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Anti-Fraud Knowledge Centre

Contesto e obiettivi

Ai sensi dell'articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento (UE) n. 1303/2013, ciascuna autorità di gestione è tenuta a istituire "misure antifrode efficaci e proporzionate, tenendo conto dei rischi individuati" e ad adottare misure per prevenire, individuare e sanzionare efficacemente le frodi e le irregolarità. 

Il codice penale francese impone inoltre a ogni autorità o funzionario pubblico che venga a conoscenza di un reato nell'esercizio delle proprie funzioni di comunicare tali informazioni. 

Al fine di soddisfare tali prescrizioni, la "Delegation Génerale à l'Emploi et à la Formation Professionnelle" (DGEFP), ossia l'autorità di gestione per i programmi operativi per l'occupazione e l'inclusione nella Francia metropolitana (FSE) e l'iniziativa a favore dell'occupazione giovanile (IOG), ha sviluppato nel 2017 il sistema ELIOS, una piattaforma per le denunce di irregolarità. 

ELIOS consente a tutti gli informatori che nutrono sospetti di frodi o conflitti di interesse in relazione all'attuazione di programmi dell'FSE di presentare una denuncia tramite un modulo sulla piattaforma ELIOS. ELIOS è un sito web che fornisce informazioni su frodi e conflitti di interesse e consente agli informatori di presentare denunce non anonime su tali temi. L'obiettivo è migliorare l'individuazione delle frodi relative ai programmi dell'FSE. 

 

Descrizione della pratica

Per gestire la raccolta delle denunce di irregolarità, la DGEFP ha creato una homepage che consente a chiunque di contattare un gruppo ad hoc per esporre le proprie preoccupazioni. Le preoccupazioni segnalate vengono trasmesse ad una casella di posta elettronica apposita che permette una gestione più agevole dei casi. Solo le persone autorizzate hanno accesso a tale casella di posta elettronica.

L'attuazione è stata organizzata dalla DGEFP in coordinamento con il proprio fornitore interno di sistemi informatici. Il sistema è diventato operativo dopo un anno dalla definizione precisa dei requisiti, seguita da un collaudo del sistema. Il costo dell'attuazione è stato di circa 90 000 EUR, oltre a 20 000 EUR necessari per la manutenzione annuale.

La homepage della piattaforma fornisce agli utenti informazioni sulla base giuridica della protezione degli informatori.

Le irregolarità denunciate possono riguardare due temi: frode e conflitto di interessi. Gli utenti possono presentare una denuncia fino a sei mesi dopo la data dell'evento in questione. Il sito fornisce spiegazioni e definizioni di frode, conflitto di interessi e delle relative condotte illecite. Tali temi sono stati scelti in quanto rappresentano i tipi di reati maggiormente individuati negli audit e nelle indagini.

Prima che l'utente possa accedere al modulo per la denuncia di irregolarità, la piattaforma richiede di completare una procedura di conferma in tre fasi, ciascuna con un proprio avviso. La procedura è la seguente:

  • durante la prima fase, la piattaforma ELIOS informa che l'utente può segnalare un sospetto riguardante unicamente progetti dell'FSE o dell'IOG. La piattaforma non è competente per le segnalazioni riguardanti altri fondi europei (FEASR/FEAMP) né per i programmi gestiti dalle autorità di gestione regionali (programmi FESR/FSE del consiglio regionale). La piattaforma per la denuncia delle irregolarità indica agli utenti dove indirizzare le richieste di informazioni relative a temi non connessi ai fondi SIE (ad esempio evasione fiscale, frode contributiva e ai danni del sistema di prestazioni sociali, frode doganale o frode in relazione al codice del lavoro);
  • la seconda fase contiene un'avvertenza sulle conseguenze e sulla responsabilità giuridica in caso di denunce false;
  • la terza fase comprende una descrizione dettagliata della base giuridica per la protezione degli informatori.

Prima di accedere al modulo di denuncia, gli utenti devono confermare di aver compreso tutte le avvertenze.

Infine la piattaforma chiede agli informatori di fornire le loro informazioni personali; non è consentita la denuncia anonima. Ciò mira a prevenire qualsiasi dichiarazione illecita di cui non si possa accertare la provenienza.
Tutte le informazioni personali sono conservate in modo sicuro nel sistema di denuncia delle irregolarità e sono trasmesse soltanto alle istituzioni o alle persone interessate. Le condizioni generali di utilizzo stabiliscono le norme in materia di riservatezza dei dati applicabili ai dati raccolti dalla piattaforma in relazione all'utente e alla denuncia di irregolarità. L'accesso alle informazioni è riservato esclusivamente ai responsabili dell'esame delle frodi all'interno della DGEFP. Le informazioni di contatto permettono anche di comunicare con l'informatore.

Una volta che gli utenti hanno presentato la segnalazione, un responsabile dell'esame delle frodi riceve nella propria casella di posta in entrata un avviso trasmesso in modo sicuro. L'informatore riceve una conferma automatica di ricezione.

Il responsabile dell'esame delle frodi all'interno della DGEFP esamina la denuncia e decide le azioni da intraprendere, tra le quali vi sono l'inoltro della denuncia ad altre istituzioni qualora essa non rientri tra le competenze della DGEFP oppure la possibilità di astenersi dall'adozione di ulteriori misure qualora la denuncia non sia fondata. Le denunce che sono state ritenute fondate possono essere trasmesse direttamente al pubblico ministero.

La DGEFP dispone di un comitato interno per la conformità che viene informato regolarmente in merito alle misure adottate e può suggerire ulteriori azioni. Tale comitato può invitare rappresentanti esterni delle istituzioni coinvolte nelle denunce. Per ricevere ulteriori contributi e consigli, il comitato interno può altresì informare la delegazione nazionale per la lotta contro le frodi (DNLF), specializzata nella lotta alle frodi connesse alle finanze pubbliche.

Attualmente quattro persone hanno accesso alle denunce inviate tramite la piattaforma ELIOS: tra queste un responsabile dell'esame delle frodi valuta le segnalazioni e organizza il comitato interno per la conformità, che si riunisce una volta l'anno.

L'informatore non viene informato in merito all'esito del processo.

Caratteristiche uniche

Lo sviluppo e l'attuazione della piattaforma ELIOS consentono di:

  • centralizzare tutte le denunce, indipendentemente dal dipartimento di gestione interessato;
  • tracciare la presentazione delle denunce (registrazione e avviso di ricevimento);
  • inoltrare le denunce ai servizi competenti per il loro trattamento;
  • verificare i dettagli del caso con l'informatore;
  • valutare internamente le segnalazioni specifiche per l'autorità di gestione;
  • individuare potenziali irregolarità nelle fasi iniziali.

Esiti e risultati

La piattaforma ELIOS sostiene l'individuazione e la segnalazione dei rischi di frode. Offre agli informatori un modulo centralizzato e standardizzato per segnalare frodi e conflitti di interesse nei casi in cui non abbiano la possibilità di presentare tale denuncia all'interno del proprio gruppo/della propria impresa.

ELIOS è uno strumento supplementare per l'individuazione delle frodi che rafforza la fiducia nell'autorità di gestione e garantisce un riscontro per i beneficiari e il pubblico in generale.

Finora tramite la piattaforma ELIOS sono state presentate 36 denunce, di cui 11 riguardavano fondi europei e altre due sono state trasmesse all'OLAF per ulteriori indagini. 

Fattori di successo principali

  • Le informazioni riguardanti la piattaforma sono disponibili su tutti i siti web correlati;
  • valutazione rapida delle segnalazioni ricevute e definizione delle misure con il coinvolgimento delle parti accusate o interessate;
  • formazione per i responsabili dell'esame delle frodi.

Sfide incontrate e insegnamenti tratti

  • Poiché la protezione dei dati e l'anonimato costituiscono una preoccupazione per gli utenti, per assicurare un'efficace attuazione di questa pratica è opportuno garantire la sicurezza dei dati e il rispetto del regolamento generale sulla protezione dei dati.

Potenziale di trasferibilità

  • Si tratta di una pratica facilmente trasferibile ad altre autorità in quanto non richiede alcuna configurazione specifica né alcun contesto istituzionale concreto;
  • occorre valutare l'esistenza di altri strumenti nazionali di denuncia delle irregolarità al fine di separare chiaramente le responsabilità e comunicare agli utenti dove effettuare le diverse segnalazioni.
ELIOS Whistle-Blowing Platform IT
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