E-Claims (Reclamaciones electrónicas)

El Departamento de Trabajo y Pensiones (DWP) y el Ministerio de Vivienda, Comunidades y Gobierno Local (MHCLG) han implementado un sistema de TI en 2018, ECLAIMS, para automatizar la interfaz entre los departamentos y sus contratistas. Las empresas pueden enviar sus solicitudes y reclamaciones a través del sistema de Autoridades de Gestión (AG) de los Fondos EIE y, a continuación, la AG evalúa la información. Esto sigue el concepto de cohesión electrónica, como se describe en el artículo 122, apartado 3, 5, del CPR, que se refiere al intercambio electrónico de información entre beneficiarios y autoridades durante el período de programación 2014-2020.

Ya existía un sistema informático para el período de los Fondos EIE 2007-2013, sin embargo, no cumplió con los Requisitos de cohesión electrónica. ECLAIMS es un sistema intergubernamental utilizado por DWP (FSE) y MHCLG (FEDER), desarrollado para cumplir con los requisitos específicos del programa 2014-2020.

El objetivo de la herramienta es permitir controles automatizados a través de la interfaz, la validación de las reclamaciones de los contratistas antes del pago y la facilitación de controles específicos adicionales. Por tanto, ayuda a interceptar y prevenir posibles solicitudes y reclamaciones irregulares o fraudulentas.

ECLAIMS es una aplicación web basada en formularios que administra solicitudes y reclamaciones para los £ 12 mil millones de fondos del FEDER y el FSE para el período 2014-2020. Las organizaciones que soliciten los programas de los Fondos EIE deben registrarse y completar las solicitudes a través del sistema informático ECLAIMS. El sistema seguirá utilizándose hasta el cierre de estos programas.

Con el fin de desarrollar el sistema, se llevaron a cabo una serie de consultas a los usuarios, incluidas discusiones con partes interesadas internas (DWP, MHCLG) y externas (por ejemplo, beneficiarios). El desarrollo se extendió a lo largo de un período de aproximadamente 3 años utilizando métodos ágiles y construyendo el sistema de forma incremental con la ayuda de varios desarrolladores subcontratados. Después de una etapa de prueba inicial que comenzó en 2017, el sistema se puso en marcha en 2018. Todavía tiene lugar un desarrollo limitado donde se requieren mejoras.

DWP y MHCLG participaron principalmente en el desarrollo y la financiación del sistema. Los costos continuos ahora también se financian en parte a través de la asistencia técnica de la CE.

Durante el desarrollo del sistema, se emitieron comunicaciones continuas a las partes interesadas. Una vez finalizado el sistema, en el sitio web gov.uk se puso a disposición orientación sobre cómo solicitar financiación de los Fondos EIE.

El sistema cubre ampliamente cuatro categorías funcionales:

• Presentación y evaluación de solicitudes de financiación en el marco de los Fondos EIE
• Presentación de una reclamación, una vez concedida la financiación, con información de apoyo sobre los montos gastados
• Flujo de trabajo / gestión de casos de la reclamación
• Informes y gestión de la información

El objetivo final de ECLAIMS es recopilar información, inclusive la documentación de respaldo, sobre las solicitudes y los proyectos financiados según la política de cohesión electrónica de la CE. Los datos se recopilan a través del sistema, para tener una referencia de auditoría de quién ha hecho qué, dónde y cuándo.

DWP, la AG, utilizará la información del sistema informático ECLAIMS para realizar la evaluación completa, con el objetivo de determinar si la solicitud cumple con los criterios relevantes para ser considerada para la financiación. Las aplicaciones capturan información sobre la justificación, las actividades, el costo y el cumplimiento de un proyecto.

Durante cualquier parte del proceso de diligencia debida (si corresponde a la solicitud) o durante la evaluación de la solicitud con respecto a los Criterios de selección básicos, la AG puede plantear consultas a través del sistema informático ECLAIMS con el solicitante para aclarar información, solicitar más información o corregir cualquier error en la aplicación.

Los datos también están disponibles para una variedad de partes interesadas para respaldar el cumplimiento de sus funciones, es decir, la Autoridad de Certificación (AC) y la Autoridad de Auditoría (AA), tanto dentro de ECLAIMS como a través del sistema de informes. Las AC y AA también utilizan ECLAIMS para registrar detalles de su actividad, inclusive los detalles de las visitas / verificaciones realizadas.

Existe una gama de medidas de control incorporadas dentro de ECLAIMS:

• Separación de funciones, reduce la posibilidad de actividad fraudulenta. El acceso a las distintas partes del sistema está restringido, dependiendo de los roles que se hayan asignado. Además, si el personal tiene múltiples funciones, el sistema reconoce qué actividades se han realizado históricamente y limita las actividades futuras a los proyectos / reclamaciones relevantes.
• Validación tras la presentación de reclamaciones a la AG, que incluyen:
  • verificaciones de la información financiera con los detalles del proyecto, es decir, valores financieros, categorías de región, eje de prioridad, categoría de costo;
  • verificaciones de los datos de los participantes con los detalles del proyecto, es decir, registros incompletos, participantes duplicados, etc.

El sistema produce una amplia gama de información, desde el nivel granular por aplicación o reclamación hasta informes resumidos de alto nivel. Los informes se realizan a través de la herramienta Jaspersoft BI que interactúa con ECLAIMS para extraer datos. Parte de esta información se publica, por ejemplo, en las actas de la Junta del Programa nacional, otras se utilizan para la gestión diaria del programa.

• Uso por todas las autoridades involucradas (AG, AC, AA)
• Verificaciones de validación integradas que revisan las reclamaciones y los datos de los beneficiarios, identificando problemas potenciales (por ejemplo, entradas dobles, información faltante)
• Separación de funciones en el sistema y una serie de comprobaciones integradas para evitar que los usuarios realicen tareas que no son relevantes para su función o que podrían representar un conflicto de intereses

El sistema ECLAIMS es la herramienta informática utilizada por todos los solicitantes, beneficiarios y autoridades durante el período de los Fondos EIE 2014-2020.

• Participación de varios interesados en el desarrollo
• Desarrollo ágil del sistema
• Comunicación continua sobre el desarrollo
• Suministro de orientación detallada sobre el uso del sistema

• Seguir revisando la efectividad del sistema y realizar cambios donde se identifican necesidades específicas
• Centrarse en la experiencia del usuario

Siguiendo los requisitos de e-Cohesion, otros países pueden implementar un sistema similar.

Dicho sistema debe, sin lugar a dudas, representar los pasos particulares que tienen lugar durante el proceso de solicitud y reclamaciones, y debe incluir a todas las partes involucradas en el proceso de desarrollo.