Platforma ELIOS

Aby zarządzać przyjmowaniem zgłoszeń dotyczących nieprawidłowości, DGEFP utworzyła stronę główną, na której każdy może skontaktować się ze specjalnym zespołem i podzielić swoimi zastrzeżeniami. Zgłoszone zastrzeżenia trafiają do specjalnej skrzynki pocztowej, w której można łatwiej zarządzać sprawami. Dostęp do niej mają wyłącznie upoważnione osoby.

Wdrożenie platformy zorganizowała DGEFP w koordynacji ze swoim wewnętrznym dostawcą systemów informatycznych. System zaczął działać po dokładnym określeniu wymogów, co trwało rok, oraz po przetestowaniu rozwiązania. Koszt wdrożenia wyniósł ok. 90 tys. euro; prócz tego utrzymanie systemu kosztuje 20 tys. euro rocznie.

Strona główna platformy informuje użytkowników o podstawie prawnej ochrony sygnalistów.

Sygnalizowanie nieprawidłowości może dotyczyć dwóch tematów: nadużycia finansowego oraz konfliktu interesów Użytkownicy mogą złożyć skargę do sześciu miesięcy po dacie zdarzenia. Na stronie można znaleźć wyjaśnienia i definicje nadużycia finansowego, konfliktu interesów i powiązanych naruszeń. Tematy te wybrano, ponieważ stanowią one rodzaje przestępstw najczęściej wykrywanych podczas kontroli i dochodzeń.

Zanim użytkownik uzyska dostęp do formularza zgłaszania nieprawidłowości, platforma wymaga przejścia 3-stopniowej procedury potwierdzenia. Każdy stopień związany jest z odrębnym ostrzeżeniem. Procedura przedstawia się następująco:

• Podczas pierwszego etapu platforma ELIOS informuje, że użytkownik może zgłosić podejrzenie tylko w odniesieniu do projektów finansowanych z EFS lub Inicjatywy na rzecz zatrudnienia ludzi młodych. Platforma nie jest właściwa w odniesieniu do zgłoszeń dotyczących innych funduszy europejskich (EFRROW/EFMR) ani programów zarządzanych przez regionalne instytucje zarządzające (programów EFRR/EFS podlegających radom regionalnym). Platforma zgłaszania nieprawidłowości oferuje użytkownikom wskazówki co do tego, gdzie kierować zapytania na tematy niezwiązane z funduszami ESI (dotyczące np. uchylania się od opodatkowania, oszustw podatkowych, składkowych i związanych ze świadczeniami z zabezpieczenia społecznego, oszustw celnych lub oszustw w świetle kodeksu pracy).
• Na drugim etapie pojawia się ostrzeżenie dotyczące konsekwencji i odpowiedzialności prawnej za zgłoszenie nieprawdy.
• Trzeci etap obejmuje szczegółowy opis podstawy prawnej ochrony sygnalistów.

Przed uzyskaniem dostępu do formularza zgłaszania nieprawidłowości użytkownicy muszą potwierdzić zapoznanie się ze wszystkimi ostrzeżeniami.

Na koniec sygnaliści muszą podać na platformie swoje dane osobowe; nie umożliwia ona anonimowego przekazywania zgłoszeń. Ma to na celu zapewnienie możliwości śledzenia wszelkich bezprawnych zgłoszeń.
Wszystkie dane osobowe są przechowywane w bezpieczny sposób w systemie i przekazywane wyłącznie do zaangażowanych instytucji lub osób. W ogólnych warunkach korzystania z platformy określono zasady ochrony danych, które mają zastosowanie do danych gromadzonych przez platformę w odniesieniu do użytkownika i skargi dotyczącej nieprawidłowości. Dostęp do informacji jest mają wyłącznie kontrolerzy nadużyć finansowych w DGEFP. Dane kontaktowe służą również do komunikacji z sygnalistą.

Po dokonaniu zgłoszenia przez użytkownika do skrzynki odbiorczej specjalnego kontrolera nadużyć finansowych wysyłane jest w bezpieczny sposób powiadomienie. Sygnalista otrzymuje automatyczne potwierdzenie odbioru.

Kontroler nadużyć finansowych w DGEFP zapoznaje się ze zgłoszeniem i podejmuje decyzję o niezbędnych działaniach, które mogą obejmować przekazanie zgłoszenia innym instytucjom, jeżeli nie wchodzi ono w zakres działalności DGEFP, lub powstrzymanie się od dalszych działań, jeżeli zgłoszenie jest nieuzasadnione. Zgłoszenia uznane za uzasadnione mogą zostać przekazane bezpośrednio prokuratorowi.

W DGEFP funkcjonuje wewnętrzny komitet ds. zgodności, który jest regularnie informowany o podjętych krokach i może sugerować dalsze działania. Komitet może zaprosić do udziału w swoim posiedzeniu zewnętrznych przedstawicieli instytucji, których dotyczy zgłoszenie. W celu uzyskania dalszych informacji i porad komitet wewnętrzny może również poinformować Krajową Delegaturę ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (DNLF), która specjalizuje się w zwalczaniu nadużyć związanych z finansami publicznymi.

Dostęp do zgłoszeń przesyłanych za pośrednictwem platformy ELIOS mają obecnie cztery osoby, z których jedna jako kontroler nadużyć finansowych dokonuje oceny zgłoszeń i organizuje odbywające się raz w roku posiedzenia wewnętrznego komitetu ds. zgodności.

Sygnalista nie jest informowany o wynikach tego procesu.