Piattaforma ELIOS

Per gestire la raccolta delle denunce di irregolarità, la DGEFP ha creato una homepage che consente a chiunque di contattare un gruppo ad hoc per esporre le proprie preoccupazioni. Le preoccupazioni segnalate vengono trasmesse ad una casella di posta elettronica apposita che permette una gestione più agevole dei casi. Solo le persone autorizzate hanno accesso a tale casella di posta elettronica.

L'attuazione è stata organizzata dalla DGEFP in coordinamento con il proprio fornitore interno di sistemi informatici. Il sistema è diventato operativo dopo un anno dalla definizione precisa dei requisiti, seguita da un collaudo del sistema. Il costo dell'attuazione è stato di circa 90 000 EUR, oltre a 20 000 EUR necessari per la manutenzione annuale.

La homepage della piattaforma fornisce agli utenti informazioni sulla base giuridica della protezione degli informatori.

Le irregolarità denunciate possono riguardare due temi: frode e conflitto di interessi. Gli utenti possono presentare una denuncia fino a sei mesi dopo la data dell'evento in questione. Il sito fornisce spiegazioni e definizioni di frode, conflitto di interessi e delle relative condotte illecite. Tali temi sono stati scelti in quanto rappresentano i tipi di reati maggiormente individuati negli audit e nelle indagini.

Prima che l'utente possa accedere al modulo per la denuncia di irregolarità, la piattaforma richiede di completare una procedura di conferma in tre fasi, ciascuna con un proprio avviso. La procedura è la seguente:

• durante la prima fase, la piattaforma ELIOS informa che l'utente può segnalare un sospetto riguardante unicamente progetti dell'FSE o dell'IOG. La piattaforma non è competente per le segnalazioni riguardanti altri fondi europei (FEASR/FEAMP) né per i programmi gestiti dalle autorità di gestione regionali (programmi FESR/FSE del consiglio regionale). La piattaforma per la denuncia delle irregolarità indica agli utenti dove indirizzare le richieste di informazioni relative a temi non connessi ai fondi SIE (ad esempio evasione fiscale, frode contributiva e ai danni del sistema di prestazioni sociali, frode doganale o frode in relazione al codice del lavoro);
• la seconda fase contiene un'avvertenza sulle conseguenze e sulla responsabilità giuridica in caso di denunce false;
• la terza fase comprende una descrizione dettagliata della base giuridica per la protezione degli informatori.

Prima di accedere al modulo di denuncia, gli utenti devono confermare di aver compreso tutte le avvertenze.

Infine la piattaforma chiede agli informatori di fornire le loro informazioni personali; non è consentita la denuncia anonima. Ciò mira a prevenire qualsiasi dichiarazione illecita di cui non si possa accertare la provenienza.
Tutte le informazioni personali sono conservate in modo sicuro nel sistema di denuncia delle irregolarità e sono trasmesse soltanto alle istituzioni o alle persone interessate. Le condizioni generali di utilizzo stabiliscono le norme in materia di riservatezza dei dati applicabili ai dati raccolti dalla piattaforma in relazione all'utente e alla denuncia di irregolarità. L'accesso alle informazioni è riservato esclusivamente ai responsabili dell'esame delle frodi all'interno della DGEFP. Le informazioni di contatto permettono anche di comunicare con l'informatore.

Una volta che gli utenti hanno presentato la segnalazione, un responsabile dell'esame delle frodi riceve nella propria casella di posta in entrata un avviso trasmesso in modo sicuro. L'informatore riceve una conferma automatica di ricezione.

Il responsabile dell'esame delle frodi all'interno della DGEFP esamina la denuncia e decide le azioni da intraprendere, tra le quali vi sono l'inoltro della denuncia ad altre istituzioni qualora essa non rientri tra le competenze della DGEFP oppure la possibilità di astenersi dall'adozione di ulteriori misure qualora la denuncia non sia fondata. Le denunce che sono state ritenute fondate possono essere trasmesse direttamente al pubblico ministero.

La DGEFP dispone di un comitato interno per la conformità che viene informato regolarmente in merito alle misure adottate e può suggerire ulteriori azioni. Tale comitato può invitare rappresentanti esterni delle istituzioni coinvolte nelle denunce. Per ricevere ulteriori contributi e consigli, il comitato interno può altresì informare la delegazione nazionale per la lotta contro le frodi (DNLF), specializzata nella lotta alle frodi connesse alle finanze pubbliche.

Attualmente quattro persone hanno accesso alle denunce inviate tramite la piattaforma ELIOS: tra queste un responsabile dell'esame delle frodi valuta le segnalazioni e organizza il comitato interno per la conformità, che si riunisce una volta l'anno.

L'informatore non viene informato in merito all'esito del processo.