Wytyczne dotyczące identyfikowania, zarządzania i monitorowania konfliktów interesów w ramach EFRR i EFS

W kontekście EFRR/EFS konflikt interesów może pojawić się w wielu sytuacjach. Brak właściwej identyfikacji, zarządzania i monitorowania konfliktu interesów może zagrozić procesowi podejmowania decyzji i prowadzić do utraty reputacji, a w niektórych przypadkach do zastosowania sankcji finansowych.

Temat konfliktów interesów został zidentyfikowany w audytach i w związku z tym Ministerstwo Mieszkalnictwa, Wspólnot i Samorządu Lokalnego ustanowiło w 2016 r. zewnętrzne wytyczne dla komitetów ESIF, Instytucji Pośredniczących i odbiorców dotacji, uzupełniające już istniejące praktyki w zakresie zarządzania konfliktami interesów.

Niniejsze wytyczne dotyczą przede wszystkim:

1. decyzji o przyznaniu dofinansowania przez Instytucję Zarządzającą i Instytucje Pośredniczące, oraz
2. zamówień publicznych przez wszystkich odbiorców dotacji, w tym organy niebędące wykonawcami.

Zawierają definicję i przykłady konfliktów interesów, dane kontaktowe do zgłaszania domniemanych konfliktów interesów oraz wzór deklaracji w sprawie konfliktu interesów, który może być stosowany przez władze.

Obowiązkiem członków Komitetów ESIF, Instytucji Pośredniczących i odbiorców dotacji jest zapewnienie, że spełniają oni wymogi określone w wytycznych oraz wszelkie zobowiązania wynikające z prawodawstwa unijnego lub krajowego. Wytyczne są uwzględniane w regularnych szkoleniach i sesjach podnoszenia świadomości, omawiane podczas ocen ryzyka nadużyć finansowych, a ich stosowanie jest przedmiotem audytów.

Wytyczne opracowano w Ministerstwie Mieszkalnictwa, Wspólnot i Samorządu Lokalnego we współpracy z siecią wyspecjalizowanych urzędników ds. zwalczania nadużyć finansowych w całym kraju (Counter Fraud Leads Network). Sieć obejmuje wyznaczonych urzędników ds. zwalczania nadużyć finansowych dla każdego zespołu ds. realizacji wzrostu gospodarczego. Ponadto przeprowadzono konsultacje z audytorami i osobami prowadzącymi dochodzenia w ramach rządu, jak również z Krajowym Urzędem Kontroli.

Dzięki takiemu podejściu opartemu na współpracy określono szeroki zakres obszarów i poziomów, na których mogą pojawić się konflikty interesów, oraz opracowano konkretne i praktyczne wytyczne. Włączenie różnych rozmówców zapewniło również poparcie ze strony osób, które ostatecznie wdrożyły specyfikacje.

Wytyczne zostały przekazane za pośrednictwem strony internetowej gov.uk oraz biuletynów komunikacji zewnętrznej. Zarządzanie konfliktami interesów jest również regularnie przedstawiane w biuletynach wewnętrznych.

Konflikty interesów są przedmiotem corocznych szkoleń dla urzędników służby cywilnej w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, a od momentu powstania wytycznych są one uwzględniane w tych sesjach szkoleniowych. Temat ten jest ponadto poruszany podczas regularnych ocen ryzyka nadużyć.

W 2016 roku stworzono również mechanizmy raportowania. Wszelkie wątpliwości dotyczące nadużyć finansowych lub uchybień w odniesieniu do wydatków w ramach EFRR muszą być zgłaszane zgodnie ze Strategią zwalczania nadużyć finansowych EFRR i EFS.

Wytyczne są poddawane corocznemu przeglądowi w celu uwzględnienia wszelkich wniosków wyciągniętych z ich wdrażania. Ponadto dokonywane są aktualizacje:

• w wyniku audytów, działań weryfikacyjnych lub rekomendacji,
• poprzez wszelkie problemy wykryte przez Counter Fraud Leads Network,
• konfliktów zgłaszanych w komitetach ESIF.

Ogólna treść poradnika

Zgodnie z definicją Narodowego Biura Audytu, wytyczne definiują konflikt interesów jako „zespół okoliczności, który stwarza ryzyko, że zdolność osoby fizycznej do stosowania osądu lub działania w jednej roli jest lub może być upośledzona lub pod wpływem drugorzędnego interesu”.

Konflikty interesów niekoniecznie są przestępstwami. Jak podkreśla definicja, konflikt może powstać, nawet jeśli jednostka nie odniesie z niego korzyści. Wystarczy, że zdolność jednostki do podejmowania decyzji może być osłabiona lub pod wpływem drugorzędnego interesu.

Interesy drugorzędne mogą obejmować bezpośrednie lub pośrednie interesy finansowe, interesy niefinansowe lub osobiste (takie jak prezenty lub gościnność) oraz konkurujące ze sobą lojalności pomiędzy organizacją, wobec której decydent ma obowiązek, a inną osobą lub podmiotem.

Wszystkim podmiotom upoważnionym do działań finansowych oraz wszystkim innym osobom uczestniczącym w wykonywaniu budżetu oraz zarządzaniu budżetem, a także w audycie lub kontroli budżetu zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami Unii Europejskiej.

W kontekście ESIF konflikt interesów może powstać, gdy osoba fizyczna lub organizacja:

• wydaje zalecenia dotyczące decyzji o finansowaniu, a jednocześnie pracuje lub konsultuje się z odbiorcami dotacji (dotyczy to Komitetów ESIF);
• odpowiada za podejmowanie decyzji o finansowaniu, będąc jednocześnie odbiorcą dotacji lub za ma monitorować przestrzeganie przepisów przez odbiorców dotacji, z którymi może być powiązana (dotyczy to Instytucji Pośredniczących); oraz
• odpowiada za udzielanie zamówień organizacjom, z którymi może być powiązana (dotyczy udzielania zamówień przez odbiorców dotacji).

W celu lepszego zrozumienia w wytycznych podano przykłady konfliktów interesów.

Wytyczne dla komitetów ESIF

Przewodniczący i sekretariat muszą dopilnować, aby członkowie byli świadomi swoich obowiązków związanych z konfliktem interesów i podejmować odpowiednie działania w przypadku naruszenia tych obowiązków.

Członkowie są zobowiązani do wypełniania rejestru istotnych interesów co najmniej raz na 12 miesięcy (w tym interesów majątkowych i niemajątkowych, osobistych lub innych oraz zgłaszania wszelkich prezentów lub gościnności otrzymanych w ramach pełnienia funkcji członka) oraz wszelkich zmian w tych interesach, które mają miejsce w czasie pełnienia przez nich funkcji członka.

Członkowie są również zobowiązani do deklarowania zainteresowania każdym punktem porządku obrad, który wymaga zatwierdzenia, wyrażenia opinii lub przyjęcia stanowiska i który może mieć bezpośredni wpływ finansowy lub inny, negatywny lub pozytywny, zarówno na ich osobę, jak i na reprezentowaną przez nich organizację lub instytucję, lub w przypadku którego takie zatwierdzenie, opinia lub stanowisko może zostać uznane za skażone przez udział tego członka.

Do przewodniczącego należy decyzja, czy dany członek może uczestniczyć w dyskusji lub wnieść do niej wkład, niezależnie od tego, że sami członkowie mogą również zdecydować się na nieobecność w trakcie dyskusji.

Konflikty interesów powinny być odnotowywane w protokole przez przewodniczącego. Jeżeli nie zgłoszono żadnych interesów, odnotowuje się to również w protokole.

Wytyczne dla Instytucji Pośredniczących

Każda Instytucja Zarządzająca (IZ) i Instytucja Pośrednicząca (IP) musi podpisać Protokół ustaleń (MoU), który deleguje określone w nim funkcje i zadania. W celu administrowania zadaniami i funkcjami delegowanymi przez IZ zostanie powołany zespół IP.

Każda IP powinna przygotować oświadczenie dotyczące „Uzgodnień w zakresie zarządzania i kontroli konfliktów interesów”, które będzie stanowić część dokumentacji MoU. Oświadczenie to powinno określać szczególne ustalenia dotyczące postępowania w przypadku konfliktu interesów i musi zostać zatwierdzone przez każdą IZ, która będzie się ze sobą konsultować w celu zapewnienia jednolitego stanowiska w sprawie propozycji.

Ponadto należy opisać ład korporacyjny zespołu IP. Zarządzanie musi być zaprojektowane w taki sposób, aby zapewnić rozdział funkcji, np. pomiędzy zespołem IP a zespołami finansowanymi przez ESIF, wnioskodawcami i częściami Urzędu zainteresowanymi zakresem i działaniami w ramach zaproszenia.

W przypadku identyfikacji ryzyka należy określić jasne i skuteczne ustalenia dotyczące łagodzenia jego skutków.

Wytyczne dla beneficjentów grantów

Beneficjenci dotacji muszą zapewnić, że wszystkie etapy podjętego procesu udzielania zamówień (przygotowanie, realizacja lub zamknięcie) są wolne od konfliktu interesów. Formularz oświadczenia musi zostać podpisany przez kierownika projektu na początku procesu zamówień i zachowany w aktach do celów audytu. Stanowi potwierdzenie, że nie występują żadne znane konflikty.

Jeżeli po wypełnieniu takiego oświadczenia dana osoba zgłasza konflikt interesów lub jeżeli istnieją jakiekolwiek wątpliwości co do jej bezstronności, beneficjenci dopilnowują, aby osoba ta nie brała już udziału w procedurze przetargowej. Jeśli ze względu na wyjątkowe okoliczności wykluczenie tej osoby nie jest możliwe, beneficjenci dotacji powinni zapewnić pełną przejrzystość podjętej decyzji.

Beneficjenci dotacji powinni zapewnić ciągłą kontrolę procesów udzielania zamówień, aby wychwycić wszelkie zmiany w konfliktach interesów w czasie. Muszą one przeprowadzić dodatkowe kontrole w przypadku otrzymania informacji o potencjalnym konflikcie interesów od osób postronnych, niemających związku z postępowaniem o udzielenie zamówienia.

Jeżeli konflikt interesów wpłynął już negatywnie na proces podejmowania decyzji, odbiorcy dotacji powinni anulować i ponownie przeprowadzić procedurę przetargową.

Aby zwiększyć świadomość pracowników, beneficjentów dotacji wzywa się również do prowadzenia ciągłych szkoleń w zakresie identyfikacji, zarządzania i monitorowania konfliktów interesów.

• Podanie konkretnych przykładów pozwalających zrozumieć konflikty interesów
• Jasny opis procesu zarządzania konfliktami interesów z uwzględnieniem konkretnej organizacji różnych grup docelowych
• Wzory oświadczeń dotyczących konfliktów interesów i rejestru konfliktów interesów
• Mechanizm raportowania (skrzynki odbiorcze) do zgłaszania konfliktów interesów
• Wdrożenie wskazówek jest częścią audytów.

Biorąc pod uwagę, że wytyczne są zewnętrznymi wskazówkami dla komitetów ESIF, instytucji pośredniczących i odbiorców dotacji, Ministerstwo Mieszkalnictwa, Wspólnot i Samorządu Lokalnego nie posiada żadnych statystyk dotyczących ich wdrażania lub wykrytych konfliktów interesów.

Jeżeli w zaleceniach Komitetów ESIF lub decyzjach podejmowanych przez Instytucje Pośredniczące zostanie stwierdzony konflikt interesów, który nie jest odpowiednio zarządzany i monitorowany, stanowi to naruszenie art. 57 Rozporządzenia Finansowego i może skutkować nałożeniem sankcji finansowej na Instytucję Zarządzającą.

Przedmiotowa decyzja może być również zaskarżona do sądu krajowego.

W przypadku stwierdzenia konfliktu interesów w ramach zamówień publicznych, który nie jest odpowiednio zarządzany i monitorowany, może to prowadzić do ewentualnego zastosowania sankcji finansowych wobec beneficjentów dotacji.

Sankcje finansowe stosowano rzadko. Do mechanizmów raportowania (skrzynek odbiorczych) wpłynęła również ograniczona liczba zarzutów dotyczących konfliktów interesów, którymi w konsekwencji zarządzano.

• Konsultacje z różnymi działami i praktykami w celu opracowania wytycznych
• Włączenie tematu konfliktu interesów do regularnych szkoleń, komunikacji (biuletyny wewnętrzne i zewnętrzne) oraz oceny ryzyka nadużyć finansowych
• Dyskusja na temat konfliktu interesów jako standardowy punkt porządku obrad na posiedzeniach, np. komitetów ESIF
• Korzystanie z Counter Fraud Leads Network z wyznaczonymi przedstawicielami Counter Fraud, którzy przedstawiają wszelkie kwestie/zapytania dla ich odpowiedniego zespołu w sieci i komunikować żadnych kluczowych kwestii i najlepszych praktyk.

• Podejście Silo do opracowania wytycznych nie jest celowe, zamiast tego kluczem do poparcia są konsultacje z różnymi stronami
• Skuteczne zarządzanie konfliktami interesów musi być uwzględnione w szkoleniach, komunikacji i regularnych spotkaniach.