Útmutató az ERFA-n és az ESZA-n belüli összeférhetetlenségek azonosításához, kezeléséhez és nyomon követéséhez

Az ERFA/ESZA esetében számos helyzetben felmerülhet összeférhetetlenség. Ezek megfelelő azonosításának, kezelésének és figyelemmel kísérésének elmulasztása veszélyeztetheti a döntéshozatali folyamatot, és a jó hírnév megsértéséhez, egyes esetekben pedig pénzügyi szankciók alkalmazásához vezethet. 

Az ellenőrzések során felmerült témaként azonosították az összeférhetetlenséget, és a Lakásügyi, Közösségi és Önkormányzati Minisztérium 2016-ban külső iránymutatásokat adott az ESBA-bizottságok, a közreműködő szervezetek és a támogatások kedvezményezettjei számára, kiegészítve az összeférhetetlenség kezelésének már meglévő gyakorlatát.

Az útmutató elsősorban a következőkre vonatkozik:

1. az irányító hatóság és a közreműködő szervezetek általi finanszírozás felosztásáról szóló döntések, és
2. a támogatást igénybe vevő valamennyi kedvezményezett közbeszerzése, ideértve a nem ajánlatkérőket is.

Az összeférhetetlenség meghatározását, példákat, az állítólagos összeférhetetlenség bejelentéséhez szükséges kapcsolattartási adatokat, valamint a hatóságok által használható összeférhetetlenségi nyilatkozat mintáját is tartalmazza.

Az ESBA-bizottságok, a közreműködő szervezetek és a támogatások kedvezményezettjeinek felelőssége annak biztosítása, hogy megfeleljenek az útmutatóban meghatározott követelményeknek és az EU vagy a nemzeti jogszabályok szerinti kötelezettségeknek. Az útmutató rendszeresen része a csalási kockázatértékelési képzéseknek és figyelemfelkeltő foglalkozásoknak, alkalmazása ellenőrzések tárgyát képezi.

Az útmutatást a Lakásügyi, Közösségi és Önkormányzati Minisztérium dolgozta ki a kijelölt csalás elleni tisztviselőkkel (csalás elleni küzdelem vezetői hálózata) együttműködve. A hálózat részei az egyes növekedési csoportokhoz kijelölt csalás elleni tisztviselők. Ezenkívül a kormányon belüli könyvvizsgálókkal és nyomozókkal, valamint az Országos Számvevőszékkel is konzultáltak.

Az együttműködésen alapuló megközelítés számos olyan területet és szintet azonosított, ahol összeférhetetlenség esete állhat fent, valamint konkrét és gyakorlati útmutatás kidolgozása szükséges. A különböző partnerek bevonása biztosította azoknak a szereplőknek a támogatását is, akik végül a specifikációkat végrehajtották.

Az útmutatót a gov.uk weboldalon és külső kommunikációs közlemények útján publikálták. Az összeférhetetlenség kezelése a belső közleményeknek is rendszeres témája.

Az összeférhetetlenség téma a köztisztviselők csalás megelőzéséről szóló éves képzésén, annak megalakulása óta az útmutatást ezeken a képzéseken is említik. A rendszeres csalási kockázatértékelések során is felmerül.

2016-ban jelentési mechanizmusokat is létrehoztak. Az ERFA kiadásaival kapcsolatos csalással vagy kötelességszegéssel kapcsolatos aggályokat az ERFA és az ESZA csalásellenes stratégiájának megfelelően kell bejelenteni.

Az útmutatót évente felülvizsgálják, hogy a végrehajtás során levont tanulságokat is tartalmazzák. Ezenkívül frissítéseket hajtanak végre:

• ellenőrzések, ellenőrzési intézkedések vagy ajánlások eredményeként,
• a csalás elleni küzdelem vezetői hálózata által felvetett bármely kérdés mentén,
• az ESBA-bizottságoknál felvetett konfliktusok esetén.

Az útmutató általános tartalma

Az Országos Számvevőszék definícióját követve az útmutató az összeférhetetlenséget „olyan kockázatos körülmények összességeként határozza meg, ahol az egyén ítélő- vagy cselekvőképessége másodlagos érdekek által korlátozott vagy befolyásolt, vagy fennáll ennek lehetősége”.

Az összeférhetetlenség nem feltétlenül bűncselekmény. Ahogy a definíció is kiemeli, ilyen helyzet akkor is előállhat, ha az egyénnek valójában nem származik haszna belőle. Elég, ha az egyén döntési képességét egy másodlagos érdek korlátozhatja vagy befolyásolhatja.

Az ilyen másodlagos érdekek közé tartozhatnak közvetlen vagy közvetett pénzügyi érdekek; nem pénzügyi vagy személyes érdekek (például ajándékok vagy vendéglátás), és lojalitásbeli döntéshelyzetek olyan szervezetek vagy személy között, ahol az egyik fél irányába a döntéshozónak kötelezettsége áll fenn.

A költségvetés végrehajtásában, irányításában, ellenőrzésében vagy kontrolljában érintett pénzügyi szereplők és egyéb személyek nem járhatnak el abban az esetben, ha saját érdekeik ütköznek az Európai Unió érdekeivel.

Az ESB-alapokkal összefüggésben összeférhetetlenség merülhet fel, ha egy személy vagy szervezet:

• ajánlásokat nyújt a finanszírozási döntésekben, miközben a támogatás kedvezményezettjeinek is dolgozik vagy velük konzultál (ez az ESBA-bizottságokat érinti);
• felelős a finanszírozási döntések meghozataláért, miközben a támogatás kedvezményezettje is, vagy a támogatás azon kedvezményezettjeinek megfelelőségéét ellenőrzi, amelyekhez kapcsolódik (ez a közreműködő szervezeteket érinti); és
• felelős a szerződések odaítéléséért olyan szervezetek számára, amelyekhez kapcsolódhat (ez a támogatás kedvezményezettjeinek beszerzéseire vonatkozik).

A jobb megértés érdekében az útmutató felsorol néhány példát az összeférhetetlenségre.

Útmutató az ESBA-bizottságok számára

Az elnöknek és a titkárságnak biztosítania kell, hogy a tagok tisztában legyenek az összeférhetetlenséggel kapcsolatos kötelezettségeikkel, és a megfelelő intézkedéseket hozzák meg ezen kötelezettségszegés esetén.

A tagoknak 12 havonta legalább egy alkalommal ki kell tölteniük a vonatkozó érdekeltségeikről szóló nyilvántartást (ideértve a vagyoni és nem vagyoni, személyes vagy egyéb érdekeket is, valamint nyilatkozniuk kell a tagként kapott ajándékokról vagy vendéglátásról), valamint a tagságuk során bekövetkező, ilyen jellegű változásokról be kell számolniuk.

A tagoknak továbbá nyilatkozniuk kell arról, ha érdekeltek bármely olyan napirendi pontban, ahol jóváhagyás, meglátás vagy vélemény szükséges, és közvetlen anyagi, egyéb pénzügyi vagy más szempontból negatív vagy pozitív hatásuk lehet, akár személyesen, akár az általuk képviselt szervezet vagy intézmény esetén, vagy ha az ilyen jellegű jóváhagyás, meglátás vagy vélemény az adott tag részvétele miatt befolyásoltnak minősül.

Az elnök feladata eldönteni, hogy az adott tag részt vehet-e a megbeszélésen és/vagy hozzájárulhat-e a megbeszéléshez, mindemellett a tagok maguk is dönthetnek úgy, hogy távol maradnak a folyamattól.

Az elnöknek az összeférhetetlenséget rögzítenie kell a jegyzőkönyvben. Amennyiben nincs bejelentett érdek, a jegyzőkönyvbe ezt is fel kell vezetni.

Útmutatás a közreműködő szervezetek számára

Az egyetértési megállapodást minden irányító hatóságnak (IH) és KT-nek alá kell írnia, amelyben átruházzák az abban meghatározott feladatokat és funkciókat. Egy KT-csoport látja el az irányító hatóságok által átruházott feladatok és funkciók igazgatását.

Minden egyes KT-nek el kell készítenie az „összeférhetetlenségi irányítási és ellenőrzési intézkedésekről” szóló nyilatkozatot, amely az egyetértési megállapodás dokumentációjának részét képezi. Ennek tartalmaznia kell az összeférhetetlenség kezelésének speciális szabályait, minden egyes IH-nak jóvá kell hagynia, akik egymással konzultálnak a javaslatokról szóló egységes nézet biztosítása érdekében.

Ezenkívül le kell írni a KT-csoport vállalatirányítását is. Ezt úgy kell megtervezni, hogy biztosítsa a funkciók szétválasztását, például a KT-csoport és az ESBA által finanszírozott csoportok, a pályázók és a hatóság azon részei között, akik a felhívás körében és tevékenységeiben érdekeltek.

A kockázatok azonosítása esetén egyértelmű és hatékony enyhítő intézkedéseket kell meghatározni.

Útmutatás a támogatás kedvezményezettjeinek

A támogatás kedvezményezettjeinek biztosítaniuk kell, hogy a lezajlott beszerzési folyamat valamennyi szakaszában (előkészítés, végrehajtás vagy lezárás) se merüljön fel összeférhetetlenség. A nyilatkozatot a közbeszerzési eljárás kezdetekor a projektmenedzsernek alá kell írnia, és audit céljából nyilvántartásba kell vennie. Ez azt bizonyítja, hogy nincs ismert összeférhetetlenség. 

Ha egy ilyen nyilatkozat kitöltését követően valaki összeférhetetlenségről számol be, vagy a pártatlanságával kapcsolatban kétség merül fel, a támogatás kedvezményezettjei kötelesek biztosítani, hogy az adott személy onnantól kezdve nem vesz részt a közbeszerzésben. Ha valamilyen kivételes körülmény miatt nem lehet kizárni az adott személyt, a támogatás kedvezményezettjeinek biztosítaniuk kell a meghozott döntés teljes átláthatóságát.

Továbbá gondoskodniuk kell arról, hogy a közbeszerzési folyamatokat folyamatosan felülvizsgálják az összeférhetetlenség időbeli változásainak felismerése érdekében. Újabb ellenőrzéseket kell végrehajtaniuk, ha a közbeszerzéshez nem kapcsolódó külső személyektől bármilyen információt kaptak egy esetleges összeférhetetlenségről.

Ha az összeférhetetlenség már hatással volt a döntéshozatali folyamatra, a támogatás kedvezményezettjeinek le kell állítania, majd újra kell futtatnia a közbeszerzést.

A munkatársak tudatosságának növelése érdekében a támogatás kedvezményezettjeinek folyamatosan képzést kell tartaniuk az összeférhetetlenség azonosításáról, kezeléséről és nyomon követéséről.

• Konkrét példák az összeférhetetlenség megértése érdekében
• Világos folyamatleírás az összeférhetetlenség kezelésére, amely figyelembe veszi a különböző célcsoportok sajátos szervezetét is
• Sablonok az összeférhetetlenségről való nyilatkozathoz és a nyilvántartáshoz
• Jelentési mechanizmus (postafiókok) az összeférhetetlenség bejelentésére
• Az útmutató végrehajtása az ellenőrzések részét képezi.

Tekintettel arra, hogy az útmutató az ESBA-bizottságok, a közreműködő szervezetek és a támogatások kedvezményezettjeinek külső iránymutatása, a Lakásügyi, Közösségi és Önkormányzati Minisztériuma nem rendelkezik az irányelv végrehajtásáról vagy az észlelt összeférhetetlenségekről szóló statisztikával.

Ha az ESBA-bizottságok ajánlásaiban vagy a közreműködő szervezetek döntéshozatalában összeférhetetlenséget állapítanak meg, és ezt nem megfelelően kezelik és nem ellenőrzik, az a költségvetési rendelet 57. cikkének megsértését jelenti, és pénzügyi szankció alkalmazását vonhatja maga után az irányító hatósággal szemben.

A szóban forgó határozat megtámadható a nemzeti bíróságokon is.

Amennyiben a közbeszerzés során összeférhetetlenséget állapítanak meg, és ezt nem megfelelően kezelik és nem ellenőrzik, pénzügyi szankció alkalmazását vonhatja maga után a támogatás kedvezményezettjeivel szemben.

Pénzügyi szankciókat ritkán alkalmaztak. A jelentési mechanizmusok (postafiókok) csak korlátozott számban kaptak bejelentéseket összeférhetetlenségről, amelyeket ennek következtében sikerült kezelni.

• Konzultáció különféle osztályokkal és szakemberekkel az útmutató kidolgozása érdekében
• Az összeférhetetlenség témájának bevonása a rendszeres képzésekbe, a kommunikációba (belső és külső közlemények) és a csalás kockázatának felmérésébe
• Az összeférhetetlenség témájának megvitatása szokásos napirendi pontként pl. az ESBA-bizottságok ülésein
• A csalás elleni hálózat és a csalás elleni kijelölt tisztviselők alkalmazása, akik bármilyen kérdést/kérést felterjesztenek az adott hálózatukba tartozó csapatuknak, és minden kulcsfontosságú kérdést és bevált gyakorlatot kommunikálnak.

• Az útmutatás kidolgozásához alkalmazott siló fókuszú megközelítés nem célravezető, ehelyett kulcsfontosságú a különböző felekkel folytatott konzultáció a támogatáshoz
• Az összeférhetetlenség hatékony kezelése a képzések, a kommunikáció és a rendszeres találkozók része kell legyen.