Οδηγίες για τον εντοπισμό, τη διαχείριση και την παρακολούθηση συγκρούσεων συμφερόντων εντός ΕΤΠΑ και ΕΚΤ

Σε έναν αριθμό καταστάσεων στα πλαίσια του ΕΤΠΑ/ΕΚΤ, ενδέχεται να προκύψουν συγκρούσεις συμφερόντων. Η μη σωστή αναγνώριση, διαχείριση και παρακολούθηση μιας σύγκρουσης συμφερόντων μπορεί να θέσει σε κίνδυνο τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, να έχει ζημιώδη αποτελέσματα στην υπόληψη και, σε ορισμένες περιπτώσεις, να οδηγήσει στην εφαρμογή οικονομικής κύρωσης.

Το ζήτημα των συγκρούσεων συμφερόντων ανέκυψε κατά τους ελέγχους, οδηγώντας ως εκ τούτου το Υπουργείο Στέγασης, Κοινοτήτων και Τοπικής Αυτοδιοίκησης 2016 στην ανάπττυξη εξωτερικής καθοδήγησης για επιτροπές, ενδιάμεσους φορείς και παραλήπτες επιχορηγήσεων, συμπληρώντας έτσι τις ήδη υπάρχουσες πρακτικές για τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων.

Αυτή η καθοδήγηση αφορά κυρίως:

• αποφάσεις σχετικά με την κατανομή της χρηματοδότησης από τη Διαχειριστική Αρχή και τους Ενδιάμεσους Φορείς, και
• συμβάσεις από όλους τους παραλήπτες επιχορηγήσεων, συμπεριλαμβανομένων των μη αναθετουσών αρχών.

Περιλαμβάνει έναν ορισμό και παραδείγματα συγκρούσεων συμφερόντων, στοιχεία επικοινωνίας για την αναφορά των εν δυνάμει συγκρούσεων συμφερόντων και ένα Πρότυπο δήλωσης συγκρούσεων συμφερόντων που μπορεί να χρησιμοποιηθεί από τις αρχές.

Είναι ευθύνη των μελών των Επιτροπών των ΕΔΕΤ, των Ενδιάμεσων Φορέων και των παραληπτών να διασφαλίζουν ότι συμμορφώνονται με τις απαιτήσεις που καθορίζονται στις οδηγίες και τις τυχόν υποχρεώσεις που απορρέουν από την κοινοτική ή την εθνική νομοθεσία. Η καθοδήγηση καλύπτεται σε τακτικές εκπαιδευτικές συνεδρίες και συνεδρίες ευαισθητοποίησης, οι οποίες συζητούνται κατά τη διάρκεια αξιολογήσεων κινδύνου απάτης, ενώ η εφαρμογή της αποτελεί το αντικείμενο ελέγχων.

Η καθοδήγηση αναπτύχθηκε από το Υπουργείο Στέγασης, Κοινοτήτων και Τοπικής Αυτοδιοίκησης σε συνεργασία με το δίκτυο των ειδικών αξιωματικών καταπολέμησης της απάτης του Counter Fraud Leads Network σε ολόκληρη τη χώρα. Το δίκτυο περιλαμβάνει τους εξουσιοδοτημένους αξιωματικούς του Counter Fraud Leads Network για κάθε ομάδα Growth Delivery. Επιπλέον, ζητήθηκε η γνώμη ελεγκτών και ερευνητών εντός της κυβέρνησης, καθώς και της Εθνικής Υπηρεσίας Ελέγχου.

Αυτή η συνεργατική προσέγγιση αναγνώρισε ένα ευρύ φάσμα τομέων και επιπέδων όπου ενδέχεται να εμφανιστούν συγκρούσεις συμφερόντων και την ανάπτυξη συγκεκριμένων και πρακτικών οδηγιών. Η συμπερίληψη διαφορετικών συνομιλητών εξασφάλισε επίσης τη συναίνεση των ανθρώπων που τελικά εφάρμοσαν τις προδιαγραφές.

Η καθοδήγηση κοινοποιήθηκε μέσω του ιστότοπου gov.uk και των ενημερωτικών δελτίων εξωτερικών επικοινωνιών. Η διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων αποτελεί επίσης σε τακτική βάση θέμα στα εσωτερικά δελτία.

Οι συγκρούσεις συμφερόντων καλύπτονται στην ετήσια εκπαίδευση των δημοσίων υπαλλήλων πάνω στην πρόληψη της απάτης, ενώ, από τη στιγμή της δημιουργίας της, σε αυτές τις εκπαιδευτικές συνεδρίες αναφέρεται και η καθοδήγηση. Το θέμα καλύπτεται επίσης κατά τη διάρκεια των τακτικών αξιολογήσεων κινδύνου απάτης.

Επιπλέον, το 2016 δημιουργήθηκαν μηχανισμοί αναφοράς. Τυχόν ανησυχίες σχετικά με την απάτη ή την ανάρμοστη συμπεριφορά σε σχέση με δαπάνες στα πλαίσια του ΕΤΠΑ πρέπει να αναφέρονται, σύμφωνα με τη στρατηγική καταπολέμησης της απάτης στο ΕΤΠΑ και το ΕΚΤ.

Η καθοδήγηση αναθεωρείται κάθε χρόνο για να συμπεριλάβει τυχόν διδάγματα που αντλήθηκαν από την εφαρμογή της. Επιπλέον, γίνονται ενημερώσεις:

• ως αποτέλεσμα ελέγχων, ενεργειών επαλήθευσης ή συστάσεων,
• μέσω οποιωνδήποτε ζητημάτων έχει κληθεί να αντιμετωπίσει το Counter Fraud Leads Network,
• συγκρούσεων που εγείρονται στις Επιτροπές ΕΔΕΤ.

Γενικό περιεχόμενο της καθοδήγησης

Σύμφωνα με τον ορισμό της Εθνικής Υπηρεσίας Ελέγχου, η καθοδήγηση ορίζει τη σύγκρουση συμφερόντων ως «ένα σύνολο περιστάσεων που δημιουργεί έναν κίνδυνοτην παρεμπίδιση ή επιρροή της ικανότητας ενός ατόμου να ασκήσει κριτική ή να ενεργήσει στον ρόλο του».

Οι συγκρούσεις συμφερόντων δεν αποτελούν απαραίτητα ποινικά αδικήματα. Όπως τονίζει ο ορισμός, μια σύγκρουση μπορεί να προκύψει ακόμη και αν το άτομο δεν ωφελείται πραγματικά από αυτήν. Αρκεί ότι η ικανότητα ενός ατόμου να λάβει μια απόφαση μπορεί να κινδυνεύσει να παρεμποδιστεί ή να επηρεαστεί από ένα δευτερεύον συμφέρον.

Τα δευτερεύοντα συμφέροντα μπορεί να περιλαμβάνουν άμεσα ή έμμεσα οικονομικά συμφέροντα, μη οικονομικά ή προσωπικά συμφέροντα (όπως δώρα ή φιλοξενία) και τη σύγκρουση στη σχέση αφοσίωσης ανάμεσα σε έναν οργανισμό, στον οποίο ο υπεύθυνος λήψης της απόφασης έχει ένα όφελος, και σε κάποιο άλλο πρόσωπο ή οντότητα.

Οι οικονομικοί παράγοντες και άλλα πρόσωπα που εμπλέκονται στην εκτέλεση και τη διαχείριση, τον λογιστικό έλεγχο ή τον γενικό έλεγχο δεν πρέπει να αναλαμβάνουν οποιαδήποτε ενέργεια που μπορεί να επιφέρει τη σύγκρουση των συμφερόντων τους με αυτά της Ευρωπαϊκής Ένωσης.

Στο πλαίσιο των ΕΔΕΤ, συγκρούσεις συμφερόντων μπορεί να προκύψουν όταν ένα άτομο ή ένας οργανισμός:

• παρέχει συστάσεις πάνω σε αποφάσεις χρηματοδότησης ενώ εργάζεται ή συμβουλεύει για παραλήπτες των επιχορηγήσεων (αυτό αφορά τις επιτροπές ΕΔΕΤ)
• ευθύνεται για τη λήψη αποφάσεων χρηματοδότησης, ενώ ταυτόχρονα είναι παραλήπτης επιχορήγησης ή ευθύνεται για την παρακολούθηση της συμμόρφωσης αποδεκτών επιχορηγήσεων, με τους οποίους ενδέχεται να έχει σχέση (αυτό αφορά τους ενδιάμεσους φορείς) και
• είναι υπεύθυνος για την ανάθεση συμβάσεων σε οργανισμούς με τους οποίους μπορεί να έχει σχέση (αυτό αφορά τις συμβάσεις από παραλήπτες επιχορήγησης).

Για την καλύτερη κατανόηση, η καθοδήγηση παραθέτει παραδείγματα σύγκρουσης συμφερόντων.

Καθοδήγηση για τις επιτροπές ΕΔΕΤ

Ο Πρόεδρος και η Γραμματεία πρέπει να διασφαλίσουν ότι τα μέλη γνωρίζουν τις υποχρεώσεις τους σχετικά με τις συγκρούσεις συμφερόντων και να λαμβάνουν τα απαραίτητα μέτρα σε περίπτωση παραβίασης των υποχρεώσεων αυτών.

Τα μέλη υποχρεούνται να συμπληρώνουν ένα μητρώο με τα σχετικά συμφέροντα τουλάχιστον μία φορά σε περίοδο δώδεκα μηνών (συμπεριλαμβανομένων χρηματικών και μη χρηματικών, προσωπικών ή άλλων συμφερόντων, και να δηλώνουν τυχόν δώρα ή φιλοξενία που έχουν λάβει υπό την ιδιότητά τους ως μέλη), καθώς και με τυχόν αλλαγές σε συμφέροντα που εξυπηρετούνται, ενώ είναι μέλη.

Τα μέλη υποχρεούνται επίσης να δηλώσουν ένα συμφέρον για οποιοδήποτε θέμα της ημερήσιας διάταξης όπου απαιτείται έγκριση, άποψη ή γνώμη και ενδέχεται να προκαλέσει τον άμεσο ουσιαστικό αντίκτυπο, οικονομικά ή με άλλο τρόπο, αρνητικά ή θετικά, σε επίπεδο προσωπικό ή του οργανισμού ή του ιδρύματος που εκπροσωπούν ή όπου η εν λόγω έγκριση, άποψη ή γνώμη μπορεί να θεωρηθεί ότι επηρεάζεται από τη συμμετοχή αυτού του μέλους.

Ο Πρόεδρος είναι αμρμόδιος να αποφασίσει εάν το μέλος μπορεί να παρευρεθεί ή/και να συμβάλει στη συζήτηση, παρόλα αυτά, τα ίδια τα μέλη μπορούν επίσης να επιλέξουν να απουσιάζουν κατά τη διάρκεια αυτής της συζήτησης.

Οι συγκρούσεις συμφερόντων πρέπει να καταγράφονται στα πρακτικά από τον Πρόεδρο. Όταν δεν δηλώνονται συμφέροντα, τα πρακτικά το καταγράφουν επίσης.

Οδηγίες για τους Ενδιάμεσους Φορείς

Ένα Μνημόνιο Συμφωνίας (ΜΣ) πρέπει να υπογράφεται από κάθε Διαχειριστική Αρχή (ΔA) και ΕΦ, που θα αναθέτει τις λειτουργίες και τα καθήκοντα που καθορίζονται σε αυτό.. Μια ομάδα ΕΦ θα είναι σε θέση να διαχειριστεί καθήκοντα και λειτουργίες που ανατίθενται από τις ΔA.

Κάθε ΕΦ θα πρέπει να εκπονήσει μια δήλωση για «Ρυθμίσεις Διαχείρισης και Ελέγχου Συγκρούσεων Συμφερόντων», ενώ αυτή θα αποτελεί μέρος της τεκμηρίωσης του ΜΣ. Αυτή η δήλωση θα πρέπει να καθορίζει τις ειδικές ρυθμίσεις για τον χειρισμό των συγκρούσεων συμφερόντων ενώ πρέπει να εγκρίνεται από κάθε ΔΑ, η οποία θα συμβουλεύεται άλλες ΔΑ ώστε να διασφαλίσει ότι υπάρχει ενιαία άποψη πάνω στις προτάσεις.

Επιπλέον, πρέπει να περιγράφεται η εταιρική διακυβέρνηση της ομάδας ΕΦ. Η διακυβέρνηση πρέπει να σχεδιαστεί κατά τέτοιο τρόπο ώστε να διασφαλίζει τον διαχωρισμό των λειτουργιών, π.χ. μεταξύ της ομάδας ΕΦ και των ομάδων που χρηματοδοτούνται από ΕΔΕΤ, των αιτούντων και των τμημάτων της Αρχής που θα αντλήσουν συμφέρον από το πεδίο και τις δραστηριότητες εντός της αίτησης.

Όπου εντοπίζονται κίνδυνοι, πρέπει να καθοριστούν σαφείς και αποτελεσματικές ρυθμίσεις περιορισμού.

Καθοδήγηση για τους αποδέκτες επιχορηγήσεων

Οι παραλήπτες επιχορηγήσεων πρέπει να διασφαλίσουν ότι όλα τα στάδια της διαδικασίας σύμβασης που πραγματοποιούνται (προετοιμασία, υλοποίηση ή κλείσιμο) είναι απαλλαγμένα από συγκρούσεις συμφερόντων. Μια μορφή δήλωσης πρέπει να υπογραφεί από τον διαχειριστή έργου κατά την έναρξη της διαδικασίας σύμβασης και να διατηρηθεί στο αρχείο για σκοπούς ελέγχου. Σε αυτήν θα δηλώνεται ότι δεν υπάρχουν γνωστές συγκρούσεις.

Όταν, μετά τη συμπλήρωση μιας τέτοιας δήλωσης, ένα άτομο δηλώνει οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων ή εάν υπάρχουν αμφιβολίες σχετικά με την αμεροληψία του, οι παραλήπτες επιχορήγησης διασφαλίζουν ότι το άτομο αυτό δεν συμμετέχει πλέον στην εκτέλεση της σύμβασης. Εάν, λόγω εξαιρετικών περιστάσεων, δεν είναι δυνατόν να αποκλειστεί αυτό το άτομο, οι παραλήπτες επιχορήγησης θα πρέπει να διασφαλίσουν ότι η ληφθείσα απόφαση είναι πλήρως διαφανής.

Οι παραλήπτες επιχορηγήσεων πρέπει να διασφαλίζουν ότι οι διαδικασίες συμβάσεων αναθεωρούνται συνεχώς για να καταγράψουν οποιαδήποτε αλλαγή στις συγκρούσεις συμφερόντων προκύπτη στην πάροδο του χρόνου. Πρέπει να διενεργούν επιπρόσθετους ελέγχους, εφόσον λάβουν οποιαδήποτε πληροφορία η οποία σχετίζεται με πιθανή σύγκρουση συμφερόντων από τρίτους, που δεν έχουν σχέση με την εκτέλεση των συμβάσεων.

Εάν μια σύγκρουση συμφερόντων έχει ήδη θέσει σε κίνδυνο τη διαδικασία λήψης αποφάσεων, οι παραλήπτες των επιχορηγήσεων θα πρέπει να την ακυρώσουν και να επαναλάβουν την εκτέλεση της σύμβασης.

Για να αυξηθεί η ευαισθητοποίηση του προσωπικού, οι παραλήπτες των επιδοτήσεων καλούνται επίσης να θεσπίσουν τη συνεχή εκπαίδευση σχετικά με τον εντοπισμό, τη διαχείριση και την παρακολούθηση των συγκρούσεων συμφερόντων.

• Παροχή συγκεκριμένων παραδειγμάτων για την κατανόηση των συγκρούσεων συμφερόντων
• Σαφής περιγραφή της διαδικασίας διαχείρισης συγκρούσεων συμφερόντων, λαμβάνοντας υπόψη τη συγκεκριμένη οργάνωση των διαφόρων ομάδων στόχων
• Πρότυπα δήλωσης σύγκρουσης συμφερόντων και μητρώο σύγκρουσης συμφερόντων
• Μηχανισμός αναφοράς (εισερχόμενα) για την αναφορά συγκρούσεων συμφερόντων
• Η εφαρμογή της καθοδήγησης αποτελεί μέρος των ελέγχων.

Δεδομένου ότι η καθοδήγηση αποτελεί μια εξωτερικού τύπου καθοδήγηση για τις Επιτροπές ΕΔΕΤ, τους Ενδιάμεσους Φορείς και τους αποδέκτες των επιχορηγήσεων, το Υπουργείο Στέγασης, Κοινοτήτων και Τοπικής Αυτοδιοίκησης δεν έχει στατιστικά στοιχεία σχετικά με την εφαρμογή του, ή τον εντοπισμό, ή μη, συγκρούσεων συμφερόντων.

Όταν εντοπίζεται μία σύγκρουση συμφερόντων στις συστάσεις των Επιτροπών ΕΔΕΤ ή κατά τη λήψη των αποφάσεων από Ενδιάμεσους Φορείς και αυτή δεν έχει τη λάβει τη σωστή διαχείριση, ούτε παρακολουθείται δεόντως, αυτό συνιστά παράβαση του άρθρου 57 του Δημοσιονομικού Κανονισμού και ενδέχεται να έχει ως αποτέλεσμα την επιβολή οικονομικής κύρωσης στην Διαχειριστική Αρχή.

Η εν λόγω απόφαση μπορεί επίσης να προσβληθεί σε εθνικά δικαστήρια.

Όταν εντοπίζεται σύγκρουση συμφερόντων στις δημόσιες συμβάσεις και δεν εφαρμόζεται η κατάλληλη διαχείριση και παρακολούθηση, αυτό μπορεί να οδηγήσει στην πιθανή επιβολή οικονομικής κύρωσης στους παραλήπτες των επιχορηγήσεων.

Οικονομικές κυρώσεις σπάνια έχουν εφαρμοστεί. Στους μηχανισμούς αναφοράς (εισερχόμενα) ελήφθη επίσης περιορισμένος αριθμός ισχυρισμών σχετικά με κάποιες συγκρούσεις συμφερόντων, οι οποίες στη συνέχεια αντιμετωπίστηκαν.

• Διαβούλευση με διάφορα τμήματα και επαγγελματίες για την περαιτέρω ανάπτυξη της καθοδήγησης
• Συμπερίληψη του θέματος των συγκρούσεων συμφερόντων στην τακτική εκπαίδευση, την επικοινωνία (εσωτερικά και εξωτερικά δελτία) και τις αξιολογήσεις κινδύνου απάτης
• Συζητήσεις πάνω στις συγκρούσεων συμφερόντων ως ένα τυπικό θέμα στην ημερήσια διάταξη των συνεδριάσεων, π.χ. των Επιτροπών ΕΔΕΤ
• Χρήση του Δικτύου Counter Fraud Leads με τους διορισμένους αξιωματικούς του, οι οποίοι παρουσιάζουν τα τυχόν ζητήματα/ερωτήματα στην αντίστοιχη ομάδα τους στο δίκτυο και επικοινωνούν τα βασικά ζητήματα και τις βέλτιστες πρακτικές.

• Οι διαβούλευσεις με διαφορετικά μέρη είναι βασικές για τη συμμετοχή τους, ενώ η προσέγγιση σιλό δεν εξυπηρετεί τους σκοπούς της ανάπτυξης της καθοδήγησης
• Η αποτελεσματική διαχείριση των συγκρούσεων συμφερόντων πρέπει να συμπεριληφθεί στην εκπαίδευση, την επικοινωνία και τις τακτικές συναντήσεις.