Червени флагове

Държава: Дания

Категория на практиката: Червени флагове

За контакти: Датски орган за стопанска дейност

www.erst.dk

erst@ erst.dk

Неутрализиран(и) риск(ове) от измами:

Двойно финансиране
Конфликт на интереси
Тайни споразумения
Манипулиране на разходите по проекта

Контекст и цел(и)

Датският орган за стопанска дейност, управляващият орган (УО), който отговаря за оперативните програми (ОП) по Европейския фонд за регионално развитие (ЕФРР) и по Европейския социален фонд (ЕСФ) през програмния период 2014—2020 г., включва червени флагове в своите контролни списъци за проверка на управлението.

Датският орган за стопанска дейност разработи Инструмент за отчитане на проекти (PRV) за бенефициери на проекти за целите на докладването. Инструментът PRV позволява на бенефициерите да докладват пред датския орган за стопанска дейност за състоянието на проекта, да подават искания за възстановяване на разходи, справки за изработените часове и резултати от проекта. Данните, събрани посредством PRV, представляват подробна база данни с информация за бенефициерите, подробно описание на всички строителни работи и услуги и свързаните с тях представени фактури. През 2017 г. датският орган за стопанска дейност започна да използва информацията от базата данни на PRV, за да проследява фактурите на бенефициерите и да въведе система от червени флагове. Целта на такава система беше да се повиши ефективността на проверката на фактурите и другите документи, подадени от бенефициерите, и да се установят нередности и потенциално измамни дейности преди извършването на плащането.

Описание на практиката

Червените флагове са въведени за проверка на фактурите и разходите, които бенефициерите подават в системата на PRV. От системата на PRV данните могат да бъдат експортирани от служителите на датския орган за стопанска дейност в отделен файл във формат на Excel. Понастоящем датският орган за стопанска дейност категоризира цялата информация за бенефициерите в пет бази данни в Excel:

две бази данни за редовно фактуриране
един набор от данни за справките за изработените часове и заплатите на служителите
един набор от данни за други плащания към подизпълнители на проектите

За всяка от базите данни информацията се извлича директно от PRV. Тази информация включва, наред с другото:

наименование на дружеството
наименование на проекта
номер в централния търговски регистър (номер на субекта/номер за целите на ДДС)
период на фактуриране
описание на фактурата
стойност на фактурата
брой часове и часова ставка

Въз основа на стандартната информация, която се събира редовно (поне два пъти годишно) от бенефициерите, датският орган за стопанска дейност разработи набор от червени флагове за проверка и анализ на исканията по фактури. Идентифицирането на рискови области се основава не само на знанията и опита на персонала на УО, но и на откритите в миналото нередности и измамни дейности. То се подсилва и от обмена на знания с други УО чрез датската мрежа от национални органи АФКОС.

След това се извършва анализ на показателите за червените флагове (напр. отношенията на собственост на дружеството, броя на бенефициерите, дела на заплатите в общата фактура) и се определя праг за задействане на червен флаг. Въз основа на определените прагове червените флагове се програмират в електронните таблици на Excel за автоматична проверка.

За да провери дружествените взаимоотношения между бенефициерите и/или подизпълнителите, датският орган за стопанска дейност прави насрещна проверка на исканията от дружеството в националния търговски регистър. Ако резултатите от проверката задействат червен флаг, той се маркира в съответната електронна таблица на Excel.

Когато в резултат на проверката бъдат открити червени флагове, се предприемат следните мерки:

Първо екипът ръчно проверява червените флагове, за да установи дали те съответстват на предизвикания риск.
Екипът проверява дали червеният флаг е резултат от техническа грешка (например печатна грешка).
Ако е налице подозрение за измамна дейност или ако органът иска да получи допълнителна информация, той изисква от бенефициера да представи извадка от документи, свързани с маркираната фактура, за допълнителна проверка.
В случай на грешка органът отказва да извърши плащането и иска от бенефициера да коригира данните.
В случай на потвърждаване на подозрението за измамна дейност органът прехвърля досието на звеното за вътрешно разследване за допълнително разследване.

Уникални характеристики

Опитът с прилагането на червените флагове от датския орган за стопанска дейност показа някои уникални характеристики на тази система:

В сравнение с предишната система с настоящата исканията на бенефициерите се анализират по-добре и по последователен и съгласуван начин. Със системата на PRV се предвижда събиране на информация в един и същ формат и с едно и също ниво на подробност за всички проекти. Следователно данните, извлечени от PRV за анализа на червените флагове, са в стандартизирана форма, която улеснява оценката.
С автоматичното извличане и анализ на данни се гарантира, че не се пропускат рискови области и че всички бенефициери и проекти се оценяват с еднакво ниво на детайлност.

Системата на червените флагове е динамична и гъвкава, а органът променя и модифицира червените флагове в съответствие с установените рискове, нередности и измамни дейности.

Последици и резултати

Според датския орган за стопанска дейност със системата на червените флагове се насърчава силна етична култура и

подход на нулева толерантност към измамите. Системата позволява на органите редовно да обменят информация относно подозрения за измама, идентифицирани потенциални модели на измами и добри практики в борбата с измамите и корупцията. В допълнение гъвкавият характер на системата създава необходимост от периодични форуми и семинари, на които органите обсъждат развитието и промените в поведението на избрани дружества, като по този начин засилват сътрудничеството и възможностите за изграждане на капацитет сред органите.

След използване на проверки с червени флагове в продължение на три години органът е открил много нередности, но повечето от тях са били свързани с технически грешки и не са имали характер на измами. Въпреки това бяха установени няколко случая на измамни дейности, които бяха прехвърлени на службите за разследване.

Ключови фактори за успех

Един от ключовите фактори за успех за изпълнението на тази инициатива беше наличието на цифрова система за отчитане на проекти (PRV). Наличието на такава система позволява на органа систематично да събира данни в единен и съпоставим формат за всички проекти, което подобрява ефективността и надеждността на проверката с червени флагове.

Вторият ключов фактор за успех е съблюдаването от страна на бенефициерите на структурата на системата за отчитане на проекти. Като цяло в Дания има добра култура на спазване на правилата от страна на бизнеса, която позволи на датския орган за стопанска дейност да създаде нова система за събиране на данни и да получи тези данни от дружествата в договорения формат.

Срещнати предизвикателства и извлечени поуки

От опита могат да бъдат извлечени няколко поуки:

Системата на PRV е необходим елемент за ефективността на системата на червените флагове (вж. по-горе). Създаването на такава система обаче е продължителен и скъп процес. Разработването на системата на PRV отне на датския орган за стопанска дейност около пет години.
Показателите за червени флагове следва периодично да се преразглеждат и актуализират, за да се отразяват нови тенденции, обменът с други органи и установени нередности и измамни дейности.
След въвеждането на системата на PRV органът следва да разработи подробни насоки и ръководства за бенефициерите за начина на използването ѝ. Пример за това е: Датският орган за стопанска дейност изготви поредица насоки за изтегляне в PDF формат, както и няколко видеоклипа в YouTube, за да запознае бенефициерите със системата. Това е от решаващо значение за осигуряване на високо качество на входните данни и малък брой на фалшиви червени флагове.

Потенциал за прехвърлимост

В системата на червените флагове, използвана от датския орган за стопанска дейност, се събират всички данни, отчетени от бенефициерите, и тези данни се анализират въз основа на различни оценки на риска. Понастоящем датският орган за стопанска дейност използва различни червени флагове, но те са гъвкави и могат да бъдат приспособени към новия опит и предизвикателства.

Така например УО в Дания е срещнал известни проблеми, защото правилата за възлагане на обществени поръчки не са били спазвани и свързани поöежду си страни са купували услуги една от друга. В отговор датският орган за стопанска дейност създаде червен флаг въз основа на номера в централния търговски регистър (номера на субекта/номера за целите на ДДС) на купувача и номера в централния търговски регистър на продавача. Органът прави насрещна проверка на всички отчетени разходи в базата данни на централния търговски регистър. Ако има свързани помежду си страни, които са закупили една от друга, разходът се маркира с флаг и длъжностното лице по случая трябва да проведе разследване.

Като цяло, за да се осигури успешната преносимост на тази практика, е изключително важно да има автоматизирана платформа за събиране на информация за бенефициерите и да има строга дисциплина на спазване от страна на бенефициерите относно формата и честотата на докладване.

29 MАРТ 2021 Г.

Red Flags BG