Ηλεκτρονικές αξιώσεις

Το 2018 το Υπουργείο Εργασίας και Συντάξεων (ΥΕΣ) και το Υπουργείο Στέγασης, Κοινοτήτων και Τοπικής Αυτοδιοίκησης (ΥΣΚΤΑ) ανέπτυξαν το σύστημα πληροφορικής ECLAIMS για την αυτοματοποίηση της διεπαφής μεταξύ των τμημάτων και των εργολάβων τους. Οι εταιρείες μπορούν να υποβάλουν τις αιτήσεις και τις αξιώσεις τους μέσω του συστήματος των Διαχειριστικών Αρχών ΕΔΕΤ (ΔΑ), ενώ στη συνέχεια οι πληροφορίες αξιολογούνται από τις ΔΑ. Αυτό εξελίσσει την ιδέα της ηλεκτρονικής συνοχής, όπως περιγράφεται στο άρθρο 122 παράγραφος 3 του ΚΚΔ, η οποία αφορά στην ηλεκτρονική ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ δικαιούχων και αρχών κατά την περίοδο προγραμματισμού 2014-2020.

Υπήρχε ήδη ένα σύστημα πληροφορικής για την περίοδο προγραμματισμού ΕΔΕΤ 2007-2013, ωστόσο δεν πληρούσε τις απαιτήσεις περί ηλεκτρονικής συνοχής. Το ECLAIMS είναι ένα διακυβερνητικό σύστημα που χρησιμοποιείται από το ΥΕΣ (EΚΤ) και το ΥΣΚΤΑ (EΤΠΑ), το οποίο αναπτύχθηκε για να ανταποκρίνεται στις ειδικές απαιτήσεις του προγράμματος 2014-2020.

Στόχος του εργαλείου είναι να επιτρέψει τους αυτοματοποιημένους ελέγχους μέσω της διεπαφής, της επικύρωσης των αξιώσεων των εργολάβων πριν από την πληρωμή και τη διευκόλυνση επιπρόσθετων στοχευμένων ελέγχων. Βοηθά συνεπώς στην παρέμβαση και την αποτροπή ενδεχόμενων παράτυπων ή δόλιων εφαρμογών και αξιώσεων.

Το ECLAIMS είναι μια διαδικτυακή εφαρμογή σε μορφή φόρμας και διαχειρίζεται αιτήσεις και αξιώσεις που αφορούν
 κονδύλια αξίας κατά προσέγγιση 12 δισεκατομμυρίων λιρών από ΕΤΠΑ και ΕΚΤ για την περίοδο 2014-2020. Οι οργανισμοί που υποβάλλουν αίτηση για προγράμματα ΕΔΕΤ πρέπει να εγγραφούν και να συμπληρώσουν τις αιτήσεις μέσω του συστήματος τεχνολογίας πληροφοριών ECLAIMS. Το σύστημα θα συνεχίσει να χρησιμοποιείται έως το κλείσιμο αυτών των προγραμμάτων.

Προκειμένου να αναπτυχθεί το σύστημα, πραγματοποιήθηκε μια σειρά από διαβουλεύσεις με τους χρήστες, συμπεριλαμβανομένων συζητήσεων με εσωτερικούς (ΥΕΣ, ΥΣΚΤΑ) και εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς (π.χ. δικαιούχους). Η ανάπτυξή του κάλυψε μια περίοδο περίπου 3 ετών, στην οποία χρησιμοποιήθηκαν ευέλικτες μέθοδοι και δημιουργήθηκε ένα σύστημα με έναν σταδιακό τρόπο ανάπτυξης και τη βοήθεια αρκετών εξωτερικών προγραμματιστών. Μετά από την αρχική δοκιμαστική φάση του που ξεκίνησε το 2017, το σύστημα κυκλοφόρησε το 2018. Η περιορισμένη ανάπτυξή του εξακολουθεί να πραγματοποιείται όπου απαιτούνται βελτιώσεις.

Το ΥΕΣ και η ΥΣΚΤΑ συμμετείχαν κυρίως στην ανάπτυξη και στη χρηματοδότηση του συστήματος. Τα τρέχοντα έξοδα χρηματοδοτούνται επίσης εν μέρει μέσω της Τεχνικής Βοήθειας της ΕΕ.

Κατά την ανάπτυξη του συστήματος, οι επικοινωνίες με τους ενδιαφερόμενους φορείς ήταν συνεχείς. Μόλις οριστικοποιήθηκε το σύστημα, διατέθηκαν οδηγίες σχετικά με τον τρόπο υποβολής αίτησης για χρηματοδότηση από ΕΔΕΤ στον ιστότοπο gov.uk.

Το σύστημα καλύπτει γενικά τέσσερις λειτουργικές κατηγορίες:

• την υποβολή και αξιολόγηση των αιτήσεων χρηματοδότησης στα πλαίσια ΕΔΕΤ
• την υποβολή αξίωσης, μόλις χορηγηθεί η χρηματοδότηση, με υποστηρικτικές πληροφορίες για τα ποσά που δαπανήθηκαν
• τη ροή εργασιών/διαχείριση της υπόθεσης της αξίωσης
• αναφορές & πληροφορίες διαχείρισης

Ο απώτερος στόχος του ECLAIMS είναι η συλλογή πληροφοριών, συμπεριλαμβανομένης συμπληρωματικής τεκμηρίωσης, σχετικά με αιτήσεις και χρηματοδοτούμενα έργα σύμφωνα με την πολιτική της ΕΕ για την ηλεκτρονική συνοχή. Τα δεδομένα συλλέγονται μέσω του συστήματος, καταγράφοντας την διαδρομή του ελέγχου για το ποιος έχει κάνει τι, πού και πότε.

Το ΥΕΣ, η ΔΑ, θα χρησιμοποιήσει τις πληροφορίες στο σύστημα τεχνολογίας πληροφοριών ECLAIMS για να πραγματοποιήσει την πλήρη αξιολόγησή της, με τον σκοπό να προσδιορίσει εάν η αίτηση πληροί τα σχετικά κριτήρια που πρέπει να ληφθούν υπόψη για τη χρηματοδότηση. Οι εφαρμογές συλλέγουν πληροφορίες σχετικά με τη λογική, τις δραστηριότητες, το κόστος και τη συμμόρφωση ενός έργου.

Κατά τη διάρκεια οποιουδήποτε μέρους του Διαγνωστικού Ελέγχου (εάν ισχύει για την αίτηση) ή κατά την αξιολόγηση της αίτησης βάσει των Κριτηρίων Βασικής Επιλογής, η ΔΑ μπορεί να θέσει ερωτήματα στον αιτούντα μέσω του συστήματος ECLAIMS, ώστε να διασαφηνίσει τις πληροφορίες, να ζητήσει επιπλέον πληροφορίες ή να διορθώσει τυχόν λάθη στην αίτηση.

Τα δεδομένα είναι επίσης διαθέσιμα για μια σειρά ενδιαφερομένων ώστε να υποστηρίξουν την εκπλήρωση των ρόλων τους, δηλαδή στην Αρχή Πιστοποίησης (ΑΠ) και την Αρχή Ελέγχου (AΕ), τόσο εντός του ECLAIMS όσο και μέσω του συστήματος αναφοράς. Οι ΑΠ και οι ΑΕ χρησιμοποιούν επίσης το ECLAIMS για την καταγραφή των λεπτομερειών της δραστηριότητάς τους, συμπεριλαμβανομένων των λεπτομερειών των επισκέψεων/ελέγχων που πραγματοποιήθηκαν.

Υπάρχει μια σειρά μέτρων ελέγχου που ενσωματώνονται στο ECLAIMS:

• Ο διαχωρισμός των λειτουργιών, μειώνοντας τις ευκαιρίες για δόλια δραστηριότητα. η πρόσβαση στα διάφορα μέρη του συστήματος είναι περιορισμένη, ανάλογα με τους ρόλους που έχουν εκχωρηθεί. Επιπλέον, εάν το προσωπικό έχει πολλαπλούς ρόλους, τότε το σύστημα αναγνωρίζει ποιες δραστηριότητες έχουν αναληφθεί μέσω του ιστορικό και περιορίζει τις μελλοντικές δραστηριότητες έναντι σχετικών έργων/αξιώσεων.
• Η Επικύρωση κατά την υποβολή αξιώσεων στη ΔΑ, συμπεριλαμβανομένων:
• Οι έλεγχοι χρηματοοικονομικών δεδομένων σε σχέση με λεπτομέρειες ενός έργου, π.χ. χρηματοοικονομικές αξίες, κατηγορίες περιφερειών, άξονες προτεραιότητας, κατηγορίες κόστους
• Οι έλεγχοι των δεδομένων των συμμετεχόντων σε σχέση με τις λεπτομέρειες του έργου, όπως ελλιπείς εγγραφές, διπλότυπα των συμμετεχόντων κ.λπ.

Το σύστημα παράγει ένα ευρύ φάσμα πληροφοριών, από το επίπεδο της λεπτομέρειας ανά αίτηση ή αξίωση έως τις συνοπτικές αναφορές υψηλού επιπέδου. Οι αναφορές γίνονται μέσω του εργαλείου Jaspersoft BI που διασυνδέεται με το ECLAIMS για την εξαγωγή δεδομένων. Ορισμένες από αυτές τις πληροφορίες δημοσιεύονται, π.χ. στα πρακτικά του εθνικού Συμβουλίου του Προγράμματος, ενώ άλλες χρησιμοποιούνται για την καθημερινή διαχείριση του προγράμματος.

• Χρήση από όλες τις εμπλεκόμενες αρχές (ΔΑ, ΑΠ, AΕ)
• Ενσωματωμένοι έλεγχοι επικύρωσης που ελέγχουν τις αξιώσεις και τα δεδομένα των δικαιούχων, εντοπίζοντας πιθανά ζητήματα (π.χ. διπλές καταχωρίσεις, ελλιπείς πληροφορίες)
• Διαχωρισμός των λειτουργιών στο σύστημα και σειρά ενσωματωμένων ελέγχων για την αποτροπή των χρηστών από την εκτέλεση καθηκόντων που δεν σχετίζονται με τον ρόλο τους ή ενδέχεται να αντιπροσωπεύουν σύγκρουση συμφερόντων

Το σύστημα ECLAIMS είναι το εργαλείο πληροφορικής που χρησιμοποιείται από όλους τους αιτούντες, τους δικαιούχους και τις αρχές στην περίοδο προγραμματισμού ΕΔΕΤ 2014-2020.

• Συμμετοχή διαφόρων ενδιαφερομένων φορέων στην ανάπτυξη
• Ευέλικτη εξέλιξη του συστήματος
• Συνεχής επικοινωνία για την ανάπτυξη
• Παροχή λεπτομερούς καθοδήγησης σχετικά με τη χρήση του συστήματος

• Συνεχίζει να ελέγχει την αποτελεσματικότητα του συστήματος και να πραγματοποιεί αλλαγές, όπου εντοπίζονται συγκεκριμένες ανάγκες
• Επικεντρώνει στην εμπειρία χρήστη

Σύμφωνα με τις απαιτήσεις της ηλεκτρονικής συνοχής, ένα παρόμοιο σύστημα μπορεί να εφαρμοστεί και από άλλες χώρες.

Ένα τέτοιο σύστημα πρέπει, αδιαμφισβήτητα, να αντιπροσωπεύει τα συγκεκριμένα βήματα που λαμβάνουν χώρα κατά τη διαδικασία της αίτησης και των αξιώσεων και πρέπει να περιλαμβάνει όλα τα εμπλεκόμενα μέρη στη διαδικασία ανάπτυξης.