E-Claims

Il Department for Work and Pensions (DWP) e il Ministry of Housing, Communities & Local Government (MHCLG) hanno implementato un sistema IT nel 2018, ECLAIMS, per automatizzare l'interfaccia tra i dipartimenti e i loro appaltatori. Le aziende possono presentare le loro domande e richieste tramite il sistema delle Autorità di Gestione dei fondi SIE e le informazioni vengono quindi valutate dall'AdG. Ciò segue il concetto di e-Cohesion, come delineato nell'Articolo 122, par. 3,5 dell'RDC, che riguarda lo scambio elettronico di informazioni tra i beneficiari e le autorità durante il periodo di programmazione 2014-2020.

Esisteva già un sistema IT in atto per il periodo Fondi SIE 2007-2013, ma non soddisfaceva i
requisiti di e-Cohesion. L’ECLAIMS è un sistema intergovernativo utilizzato da DWP (ESF) e MHCLG (FESR), sviluppato per soddisfare i requisiti specifici del programma 2014-2020.

Lo scopo dello strumento è consentire controlli automatizzati tramite l'interfaccia, convalida dei reclami del contraente prima del pagamento e facilitazione di ulteriori controlli mirati. Aiuta quindi a intercettare e prevenire potenziali richieste irregolari o fraudolente.

L’ECLAIMS è un'applicazione web basata su form che amministra applicazioni e reclami per i circa
12 miliardi di sterline di fondi del FESR e dell'FSE per il periodo 2014-2020. Le organizzazioni che fanno domanda per i programmi dei fondi SIE devono registrarsi e completare le domande tramite il sistema IT ECLAIMS. Il sistema continuerà ad essere utilizzato fino alla chiusura di questi programmi.

Al fine di sviluppare il sistema, è stata intrapresa una serie di consultazioni con gli utenti, comprese discussioni con le parti interessate interne (DWP, MHCLG) ed esterne (ad es. i beneficiari). Lo sviluppo si è sviluppato su un arco temporale di circa 3 anni, utilizzando metodi agili e costruendo il sistema in modo incrementale con l'aiuto di diversi sviluppatori in outsourcing. Dopo una fase di prova iniziale iniziata nel 2017, il sistema è entrato in funzione nel 2018. Lo sviluppo limitato avviene ancora laddove sono necessari miglioramenti.

DWP e MHCLG sono stati principalmente coinvolti nello sviluppo e nel finanziamento del sistema. I costi attuali sono ora in parte finanziati anche dall'Assistenza Tecnica della CE.

Durante lo sviluppo del sistema sono state rilasciate comunicazioni continue agli stakeholder. Una volta finalizzato il sistema, sul sito web gov.uk è stata resa disponibile una guida su come richiedere i finanziamenti dei fondi SIE.

Il sistema copre ampiamente quattro categorie funzionali:

• Presentazione e valutazione delle domande di finanziamento nell'ambito dei fondi SIE
• Presentazione di una domanda, una volta concesso il finanziamento, con informazioni di supporto sugli importi spesi
• Gestione del flusso di lavoro/caso del reclamo
• Rapporti e informazioni di gestione

L'obiettivo finale dell’ECLAIMS è raccogliere informazioni, inclusa la documentazione di supporto, sulle domande e sui progetti finanziati in linea con la politica di e-Cohesion della CE. I dati vengono raccolti tramite il sistema, fornendo una traccia di controllo di chi ha fatto cosa, dove e quando.

Il DWP, l'AdG, utilizzerà le informazioni nel sistema IT ECLAIMS per eseguire la sua valutazione completa, con l'obiettivo di determinare se la domanda soddisfa i criteri rilevanti per essere considerata per il finanziamento. Le applicazioni acquisiscono informazioni sulla logica, le attività, i costi e la conformità di un progetto.

Durante qualsiasi parte del processo di Due Diligence (se applicabile alla domanda) o durante la valutazione della domanda rispetto ai Criteri di selezione fondamentali, l'AdG può sollevare domande al richiedente tramite il sistema IT ECLAIMS per chiarimenti, richiedere informazioni aggiuntive o correggere eventuali errori nell'applicazione.

I dati sono anche disponibili per una serie di parti interessate per supportare l'adempimento dei loro ruoli, vale a dire l'Autorità di Certificazione (AdC) e l'Autorità di Audit (AA), sia all'interno dell’ECLAIMS che tramite il sistema di rendicontazione. Anche le AdC e le AA utilizzano l’ECLAIMS per registrare i dettagli della loro attività, inclusi i dettagli delle visite/controlli effettuati.

Esiste una serie di misure di controllo costruite all'interno dell’ECLAIMS:

• Separazione delle funzioni, riducendo la possibilità di attività fraudolente. L'accesso alle varie parti del sistema è limitato, a seconda dei ruoli assegnati. Inoltre, se il personale svolge più ruoli, il sistema riconosce quali attività sono state svolte cronologicamente e limita le attività future rispetto a progetti/reclami rilevanti.
• Convalida su presentazione di reclami all'AdG, tra cui:
  • Controlli dei dati finanziari rispetto ai dettagli del progetto, ad esempio valori finanziari, categorie di regione, asse prioritario, categoria di costo
  • Controlli dei dati dei partecipanti rispetto ai dettagli del progetto, ovvero archivi incompleti, partecipanti duplicati, ecc.

Il sistema produce un'ampia gamma di informazioni, dal livello granulare per applicazione o reclamo fino ai rapporti di riepilogo di alto livello. I report vengono effettuati tramite lo strumento Jaspersoft BI che si interfaccia con l’ECLAIMS per estrarre i dati. Alcune di queste informazioni vengono pubblicate, ad esempio nei verbali del consiglio di programma nazionale, altre sono utilizzate per la gestione quotidiana del programma.

• Utilizzo da parte di tutte le autorità coinvolte (AdG, AdC, AA)
• Controlli di convalida incorporati che esaminano le richieste ei dati del beneficiario, identificando potenziali problemi (ad es. inserimenti doppi, informazioni mancanti)
• Separazione delle funzioni nel sistema e controlli integrati per impedire agli utenti di svolgere attività non rilevanti per il loro ruolo o che potrebbero rappresentare un conflitto di interessi

• Coinvolgimento di varie parti interessate nello sviluppo
• Evoluzione agile del sistema
• Comunicazione continua sullo sviluppo
• Fornitura di una guida dettagliata sull'uso del sistema

• Continua a rivedere l'efficacia del sistema e apporta modifiche laddove vengono identificate esigenze specifiche
• Attenzione sull'esperienza dell'utente

Seguendo i requisiti di e-Cohesion, un sistema simile può essere implementato da altri paesi.

Un tale sistema deve, innegabilmente, rappresentare le fasi particolari che hanno luogo durante il processo di richiesta e reclamo, e deve includere tutte le parti coinvolte nel processo di sviluppo.