E-Claims

Odjel za rad i mirovine (DWP) i Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave (MHCLG) upotrijebili su 2018. godine IT sustav ECLAIMS za automatizaciju sučelja između odjela i njihovih izvođača. Tvrtke mogu predati svoje prijave i zahtjeve za pokrivanje troškova putem ESIF-ovog sustava upravljačkih tijela (UT), a UT ih potom procjenjuje. To je u skladu s konceptom e-kohezije, a kako je navedeno u članku 122(3)5. UZO-a, koji se odnosi na elektroničku razmjenu informacija između korisnikâ i tijelâ tijekom programskog razdoblja 2014 – 2020.

Već je postojao informatički sustav u okviru ESIF-a za razdoblje 2007. – 2013., no nije uspio ispuniti
 uvjete e-kohezije. ECLAIMS je sustav za suradnju vladinih institucija kojim se služe DWP (ESF) i MHCLG (ERDF), a razvijen je kako bi udovoljio specifičnim zahtjevima programskog razdoblja 2014 – 2020.

Cilj je alata omogućiti automatizirane provjere putem sučelja, provjeru valjanosti potraživanja izvođača prije plaćanja i olakšavanje dodatnih ciljanih kontrola. Stoga pomaže u otkrivanju i sprječavanju potencijalnih nepravilnih ili prijevarnih prijava i zahtjeva za pokrivanje troškova.

ECLAIMS je web-aplikacija koja se temelji na obrascima i koja upravlja prijavama i zahtjevima za
sredstvima iz ERDF-a i ESF-a za razdoblje 2014 – 2020. u iznosu od približno 12 milijardi GBP. Organizacije, koje se prijavljuju za programe ESIF-a, moraju se registrirati i ispuniti prijavu putem IT sustava  ECLAIMS. Sustav će se i dalje upotrebljavati do zatvaranja tih programa.

U svrhu razvijanja sustava provedena su savjetovanja s korisnicima, uključujući razgovore s unutarnjim (DWP, MHCLG) i vanjskim dionicima (npr. korisnicima sredstava). Razvijanje sustava trajalo je otprilike 3 godine, a tijekom tog razdoblja upotrebljene su agilne metode i sustav je postupno stvaran uz pomoć nekoliko vanjskih programera. Nakon ulaska u probnu fazu 2017. godine,  a 2018. godine pušta se u rad. Ograničeni se razvoj još uvijek odvija tamo gdje su potrebna poboljšanja.

DWP i MHCLG uglavnom su bili uključeni u razvoj i financiranje sustava. Tekući se troškovi sada dijelom financiraju i iz tehničke pomoći Komisije.

Tijekom razvoja sustava dionici su redovito dobivali najnovije obavijesti. Nakon što je sustav dovršen, smjernice o tome kako se prijaviti za sredstva ESIF-a postale su dostupne na internetskoj stranici gov.uk.

Sustav široko obuhvaća četiri funkcionalne kategorije:

• podnošenje i procjena prijava za financiranje u okviru ESIF-a
• podnošenje zahtjeva za pokrivanje troškova, nakon što su sredstva odobrena, s popratnim informacijama o potrošenim iznosima
• upravljanje tijekom rada/slučajem zahtjeva za pokrivanje troškova
• informacije o izvještavanju i upravljanju.

Krajnji je cilj sustava ECLAIMS prikupljanje podataka, uključujući popratnu dokumentaciju, o prijavama i financiranim projektima u skladu s politikom e-kohezije koju Komisija provodi. Podaci se prikupljaju putem sustava i pružaju revizijski trag o tome tko je što, gdje i kada učinio.

DWP, u svojstvu UT-a, služit će se podacima u IT sustavu ECLAIMS za provedbu svoje potpune procjene, s ciljem utvrđivanja ispunjava li prijava odgovarajuće kriterije koji se trebaju uzeti u obzir za financiranje.  Prijave obuhvaćaju podatke o svrsi, aktivnostima, troškovima i usklađenosti projekta.

Tijekom bilo kojeg dijela postupka dubinske analize (ako joj prijava podliježe) ili tijekom ocjene prijave prema osnovnim kriterijima za odabir, UT može putem IT sustava ECLAIMS postavljati upite podnositelju prijave radi pojašnjenja podataka, traženja dodatnih podataka ili ispravljanja bilo koje pogreške u prijavi.

Kako bi im pomogli u ispunjavanju njihovih uloga, podaci su dostupni i nizu dionika , tj. Tijelu za ovjeravanje (TZO) i Revizorskom tijelu (RT), u okviru sustva ECLAIMS i putem sustava izvještavanja. TZO i RT  služe se sustavom ECLAIMS i za evidenciju detalja svoje aktivnosti, uključujući detalje izvršenih posjeta/provjera.

U sustav ECLAIMS ugrađen je niz kontrolnih mjera:

• Razdvajanje funkcija, smanjenje mogućnosti za prijevarne radnje. Pristup raznim dijelovima sustava je ograničen, ovisno o dodijeljenim ulogama. Uz to, ako službenici imaju više uloga, tada sustav prepoznaje koje su aktivnosti poduzete u prošlosti i ograničava buduće aktivnosti prema odgovarajućim projektima/zahtjevima.
• Provjera valjanosti nakon podnošenja zahtjeva za pokrivanje troškova UT-u, uključujući:
  • provjere financijskih podataka u odnosu na detalje projekta, tj. financijske vrijednosti, kategorije regije, prioritetnu os, kategorija troškova
  • provjere podataka o sudionicima u odnosu na detalje projekta, tj. nepotpune evidencije, duplicirane sudionike itd.

Sustav daje širok raspon informacija, od granularne razine po prijavi ili zahtjevu do sažetih izvješća visoke razine. Izvješća se izrađuju pomoću alata Jaspersoft BI koji je povezan preko sučelja sa sustavom ECLAIMS radi izdvajanja podataka. Neki se od tih podataka objavljuju, npr. u zapisnicima državnog Programskog odbora, drugi se upotrebljavaju za svakodnevno upravljanje programom.

• Sva uključena tijela (UT, TZO, RT) upotrebljavaju ovaj sustav.
• U sustav su ugrađene provjere valjanosti koje pregledavaju zahtjeve i podatke o korisnicima, te ukazuju na potencijalne probleme (npr. dvostruki unosi, nepotpuni podaci).
• Funkcije su u sustavu razdvojene, a i postoji i niz ugrađenih provjera kojima se onemogućava korisnike da rješavaju zadatke koji nisu relevantni za njihovu ulogu ili mogu predstavljati sukob interesa.

Sustav ECLAIMS informacijski je alat koji koriste svi podnositelji prijava i zahtjeva, korisnici i tijela vlasti u okviru ESIF-a u razdoblju 2014. – 2020.

• uključivanje različitih dionika u razvoj
• agilan razvoj sustava
• redovito obavještavanje o razvoju
• pružanje detaljnih smjernica o upotrebi sustava

• Nastavlja se preispitivanje učinkovitosti sustava i vrše se izmjene tamo gdje se utvrde određene potrebe za to
• Fokus je na korisničkom iskustvu.

Slijede li se uvjeti e-kohezije, sličan sustav mogle bi primijeniti i druge zemlje.

Takav sustav zasigurno mora obuhvatiti posebne korake koji se odvijaju tijekom postupka prijave i zahtjeva za pokrivanje troškova te mora omogućiti sudjelovanje svih uključenih strana u razvojnom procesu.