E-Claims

A Munka- és Nyugdíjügyi Osztály (DWP), valamint a Lakáshatásügyi, Közösségi és Önkormányzati Minisztérium (MHCLG) 2018-ban bevezette az ECLAIMS informatikai rendszert az osztályok és vállalkozóik közötti érintkezési felület automatizálására. A vállalatok az ESBA irányító hatóságok (IH) rendszerén keresztül nyújthatják be kérelmeiket és igényeiket, ezután az IH értékeli az információkat. Ez követi az e-kohézió koncepcióját, amelyet a KRR 122. cikk (3) bekezdésének 5. pontja vázol fel, amely a kedvezményezettek és a hatóságok közötti elektronikus információcserére vonatkozik a 2014–2020-as programozási időszakban.

A 2007–2013-as ESBA-időszakban már létezett informatikai rendszer, azonban nem felelt meg az
e-kohéziós követelmények. Az ECLAIMS a DWP (ESZA) és az MHCLG (ERFA) által használt, kormányokon átívelő rendszer, amelyet a 2014–2020-as program sajátos követelményeinek való megfelelés érdekében fejlesztettek ki.

Az eszköz célja, hogy az interfészen keresztül lehetővé tegye az automatizált ellenőrzéseket, a vállalkozói igények fizetés előtti érvényesítését és további célzott ellenőrzések megkönnyítését. Ennek megfelelően segít az esetleges szabálytalan vagy csalásra utaló kérelmek felderítésében és megelőzésében.

Az ECLAIMS egy űrlapon alapuló webalkalmazás, amely a 2014–2020 közötti időszakban az ERFA és az ESZA alap mintegy
12 milliárd font összegű kérelmét és igényét kezeli. Az ESBA-programokra pályázó szervezeteknek az ECLAIMS informatikai rendszerén keresztül kell regisztrálniuk és a kérelmet kitölteniük. A rendszert a programok lezárásáig fogják használni.

A rendszer fejlesztése érdekében számos felhasználói konzultációt folytattak, beleértve a belső (DWP, MHCLG) és a külső érdekelt felekkel (pl. kedvezményezettekkel) folytatott megbeszéléseket. Kb. 3 évnyi agilis módszertant alkalmazó fejlesztés eredményeként, a rendszer fokozatos kiépítésével, kiszervezett fejlesztők segítségével jött létre. A 2017-ben elindított kezdeti kísérleti szakasz után a rendszert 2018-ban kezdték élesben használni. Bizonyos mértékű fejlesztés még mindig zajlik azokon a területeken, ahol fejlesztésekre van szükség.

A DWP és az MHCLG főként a rendszer fejlesztésében és finanszírozásában vett részt. A folyó költségeket részben az EK technikai segítségnyújtásából is finanszírozzák.

A rendszer fejlesztése során folyamatos kommunikáció folyt az érdekeltekkel. A véglegesítés után a gov.uk weboldalon tették elérhetővé az ESBA-támogatás igénylésével kapcsolatos útmutatást.

A rendszer nagyjából négy funkcionális kategóriát fed le:

• Az ESB-alapok finanszírozási kérelmeinek benyújtása és értékelése
• Igénylés benyújtása a finanszírozás odaítélése után, az elköltött összegekre vonatkozó igazoló információkkal együtt
• A követelés munkafolyamata/kezelése
• Jelentések és vezetői információk

Az ECLAIMS végső célja az információgyűjtés, beleértve pályázatok és a finanszírozott projektek igazoló dokumentációját az EK e-kohéziós politikájának megfelelően. Az adatokat a rendszeren keresztül gyűjtik, ami biztosítja az ellenőrzés visszakövethetőségét, hogy ki, mit, hol és mikor végzett.

A DWP, az IH az ECLAIMS informatikai rendszerben található információt teljes körű értékelések elvégzéséhez használja fel, hogy megállapítsa, hogy a pályázat megfelel-e a finanszírozás szempontjából figyelembe veendő kritériumoknak. Az alkalmazások a projekt indoklásáról, tevékenységeiről, költségeiről és megfelelőségéről gyűjtenek információt.

Az átvilágítási folyamat bármely szakaszában (ha vonatkoztatható az alkalmazásra) vagy a kérelem értékelése során az alapvető kiválasztási kritériumok alapján az IH az ECLAIMS informatikai rendszeren keresztül kérdést tehet fel a kérelmezőnek az információk tisztázása, további információk kérése vagy az alkalmazás hibáinak kijavítása érdekében.

Az adatok több érdekelt fél, vagyis a tanúsító hatóság (TH) és az ellenőrzési hatóság (EH) számára is elérhetők feladataik teljesítése érdekében, mind az ECLAIMS-en belül, mind a jelentési rendszeren keresztül. A TH-k és az EH-k is az ECLAIMS-t is használják a tevékenységük részleteinek rögzítésére, beleértve az elvégzett látogatások/ellenőrzések részleteit is.

Az ECLAIMS számos beépített ellenőrzési intézkedéssel rendelkezik:

• A funkciók szétválasztása, a csaló tevékenység lehetőségének csökkentése. A kiosztott szerepektől függően a rendszer különféle részeihez való hozzáférés korlátozott. Ha egy munkavállaló több szereppel rendelkezik, akkor a rendszer felismeri, mely tevékenységeket hajtották végre korábban, és korlátozza a jövőbeni tevékenységeket a releváns projektekre/követelésekre.
• Érvényesítés a követelés IH felé történő benyújtásával, ideértve:
  • A pénzügyi adatok összevetése a projekt részleteivel, azaz a pénzügyi értékekkel, a régió kategóriáival, prioritási tengelyével, költségkategóriájával
  • A résztvevők adatainak összevetése a projekt részleteivel, azaz hiányos nyilvántartásokkal, ismétlődő résztvevőkkel stb.

A rendszer teljes körű információt biztosít az alkalmazásonkénti vagy igényenkénti részletektől kezdve a magas szintű összefoglaló jelentésekig. A jelentések a Jaspersoft BI eszközön keresztül készülnek, amely az adatok kinyeréséhez az ECLAIMS-hez kapcsolódik. Az információk egy részét például a nemzeti programbizottság jegyzőkönyveiben teszik közzé, másokat a program napi irányításához használnak fel.

• Az összes érintett hatóság (IH, TH, EH) általi felhasználás
• Beépített érvényesítési ellenőrzések, amelyek felülvizsgálják a kérelmeket és a kedvezményezett adatait, azonosítva a lehetséges problémákat (pl. kettős bejegyzések, hiányzó információk)
• A funkciók szétválasztása a rendszerben és a beépített ellenőrzések sorozata, hogy megakadályozzák, hogy a felhasználók olyan feladatokat hajtsanak végre, amelyek a szerepük szempontjából nem relevánsak vagy összeférhetetlenséget okoznak

Az ECLAIMS rendszer az összes pályázó, kedvezményezett és hatóság által használt informatikai eszköz a 2014–2020 közötti ESBA időszak során.

• Különféle érdekeltek bevonása a fejlesztésbe
• A program agilis fejlesztése
• Folyamatos kommunikáció a fejlesztésről
• Részletes útmutatás a rendszer használatáról

• A rendszer hatékonysági felülvizsgálatának folytatása, konkrét igények esetén változtatások végrehajtása
• Hangsúlyt helyezni a felhasználói élményre

Az e-kohézió követelményeinek megfelelő, hasonló rendszert más országok is megvalósíthatnak.

Egy ilyen rendszernek kétségtelenül képviselnie kell a jelentkezési és az igénylési folyamat során végbemenő konkrét lépéseket, minden érintett felet be kell vonnia a fejlesztési folyamatba.