utilizzando sovvenzioni, prestiti e garanzie. L'obiettivo è verificare che non ci siano irregolarità per quanto riguarda il finanziamento delle spese presentate dal beneficiario, che ha usufruito dei fondi UE più di una volta in termini di programma, progetto o prospettiva (ad esempio una volta nel periodo 2007-2013 e una volta nel 2014 -2020).

Il meccanismo informatico di controllo incrociato consente ai propri utenti di rilevare il doppio finanziamento delle spese e consente un'indagine sulla questione. Ciò non avviene automaticamente. I dati forniti vengono trasformati da uno strumento informatico (denominato OBIEE) che genera appositi report, che consentono di rilevare il doppio finanziamento. Se il doppio finanziamento è avvenuto intenzionalmente, si tratta di frode e sarà studiato e segnalato all'OLAF.

Il meccanismo informatico di controllo incrociato è stato implementato nel 2009. È un insieme di diversi strumenti informatici che consentono di raccogliere e analizzare i dati sulla spesa dei progetti da parte dei beneficiari. I dati sono forniti da diverse istituzioni responsabili della domanda, del processo di concessione e della verifica dei fondi UE.

A livello di Ministero dei Fondi e dello Sviluppo Regionale (il Ministero), il sistema informatico raccoglie tutti i dati dalle diverse istituzioni e utenti. I dipendenti del Ministero possono creare report attraverso uno strumento informatico di reporting chiamato OBIEE che consente di identificare i beneficiari che hanno ricevuto più di un finanziamento per un progetto (o nell'ambito di due diversi programmi operativi, lo stesso programma operativo o in diverse prospettive finanziarie (2007-2013; 2014-2020).

Gli strumenti informatici utilizzati consentono di raccogliere tutti i dati relativi ai beneficiari e consentono di identificare casi con beneficiari che potrebbero rappresentare una potenziale irregolarità per quanto riguarda il doppio finanziamento dei progetti finanziati dall'UE.

Esistono tre tipi di controlli incrociati eseguiti, che dipendono dal tipo di potenziale irregolarità e dall'attività del beneficiario:

1. Controllo incrociato del programma: all'interno di un programma operativo possono esserci più progetti. Le spese presentate nell'ambito dello stesso programma, ma per progetti diversi, sono coperte dal controllo incrociato del programma.
2. Controllo incrociato orizzontale: se un beneficiario riceve finanziamenti per almeno due progetti nell'ambito di programmi operativi diversi, questo controllo è finalizzato a prevenire la doppia presentazione delle stesse spese.
3. Controllo incrociato interperiodico: un beneficiario può ricevere finanziamenti per almeno due diversi progetti in due diverse prospettive finanziarie (ad esempio nel 2007-2013 e nel 2014-2020. C'è una sovrapposizione di ammissibilità delle spese se la stessa spesa viene presentata due volte per due diverse prospettive finanziarie).

L'obiettivo principale del meccanismo di controllo incrociato è mitigare il rischio potenziale di una doppia richiesta intenzionale di rimborso o regolamento della stessa spesa, che porta al doppio finanziamento della spesa o all'indebito pagamento in eccesso del valore della spesa derivante da i documenti contabili.

Chi è responsabile della segnalazione di potenziali irregolarità?

1. Alle Autorità di Gestione è stato concesso l'accesso solo ai dati dei beneficiari relativi ai Programmi Operativi di cui sono responsabili. Stanno quindi conducendo controlli incrociati del programma. Inoltre, in alcuni programmi, parte delle attività relative ai controlli incrociati del programma o alla verifica completa sono state esternalizzate.
2. Un apposito Dipartimento istituito presso il Ministero dei Fondi e dello Sviluppo Regionale è responsabile dell'esecuzione dei controlli incrociati orizzontali e intermedi. Circa 5-6 dipendenti vi lavorano a tempo pieno.

PASSO DOPO PASSO: meccanismo di controllo incrociato implementato per le prospettive finanziarie 2021+

1. Le istituzioni regionali competenti ricevono le richieste di sovvenzioni e/o prestiti da potenziali beneficiari.
2. I dati dei beneficiari, a cui è assegnata la sovvenzione, vengono inseriti nella banca dati nazionale.
3. L'applicazione Cross-Check denominata SKANER, che ha pieno accesso a tutti i dati inseriti in precedenza dalle entità rilevanti, li filtra e scansiona i dati per trovare potenziali irregolarità all'interno di diverse tipologie di rischio:

A) In primo luogo, l'analisi dei Big Data elimina le posizioni che non indicano alcun rischio,

B) Successivamente, lo SKANER identifica automaticamente le fatture e altri documenti (gruppi di documenti correlati) che potrebbero essere fonte di irregolarità,

C) Vengono controllati tutti i gruppi di fatture e vengono confrontate fatture particolari.

4. Se si verifica un riscontro positivo, viene segnalato alle autorità di gestione competenti che daranno seguito all'irregolarità.
5. Il beneficiario viene quindi informato della potenziale irregolarità e deve fornire chiarimenti.
6. Le irregolarità accertate vengono segnalate trimestralmente all'OLAF tramite il Sistema di gestione delle irregolarità (IMS), in base ai requisiti dell'OLAF.

Lo SKANER è stato implementato al fine di focalizzare il meccanismo di controllo incrociato su set completi di dati inseriti da entità diverse. L'applicazione è gestita dagli amministratori, che possono modificare le configurazioni quando necessario.

La pratica richiede uno sviluppo continuo, volto al miglioramento del sistema e all'utilizzo di tecnologie in via di sviluppo. La Polonia si sta attualmente concentrando sull'analisi dei vantaggi e degli svantaggi dell'utilizzo di programmi antiplagio nel processo di selezione dei progetti da finanziare. Verifica su piccoli campioni il confronto delle descrizioni dei progetti per valutare se sia possibile identificare due volte la stessa domanda di progetto presentata per il finanziamento.

Una nuova versione del meccanismo di controllo incrociato è prevista per il primo trimestre del 2021.

• Sistema informatico ben progettato che raccoglie e analizza tutte le informazioni relative alle richieste di finanziamento;
• Team esperto del processo e dei requisiti IT, in grado di progettare i presupposti analitici e algoritmici iniziali, per partecipare alla costruzione degli strumenti, e che ha esperienza nella gestione di progetti IT e dei programmatori;
• Ispettori ben addestrati formati per indagare sui rischi identificati;
• Vengono effettuati controlli incrociati sui dati disponibili a livello nazionale.

• Aiuta a migliorare la qualità complessiva dei dati e previene i doppi pagamenti basati su informazioni errate;
• Il Meccanismo ha anche un valore educativo per i potenziali beneficiari che saranno contattati nel caso venga rilevata un'irregolarità;
• Inoltre riduce i tempi e fa risparmiare risorse per quanto riguarda l'individuazione, l'analisi e l'indagine di potenziali irregolarità;
• Impedisce a potenziali truffatori di commettere frodi nel settore del doppio finanziamento, poiché vengono rilevate anche irregolarità minime.

Durante lo sviluppo del meccanismo, è stata esplorata anche l'idea del controllo incrociato preventivo ma, alla fine, è stata abbandonata. Una delle autorità di gestione ha introdotto questo meccanismo, ma si è rivelato inefficace (esame della somiglianza dei progetti interessati sulla base delle descrizioni nelle domande di finanziamento). Pertanto, la CE ha indicato i requisiti volti ad evitare il doppio finanziamento a livello di spesa dei progetti. I meccanismi di controllo incrociato seguono tali requisiti.

Inoltre, è stata attuata una procedura che richiedeva la presentazione di dichiarazioni da parte del richiedente che un determinato progetto non fosse stato presentato altrove per il finanziamento.

Una pratica simile sarebbe vantaggiosa per i paesi con una struttura di implementazione e finanziamento complessa, in cui è possibile per un beneficiario utilizzare diverse fonti di finanziamento.

Poiché il sistema in sé non è unico, potrebbe essere progettato e implementato con successo in altri paesi. Altri Stati membri potrebbero trarre vantaggio dall'esperienza polacca nello sviluppo del meccanismo. Tuttavia, il modello del meccanismo di controllo incrociato deve essere adattato al panorama del paese specifico.