Smjernice za utvrđivanje i nadziranje sukoba interesa te upravljanje njima u okviru ERDF-a i ESF-a

U kontekstu ERDF-a/ESF-a do sukob interesa može doći u brojnim situacijama. Neuspješno utvrđivanje i nadziranje sukoba interesa, te upravljanje njime može ugroziti postupak donošenja odluka i dovesti do narušavanja ugleda te, u nekim slučajevima, novčane kazne. 

Tema sukoba interesa utvrđena je u revizijama, stoga je Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave 2016. uspostavilo vanjske smjernice za odbore ESIF-a, posrednička tijela i primatelje bespovratnih sredstava koje nadopunjuju već postojeću praksu upravljanja sukobom interesa.

Ove se smjernice prvenstveno odnose na:

1. odluke o dodjeli sredstava koje donose upravljačko tijelo i posrednička tijela
2. nabavu od strane svih primatelja bespovratnih sredstava, uključujući neugovorna tijela.

Sadrži definiciju i primjere sukobâ interesa, podatke za kontakt za prijavu navodnih sukoba interesa i obrazac izjave o sukobima interesa kojim se tijela mogu služiti.

Odgovornost je članova odborâ ESIF-a, posredničkih tijela i primatelja bespovratnih sredstava da osiguraju poštivanje uvjeta definiranih u smjernicama i svih obveza prema EU ili domaćem zakonodavstvu. Smjernice se obrađuju na redovitim sesijama edukacije i podizanja svijesti, o njima se razgovara tijekom procjena rizika od prijevara, a njihova je primjena predmet revizija.

Smjernice je razvilo Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave u suradnji s mrežom posebnih službenika za borbu protiv prijevara diljem države (Counter Fraud Leads Network). Mreža uključuje službenike imenovane za borbu protiv prijevara za svaki tim za postizanje rasta. Uz to, uzeti su u obzir savjeti vladinih revizora i istražitelja te Državnog ureda za reviziju.

Tim se suradničkim pristupom utvrdilo da postoji široka lepeza područja i razina na kojima bi se mogli pojaviti sukobi interesa, te su razrađene konkretne i praktične smjernice. Uključivanje različitih sugovornika osiguralo je i da praksu prihvate ljudi koji su na kraju primijenili specifikacije.

Smjernice su predstavljene preko internetske stranice gov.uk i biltenâ za vanjsku komunikaciju. Upravljanje sukobom interesa objavljuje se redovito i u internim biltenima.

Sukobi interesa obrađuju se na godišnjim edukacijama za državne službenike o suzbijanju prijevara, a smjernice se spominju na tim edukacijama od njihovog začetka. Tema se također obrađuje tijekom redovitih procjena rizika od prijevara.

Mehanizmi izvješćivanja isto su nastali 2016. godine. Svaki razlog za zabrinutost zbog moguće prijevare ili zlonamjernog ponašanja u vezi s izdacima u okviru ERDF-a mora se prijaviti u skladu sa Strategijom za borbu protiv prijevara ERDF-a i ESF-a.

Smjernice se pregledavaju svake godine kako bi se obuhvatila sva stečena iskustva iz njihove provedbe. Osim toga, izmjene se vrše:

• kao rezultat revizija, radnji provjere ili preporuka
• na temelju svih problema koje je otkrila Mreža za borbu protiv prijevara
• na temelju sukoba interesa iznesenih na razmatranje na odborima ESIF-a.

Opći sadržaj smjernica

Slijedom definicije Državnog ureda za reviziju smjernice definiraju sukob interesa kao „skup okolnosti iz kojih nastaje rizik da sposobnost pojedinca za prosudbu ili djelovanje u jednoj ulozi bude, ili bi mogla biti, narušena ili da na nju može utjecati sekundarni interes.”

Sukobi interesa nisu nužno kazneno djelo. Kao što definicija naglašava, sukob može nastati čak i ako pojedinac zapravo nema koristi od tog sukoba interesa. Dovoljno je da sposobnost odlučivanja pojedinca bude u opasnosti da bude narušena ili da na nju utječe sekundarni interes.

Sekundarni interesi mogu uključivati izravne ili neizravne financijske interese, nefinancijske ili osobne interese (poput poklona ili gostoprimstva) i istovremenu privrženost organizaciji za kojoj donositelj odluka radi i nekoj drugoj osobi ili entitetu.

Financijski akteri i druge osobe uključene u provedbu proračuna i upravljanje njime, te reviziju ili kontrolu ne smiju poduzimati nikakve radnje koje bi mogle njihove vlastite interese dovesti u sukob s interesima Europske unije.

U kontekstu ESIF-a sukobi interesa mogu nastati u sljedećim situacijama:

• Osoba ili organizacija daje preporuke o odlukama o financiranju, a istovremeno radi ili savjetuje primatelje bespovratnih sredstava (ovo se odnosi na odbore ESIF-a).
• Osoba ili organizacija zadužena je za donošenje odluka o financiranju, a istovremeno je i primatelj bespovratnih sredstava, odnosno za praćenje usklađenosti primatelja bespovratnih sredstava s kojima mogu biti povezani (ovo se odnosi na posrednička tijela).
• Osoba ili organizacija odgovorna je za dodjelu ugovora organizacijama s kojima može biti povezana (ovo se odnosi na nabavu od strane primatelja bespovratnih sredstava).

U smjernicama su navedeni primjeri sukoba interesa radi boljeg razumijevanja.

Smjernice za odbore ESIF-a

Predsjedavajući i tajništvo moraju se pobrinuti da su članovi svjesni svojih obveza koje se odnose na sukobe interesa i poduzeti odgovarajuće mjere u slučaju kršenja tih obveza.

Članovi su dužni ispuniti registar relevantnih interesa najmanje jednom u svakih 12 mjeseci (uključujući novčane i nenovčane, osobne ili druge interese te prijaviti bilo kakve poklone ili gostoprimstvo koje su primili u svojstvu članova) i sve promjene u tim interesima do kojih dođe dok god su članovi.

Članovi se trebaju izjasniti i o interesu za bilo koju točku dnevnog reda za koju je potrebno odobrenje ili mišljenje i koja može prouzročiti izravan materijalni utjecaj, financijski ili bilo koji drugi, negativan ili pozitivan, bilo osobno ili organizaciji odnosno instituciji koju predstavljaju ili gdje se takvo odobrenje ili mišljenje može smatrati pristranim sudjelovanjem tog člana.

Predsjedavajući će odlučiti može li član prisustvovati i/ili pridonijeti raspravi, bez obzira na to što i sami članovi mogu odlučiti biti odsutni tijekom trajanja te rasprave.

Sukobe interesa predsjedavajući treba zabilježiti u zapisnik. Ako nema obznanjenih interesa, i to će biti zabilježeno u zapisniku.

Smjernice za posrednička tijela

Memorandum razumijevanja (MoU) moraju potpisati svako upravljačko tijelo (UT) i posredničko tijelo (PT) koje će delegirati funkcije i zadatke navedene u njemu. Bit će uspostavljen tim PT-a koji će upravljati zadacima i funkcijama koje delegiraju UT-i.

Izvještaj o „Mjerama za upravljanje i kontrolu za sukobe interesa” trebao bi pripremiti svaki PT, a to će biti dio dokumentacije MoU-a. Ovaj izvještaj treba utvrditi posebne mjere za rješavanje sukobâ interesa i mora ga odobriti svaki UT, koji će se međusobno savjetovati kako bi se osiguralo jedinstveno stajalište o prijedlozima.

Uz to, trebalo bi opisati korporativno upravljanje tima PT-a. Upravljanje mora biti osmišljeno na takav način da osigura razdvajanje funkcija, npr. između tima PT-a i timova koje financira ESIF, podnositeljâ prijava i dijelova tijela sa zanimanjem za opseg i aktivnosti u okviru natječaja.

Tamo gdje se utvrde rizici trebaju se uspostaviti jasne i učinkovite mjere ublažavanja rizika.

Smjernice za primatelje bespovratnih sredstava

Primatelji bespovratnih sredstava moraju osigurati da sve faze poduzetog postupka nabave (priprema, provedba ili dovršetak) budu bez sukobâ interesa. Na početku postupka nabave voditelj projekta mora potpisati obrazac izjave i zadržati ga u evidenciji radi revizije. U toj se izjavi navodi da ne postoje poznati konflikti interesa. 

Kada nakon popunjavanja i potpisivanja takve izjave neka osoba izjavi da je u sukobu interesa ili ako postoje sumnje u njezinu nepristranost, primatelji bespovratnih sredstava dužni su osigurati da ta osoba više ne sudjeluje u provedbi nabave. Ako zbog izvanrednih okolnosti nije moguće isključiti tu osobu, primatelji bespovratnih sredstava trebaju osigurati da je donesena odluka u potpunosti transparentna.

Primatelji bespovratnih sredstava trebali bi osigurati da se postupci nabave redovito provjeravaju kako bi se utvrdila bilo kakva promjena u sukobima interesa tijekom vremena. Moraju provesti dodatne provjere tamo gdje su primili bilo kakve informacije o potencijalnom sukobu interesa od vanjskih osoba koje nisu povezane s provedbom nabave.

Ako je sukob interesa već ugrozio postupak odlučivanja, primatelji bespovratnih sredstava trebaju otkazati i ponovno pokrenuti provedbu nabave.

Da bi se podigla svijest zaposlenika, primatelji bespovratnih sredstava pozivaju se i da održavaju redovitu edukaciju o utvrđivanju i nadziranju sukoba interesa, te upravljanja njime.

• pružanje konkretnih primjera za razumijevanje sukobâ interesa
• jasan opis postupka za upravljanje sukobima interesa s obzirom na specifičnu organizaciju različitih ciljnih skupina
• predlošci za izjavu o sukobima interesa i registar sukobâ interesa
• mehanizam izvještavanja (dolazne pošte) za prijavu sukobâ interesa
• provedba smjernica u okviru revizije.

S obzirom na to da su smjernice vanjske smjernice za odbore ESIF-a, posrednička tijela i primatelje bespovratnih sredstava, Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave nema nikakve statističke podatke o njihovoj provedbi ili otkrivenim sukobima interesa.

Ako se u preporukama odbora ESIF-a ili u donesenim odlukama posredničkih tijela utvrdi sukob interesa, te se njime ne upravlja niti ga se nadzire na odgovarajući način, to predstavlja kršenje članka 57. Financijske uredbe i vjerojatno će rezultirati novčanom kaznom za upravljačko tijelo.

Takva se odluka može i osporiti na domaćim sudovima.

Ako se u javnoj nabavi utvrdi sukob interesa te se njime potom ne upravlja niti ga se nadzire na odgovarajući način, to bi moglo dovesti do novčane kazne za primatelje bespovratnih sredstava.

Rijetko je dolazilo do novčanih kazni. Mehanizmi izvješćivanja (dolazne pošte) su isto zaprimili ograničen broj navoda o sukobima interesa kojima se potom upravljalo.

• savjetovanje s različitim odjelima i stručnjacima u svrhu razrade smjernica
• uključivanje teme sukobâ interesa u redovite edukacije, komunikaciju (unutarnji i vanjski bilteni) i procjene rizika od prijevare
• rasprava o sukobima interesa kao standardna točka dnevnog reda na sastancima, npr. odborâ ESIF-a
• upotreba mreže za borbu protiv prijevara sa službenicima imenovanim za borbu protiv prijevara koji predstavljaju bilo kakve probleme/upite za svoj tim u mreži i prenose sve ključne probleme i najbolju praksu.

• Izolirano djelovanje bez suradnje u izradi smjernica nije svrhovito, već je savjetovanje s različitim stranama ključno za opće prihvaćanje smjernica.
• Učinkovito upravljanje sukobima interesa mora biti uključeno u edukaciju, komunikaciju i redovite sastanke.