Pokyny pro identifikaci, řízení a monitorování střetu zájmů v rámci EFRR a ESF

V kontextu EFRR/ESF může ke střetu zájmů docházet v řadě situací. Nesprávná identifikace, řízení a sledování střetu zájmů může ohrozit rozhodovací proces a vést k poškození dobré pověsti a v některých případech i k uplatnění finančních sankcí.

Téma střetu zájmů bylo identifikováno v rámci auditů a Ministerstvo bydlení, komunit a místních samospráv proto v roce 2016 stanovilo externí pokyny pro výbory ESIF, zprostředkující subjekty a příjemce grantů, které doplňily již existující postupy pro řešení střetů zájmů.

Tyto pokyny se týkají především:

1. rozhodnutí o přidělení finančních prostředků řídícím orgánem a zprostředkujícími subjekty a
2. řízení veřejných zakázek všemi příjemci grantu včetně mimosmluvních orgánů.

Pokyny zahrnují definici a příklady střetů zájmů, kontaktní údaje pro hlášení domnělých střetů zájmů a vzorové prohlášení o střetu zájmů, které mohou orgány použít.

Je odpovědností členů výborů, zprostředkujících subjektů a příjemců grantů ESIF, aby zajistili, že budou dodržovat požadavky stanovené v pokynech a veškeré povinnosti vyplývající z právních předpisů EU nebo vnitrostátních právních předpisů. Pokyny jsou šířeny pravidelnými školeními a osvětovými setkáními, během nichž se diskutuje o hodnocení rizik podvodů, a jejichž aplikace je předmětem auditů.

Ministerstvo bydlení, komunit a místních samospráv vypracovalo pokyny ve spolupráci se sítí specializovaných úředníků pro boj proti podvodům po celé zemi (Network Counter Fraud Leads Network). Síť zahrnuje pověřené zaměstnance pro boj proti podvodům pro každý růstový tým. Kromě toho byli k vypracování přizváni státní auditoři a vyšetřovatelé i národní kontrolní úřad.

Tento přístup založený na spolupráci určil širokou škálu oblastí a úrovní, kde by mohlo dojít ke střetu zájmů, a vypracování konkrétních a praktických pokynů. Zahrnutí různých projektových partnerů zajistilo aktivní podporu od lidí, kteří nakonec implementovali specifikace.

Pokyny byly sděleny prostřednictvím webových stránek gov.uk a zpravodajů pro externí komunikaci. Řešení střetů zájmů je také pravidelně uváděno v interních zpravodajích.

Téma střetů zájmů je také předmětem každoročního školení pro úředníky v oblasti prevence podvodů. Od jejich vytvoření jsou během těchto školení probírány i pokyny. Tématu se věnuje také pravidelné hodnocení rizik podvoduů.

V roce 2016 byly rovněž vytvořeny mechanismy pro podávání hlášení. Jakékoli pochybnosti týkající se podvodů nebo zneužití v souvislosti s výdaji v rámci EFRR musí být nahlášeny v souladu se strategií EFRR a ESF pro boj proti podvodům.

Pokyny jsou každoročně revidovány, aby zahrnovaly veškeré poznatky získané při jejich provádění. Kromě toho se provádějí aktualizace:

• v důsledku auditů, ověřovacích akcí nebo doporučení,
• v důsledku jakýchkoli problémů zachycených sítí Counter Fraud Leads Network,
• v důsledku střetů zájmů ve výborech ESIF.

Obecný obsah pokynů

V návaznosti na definici Národního auditního úřadu pokyny definují střet zájmů jako „soubor okolností, které vytvářejí riziko, že schopnost jednotlivce uplatnit úsudek nebo jednat pouze v jedné roli je nebo by mohla být narušena nebo ovlivněna sekundárním zájmem.“

Střet zájmů nemusí být nutně trestným činem. Jak zdůrazňuje definice, může dojít ke střetu, i když jednotlivec ve skutečnosti ze střetu nemá prospěch. Je dostačující, aby schopnost jednotlivce rozhodovat mohla být ohrožena nebo ovlivněna sekundárním zájmem.

Sekundární zájmy mohou zahrnovat přímé nebo nepřímé finanční zájmy, nefinanční nebo osobní zájmy (jako jsou dary nebo pohostinství) a konkurenční loajalitu mezi organizací, které osoba s rozhodovací pravomocí něco dluží, a nějakou jinou osobou či subjektem.

Účastníci finančních operací a jiné osoby podílející se na plnění rozpočtu a na jeho správě, auditu nebo kontrole se zdrží jakéhokoli jednání, jež by mohlo uvést jejich zájmy do střetu se zájmy Evropské unie.

V kontextu ESI fondů může nastat střet zájmů, když jednotlivec nebo organizace:

• poskytne doporučení ohledně rozhodnutí o financování a zároveň pracuje pro příjemce grantu nebo mu radí (týká se výborů ESI fondů),
• odpovídá za přijímání rozhodnutí o financování a zároveň je příjemcem grantu nebo odpovídá za monitoring dodržování pravidel příjemci grantu, s nimiž může být spojena (týká se zprostředkujících subjektů) a
• odpovídá za přidělování zakázek organizacím, s nimiž může být spojena (týká se řízení veřejných zakázek příjemci grantu).

Pokyny uvádějí pro lepší pochopení příklady střetů zájmů.

Pokyny pro výbory ESIF

Předseda a sekretariát musí zajistit, aby si členové byli vědomi svých povinností týkajících se střetů zájmů, a v případě porušení těchto povinností byla přijata vhodná opatření.

Členové jsou povinni alespoň jednou za 12 měsíců vyplnit rejstřík příslušných zájmů (včetně finančních a nefinančních, osobních nebo jiných zájmů a prohlášení o jakýchkoli darech nebo pohostinnosti, které obdrželi jako členové) a uvést jakékoli změny v těchto zájmech, ke kterým dojde během období jejich členství.

Členové jsou rovněž povinni deklarovat zájem na jakémkoli bodu agendy, kde je vyžadován jejich souhlas, názor nebo stanovisko a který může mít přímý materiální, finanční nebo jiný dopad, ať už negativní nebo pozitivní, na příslušného jednotlivce nebo na organizaci či instituci, kterou zastupují, nebo pokud lze takový souhlas, názor nebo stanovisko považovat za ovlivněný participací daného člena.

O tom, zda se člen může zúčastnit diskuse a/nebo k ní přispět, rozhoduje předseda výboru, a to bez ohledu na to, zda se po dobu konání této diskuse může člen hlasování sám zdržet.

Střet zájmů by měl předseda zaznamenat do zápisu. Pokud nebyly nahlášeny žádné střety zájmy, bue to stejně tak zmíněno v zápisu.

Pokyny pro zprostředkující subjekty

Mezi každým řídicím orgánem a zprostředkujícím subjektem, na který budou delegování funkce a úkoly, musí být podepsáno Memorandum o porozumění , kde budou tyto funkce a úkoly uvedeny. Rovněž bude sestaven tým zprostředkujícího subjektu, který bude spravovat úkoly a funkce delegované řídicím orgánem.

Každý IB by měl připravit prohlášení „Opatření pro řízení a kontrolu střetů zájmů“, které bude součástí dokumentace k Memorandu o porozumění. Toto prohlášení by mělo stanovit konkrétní opatření v případě nutnosti řešit střet zájmů a musí být schváleno každým MA po předchozí vzájemné konzultaci, aby byl zajištěn jednotný pohled na návrhy.

Kromě toho by měla být popsána správa a řízení týmu IB. Řízení musí být navrženo takovým způsobem, aby byla zajištěna oddělenost funkcí, např. mezi týmem IB a týmy financovanými z ESIF, žadateli a sekcemi orgánu, který má zájem na rozsahu a činnostech v rámci výzvy na podávání nabídek.

V případě zjištění rizik by měla být stanovena jasná a účinná opatření, která povedou ke zmírnění.

Pokyny pro příjemce grantu

Příjemci grantu musí zajistit, aby všechny fáze prováděného procesu zadávání zakázek (příprava, implementace nebo uzavření) byly bez střetu zájmů. Prohlášení musí být podepsáno projektovým manažerem na začátku procesu výběrového řízení pro veřejnou zakázku a uchováno v evidenci pro účely auditu. Prohlášení musí uvádět, že neexistují žádné známé střety zájmů.

Pokud osoba po podání prohlášení prohlásí jakýkoli střet zájmů nebo pokud existují pochybnosti o její nestrannosti, zajistí příjemci grantu, aby se tato osoba již neúčastnila řízení veřejné zakázky. Pokud z důvodu výjimečných okolností není možné tuto osobu vyloučit, měli by příjemci grantu zajistit, aby přijaté rozhodnutí bylo plně transparentní.

Příjemci grantu by měli zajistit, aby řízení veřejných zakázek bylo průběžně kontrolováno a aby byly zachyceny jakékoli změny ve střetu zájmů v průběhu času. Pokud byly obdrženy jakékoli informace o možném střetu zájmů od cizích osob, které nemají žádnou souvislost s výběrovým řízením, musí být provedeny dodatečné kontroly.

Pokud střet zájmů již narušil rozhodovací proces, měli by příjemci grantu zrušit a znovu spustit výběrové řízení.

Aby se zvýšilo povědomí zaměstnanců, příjemci grantu jsou rovněž vyzýváni k tomu, aby se průběžně školili v oblasti identifikace, řízení a sledování střetů zájmů.

• Poskytnutí konkrétních příkladů k porozumění střetu zájmů
• Jasný popis procesu pro řízení střetů zájmů s ohledem na konkrétní organizaci různých cílových skupin
• Šablony pro prohlášení o střetu zájmů a registr střetů zájmů
• Mechanismus hlášení (doručené pošty) pro hlášení střetu zájmů
• Implementace pokynů jako součást auditů.

Vzhledem k tomu, že tyto pokyny jsou externími pokyny pro výbory ESIF, zprostředkující subjekty a příjemce grantů, Ministerstvo bydlení, komunit a místních samospráv nemá žádné statistiky o jejich realizaci ani o zjištěných střetech zájmů.

Pokud je střet zájmů zjištěn v doporučeních výborů ESIF nebo v rozhodování zprostředkujících subjektů a není řádně řízen a sledován, znamená to porušení článku 57 finančního nařízení a je pravděpodobné, že to bude mít za následek finanční sankci pro řídicí orgán.

Dotčené rozhodnutí může být napadeno i vnitrostátními soudy.

Pokud je ve veřejných zakázkách zjištěn střet zájmů a není řádně řízen a sledován, mohlo by to vést k možnému uplatnění finanční sankce pro příjemce grantu.

Finanční sankce byly uplatňovány jen zřídka. Mechanismy hlášení (doručené pošty) také obdržely omezený počet obvinění ze střetů zájmů, která byla následně vyřešena.

• Konzultace s různými odděleními a odborníky během vypracování pokynů
• Zahrnutí tématu střetu zájmů do pravidelného školení, komunikace (interní a externí zpravodaje) a hodnocení rizik podvodů
• Diskuse o střetu zájmů jako standardní položka během jednání, např. výborů ESIF
• Využívání sítě Counter Fraud Leads Network s pověřenými úředníky pro boj proti podvodům, kteří předkládají jakékoli problémy/dotazy svého příslušného týmu v síti a komunikují o všech klíčových problémech a osvědčených postupech.

• Přístup informačního sila k vypracování pokynů není účelný, místo toho se jako klíčové ukázalo konzultovat pokyny s různými stranami, které následn pomohly s implementací
• Efektivní řízení střetů zájmů je třeba zahrnout do školení, komunikace a pravidelných schůzek.