Système de contrôle et de gestion des plaintes de l’ANT

Au cours des réunions, l’AFCOS présente les résultats de ses travaux et les statistiques relatives aux programmes, tout en insistant sur la nécessité d’associer davantage les citoyens au processus de plainte. En outre, les représentants et les autorités de gestion discutent étroitement de la notification de toute action qui doit encore avoir lieu de leur côté.

Description de la pratique

La DG REGIO a également proposé de mettre au point un système d’extraction de données statistiques sur les plaintes. Ce projet a été mis au point par l’AFCOS sur la base de la gestion des plaintes et par l’intermédiaire de deux canaux:

1. le site web officiel de l’ESPA (cadre de référence stratégique national) (www.espa.gr) ainsi que tous les sites web officiels des programmes opérationnels (sectoriels et régionaux); il y existe une option intitulée: «Plaintes pour des projets cofinancés». Lorsqu’une personne sélectionne ce lien, quel que soit le site web qu’elle tape, le lien renvoie vers un formulaire électronique de dépôt de plainte, qui est envoyé à l’AFCOS;
2. si les plaintes sont envoyées par la poste à l’autorité de gestion ou à l’autorité d’audit (EDEL – Comité de contrôle financier), elles sont également transmises à l’AFCOS.

Après l’analyse des plaintes, une série d’éléments sont enregistrés et déposés:

• numéro du procès-verbal de plainte/numéro d’identification unique de la plainte, année de réception;
• marquage — anonyme, nom du plaignant (si nom);
• service à partir duquel la plainte a été transmise (directement ou par l’intermédiaire d’un autre service);
• organisme plaignant, plan d’affaires, caisse, période de programmation, titre de l’acte, sous-projet, plainte (une seule catégorie), évaluation initiale;
• organisme de transmission des plaintes, numéro de référence de la transmission de la plainte, stade de la plainte (évaluation, suivi, clôture), organisme de contrôle compétent de la plainte (autorité de gestion spécifique);
• évaluation finale (à la suite d’une constatation de l’organisme d’audit compétent), mesures correctives (révocation, rédaction), montants finalement inéligibles (après la conclusion de l’audit), observations – commentaires.

Divers domaines statistiques sont regroupés: le nombre de plaintes reçues par an, par période de programmation, par Fonds, par programme opérationnel, par catégorie de plaintes, pourcentage de plaintes clôturées/pendantes et/ou en cours d’évaluation, et plus encore.

Les statistiques sont présentées aux comités de suivi selon trois grandes catégories:

1. informations générales sur l’ANT et les évolutions dans le domaine de la fraude cofinancée
   (par exemple, création du Parquet européen, intégration de directives);
2. statistiques générales des plaintes pour la Grèce;
3. statistiques spéciales sur les plaintes dans le programme opérationnel examiné.  

Cette pratique crée une plateforme de dialogue régulière entre les autorités de gestion et l’AFCOS. Elle crée un environnement propice à une coopération plus étroite et donne la garantie que l’AFCOS travaille aux côtés des autorités de gestion. Son rôle consiste à aider les autorités de gestion plutôt qu’à les soumettre à un examen.

La pratique de l’ANT a été reconnue par la Commission européenne et plusieurs organisations sociales et industrielles locales (par exemple l’Association panhellénique pour les personnes handicapées). Cette pratique a également eu des effets très positifs tant sur le plan pratique, avec le suivi des plaintes pendantes, que sur la sensibilisation du public à la question de la corruption et de la fraude en Grèce.

Pour que la pratique soit efficace, une coordination et une communication précises entre les institutions compétentes en matière de lutte contre la fraude et la corruption dans le pays sont essentielles. Dans le cas de l’Autorité nationale grecque de la transparence, la fusion de ces autorités et organismes d’audit sous le même toit a permis d’éliminer les erreurs de communication et les retards causés par un éventuel chevauchement des compétences de ces institutions.

La plus grande difficulté liée à cette pratique a été observée au début du projet, lorsque l’AFCOS a pris part aux comités de suivi. En 2015, les autorités de gestion ont reçu leur première demande de nomination d’un représentant de l’AFCOS au sein de leurs comités. Dans un premier temps, certaines autorités de gestion n’en avaient pas du tout désigné, car cela leur imposait de modifier leur règlement, tandis que d’autres désignaient un représentant, mais lui donnaient des droits de vote (alors que la demande précisait clairement que les représentants ne jouissaient pas de tels droits).

Ce n’est qu’après un certain temps que la plupart des autorités de gestion ont finalement nommé correctement un représentant, à l’exception de celles relevant des programmes territoriaux CTE auxquels, pour l’heure, l’AFCOS ne participe pas.