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Anti-Fraud Knowledge Centre

Guía sobre la identificación, gestión y seguimiento de los conflictos de intereses en el FEDER y el FSE

Contexto y objetivos

En el contexto del FEDER / FSE, pueden surgir conflictos de intereses en varias situaciones. La falta de identificación, gestión y seguimiento adecuados de un conflicto de intereses puede comprometer el proceso de toma de decisiones y provocar daños a la reputación y, en algunos casos, la aplicación de una sanción financiera.

El tema de los conflictos de intereses se identificó en las auditorías y, por lo tanto, el Ministerio de Vivienda, Comunidades y Gobierno Local estableció en 2016 una guía externa para los comités de los Fondos EIE, los organismos intermedios y los beneficiarios de las subvenciones que complementan las prácticas ya existentes para la gestión de los conflictos de intereses.

Esta guía se ocupa principalmente de:

  1. decisiones sobre la asignación de financiación por parte de la autoridad de gestión y los órganos intermedios, y
  2. contratación por parte de todos los beneficiarios de la subvención, inclusive autoridades no contratantes.

Incluye una definición y ejemplos de conflictos de intereses, datos de contacto para informar sobre supuestos conflictos de intereses y un Modelo de declaración de conflictos de intereses que pueden utilizar las autoridades.

Es responsabilidad de los miembros de los comités de los Fondos EIE, los Organismos intermedios y los beneficiarios de las subvenciones asegurar el cumplimiento de los requisitos establecidos en la guía y las obligaciones que surgen de la legislación nacional o de la UE. La guía se cubre en sesiones periódicas de capacitación y sensibilización, se discute durante las evaluaciones del riesgo de fraude y su aplicación es objeto de auditorías.

Descripción de la práctica

La guía fue desarrollada por el Ministerio de Vivienda, Comunidades y Gobierno Local en cooperación con la Red de Oficiales contra el fraude dedicados en todo el país (Counter Fraud Leads Network). La red incluye Oficiales Designados de Lucha contra el Fraude para cada equipo de Crecimiento. Además, se consultó a auditores e investigadores dentro del gobierno, así como a la Oficina Nacional de Auditoría.

Este enfoque colaborativo identificó una amplia gama de áreas y niveles donde pueden aparecer conflictos de intereses y la elaboración de orientaciones concretas y prácticas. La inclusión de diferentes interlocutores también aseguró la aceptación de las personas que finalmente implementaron las especificaciones.

La guía se comunicó a través del sitio web gov.uk y boletines de comunicaciones externas. La gestión de los conflictos de intereses también aparece habitualmente en los boletines internos.

Los conflictos de intereses se tratan en la capacitación anual para funcionarios públicos sobre prevención del fraude y desde su creación, la guía se menciona en estas jornadas de capacitación. El tema también se trata durante las evaluaciones periódicas del riesgo de fraude.

También se crearon mecanismos de denuncia en 2016. Cualquier inquietud sobre el fraude o las faltas de conducta en relación con los gastos del FEDER debe informarse de conformidad con la estrategia de lucha contra el fraude del FEDER y del FSE.

La guía se revisa anualmente para incluir las lecciones aprendidas de su implementación. Además, se realizan actualizaciones:

  • como resultado de auditorías, acciones de verificación o recomendaciones,
  • a través de los problemas detectados por la Red de Oficiales contra el fraude,
  • conflictos planteados en los Comités de los Fondos EIE.

 

Contenido general de la guía

Siguiendo la definición de la Oficina Nacional de Auditoría, la guía define un conflicto de intereses como un "conjunto de circunstancias que crean un riesgo de que la capacidad de una persona para aplicar el juicio o actuar en un rol sea, o pueda estar, afectada o influenciada por un rol secundario".

 

Los conflictos de intereses no son necesariamente delitos penales. Como destaca la definición, puede surgir un conflicto incluso si el individuo no se beneficia realmente del conflicto. Basta que la capacidad de decisión de un individuo pueda estar en riesgo de verse afectada o influenciada por un interés secundario.

Los intereses secundarios pueden incluir intereses financieros directos o indirectos; intereses no financieros o personales (como obsequios o atenciones) y lealtades en competencia entre una organización con la que el responsable de la toma de decisiones tiene un deber y alguna otra persona o entidad.

 

Los agentes financieros y demás personas que participan de la ejecución y gestión, auditoría o el control del presupuesto no adoptarán ninguna medida que pueda acarrear un conflicto entre sus propios intereses y los de la Unión.

 

En el contexto de los Fondos EIE, pueden surgir conflictos de intereses cuando una persona u organización:

  • proporciona recomendaciones sobre decisiones de financiación al mismo tiempo que trabaja o consulta con los beneficiarios de las subvenciones (se refiere a los Comités de los Fondos EIE);
  • es responsable de tomar decisiones de financiación y, al mismo tiempo, ser beneficiario de la subvención o de supervisar el cumplimiento por parte de los beneficiarios de la subvención a los que puedan estar vinculados (esto se refiere a los organismos intermedios); y
  • es responsable de adjudicar contratos a organizaciones a las que puedan estar vinculados (esto se refiere a las adquisiciones realizadas por los beneficiarios de la subvención).

La guía enumera ejemplos de conflictos de intereses para una mejor comprensión.

Guía para los comités de los Fondos EIE

El Presidente y la Secretaría deben asegurarse de que los miembros conozcan sus obligaciones relacionadas con los conflictos de intereses y tomar las medidas adecuadas en caso de incumplimiento de dichas obligaciones.

Los miembros deben completar un registro de intereses relevantes al menos una vez cada 12 meses (incluidos los intereses pecuniarios y no pecuniarios, personales o de otro tipo, y declarar cualquier obsequio o atención recibida en su calidad de miembros) y cualquier cambio en dichos intereses que surgen mientras son miembros.

Los miembros también deben declarar interés en cualquier tema de la agenda donde se requiera aprobación, punto de vista u opinión y que pueda causar un impacto material directo, financiero o de otro tipo, negativo o positivo, ya sea personalmente o a la organización o institución que representan o donde tal aprobación, punto de vista u opinión puede considerarse contaminada por la participación de ese miembro.

El Presidente deberá decidir si el miembro puede asistir y / o contribuir a la discusión, si bien los propios miembros también pueden optar por estar ausentes durante la duración de dicha discusión.

El Presidente debe registrar los conflictos de intereses en las actas. Si no existen intereses declarados, se dejará constancia de ello en el acta.

Guía para organismos intermedios

Cada  Autoridad de Gestión (AG) y Organismo intermedio (OI) deben firmar un Memorando de Entendimiento (MoU) que delegará las funciones y tareas especificadas en el mismo. Se establecerá un equipo con OI para administrar las tareas y funciones delegadas por las AG.

Cada OI debe preparar una declaración de 'Disposiciones de gestión y control para conflictos de intereses', que formará parte de la documentación del Memorando de Entendimiento. Esta declaración debe establecer los arreglos específicos para manejar los conflictos de intereses y debe ser aprobada por cada AG, quienes se consultarán entre sí para asegurarse de que exista una opinión única sobre las propuestas.

Además, se debe describir la gobernanza corporativa del equipo de OI. La gobernanza se debe diseñar de tal manera que garantice una separación de funciones, por ejemplo, entre el equipo del OI y los equipos financiados por los Fondos EIE, solicitantes y partes de la Autoridad con interés en el alcance y las actividades de la convocatoria.

Cuando se identifican riesgos, deben establecerse arreglos de mitigación claros y efectivos.

Guía para los beneficiarios de subvenciones

Los beneficiarios de las subvenciones deben asegurarse de que todas las etapas de un proceso de adquisición emprendido (preparación, implementación o cierre) estén libres de conflictos de intereses. El director del proyecto debe firmar un formulario de declaración al inicio del proceso de adquisición y conservarlo en el archivo para fines de auditoría. Esto indica que no hay conflictos conocidos.

Cuando, una vez completada dicha declaración, una persona declare algún conflicto de intereses o si existen dudas sobre su imparcialidad, los beneficiarios de la subvención se asegurarán de que esta persona ya no participe en el ejercicio de contratación. Si, debido a circunstancias excepcionales, no es posible excluir a esta persona, los beneficiarios de la subvención deben asegurarse de que la decisión adoptada sea totalmente transparente.

Los beneficiarios de las subvenciones deben asegurarse de que los procesos de adquisiciones se revisen continuamente para capturar cualquier cambio en los conflictos de intereses a lo largo del tiempo. Deben realizar verificaciones adicionales cuando hayan recibido información sobre un posible conflicto de intereses de personas externas sin conexión con el ejercicio de adquisición.

Si un conflicto de intereses ya ha comprometido el proceso de toma de decisiones, los beneficiarios de la subvención deben cancelar y volver a ejecutar el ejercicio de adquisición.

Para sensibilizar al personal, también se insta a los beneficiarios de las subvenciones a que mantengan una formación continua sobre la identificación, gestión y seguimiento de los conflictos de intereses.

Características únicas

  • Suministro de ejemplos concretos para comprender los conflictos de intereses
  • Descripción clara del proceso para gestionar los conflictos de intereses teniendo en cuenta la organización específica de los diferentes grupos destinatarios
  • Plantillas de declaración de conflictos de intereses y registro de conflictos de intereses
  • Mecanismo de notificación (bandejas de entrada) para informar sobre conflictos de intereses
  • Implementación de la guía como parte de las auditorías

Productos y resultados

Dado que la guía es una guía externa para los Comités de los Fondos EIE, Organismos Intermedios y destinatarios de las subvenciones, el Ministerio de Vivienda, Comunidades y Gobierno Local no dispone de estadísticas sobre su implementación, ni los conflictos de intereses detectados.

Cuando se identifica un conflicto de intereses en las recomendaciones de los Comités de los Fondos EIE o en la toma de decisiones de los organismos intermedios y no se gestiona ni supervisa adecuadamente, esto constituye una infracción del artículo 57 del Reglamento financiero, es probable que se aplique una sanción financiera a la Autoridad de gestión.

La decisión en cuestión también puede impugnarse en los tribunales nacionales.

Cuando se identifica un conflicto de intereses en la contratación pública y no se gestiona ni supervisa adecuadamente, esto podría dar lugar a la posible aplicación de una sanción financiera a los beneficiarios de la subvención.

En raras oportunidades se aplicaron sanciones financieras. Los mecanismos de denuncia (bandejas de entrada) también recibieron un número limitado de denuncias sobre conflictos de intereses que, en consecuencia, fueron gestionados.

Factores claves del éxito

  • Consulta de varios departamentos y profesionales para la elaboración de la guía.
  • Inclusión del tema de los conflictos de intereses en la formación periódica, la comunicación (boletines internos y externos) y las evaluaciones del riesgo de fraude.
  • Discusión de los conflictos de intereses como un punto estándar del orden del día en las reuniones, por ejemplo, de los comités de los Fondos EIE
  • Uso de la Red de oficiales contra el fraude con funcionarios designados para la lucha contra el fraude que presentan cualquier problema / consulta para su equipo respectivo en la red y comunican los problemas clave y las mejores prácticas.

Desafíos encontrados y lecciones aprendidas

  • El enfoque fragmentario o "silo" para desarrollar una guía no es significativo, pero la consulta a las diferentes partes es clave para lograr la aceptación.
  • La gestión eficaz de los conflictos de intereses se debe abordar en la capacitación, la comunicación y las reuniones periódicas.
Guidance on Conflicts of Interest EN
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