Krajowe wytyczne dotyczące stosowania systemu przeciwdziałania oszustwom ARACHNE

ARACHNE to narzędzie do analizy danych promowane przez KE, które ma pomóc w identyfikacji projektów finansowanych przez ESI potencjalnie narażonych na ryzyko nadużyć. Ministerstwo Gospodarki i Finansów (MEF – Ragioneria dello Stato) w porozumieniu z KE podjęło decyzję o dalszym promowaniu efektywnego wykorzystania ARACHNE wśród wszystkich regionalnych i krajowych administracji we Włoszech odpowiedzialnych za Programy Operacyjne EFRR i EFS 2014-2020, w celu wsparcia zapobiegania nadużyciom finansowym.

Na posiedzeniu Podkomitetu Monitorująco-Kontrolnego w dniu 4 czerwca 2018 roku (Patrz notatka MEF-RGS – Prot. 172465 z dnia 04.07.2018 r.) została powołana przez Ministerstwo MEF grupa robocza „ograniczona”. Grupa jest koordynowana przez Ministerstwo MEF; składa się między innymi z Instytucji Zarządzających i Audytowych niektórych krajowych oraz regionalnych programów operacyjnych. Jej celem jest określenie wspólnych wytycznych oraz metod korzystania z systemu ARACHNE w celu zapewnienia zgodności z polityką zwalczania nadużyć finansowych UE przewidzianą w ramach funduszy strukturalnych.

Do grupy roboczej zaliczono:

• 6 przedstawicieli Ministerstwa MEF.
• 5 z Narodowej Agencji Spójności Terytorialnej.
• 1 z Narodowej Agencji ds. Aktywnej Polityki Pracy.
• 1 z regionu Kampania
• 3 z regionu Emilia-Romagna
• 2 z regionu Friuli-Wenecja Julijska
• 5 z regionu Lombardia
• 1 z regionu Umbria

Region Friuli-Wenecja Julijska odegrał szczególną rolę w pracach nad przyjęciem wytycznych, biorąc pod uwagę, że ich dotychczasowe doświadczenia w korzystaniu z aplikacji odnosiły się również do okresu programowania 2007/2013 (kontakty: Fabio Cenzon fabio [dot] cenzonregione [dot] fvg [dot] it (fabio[dot]cenzon[at]regione[dot]fvg[dot]it)  i Pietro Sbuelz pietro [dot] sbuelzregione [dot] fvg [dot] it (pietro[dot]sbuelz[at]regione[dot]fvg[dot]it)).

Grupa opracowała „Wytyczne dotyczące stosowania wspólnotowego systemu zwalczania nadużyć finansowych ARACHNE”. Ten 30-stronicowy dokument wraz z powiązanymi załącznikami obejmuje:  

• opis organów korzystających z ARACHNE i ich obowiązków;
• przedmiotowy zakres stosowania ARACHNE i sposoby korzystania przez Instytucje Zarządzające;
• narzędzia i procedury strategii analizy ryzyka;
• zarządzanie przypadkami;

W szczególności opisuje wykorzystanie narzędzia przez trzy Instytucje (Instytucja Zarządzająca – IZ, Instytucja Certyfikująca – CA, Instytucja Audytu – IA). Dla Instytucji Zarządzającej określa:

• wykorzystanie narzędzia w analizie ryzyka w celu doboru próby operacji i beneficjentów do kontroli na podstawie próby (kontrole na miejscu, weryfikacje ex post; weryfikacje deklaracji własnych beneficjentów itp.)
• wykorzystanie narzędzia przy wyborze projektów i weryfikacji poprzez zbieranie danych i informacji o beneficjentach i wykonawcach;
• dostęp Instytucji Pośredniczących (IP), delegowanych przez Instytucję Zarządzającą za pośrednictwem ARACHNE. Sami beneficjenci nie mają dostępu do systemu
• wykorzystanie narzędzia do sprawdzania deklaracji własnych składanych przez beneficjentów dotyczących wielkości przedsiębiorstw w ramach pomocy publicznej, na podstawie rozporządzenia UE nr 651/2014, oraz jego wykorzystanie w celu zapewnienia, że przedsiębiorstwa znajdujące się w trudnej sytuacji finansowej są wyłączone ze wsparcia UE
• wykorzystanie ARACHNE w przeglądzie jakości funkcji powierzonych IP przez instytucje zarządzające (system przeglądu jakości oraz stały i ciągły nadzór nad zobowiązaniami i powierzonymi funkcjami). Instytucja Zarządzająca może wykorzystać system ARACHNE do kontroli wyrywkowej najbardziej ryzykownych operacji/projektów wybranych przez IP do objęcia ponowną kontrolą.

Włochy były pierwszym krajem, który opracował krajowe wytyczne przy udziale najważniejszych krajowych (MEF) i regionalnych zainteresowanych stron. Włochy mają zdecentralizowany system zasilania, obejmujący 19 regionów i 2 prowincje autonomiczne.

W przeciwieństwie do innych państw członkowskich UE, Włochy zdecydowały się na scentralizowany przepływ danych dla programów operacyjnych EFRR i EFS, który jest kontrolowany przez Krajowy System Monitorowania, którym z kolei zarządza Ministerstwo MEF. Każda Instytucja Zarządzająca przekazuje informacje finansowe, proceduralne i fizyczne drogą elektroniczną do Krajowego Systemu Monitorowania za pośrednictwem własnych systemów informacyjnych. Dlatego konieczne jest, aby każda Instytucja Zarządzająca przekazywała kompletne i poprawne zestawy informacji w celu zagwarantowania efektywnego wykorzystania systemu ARACHNE. Dane przekazywane są do Systemu ARACHNE co miesiąc. Informacje przekazywane przez różne organy zarządzające muszą być zgodne z informacjami o zbiorach danych Krajowego Systemu Monitorowania (SNM)[1].

Poprzez bazę danych SNM Ministerstwo MEF gwarantuje okresowe wdrażanie unijnego systemu zwalczania nadużyć finansowych ARACHNE.

Ministerstwo MEF zarządza wnioskami o dostęp do systemu ARACHNE. Należy zaznaczyć, że każda Instytucja może przeglądać jedynie dane dotyczące swojego Programu Operacyjnego, a jedynie wiodące Administracje mają ściśle wizualny dostęp do informacji dotyczących wszystkich Programów Operacyjnych w zakresie swoich kompetencji.

Na poziomie krajowym od października 2018 roku odbyło się osiem spotkań, ostatnie w lipcu 2019 roku. Krajowe wytyczne zostały ostatecznie przyjęte latem 2019 r. Wersję wytycznych można znaleźć pod adresem:
http://www.rgs.mef.gov.it/export/sites/sitoRGS/VERSIONE-I/e_government/amministrazioni_pubbliche/igrue/pdf/Linee_guida_nazionali_ARACHNE.pdf

W tych ramach coroczne szkolenia i wsparcie zapewniano innym regionom Włoch (na przykład Umbria, Emilia Romagna, Valle d'Aosta, Lombardia, Piemonte).

Kluczowymi czynnikami sukcesu były:

• koordynacja na szczeblu krajowym oraz wymiana doświadczeń między członkami grupy roboczej dostarczyły standardowych i jednolitych wskazówek wszystkim zaangażowanym organom, łącząc różne potrzeby w zależności od zakresu odpowiedzialności (zadania związane z zarządzaniem lub audytem).
• bezpośrednie połączenie z DG EMPL Komisji Europejskiej i wymiana doświadczeń z innymi państwami członkowskimi UE w ramach tego procesu.

Na początku ograniczone wykorzystanie systemu ARACHNE stwarzało pewne wyzwania, ponieważ system ten, aby skutecznie funkcjonować, opiera się na zasilaniu danymi. Ograniczone wykorzystanie systemu może wynikać z niskiego poziomu wiedzy na temat rzeczywistych funkcji i skuteczności systemu, a także z ogólnego poczucia strachu przed zgłaszaniem nadużyć i ryzyka.

Praktyka ta może mieć duże znaczenie w państwach członkowskich UE, takich jak Hiszpania, które składają się z dużej liczby regionów i mają podobny zdecentralizowany system.

Wytyczne są również przydatne do zapobiegania oszustwom w innych funduszach UE poza EFRR lub EFS, takich jak EFRROW na rzecz rozwoju obszarów wiejskich.