Država: Ujedinjena Kraljevina
Kategorija prakse:
- sustavi i alati
Kontakt:
- Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave, Odjel za rad i mirovine
- Internetska stranica
- E-adresa
Rizici od prijevare koji su uspješno neutralizirani
- izbjegavanje postupaka javne nabave ili manipulacija njima
- dvostruko financiranje
- manipulacija troškovima projekta.

Kontekst i cilj(evi)
Odjel za rad i mirovine (DWP) i Ministarstvo stanovanja, zajednica i lokalne uprave (MHCLG) upotrijebili su 2018. godine IT sustav ECLAIMS za automatizaciju sučelja između odjela i njihovih izvođača. Tvrtke mogu predati svoje prijave i zahtjeve za pokrivanje troškova putem ESIF-ovog sustava upravljačkih tijela (UT), a UT ih potom procjenjuje. To je u skladu s konceptom e-kohezije, a kako je navedeno u članku 122(3)5. UZO-a, koji se odnosi na elektroničku razmjenu informacija između korisnikâ i tijelâ tijekom programskog razdoblja 2014 – 2020. Već je postojao informatički sustav u okviru ESIF-a za razdoblje 2007. – 2013., no nije uspio ispuniti Cilj je alata omogućiti automatizirane provjere putem sučelja, provjeru valjanosti potraživanja izvođača prije plaćanja i olakšavanje dodatnih ciljanih kontrola. Stoga pomaže u otkrivanju i sprječavanju potencijalnih nepravilnih ili prijevarnih prijava i zahtjeva za pokrivanje troškova. |
Opis prakse
ECLAIMS je web-aplikacija koja se temelji na obrascima i koja upravlja prijavama i zahtjevima za U svrhu razvijanja sustava provedena su savjetovanja s korisnicima, uključujući razgovore s unutarnjim (DWP, MHCLG) i vanjskim dionicima (npr. korisnicima sredstava). Razvijanje sustava trajalo je otprilike 3 godine, a tijekom tog razdoblja upotrebljene su agilne metode i sustav je postupno stvaran uz pomoć nekoliko vanjskih programera. Nakon ulaska u probnu fazu 2017. godine, a 2018. godine pušta se u rad. Ograničeni se razvoj još uvijek odvija tamo gdje su potrebna poboljšanja. DWP i MHCLG uglavnom su bili uključeni u razvoj i financiranje sustava. Tekući se troškovi sada dijelom financiraju i iz tehničke pomoći Komisije. Tijekom razvoja sustava dionici su redovito dobivali najnovije obavijesti. Nakon što je sustav dovršen, smjernice o tome kako se prijaviti za sredstva ESIF-a postale su dostupne na internetskoj stranici gov.uk. Sustav široko obuhvaća četiri funkcionalne kategorije:
Krajnji je cilj sustava ECLAIMS prikupljanje podataka, uključujući popratnu dokumentaciju, o prijavama i financiranim projektima u skladu s politikom e-kohezije koju Komisija provodi. Podaci se prikupljaju putem sustava i pružaju revizijski trag o tome tko je što, gdje i kada učinio. DWP, u svojstvu UT-a, služit će se podacima u IT sustavu ECLAIMS za provedbu svoje potpune procjene, s ciljem utvrđivanja ispunjava li prijava odgovarajuće kriterije koji se trebaju uzeti u obzir za financiranje. Prijave obuhvaćaju podatke o svrsi, aktivnostima, troškovima i usklađenosti projekta. Tijekom bilo kojeg dijela postupka dubinske analize (ako joj prijava podliježe) ili tijekom ocjene prijave prema osnovnim kriterijima za odabir, UT može putem IT sustava ECLAIMS postavljati upite podnositelju prijave radi pojašnjenja podataka, traženja dodatnih podataka ili ispravljanja bilo koje pogreške u prijavi. Kako bi im pomogli u ispunjavanju njihovih uloga, podaci su dostupni i nizu dionika , tj. Tijelu za ovjeravanje (TZO) i Revizorskom tijelu (RT), u okviru sustva ECLAIMS i putem sustava izvještavanja. TZO i RT služe se sustavom ECLAIMS i za evidenciju detalja svoje aktivnosti, uključujući detalje izvršenih posjeta/provjera. U sustav ECLAIMS ugrađen je niz kontrolnih mjera:
Sustav daje širok raspon informacija, od granularne razine po prijavi ili zahtjevu do sažetih izvješća visoke razine. Izvješća se izrađuju pomoću alata Jaspersoft BI koji je povezan preko sučelja sa sustavom ECLAIMS radi izdvajanja podataka. Neki se od tih podataka objavljuju, npr. u zapisnicima državnog Programskog odbora, drugi se upotrebljavaju za svakodnevno upravljanje programom. |
Jedinstvene značajke
|
Ishodi i rezultati
Sustav ECLAIMS informacijski je alat koji koriste svi podnositelji prijava i zahtjeva, korisnici i tijela vlasti u okviru ESIF-a u razdoblju 2014. – 2020. |
Ključni čimbenici uspjeha
|
Izazovi koji su se pojavili i stečene spoznaje
|
Potencijal za prenosivost
Slijede li se uvjeti e-kohezije, sličan sustav mogle bi primijeniti i druge zemlje. Takav sustav zasigurno mora obuhvatiti posebne korake koji se odvijaju tijekom postupka prijave i zahtjeva za pokrivanje troškova te mora omogućiti sudjelovanje svih uključenih strana u razvojnom procesu. |