Skip to main content
Logotip Europske komisije
Anti-Fraud Knowledge Centre

Skupina za procjenu rizika od prijevara (skupina GVRF)
i alat za samoprocjenu

Kontekst i ciljevi

Talijanskim nacionalnim operativnim programom „Kapaciteti uprave i institucija” (PON GOV) upravlja talijanska agencija za teritorijalnu koheziju u suradnji s dvama posredničkim tijelima: Odjelom za javnu službu u okviru predsjedništva Vijeća ministara i Ministarstvom pravosuđa. Tijelo za reviziju je Ministarstvo gospodarstva i financija, a ulogu tijela za ovjeravanje obavlja poseban odjel u okviru talijanske agencije za teritorijalnu koheziju. U okviru programa PON GOV iz proračuna je izdvojeno 805 milijuna EUR u razdoblju od 2014. do 2020. te se njime podupire jačanje kapaciteta i inovacija svih javnih uprava.  Ukupno 80 % sredstava namijenjeno je manje razvijenim regijama (Basilicata, Kalabrija, Kampanija, Apulija i Sicilija).

Talijanska agencija za teritorijalnu koheziju osnovala je 2017. skupinu za procjenu rizika od prijevara (Gruppo di Valutazione del Rischio Frode – skupina GVRF) u okviru programa PON GOV s ciljem smanjenja rizika od prijevarnog ponašanja te kako bi se potencijalni rizik od prijevara redovno procjenjivao i kako bi se donosile primjerene preventivne i korekcijske mjere[1].

Skupina GVRF temeljila je svoj rad na alatu za samoprocjenu rizika od prijevara iz smjernica Europske komisije EGESIF n.14-0021-00 objavljenih 16. lipnja 2014.[2] Komisijin alat za samoprocjenu obuhvaća vjerojatnost i učinak konkretnih i uobičajeno prepoznatih rizika od prijevara koji su posebno važni za ključne postupke kao što su:

  • odabir podnositelja zahtjeva
  • korisnikova provedba projekata, uz naglasak na javnu nabavu i troškove rada
  • ovjeravanje troškova koje obavlja upravljačko tijelo i plaćanja
  • odabir projekata tehničke pomoći koji izravno obavlja upravljačko tijelo ili posredničko tijelo.  

Komisijina opća metodologija za procjenu rizika od prijevara provodi se u pet glavnih koraka:

  1. kvantifikacija bruto rizika
    Bruto rizik odnosi se na razinu rizikaprije razmatranja učinaka svih postojećih ili planiranih kontrola. Kvantifikacija rizika procjenjuje se prema njegovoj vjerojatnostii učinku; kolika je vjerojatnost da će se događaj zbiti i koje će financijske i nefinancijske posljedice imati? Radi standardizacije procjene potrebno je odrediti razdoblje od sedam godina (trajanje programskog razdoblja) kad se utvrđuje vjerojatni niz događaja koji bimogao uzrokovati rizik.
  2. procjena uspostavljenih kontrola za ublažavanje
  3. procjena neto rizika
    Neto rizik odnosi se na razinu rizika nakon razmatranja učinaka svih postojećih kontrola i njihove djelotvornosti, tj. na situaciju kakva je u danom trenutku.
  4. akcijski planovi za uspostavu djelotvornih i razmjernih mjera za borbu protiv prijevara
  5. definicija ciljnog rizika

Ciljni rizik odnosi se na razinu rizika nakon razmatranja učinaka svih postojećih i planiranih kontrola. Riječ je o razini rizika koju upravljačko tijelo smatra podnošljivom.

 

[1]http://www.pongovernance1420.gov.it/it/istituzione-del-gruppo-di-valutazione-dei-rischi-di-frode/

[2]https://ec.europa.eu/regional_policy/sources/docgener/informat/2014/guidance_fraud_risk_assessment.pdf

Opis prakse

Uzimajući u obzir Komisijine smjernice, posebni ciljevi skupine GVRF u okviru programa PON GOV bili su:

  • donošenje alata za samoprocjenu rizika od prijevara usmjerenog na smanjenje rizika od prijevara za svako upravljačko tijelo i posredničko tijelo
  • prikupljanje informacija potrebnih za provedbu evaluacije i zahtijevanje svih dodatnih informacija od svih dionika;tijekom te faze skupina ispituje i sadržaj trogodišnjeg plana borbe protiv korupcije koji uspostavlja talijansko nacionalno tijelo za borbu protiv korupcije (ANAC), pregledava baze podataka s informacijama o prijevari (kao što su SIAF/PIAF, ARACHNE) i obavlja razgovore s ključnim službenicima uključenima u projekte koji prate trenutačno uspostavljene aktivnosti
  • provedba prve procjene mogućih rizika od prijevara imenovanjem nadležnih tijela u roku od šest mjeseci, i to prije nego što upravljačka tijela ili posrednička tijela programa nastave s odabirom korisnika
  • identifikacija novih (utvrđenih ili mogućih) rizika analizom niza studija slučajeva prijevara na koje se sumnja ili koje su potvrđene
  • odobravanje procjena i svih aktivnosti jačanja kapaciteta ako su potrebne kao korektivne mjere za ublažavanje
  • praćenje akcijskih planova radi unapređenja kontrola prve razine
  • periodičko preispitivanje procjena rizika od prijevara, ovisno o razinama rizika i slučajevima prijevare.

Upravljačko tijelo, tijelo za ovjeravanje i posredničko tijelo sudjeluju u skupini GVRF. Skupina se sastoji od:

  • šest predstavnika agencije za teritorijalnu koheziju (direktor ureda nadležnog za upravljanje programima jačanja administrativnih kapaciteta i tehničke pomoći, direktor jedinice za koordinaciju i provedbu provjera prve razine, službenik agencije za sprečavanje korupcije i transparentnost, direktor ureda za koordinaciju ovjeravanja i praćenje rashoda, direktor jedinice za organizaciju, proračun i ljudske resurse i direktor jedinice za informacijske usluge i nabavu)
  • dva predstavnika odjela za javnu službu u okviru predsjedništva Vijeća ministara
  • dva predstavnika Ministarstva pravosuđa.

Kada tijela za reviziju revidiraju dovršene procjene rizika, ona ne preuzimaju izravnu ulogu u donošenju odluke o razini izloženosti riziku, već sudjeluju u postupku procjene u savjetodavnoj ulozi ili kao promatrači.

Metodološki pristup postupku odvijao se prema redoslijedu navedenom u nastavku:

  1. Jedinica za koordinaciju prikupila je informacije i dokumentaciju od općeg interesa o pitanjima povezanima s borbom protiv prijevara i proslijedila ih skupini GVRF i upravljačkom tijelu. Upravljačko tijelo zatim je procijenilo potrebu za „preventivnim” aktivnostima i dalje širilo znanje i informacije (na primjer, dijeljenjem informacija s članovima osoblja, uspostavljanjem internih modula osposobljavanja itd.).
  2. Uspostavljeno je stalno praćenje sustava za borbu protiv prijevara. Taj je korak uključivao stalno praćenje rizika i kontrola/mjera koje su uspostavljene radi ublažavanja rizika (provjera „čvrstoće” instrumenta ili stvarnog postojanja/trajanja konkretnog pojedinačnog područja rizika i svake kontrolne točke / mjere kojom se ublažava prethodno identificirani rizik, kao i provedbe svih akcijskih planova).
  3. Jedinica za koordinaciju nastavila je s identifikacijom, prikupljanjem i analizom slučajeva prijevara u okviru programa PON GOV. Time su uključeni slučajevi prijevara na koje se sumnjalo i/ili koje su potvrđene, kao i svi nalazi o novim ili mogućim rizicima koji su utvrđeni u okviru aktivnosti interne i vanjske revizije (kontrole prve razine i druge razine – revizija Europske komisije – Europski revizorski sud). Sažeti dokument svake se godine slao skupini GVRF kako bi se olakšala procjena sustava za borbu protiv prijevara i kako bi se utvrdila sva poboljšanja postignuta akcijskim planovima.

Skupina GVRF smatrala je taj opisni dokument priložen alatu za samoprocjenu, koji je prvotno objavljen u smjernicama Europske komisije EGESIF 14-0021-00, „dodatkom” alatu u Excelu. U tom opisnom dokumentu navodi se sljedeće:

  • sastav skupine zadužene za samoprocjenu rizika od prijevara
  • način organizacije rada skupine
  • interni postupci i aktivnosti na temelju kojih su provedene analiza i procjena
  • metodologija upotrijebljena za samoprocjenu
  • sažeti pregled dokumentacije i izvora informacija upotrijebljenih za samoprocjenu
  • za svaki konkretni rizik i povezanu kontrolnu točku prikazanu u alatu, tablični sažetak s navedenim informacijama i/ili dijelovima dokumenata na temelju kojih su procjene izražene (takozvani „argumenti”).

Svrha tog „dodatnog” dokumenta lakše je čitanje procjena (samo brojčanih) koje se prikazuju u alatu i osiguravanje jasnog i točnog pregleda donesenih zaključaka.

Sustav za samoprocjenu rizika od prijevara alata u okviru programa PON GOV predstavljen je kao najbolja praksa na glavnom događaju za umrežavanje javnih uprava u Italiji pod nazivom FORUM PA 2018.

Ključni čimbenici za uspjeh

  1. Članovi skupine GVRF odabrani su na temelju stručnosti visoke razine i jasno prepoznatljivih kompetencija. To je važno zato što se u revizijama koje provode tijela za reviziju u obzir uzima razina stručnosti članova skupine (vidjeti Prilog 4. točku C.1.1. smjernica EGESIF). Sastav je namjerno bio transverzalne prirode i ta je raznolikost bila korisna u integraciji različitih institucijskih stajališta u aktivnosti praćenja jer je zbog nje strategija za borbu protiv prijevara sveobuhvatnija.
  2. Skupinu GVRF podupirala je i tehnički ograničena radna podskupina čiji je cilj dijeljenje metodologija, tumačenje mogućih sumnji / pojašnjavanje i razvijanje pojedinačnih alata za procjenu. Iako postoji samo jedna skupina GVRF, donesena je odluka da se izrade tri odvojena alata za samoprocjenu u okviru programa PON GOV, tako da svako posredničko tijelo i upravljačko tijelo ima svoj alat za samoprocjenu. 
  3. Nužno je osigurati potrebnu neovisnost i objektivnost samoprocjena. Skupina GVRF omogućila je svakom upravljačkom tijelu / posredničkom tijelu da svoj rad obavlja neovisno i da provodi interne analize, mapiranje rizika i procjenu rizika od prijevara koji mogu biti povezani s njihovim projektima.

Ključni čimbenici za uspjeh

Skupina GVRF suočila se sa sljedećim izazovima:

  1. Trebalo je obraditi veliku količinu dokumentacije i informacija kako bi samoprocjena skupine GVRF bila što točnija. Skupina GVRF oslanjala se na potporu jedinice za koordinaciju upravljačkog tijela. Ta je jedinica vodila brigu o prikupljanju i dokumentaciji izvora informacija tijekom postupka procjene rizika i podupirala je postupak samoprocjene (jedan od najzahtjevnijih aspekata postupka zbog samog broja dokumenata koje je trebalo prikupiti i analizirati).
  2. Zadaća provedbe temeljite procjene mogućih rizika od prijevara tijekom cijelog projektnog ciklusa nije jednostavna.  Procjena mora uključivati odabir operacija, provedbu projekta, kontrolu te plaćanje i ovjeravanje rashoda (takozvano mapiranje postupaka i rizika).
  3. Skupini je bila potrebna aktivna uključenost različitih područja, struktura, ureda, odjela i povezanog osoblja (na primjer: ured za natječajne postupke i nabavu, kadrovska služba, ured za upravljanje proračunom, ured za plaćanja, voditelj ureda za transparentnost i borbu protiv korupcije).

Mogućnost prijenosa

Sustav za samoprocjenu rizika od prijevara (s time da se „sustav” odnosi i na postupak/metodologiju i na alate) može se prenijeti u druge države članice jer se čimbenici za uspjeh (sastav skupine GVRF, operativna organizacija aktivnosti, radna metodologija i upotrijebljeni alati) mogu replicirati uz potrebne prilagodbe.

Alat za samoprocjenu rizika od prijevara (i popratno izvješće) može se dodatno prilagoditi razlikovnim obilježjima svakog programa kako bi njegove funkcije procjena i praćenja bile usmjerenije i dosljednije. Na primjer, mogu se unositi novi čimbenici rizika, a samim time i nove kontrolne točke / aktivnosti za ublažavanje usmjerene na moguće rizike od prijevara do kojih može doći u fazi odabira, provedbe, kontrole i ovjeravanja projekata EU-a.

Druge države članice mogu imati jedan program kojim upravljaju različite strukture upravljačkog tijela i posredničkog tijela (kao što je Španjolska). Za te zemlje logično bi bilo imati jednu skupinu GVRF sastavljenu od predstavnika svake uprave koji imaju svoje alate za samoprocjenu, a ne jedan alat za samoprocjenu u okviru čitavog programa. Kako je pokazalo iskustvo u okviru programa PON GOV, svaka uprava može prilagođavati i usklađivati alate u skladu sa svojim posebnostima i, samim time, djelovati na neovisan i objektivan način.

Fraud risk self evaluation group HR
English
(184.15 KB - PDF)
Preuzimanje