Skip to main content
Anti-Fraud Knowledge Centre

Revendicări electronice

Context și obiectiv(e)

Departamentul pentru Muncă și Pensii (DWP) și Ministerul Locuințelor, Comunităților și Administrației Locale (MHCLG) au implementat în 2018 un sistem IT, ECLAIMS, pentru a automatiza interfața dintre departamente și contractanții acestora. Întreprinderile își pot depune cererile și revendicările prin intermediul sistemului autorităților de management (AM) a fondurilor ESI, iar informațiile sunt apoi evaluate de AM. Acest lucru urmează conceptul de e-coeziune, astfel cum este subliniat la articolul 122 alineatul (3) punctul 5 din RDC, care se referă la schimbul electronic de informații între beneficiari și autorități în perioada de programare 2014-2020.

Exista deja un sistem IT în vigoare pentru perioada fondurilor ESI°2007-2013, cu toate acestea, el nu a îndeplinit
cerințele de e-coeziune. ECLAIMS este un sistem interguvernamental utilizat de DWP (FSE) și MHCLG (FEDR), dezvoltat pentru a îndeplini cerințele specifice ale programului 2014-2020.

Scopul instrumentului este de a permite verificări automate prin intermediul interfeței, validarea revendicărilor contractorilor înainte de plată și facilitarea unor controale specifice suplimentare. Prin urmare, acesta contribuie la interceptarea și prevenirea potențialelor cereri și revendicări neregulate sau frauduloase.

Descrierea practicii

ECLAIMS este o aplicație web bazată pe formulare, care administrează cererile și revendicările ce se ridică la aproximativ
12°miliarde de lire sterline din fonduri din FEDR și FSE pentru perioada°2014-2020. Organizațiile care solicită programe finanțate din fondurile ESI trebuie să se înregistreze și să completeze cererile prin intermediul sistemului informatic ECLAIMS. Sistemul va continua să fie utilizat până la închiderea acestor programe.

Pentru a dezvolta sistemul, au fost întreprinse o serie de consultări cu utilizatorii, inclusiv discuții cu părțile interesate interne (DWP, MHCLG) și externe (de exemplu, beneficiarii). Dezvoltarea s-a extins pe o perioadă de aproximativ trei ani, utilizând metode agile și construind sistemul într-un mod incremental cu ajutorul mai multor dezvoltatori externalizați. După o fază de încercare inițială care a început în 2017, sistemul a intrat în funcțiune în 2018. Dezvoltări limitate are loc în continuare acolo unde sunt necesare îmbunătățiri.

DWP și MHCLG au fost implicate în principal în dezvoltarea și finanțarea sistemului. Costurile continue sunt în prezent parțial finanțate și prin asistență tehnică CE.

În timpul dezvoltării sistemului, au fost emise comunicări permanente către părțile interesate. Odată ce sistemul a fost finalizat, îndrumările privind modul de solicitare a finanțării din partea fondurilor ESI au fost puse la dispoziție pe site-ul gov.uk.

Sistemul acoperă în general patru categorii funcționale:

  • Depunerea și evaluarea cererilor de finanțare din partea fondurilor ESI;
  • Depunerea unei cereri, după acordarea finanțării, cu informații justificative privind sumele cheltuite;
  • Fluxul de lucru/gestionarea cazurilor de revendicare;
  • Raportare și gestionarea informațiilor.

Scopul final al ECLAIMS este de a colecta informații, inclusiv documente justificative, cu privire la cereri și proiecte finanțate, în conformitate cu politica de e-coeziune a CE. Datele sunt colectate prin intermediul sistemului, oferind o pistă de audit a cine a făcut ce, unde și când.

DWP, AM-urile vor utiliza informațiile din sistemul IT ECLAIMS pentru a efectua evaluările lor complete, cu scopul de a stabili dacă cererea îndeplinește criteriile relevante pentru a fi luate în considerare pentru finanțare.  Solicitările conțin informații despre justificarea, activitățile, costurile și conformitatea unui proiect.

În timpul oricărei părți a procesului de diligență (dacă este aplicabil cererii) sau în timpul evaluării cererii în funcție de criteriile de selecție de bază, AM poate formula întrebări prin intermediul sistemului informatic ECLAIMS adresate solicitantului pentru a clarifica informații, a solicita informații suplimentare sau a corecta orice eroare legată de cerere.

Datele sunt, de asemenea, disponibile pentru o serie de părți interesate pentru a sprijini îndeplinirea rolurilor lor, adică autoritatea de certificare (AC) și autoritatea de audit (AA), atât în cadrul ECLAIMS, cât și prin intermediul sistemului de raportare. AC și AA, de asemenea utilizează ECLAIMS pentru a înregistra detalii despre activitatea lor, inclusiv detalii despre vizitele/verificările efectuate.

Există o serie de măsuri de control construite în cadrul ECLAIMS:

  • Separarea funcțiilor, reducând oportunitatea unei activități frauduloase. Accesul la diferitele părți ale sistemului este restricționat, în funcție de rolurile alocate. În plus, în cazul în care personalul are mai multe roluri, sistemul recunoaște activitățile care au fost întreprinse istoric și limitează activitățile viitoare în raport cu proiectele/revendicările relevante.
  • Validarea la depunerea cererilor către AM, inclusiv:
    • Verificări ale datelor financiare în raport cu detaliile proiectului, adică valori financiare, categorii de regiune, axă prioritară, categorie de cost
    • Verificări ale datelor participanților în raport cu detaliile proiectului, adică înregistrări incomplete, participanți care se suprapun etc.

Sistemul produce o gamă largă de informații, de la nivel granular per cerere sau revendicare până la rapoarte sumare de nivel înalt. Rapoartele sunt realizate prin intermediul instrumentului Jaspersoft BI care este corelat la nivel de interfață cu ECLAIMS cu scopul de a extrage date. Unele dintre aceste informații sunt publicate, de exemplu în procesele-verbale naționale ale Consiliului de programe, altele sunt utilizate pentru gestionarea zilnică a programului.

Caracteristici unice

  • Utilizarea de către toate autoritățile implicate (AM, AC, AA)
  • Verificări de validare integrate care revizuiesc cererile și datele beneficiarilor, identificând probleme potențiale (de exemplu, intrări dublate, informații lipsă)
  • Separarea funcțiilor în sistem și o serie de verificări integrate pentru a împiedica utilizatorii să îndeplinească sarcini care nu sunt relevante pentru rolul lor sau care ar putea reprezenta un conflict de interese

Efecte și rezultate

Sistemul ECLAIMS este instrumentul IT utilizat de toți solicitanții, beneficiarii și autoritățile implicate în fondurile ESI din perioada 2014-2020.

Principalii factori ai succesului

  • Implicarea diferitelor părți interesate în dezvoltare
  • Dezvoltarea agilă a sistemului
  • Comunicarea continuă despre dezvoltare
  • Furnizarea de îndrumări detaliate despre utilizarea sistemului

Provocări întâmpinate și învățăminte desprinse

  • Continuarea revizuirii eficienței sistemului și introducerea de modificări acolo unde sunt identificate nevoile specifice
  • Concentrarea pe experiența utilizatorului

Potențialul de transferabilitate

În urma cerințelor de e-coeziune, un sistem similar poate fi implementat de alte țări.

Un astfel de sistem trebuie, în mod incontestabil, să reprezinte etapele speciale care au loc în timpul cererii și al procesului de revendicare și trebuie să includă toate părțile implicate în procesul de dezvoltare.

UK_E-claims_RO
English
(118.5 KB - PDF)
Descărcați