Przejdź do treści głównej
Anti-Fraud Knowledge Centre

Kontekst i cele

Zgodnie z art. 125 ust. 4 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 1303/2013 każda instytucja zarządzająca jest zobowiązana do wprowadzenia skutecznych i proporcjonalnych środków zwalczania nadużyć finansowych, uwzględniając stwierdzone rodzaje ryzyka, oraz do wprowadzania środków w celu skutecznego zapobiegania nadużyciom finansowym i nieprawidłowościom, ich wykrywania i karania. 

Francuski kodeks karny wymaga ponadto, aby każdy organ lub urzędnik publiczny, który podczas wykonywania swoich obowiązków dowiaduje się o przestępstwie, zgłaszał tę informację. 

Aby spełnić te wymogi, „Delegation Génerale à l’Emploi Regional et à la Formation Professionnelle” (DGEFP), instytucja zarządzająca programami operacyjnymi na rzecz zatrudnienia i włączenia społecznego we Francji metropolitalnej (FSE) oraz Inicjatywą na rzecz zatrudnienia ludzi młodych (YEI), opracowała w 2017 r. platformę sygnalizowania nieprawidłowości ELIOS. 

Platforma ta umożliwia wszystkim sygnalistom, którzy podejrzewają popełnienie nadużycia finansowego lub wystąpienie konfliktu interesów w związku z wdrażaniem programów finansowanych z EFS przekazanie zgłoszenia przy użyciu formularza na platformie ELIOS. ELIOS jest stroną internetową, która zawiera informacje na temat nadużyć finansowych i konfliktów interesów oraz umożliwia sygnalistom przekazywanie nieanonimowych zgłoszeń dotyczących tych kwestii. Jego celem jest zwiększenie wykrywalności nadużyć finansowych związanych z programami finansowanymi z EFS. 

Opis działania

Aby zarządzać przyjmowaniem zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości, DGEFP utworzyła stronę główną, na której każdy może skontaktować się ze specjalnym zespołem i podzielić swoimi zastrzeżeniami. Zgłoszone zastrzeżenia trafiają do specjalnej skrzynki pocztowej, w której można łatwiej zarządzać sprawami. Dostęp do niej mają wyłącznie upoważnione osoby.

Wdrożenie platformy zorganizowała DGEFP w koordynacji ze swoim wewnętrznym dostawcą systemów informatycznych. System zaczął działać po dokładnym określeniu wymogów, co trwało rok, oraz po przetestowaniu rozwiązania. Koszt wdrożenia wyniósł ok. 90 tys. euro; prócz tego utrzymanie systemu kosztuje 20 tys. euro rocznie.

Strona główna platformy informuje użytkowników o podstawie prawnej ochrony sygnalistów.

Sygnalizowanie nieprawidłowości może dotyczyć dwóch tematów: nadużycia finansowego oraz konfliktu interesów Użytkownicy mogą złożyć skargę do sześciu miesięcy po dacie zdarzenia. Na stronie można znaleźć wyjaśnienia i definicje nadużycia finansowego, konfliktu interesów i powiązanych naruszeń. Tematy te wybrano, ponieważ stanowią one rodzaje przestępstw najczęściej wykrywanych podczas kontroli i dochodzeń.

Zanim użytkownik uzyska dostęp do formularza zgłaszania nieprawidłowości, platforma wymaga przejścia 3-stopniowej procedury potwierdzenia. Każdy stopień związany jest z odrębnym ostrzeżeniem. Procedura przedstawia się następująco:

  • Podczas pierwszego etapu platforma ELIOS informuje, że użytkownik może zgłosić podejrzenie tylko w odniesieniu do projektów finansowanych z EFS lub Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych. Platforma nie jest właściwa w odniesieniu do zgłoszeń dotyczących innych funduszy europejskich (EFRROW/EFMR) ani programów zarządzanych przez regionalne instytucje zarządzające (programów EFRR/EFS podlegających radom regionalnym). Platforma zgłaszania nieprawidłowości oferuje użytkownikom wskazówki co do tego, gdzie kierować zapytania na tematy niezwiązane z funduszami ESI (dotyczące np. uchylania się od opodatkowania, oszustw podatkowych, składkowych i związanych ze świadczeniami z zabezpieczenia społecznego, oszustw celnych lub oszustw w świetle kodeksu pracy).
  • Na drugim etapie pojawia się ostrzeżenie dotyczące konsekwencji i odpowiedzialności prawnej za zgłoszenie nieprawdy.
  • Trzeci etap obejmuje szczegółowy opis podstawy prawnej ochrony sygnalistów.

Przed uzyskaniem dostępu do formularza zgłaszania nieprawidłowości użytkownicy muszą potwierdzić zapoznanie się ze wszystkimi ostrzeżeniami.

Na koniec sygnaliści muszą podać na platformie swoje dane osobowe; nie umożliwia ona anonimowego przekazywania zgłoszeń. Ma to na celu zapewnienie możliwości śledzenia wszelkich bezprawnych zgłoszeń.
Wszystkie dane osobowe są przechowywane w bezpieczny sposób w systemie i przekazywane wyłącznie do zaangażowanych instytucji lub osób. W ogólnych warunkach korzystania z platformy określono zasady ochrony danych, które mają zastosowanie do danych gromadzonych przez platformę w odniesieniu do użytkownika i skargi dotyczącej nieprawidłowości. Dostęp do informacji jest mają wyłącznie kontrolerzy nadużyć finansowych w DGEFP. Dane kontaktowe służą również do komunikacji z sygnalistą.

Po dokonaniu zgłoszenia przez użytkownika do skrzynki odbiorczej specjalnego kontrolera nadużyć finansowych wysyłane jest w bezpieczny sposób powiadomienie. Sygnalista otrzymuje automatyczne potwierdzenie odbioru.

Kontroler nadużyć finansowych w DGEFP zapoznaje się ze zgłoszeniem i podejmuje decyzję o niezbędnych działaniach, które mogą obejmować przekazanie zgłoszenia innym instytucjom, jeżeli nie wchodzi ono w zakres działalności DGEFP, lub powstrzymanie się od dalszych działań, jeżeli zgłoszenie jest nieuzasadnione. Zgłoszenia uznane za uzasadnione mogą zostać przekazane bezpośrednio prokuratorowi.

W DGEFP funkcjonuje wewnętrzny komitet ds. zgodności, który jest regularnie informowany o podjętych krokach i może sugerować dalsze działania. Komitet może zaprosić do udziału w swoim posiedzeniu zewnętrznych przedstawicieli instytucji, których dotyczy zgłoszenie. W celu uzyskania dalszych informacji i porad komitet wewnętrzny może również poinformować Krajową Delegaturę ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (DNLF), która specjalizuje się w zwalczaniu nadużyć związanych z finansami publicznymi.

Dostęp do zgłoszeń przesyłanych za pośrednictwem platformy ELIOS mają obecnie cztery osoby, z których jedna jako kontroler nadużyć finansowych dokonuje oceny zgłoszeń i organizuje odbywające się raz w roku posiedzenia wewnętrznego komitetu ds. zgodności.

Sygnalista nie jest informowany o wynikach tego procesu.

Unikalne cechy

Opracowanie i wdrożenie platformy ELIOS umożliwia:

  • centralizację wszystkich skarg, niezależnie od departamentu zarządzania, którego dotyczy skarga;
  • śledzenie składania skarg (rejestracja i potwierdzenie odbioru);
  • przekazywanie zgłoszeń odpowiednim służbom zarządzającym do rozpatrzenia;
  • uzyskanie od sygnalisty szczegółowych informacji na temat sprawy;
  • wewnętrzną ocenę zgłoszeń dotyczących danej instytucji zarządzającej;
  • potencjalnie wykrywanie nadużyć na wczesnym etapie.

Wyniki

Platforma ELIOS wspiera wykrywanie i zgłaszanie ryzyka nadużyć finansowych. Oferuje ona sygnalistom scentralizowany i znormalizowany formularz do zgłaszania nadużyć finansowych i konfliktów interesów na wypadek, gdyby zgłoszenie we własnym zespole/firmie sygnalisty było niemożliwe.

ELIOS stanowi dodatkowe narzędzie wykrywania nadużyć finansowych, zwiększa zaufanie do instytucji zarządzającej i zapewnia informacje zwrotne dla beneficjentów i ogółu społeczeństwa.

Dotychczas na platformę ELIOS wpłynęło 36 zgłoszeń, z których 11 dotyczyło funduszy europejskich, a dwa dodatkowe przekazano do OLAF-u w celu przeprowadzenia dalszego dochodzenia. 

Główne czynniki sukcesu

  • Informacje o platformie są dostępne na wszystkich powiązanych stronach internetowych.
  • Szybka ocena otrzymanych zgłoszeń i określenie środków w porozumieniu z oskarżonymi lub zainteresowanymi stronami.
  • Szkolenie dla kontrolerów nadużyć finansowych

Napotkane wyzwania i wyciągnięte wnioski

  • W celu skutecznego wdrożenia takiej praktyki w innych państwach należy zapewnić zgodność z RODO i bezpieczeństwo danych, ponieważ ochrona danych i anonimowość są ważne dla użytkowników.

Potencjał w zakresie możliwości przenoszenia

  • Rozwiązanie mogą łatwo powielić inne organy, ponieważ nie wymaga ono żadnej określonej struktury ani krajobrazu instytucjonalnego.
  • Niezbędne będzie przeprowadzenie oceny innych krajowych narzędzi do sygnalizowania nieprawidłowości w celu wyraźnego rozdzielenia obowiązków i jasnego komunikowania, gdzie zgłaszać obawy różnego rodzaju.
  • 29 MARCA 2021
ELIOS Whistle-Blowing Platform PL