Електронни искове

Министерството на труда и пенсиите (DWP) и Министерството на жилищната политика, местните общности и местните власти (MHCLG) внедриха през 2018 г. ИТ система – ECLAIMS, за да автоматизират интерфейса между отделите и техните изпълнители. Компаниите може да подават своите заявления и искове чрез системата на управляващите органи на ЕСИФ, а след това информацията се оценява от УО. Това следва концепцията за електронно сближаване, както е посочено в член 122, параграф 3, точка 5 от Регламента за общоприложимите разпоредби, който се отнася до електронния обмен на информация между бенефициери и органи през програмния период 2014 – 2020 г.

Вече е съществувала ИТ система за периода на ЕСИФ 2007 – 2013 г., но тя не отговаря на изискванията за електронно сближаване. ECLAIMS е междуправителствена система, използвана от DWP (ESF) и MHCLG (ERDF), разработена, за да отговори на специфичните изисквания на програмата за периода 2014 – 2020 г.

Целта на инструмента е да даде възможност за автоматизирани проверки чрез интерфейса, валидиране на искове на изпълнителя преди плащането и улесняване на допълнителни целенасочени контроли. Поради това помага за улавяне и предотвратяване на потенциални нередовни или измамни заявления и искове.

ECLAIMS е уеб приложение, базирано на формуляр, което администрира приложения и искове за около 12 милиарда GBP средства от ЕФРР и ЕСФ за периода 2014 – 2020 г. Организациите, които кандидатстват за програми на ЕСИФ, трябва да се регистрират и да попълнят заявления чрез ИТ системата ECLAIMS. Системата ще продължи да се използва до затварянето на тези програми.

За да се разработи системата, бяха предприети редица консултации с потребители, включително дискусии с вътрешни (DWP, MHCLG) и външни заинтересовани страни (например бенефициери). Разработването се е разпространило повсеместно за период от около 3 години с помощта на гъвкави методи и изграждане на системата постепенно с помощта на няколко външни разработчици. След първоначалната пробна фаза, която започна през 2017 г., системата стартира през 2018 г. Разработването все още е ограничено там, където са необходими подобрения.

DWP и MHCLG са участвали главно в разработването и финансирането на системата. Текущите разходи сега се финансират отчасти и чрез техническата помощ на ЕС.

По време на разработването на системата бяха предоставени текущи съобщения до заинтересованите страни. След като системата беше финализирана, указанията за кандидатстване за финансиране от ЕСИФ бяха предоставени на уеб сайта на gov.uk.

Системата обхваща най-общо четири функционални категории:

• Подаване и оценка на заявления за финансиране по ЕСИФ
• Подаване на иск, след като бъде предоставено финансиране, със съпътстваща информация относно изразходваните суми
• Работен поток/управление на случаите на иска
• Информация за отчитане и управление

Крайната цел на ECLAIMS е да събира информация, включително съпътстваща документация, относно заявленията и финансираните проекти в съответствие с политиката на ЕС за електронно сближаване. Данните се събират чрез системата, като осигуряват одитна следа кой какво е правил, къде и кога.

DWP, УО ще използва информацията в ИТ системата ECLAIMS, за да извърши пълната си оценка, с цел да определи дали заявлението отговаря на съответните критерии, които трябва да бъдат разгледани за финансиране. Приложенията събират информация за обосновката, дейностите, разходите и съответствието на даден проект.

По време на която и да е част от процеса на задължителна проверка (ако е приложимо за заявлението) или по време на оценката на заявлението спрямо основните критерии за подбор, УО може да отправя запитвания чрез ИТ системата ECLAIMS до заявителя, за да изясни информация, да поиска допълнителна информация или да коригира грешки в приложението.

Данните са достъпни и за редица заинтересовани страни в помощ на изпълнението на техните роли, т.е. Сертифициращият орган (СО) и Одитиращият орган (ОО), както в рамките на ECLAIMS, така и чрез отчетната система. СО и ОО също използват ECLAIMS, за да записват подробности за своята дейност, включително подробности за извършени посещения/проверки.

В рамките на ECLAIMS има изградени редица мерки за контрол:

• Разделяне на функции, намаляване на възможността за измамна дейност. Достъпът до различните части на системата е ограничен в зависимост от разпределените роли. Освен това, ако персоналът има няколко роли, тогава системата разпознава кои дейности са предприети в миналото и ограничава бъдещите дейности спрямо съответните проекти/искове.
• Валидиране при подаване на искания до УО, включително:
  • Проверки на финансови данни спрямо подробности за проекта, т.е. финансови стойности, категории на региона, приоритетна ос, категория на разходите
  • Проверки на данните за участниците спрямо подробности за проекта, т.е. непълни записи, дублирани участници и т.н.

Системата създава широк спектър от информация – от максимално подробно ниво за приложение или иск до обобщени отчети на високо ниво. Отчетите се правят чрез инструмента Jaspersoft BI, който взаимодейства с ECLAIMS за извличане на данни. Част от тази информация се публикува, например в протоколи от националния съвет за програмата, други се използват за ежедневното управление на програмата.

• Използване от всички участващи органи (УО, СО, ОО)
• Вградени проверки за валидиране, които преглеждат искове и данни за бенефициери, идентифициращи потенциални проблеми (напр. двойно въвеждане, липсваща информация)
• Разделяне на функциите в системата и поредица от вградени проверки, които да попречат на потребителите да извършват задачи, които не са от значение за тяхната роля или биха могли да представляват конфликт на интереси

Системата ECLAIMS е ИТ инструментът, използван от всички кандидати, бенефициери и органи в периода 2014 – 2020 г. на ЕСИФ.

• Участие в разработването на различни заинтересовани страни
• Гъвкаво разработване на системата
• Непрекъсната комуникация по отношение на разработването
• Предоставяне на подробни указания за използването на системата

• Продължава да преглежда ефективността на системата и прави промени там, където са идентифицирани конкретни нужди
• Поставяне на акцента върху потребителския опит

Като се следват изискванията за електронно сближаване, подобна система може да бъде приложена от други държави.

Такава система безспорно трябва да представлява конкретните стъпки, които се извършват по време на процеса на кандидатстване и искове, и трябва да включва всички участващи страни в процеса на разработването.