Mécanisme informatique de vérification croisée

Le «mécanisme informatique de vérification croisée» a été créé en réaction à l'article 13 du règlement (CE) n° 1828/2006 de la Commission et à l'article 65 du règlement (UE) n° 1303/2013 du Parlement européen et du Conseil. Le besoin d'un tel produit a également été déclenché par des audits menés par la Commission européenne. Après un audit mené par la Commission européenne (par la DG REGIO et la DG EMPL), il y avait une obligation de couvrir des instruments financiers supplémentaires avec des vérifications croisées. La Commission européenne a émis des instructions relatives à la manière dont un bénéficiaire devrait percevoir correctement deux aides différentes, concernant à la fois les aides remboursables (prêts et garanties) et non remboursables (subventions) de la Commission.

Les vérifications croisées des instruments financiers concernent les bénéficiaires qui mettent en œuvre des programmes opérationnels au moyen de subventions, de prêts et de garanties. L'objectif est de vérifier l'absence d'irrégularités par rapport au financement des dépenses présentées par le bénéficiaire qui a perçu des fonds de l'UE plus d'une fois, que ce soit en termes de programme, de projet ou de période (par exemple une fois sur la période 2007-2013 et une fois sur la période 2014 -2020).

Le mécanisme informatique de vérification croisée permet à ses utilisateurs de détecter un double financement des dépenses et d'enquêter sur le sujet. Ceci ne se fait pas automatiquement. Les données livrées sont transformées par un outil informatique (appelé OBIEE) qui génère des rapports spéciaux permettant de détecter le double financement. Si le double financement a été fait intentionnellement, il s'agit d'une fraude qui fera l'objet d'une enquête et d'un signalement à l'OLAF.

Le mécanisme informatique de vérification croisée a été mis en œuvre en 2009. Il s'agit d'un ensemble de différents outils informatiques permettant de collecter et d'analyser des données sur les dépenses des projets par les bénéficiaires. Les données sont fournies par différentes institutions chargées de la demande, du processus d'attribution et de la vérification des fonds de l'UE.

Au niveau du ministère des Fonds et du Développement régional (le ministère), le système informatique rassemble toutes les données des différentes institutions et des utilisateurs. Les employés du ministère peuvent créer des signalements à l'aide d'un outil informatique de signalement appelé OBIEE qui permet d'identifier les bénéficiaires qui ont reçu plus d'un financement pour un projet (soit dans le cadre de deux programmes opérationnels différents, du même programme opérationnel, soit au cours de périodes financières différentes (2007-2013; 2014-2020).

Les outils informatiques utilisés permettent de rassembler toutes les données concernant les bénéficiaires et d'identifier les cas où ils pourraient présenter une irrégularité potentielle liée au double financement des projets financés par l'UE.

Il existe trois types de vérifications croisées effectuées et en fonction du type d'irrégularité potentielle et de l'activité du bénéficiaire:

1. Vérification croisée du programme - il peut y avoir plusieurs projets dans un même programme opérationnel. Les dépenses soumises dans le cadre du même programme, mais pour des projets différents, sont couvertes par la vérification croisée du programme.
2. Vérification croisée horizontale - si un bénéficiaire reçoit un financement pour au moins deux projets dans le cadre de programmes opérationnels différents, cette vérification a pour but d'éviter la double soumission des mêmes dépenses.
3. Vérification croisée inter-périodique - un bénéficiaire peut recevoir un financement pour au moins deux projets différents au cours de deux périodes financières différentes (par exemple en 2007-2013 et 2014-2020. Il y a un chevauchement de l'éligibilité des dépenses, si la même dépense est soumise deux fois pour deux périodes financières différentes).

Le principal objectif du mécanisme de vérification croisée est d'atténuer le risque potentiel d'une double soumission intentionnelle pour le remboursement ou le règlement des mêmes dépenses, conduisant au double financement des dépenses ou au trop-payé indu de la valeur des dépenses selon les documents comptables.

Qui est chargé de signaler les irrégularités potentielles?

1. Les autorités de gestion n'ont eu accès qu'aux données des bénéficiaires concernant les programmes opérationnels dont elles sont chargées. Elles procèdent donc aux vérifications croisées des programmes. En outre, dans certains programmes, une partie des tâches liées aux vérifications croisées des programmes ou la vérification complète ont été externalisées.
2. Un département spécial établi au sein du ministère des Fonds et du Développement régional est chargé de procéder à des vérifications croisées horizontales et inter-périodiques. Environ 5 à 6 employés y travaillent à temps plein.

ÉTAPE PAR ÉTAPE: mise en œuvre d'un mécanisme de vérification croisée pour les périodes financières 2021+

1. Les institutions régionales compétentes reçoivent les demandes de subventions ou/et de prêts de la part des bénéficiaires potentiels.
2. Les données des bénéficiaires auxquels la subvention est attribuée sont enregistrées dans la base de données nationale.
3. L'application de vérification croisée appelée SKANER qui a un accès complet à toutes les données saisies précédemment par les organismes concernés, les filtre et scanne les données pour trouver des irrégularités potentielles dans différents types de risques:

A) Premièrement, l'analyse des mégadonnées élimine les positions qui n'indiquent aucun risque,

B) Ensuite, SKANER identifie automatiquement les factures et autres documents (groupes de documents corrélés) qui pourraient être source d'irrégularité,

C) Tous les groupes de factures sont vérifiés et des factures spécifiques sont comparées entre elles.

4. Si une irrégularité est découverte, elle est signalée aux autorités de gestion compétentes qui assureront son suivi.
5. Le bénéficiaire est alors informé de l'irrégularité potentielle et des explications lui sont demandées.
6. Les irrégularités constatées sont signalées chaque trimestre à l'OLAF via le système de gestion des irrégularités (IMS, Irregularity Management System), conformément aux exigences de l'OLAF.

SKANER a été mis en œuvre dans le but de concentrer le mécanisme de vérification croisée sur des ensembles complets de données saisies par différents organismes. L'application est gérée par des administrateurs qui peuvent modifier les configurations, si nécessaire.

La pratique nécessite un développement continu visant à améliorer le système et à utiliser les technologies en développement. La Pologne se concentre actuellement sur l'analyse des avantages et des inconvénients de l'utilisation de programmes anti-plagiat dans le processus de sélection des projets à financer. Il teste sur de petits échantillons la comparaison des descriptions de projets pour évaluer s'il est possible d'identifier la même demande de projet soumise deux fois pour un financement.

Une nouvelle version du mécanisme de vérification croisée est prévue pour le premier trimestre 2021.

• Système informatique bien conçu qui rassemble et analyse toutes les informations relatives aux demandes de financement;
• Équipe maîtrisant le processus et les exigences informatiques, capable de concevoir des hypothèses analytiques et algorithmiques initiales, de participer à l'élaboration des outils et ayant de l'expérience dans la gestion de projets informatiques et disposant de ses propres programmeurs;
• Inspecteurs bien formés pour enquêter sur les risques identifiés;
• Des vérifications croisées sont effectuées sur les données disponibles au niveau national.

• Il contribue à améliorer la qualité globale des données et évite les doubles paiements sur la base d'informations incorrectes;
• Le mécanisme a également une valeur éducative pour les bénéficiaires potentiels qui seront contactés en cas d'irrégularité détectée;
• Il permet également de gagner du temps et d'économiser des ressources en matière de détection, d'analyse et d'enquête sur des irrégularités potentielles;
• Il empêche les fraudeurs potentiels de commettre des fraudes dans le domaine du double financement, car même de très petites irrégularités sont détectées.

• Communication efficace entre les institutions (autorités de gestion, organismes intermédiaires, agences régionales, ministère des Fonds et du Développement régional), les responsables des candidatures, de la sélection et de la vérification des projets financés par les fonds de l'UE;
• Connexion de toutes les bases de données avec des données relatives aux bénéficiaires de fonds européens;
• Développement du mécanisme qui réussit à connecter, vérifier et comparer les données acquises;
• Département distinct responsable du développement de la pratique.  

Au cours du développement du mécanisme, l'idée d'une vérification croisée préventive a également été explorée mais a finalement été abandonnée. L'une des autorités de gestion a mis en place ce mécanisme, mais il s'est avéré inefficace (examen de la similitude des projets concernés sur la base des descriptions des demandes de financement). Par conséquent, la Commission européenne a indiqué des exigences visant à éviter un double financement au niveau des dépenses des projets. Les mécanismes de vérification croisée suivent ces exigences.

En outre, une procédure a été mise en place exigeant que le demandeur émette les déclarations qu'un projet donné n'a pas fait l'objet d'une autre demande de financement ailleurs.

Une pratique similaire serait avantageuse pour les pays ayant une structure de mise en œuvre et de financement complexe, où il est possible pour un bénéficiaire d'utiliser plusieurs sources de financement.

Le système lui-même n'étant pas unique, il pourrait être conçu et mis en œuvre avec succès dans d'autres pays. D'autres États membres pourraient bénéficier de l'expertise polonaise dans le développement du mécanisme. Cependant, le modèle du mécanisme de vérification croisée doit être adapté au paysage du pays concerné.