Guida all'identificazione, gestione e monitoraggio dei conflitti di interesse all'interno del FESR e dell'FSE

Nel contesto del FESR/FSE, i conflitti di interesse possono sorgere in una serie di situazioni. Identificazione, gestione e monitoraggio non corretti di un conflitto di interessi possono compromettere il processo decisionale, portare a danni di immagine e, in alcuni casi, all'applicazione di una sanzione pecuniaria.

Il tema dei conflitti di interesse è stato identificato negli audit e il Ministry of Housing, Communities & Local Government ha pertanto istituito, nel 2016, delle linee guida esterne per le commissioni dei fondi SIE, gli organismi intermedi e i beneficiari delle sovvenzioni, integrando le pratiche già esistenti per la gestione dei conflitti di interesse.

Le linee guida riguardano principalmente:

1. decisioni sull'assegnazione dei finanziamenti da parte dell'Autorità di Gestione e degli Organismi Intermedi, e
2. appalti da parte di tutti i beneficiari di sovvenzioni, comprese le autorità non aggiudicatrici.

Includono definizione ed esempi di conflitti di interesse, dettagli di contatto per la segnalazione di presunti conflitti di interesse e un Modello di dichiarazione per conflitti di interesse che può essere utilizzato dalle autorità.

È responsabilità dei membri delle commissioni dei fondi SIE, degli organismi intermedi e dei beneficiari delle sovvenzioni garantire il rispetto dei requisiti stabiliti nelle linee guida e gli eventuali obblighi previsti dalla legislazione europea o nazionale. Le linee guida sono oggetto di regolari sessioni di formazione e sensibilizzazione, discusse durante le valutazioni del rischio di frode e la loro applicazione è oggetto di audit.

Le linee guida sono state sviluppate dal Ministry of Housing, Communities & Local Government in collaborazione con la rete di responsabili della lotta antifrode in tutto il paese (Counter Fraud Leads Network). La rete include responsabili designati contro la frode per ogni team di Growth Delivery. Inoltre, sono stati consultati revisori dei conti e investigatori all'interno del governo, nonché il National Audit Office.

Questo approccio collaborativo ha identificato un'ampia gamma di aree e livelli in cui potrebbero manifestarsi conflitti di interesse e l'elaborazione di orientamenti concreti e pratici. L'inclusione di diversi interlocutori ha inoltre garantito il buy-in dei soggetti che alla fine hanno implementato le specifiche.

Le linee guida sono state comunicate tramite il sito web gov.uk e dei bollettini di comunicazione esterni. Anche la gestione dei conflitti di interesse viene regolarmente citata nei bollettini interni.

I conflitti di interesse sono trattati nella formazione annuale per i dipendenti pubblici sulla prevenzione delle frodi e, sin dalla loro creazione, le linee guida sono menzionate in queste sessioni di formazione. L'argomento viene trattato anche durante le valutazioni periodiche del rischio di frode.

Anche nel 2016 sono stati creati dei meccanismi di segnalazione. Eventuali dubbi su frodi o comportamenti scorretti in relazione alle spese nell'ambito del FESR devono essere segnalati in linea con la strategia antifrode del FESR e dell'FSE.

Le linee guida sono riviste ogni anno per includere eventuali lezioni apprese dopo la loro attuazione. Inoltre, vengono effettuati aggiornamenti:

• a seguito di audit, azioni di verifica o raccomandazioni,
• tramite eventuali problemi rilevati dalla Counter Fraud Leads Network,
• conflitti sollevati alle commissioni dei fondi SIE.

Contenuto generale della guida

Seguendo la definizione del National Audit Office, le linee guida definiscono un conflitto di interessi come un "insieme di circostanze che producono il rischio che la capacità di un individuo di usare giudizio o agire in un ruolo sia, o possa essere, compromessa o influenzata da un interesse.".

I conflitti di interesse non sono necessariamente reati penali. Come evidenzia la definizione, può sorgere un conflitto anche se l'individuo non ne trae effettivamente beneficio. È sufficiente che la capacità di decisione di un individuo rischi di essere compromessa o influenzata da un interesse secondario.

Gli interessi secondari potrebbero includere interessi economici diretti o indiretti, interessi non economici o personali (come regali o ospitalità) e lealtà in conflitto tra un'organizzazione verso cui il responsabile delle decisioni ha un dovere e un'altra persona o entità.

Gli attori economici e gli altri soggetti coinvolti nell'attuazione e nella gestione del bilancio, nell'audit o nel controllo non devono intraprendere alcuna azione che possa mettere in conflitto i propri interessi con quelli dell'Unione europea.

Nel contesto dei fondi SIE, possono sorgere conflitti di interesse quando un individuo o un'organizzazione:

• forniscono raccomandazioni sulle decisioni di finanziamento mentre lavorano per o consultano anche i beneficiari di sovvenzioni (ciò riguarda le commissioni dei fondi SIE);
• sono responsabili delle decisioni di finanziamento pur essendo anche beneficiari di una sovvenzione, o del monitoraggio della conformità da parte dei beneficiari di sovvenzione ai quali possono essere collegati (questo riguarda gli organismi intermedi); e
• sono responsabili dell'aggiudicazione degli appalti alle organizzazioni a cui possono essere collegati (ciò riguarda gli appalti da parte dei beneficiari delle sovvenzioni).

Le linee guida elencano esempi di conflitti di interesse per una migliore comprensione.

Linee guida per le commissioni dei fondi SIE

Il presidente e il segretariato devono garantire che i membri siano consapevoli dei loro obblighi relativi ai conflitti di interesse e intraprendano azioni appropriate in caso di violazioni di tali obblighi.

I membri sono tenuti a completare un registro degli interessi rilevanti almeno una volta in un periodo di 12 mesi (inclusi interessi pecuniari e non pecuniari, personali o di altro tipo, e dichiarando eventuali regali o ospitalità ricevuti in qualità di membri) e di qualsiasi modifica in tali interessi che si verifichi mentre sono membri.

I membri sono inoltre tenuti a dichiarare un interesse per qualsiasi punto dell'ordine del giorno in cui sia richiesta un'approvazione, un parere o un'opinione e che possa causare un impatto materiale diretto, economico o di altro tipo, negativo o positivo, personalmente o per l'organizzazione o l'istituzione che rappresentano, o in cui tale approvazione, parere o opinione possa essere considerata influenzata dalla partecipazione di tale membro.

Spetterà al Presidente decidere se il membro può partecipare e/o contribuire alla discussione, nonostante i membri stessi possano anche decidere di essere assenti durante la discussione.

I conflitti di interesse dovrebbero essere registrati a verbale dal Presidente. Nel caso in cui non siano dichiarati interessi, va registrato a verbale anche questo.

Linee guida per gli organismi intermedi

Ciascuna Autorità di Gestione (AdG) e OI devono firmare un Protocollo d’intesa (MoU), in cui delegheranno le funzioni e i compiti ivi specificati. Sarà presente un team di OI per amministrare compiti e funzioni delegati dalle AdG.

Ciascun OI dovrebbe preparare una dichiarazione di "Accordi di gestione e controllo per i conflitti di interesse", che farà parte della documentazione del MoU. Tale dichiarazione dovrebbe definire le modalità specifiche per la gestione dei conflitti di interesse e deve essere approvata da ciascuna AdG, che si consulterà a vicenda con le altre per garantire che vi sia una visione unica delle proposte.

Inoltre, dovrebbe essere descritta la corporate governance del team di OI. La governance deve essere progettata in modo tale da garantire una separazione delle funzioni, ad esempio tra il team di OI e i team finanziati dai fondi SIE, i richiedenti e le parti dell'Autorità interessate all'ambito e alle attività nell'ambito dell'invito.

Laddove vengano identificati i rischi, dovrebbero essere definite modalità di mitigazione chiare ed efficaci.

Linee guida per i beneficiari di sovvenzioni

I beneficiari delle sovvenzioni devono garantire che tutte le fasi di un processo di appalto intrapreso (preparazione, attuazione o chiusura) siano esenti da conflitti di interesse. All'inizio del processo di appalto, il responsabile del progetto deve firmare un modulo di dichiarazione che sarà conservato in archivio ai fini di verifiche. Questo afferma che non ci sono conflitti noti.

Se, a seguito del completamento di tale dichiarazione, un soggetto dichiara un conflitto di interessi, o se sussistono dubbi sulla sua imparzialità, i beneficiari della sovvenzione si assicurano che tale soggetto non partecipi più all'esercizio di appalto. Se, a causa di circostanze eccezionali, non è possibile escludere il soggetto, i beneficiari delle sovvenzioni dovrebbero garantire che la decisione presa sia completamente trasparente.

I beneficiari delle sovvenzioni dovrebbero garantire che i processi di appalto siano rivisti costantemente per cogliere eventuali cambiamenti dei conflitti di interesse nel tempo. Devono condurre ulteriori controlli se hanno ricevuto informazioni su un potenziale conflitto di interessi da estranei senza alcun collegamento con l'esercizio di appalto.

Se un conflitto di interessi ha già compromesso il processo decisionale, i beneficiari delle sovvenzioni dovrebbero annullare e rieseguire l'esercizio di appalto.

Per aumentare la consapevolezza del personale, i beneficiari delle sovvenzioni sono inoltre invitati a mantenere una formazione continua sull'identificazione, la gestione e il monitoraggio dei conflitti di interesse.

• Presentazione di esempi concreti per comprendere i conflitti di interesse
• Chiara descrizione del processo per gestire i conflitti di interesse considerando l'organizzazione specifica dei diversi gruppi target
• Modelli per una dichiarazione sui conflitti di interesse e un registro dei conflitti di interesse
• Meccanismo di segnalazione (caselle di posta in arrivo) per la segnalazione dei conflitti di interesse
• L'implementazione delle linee guida fa parte degli audit.

Dato che le linee guida sono una guida esterna per le commissioni dei fondi SIE, gli organismi intermedi e i beneficiari delle sovvenzioni, il Ministry of Housing, Communities & Local Government non dispone di statistiche sulla loro attuazione o sui conflitti di interessi rilevati.

Laddove un conflitto di interessi sia individuato nelle raccomandazioni delle commissioni dei fondi SIE o nel processo decisionale degli organismi intermedi, e non sia adeguatamente gestito e monitorato, ciò costituisce una violazione dell'Articolo 57 del Regolamento Finanziario ed è probabile che venga applicata una sanzione pecuniaria all’Autorità di Gestione.

La decisione in questione può anche essere impugnata nei tribunali nazionali.

Qualora un conflitto di interessi venga individuato negli appalti pubblici e non sia adeguatamente gestito e monitorato, ciò potrebbe portare alla possibile applicazione di una sanzione pecuniaria ai beneficiari del finanziamento.

Le sanzioni pecuniarie sono state applicate raramente. Anche i meccanismi di segnalazione (caselle di posta in arrivo) hanno ricevuto un numero limitato di denunce di conflitti di interesse che sono state gestite di conseguenza.

• Consultazione di vari dipartimenti e professionisti per l'elaborazione delle linee guida
• Inclusione del tema dei conflitti di interesse nella formazione, nella comunicazione (bollettini interni ed esterni) e nelle valutazioni periodiche del rischio di frode
• Discussione sui conflitti di interesse come punto all'ordine del giorno standard nelle riunioni, ad esempio delle commissioni dei fondi SIE
• Utilizzo del Counter Fraud Leads Network con funzionari designati per la lotta antifrode che presentano eventuali problemi/domande per il rispettivo team nella rete e comunicano eventuali problemi chiave e le migliori pratiche.

• L'approccio per sviluppare linee guida non è mirato, mentre la consultazione di parti diverse è la chiave per avere il consenso
• La gestione efficace dei conflitti di interesse deve essere inclusa nella formazione, nella comunicazione e nelle riunioni periodiche.