Signaux d’alerte

Les signaux d’alerte sont mis en place pour vérifier les factures et les dépenses que les bénéficiaires soumettent dans l’outil d’établissement de rapports de projet. À partir de ce système, les données peuvent être exportées par les employés de l’autorité danoise chargée des entreprises vers un fichier Excel distinct. Actuellement, l’autorité danoise chargée des entreprises classe toutes les informations du bénéficiaire dans cinq bases de données Excel:

• deux bases de données sur la facturation régulière;
• un ensemble de données sur les relevés d’heures de travail et les salaires des employés;
• un ensemble de données pour le paiement des autres sous-traitants dans le cadre des projets.

Pour chacune des bases de données, les informations sont extraites directement de l’outil d’établissement de rapports de projet. Ces informations comprennent, notamment:

• le nom de la société,
• le nom du projet,
• le numéro CVR (numéro d’entité/numéro de TVA),
• la période de facturation,
• la description de la facture,
• le montant de la facture,
• le nombre d’heures et le taux horaire.

Sur la base des informations standard régulièrement collectées par les bénéficiaires (au moins deux fois par an), l’autorité danoise chargée des entreprises a mis au point un ensemble de signaux d’alerte pour vérifier et analyser les factures présentées. L’identification des domaines à risque se fonde non seulement sur les connaissances et l’expérience du personnel de l’autorité de gestion, mais aussi sur les irrégularités et les activités frauduleuses précédemment détectées. Elle est également renforcée par l’échange de connaissances avec d’autres autorités de gestion grâce au réseau AFCOS d’organismes nationaux danois.

Les indicateurs relatifs aux signaux d’alerte (par exemple, les relations de propriété de l’entreprise, le nombre de bénéficiaires, la part des salaires dans la facture totale) sont ensuite analysés et le seuil pour déclencher un signal d’alerte est défini. Sur la base des seuils définis, les signaux d’alerte sont programmés dans les feuilles de calcul Excel pour un contrôle automatique.

Pour vérifier la nature de la relation entre les bénéficiaires et/ou les sous-traitants, l’autorité danoise chargée des entreprises vérifie les déclarations de l’entreprise dans le registre national des sociétés. Si les résultats du contrôle déclenchent un signal d’alerte, celui-ci est mis en évidence dans le tableau Excel correspondant.

Lorsque des signaux d’alerte sont détectés à la suite du contrôle, les mesures suivantes sont prises:

1. tout d’abord, l’équipe vérifie manuellement les signaux d’alerte et s’ils correspondent au risque déclenché;
2. l’équipe vérifie que le drapeau rouge n’est pas le résultat d’une erreur technique (par exemple, une faute de frappe);
3. en cas de soupçon d’activité frauduleuse ou si l’autorité souhaite obtenir des informations complémentaires, elle exige du bénéficiaire qu’il soumette un échantillon de documents relatifs à la facture en cause en vue d’un contrôle complémentaire;
4. en cas d’erreur, l’autorité refuse le paiement et demande au bénéficiaire de corriger les données;
5. en cas de confirmation d’une activité frauduleuse suspecte, l’autorité transmet le dossier à l’unité d’enquête interne en vue d’une enquête plus approfondie.

L’autorité danoise chargée des entreprises estime que le système de signaux d’alerte favorise une solide culture éthique et une approche de tolérance zéro à l’égard de la fraude. Il permet aux autorités d’échanger régulièrement des informations sur les soupçons de fraude, les mécanismes de fraude potentiels recensés et les bonnes pratiques en matière de lutte contre la fraude et la corruption. En outre, le caractère flexible du système rend nécessaire la mise en place de forums et d’ateliers périodiques au cours desquels les autorités discutent de l’évolution et des changements de comportement de certaines entreprises, améliorant ainsi les possibilités de coopération et de renforcement des capacités entre les autorités.

Après trois ans d’utilisation des contrôles des signaux d’alarme, l’autorité a détecté de nombreuses irrégularités, mais la plupart d’entre elles étaient liées à des erreurs techniques et ne revêtaient aucun caractère frauduleux. Néanmoins, quelques cas d’activités frauduleuses ont été détectés et transmis aux services d’enquête.

Le système de signaux d’alerte utilisé par l’autorité danoise chargée des entreprises recueille toutes les données communiquées par les bénéficiaires et les analyse sur la base de différentes évaluations des risques. L’autorité danoise chargée des entreprises a actuellement différents signaux d’alerte, mais ceux-ci sont flexibles et adaptables aux nouvelles expériences et aux nouveaux défis.

Par exemple, au Danemark, l’autorité de gestion a rencontré certaines difficultés, lorsque les règles en matière de passation de marchés n’ont pas été respectées et que les parties affiliées ont acheté des services les unes aux autres. En réaction, l’autorité danoise chargée des entreprises a créé un signal d’alerte fondé sur le CVR de l’acheteur (numéro d’entité/numéro de TVA) et sur le numéro CVR du vendeur. L’autorité vérifie toutes les dépenses déclarées dans la base de données CVR. Si des parties affiliées ont fait des achats entre elles, les dépenses sont signalées et l’agent chargé du dossier doit enquêter.

Dans l’ensemble, afin de garantir le bon transfert de cette pratique, il est essentiel de disposer d’une plateforme automatisée pour recueillir les informations des bénéficiaires et de mettre en place une discipline de conformité stricte entre les bénéficiaires en ce qui concerne le format et la fréquence des rapports.