Платформа ELIOS

За да администрира приемането на сигнали за нередности, DGEFP създаде начална страница, чрез която всеки може да отнесе своите безпокойства до специален екип. Сигналите пристигат в специална пощенска кутия, където случаите могат да бъдат по-лесно управлявани. Достъп до пощенската кутия имат само упълномощени лица.

Внедряването беше организирано от DGEFP в координация с вътрешния доставчик на ИТ системи за дирекцията. Системата заработи след една година на прецизно очертаване на изискванията, последвана от тестване на решението. Разходите за внедряването възлязоха на около 90 000 EUR, към които се добавят 20 000 EUR, необходими за поддръжка всяка година.

На началната страница на платформата на потребителите е предоставена информация относно правното основание за защита на лицата, сигнализиращи за нередности.

Има две възможни теми на сигналите за нередности: измама и конфликт на интереси. Потребителите могат да подадат сигнал в срок от шест месеца след датата на инцидента. Представени са обяснения и определения за измама, конфликт на интереси и свързано с тях неправомерно действие. Тези теми бяха избрани, тъй като това са видовете престъпления, които се установяват най-често при одити и разследвания.

Преди потребителят да получи достъп до формуляра за подаване на сигнали за нередности, в платформата има задължителна процедура за потвърждение от три стъпки, на всяка от които има отделно предупреждение. Процедурата е следната:

• По време на първата стъпка в платформата ELIOS се посочва, че потребителят може да съобщи за подозрение само по отношение на проекти по ЕСФ или инициативата за младежка заетост. В платформата не не може да се подават сигнали за други европейски фондове (ЕЗФРСР/ЕФМДР), нито за програми, управлявани от регионални органи за управление (програми на Регионалния съвет по ЕФРР/ЕСФ). В платформата за подаване на сигнали за нередности на потребителите се предоставят насоки къде да се обърнат със запитвания по теми, които не са свързани с европейските структурни фондове (напр. отклонение от данъчно облагане, измами с вноски и социални обезщетения, митнически измами или измами във връзка с трудовия кодекс).
• Втората стъпка съдържа предупреждение за последиците и правната отговорност за подаване на неверни сигнали.
• Третата стъпка е подробно описание на правното основание за защита на сигнализиращите за нередности лица.

Потребителите трябва да потвърдят, че са разбрали всички предупреждения, преди да получат достъп до формуляра за подаване на сигнал.

И накрая, платформата изисква сигнализиращите за нередности лица да предоставят личните си данни; анонимно подаване на сигнали не е позволено. Това има за цел да бъдат предотвратени всякакви неверни декларации, които не могат да бъдат проследени.  
Всички лични данни се съхраняват сигурно в системата за подаване на сигнали за нередности и се препращат единствено до участващите институции или лица. В Общите правила и условия за използване се съдържат правилата за защита на личните данните, приложими за данните, събрани от платформата във връзка с потребителя и сигнала за нередност. Достъпът до информацията е запазен само за служителите на DGEFP, които извършват проверки за измами. Информацията за контакт служи и за връзка със сигнализиращото за нередност лице.

Когато потребителите приключат с подаването на сигнала, във входящата поща на специално определен служител, който се занимава с проверки за измами, пристига предупреждение по сигурен начин. Сигнализиращото за нередност лице автоматично получава разписка.

Служителят в DGEFP, който се занимава с проверки за измами, преглежда сигнала и взема решение за необходимите действия, които да бъдат предприети, като те могат да включват предаване на сигнала на други институции, ако той не попада в сферата на компетентност на DGEFP, или въздържане от по-нататъшни действия, ако сигналът е несъществен. Сигнали, които бъдат счетени за основателни, могат да бъдат директно предадени на прокурора.

DGEFP има вътрешен комитет за спазване на изискванията, който редовно бива информиран за предприетите мерки и може да предложи по-нататъшни действия. Комитетът може да покани външни представители от институции, замесени в сигналите. За да получи допълнителни мнения и съвети, вътрешният комитет може също да уведоми Националната делегация за борба с измамите (DNLF), която е специализирана в борбата с измамите в областта на публичните финанси.

Понастоящем четирима души имат достъп до сигналите, които се изпращат чрез платформата ELIOS. Един от тях е служителят, който се занимава с проверки за измами, той оценява сигналите и организира работата на вътрешния комитет за спазване на изискванията, който заседава веднъж годишно.

Лицето, сигнализирало за нередността, не се уведомява за резултатите от процеса.