Skip to main content
Λογότυπος της Ευρωπαϊκής Επιτροπής
Anti-Fraud Knowledge Centre

Κόκκινες σημαίες

Πλαίσιο και στόχος/-οι

Η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων, η διαχειριστική αρχή που είναι αρμόδια για τα ΕΠ του Ευρωπαϊκού Ταμείου Περιφερειακής Ανάπτυξης (ΕΤΠΑ) και του Ευρωπαϊκού Κοινωνικού Ταμείου (ΕΚΤ) κατά την περίοδο προγραμματισμού 2014-2020, ενσωματώνει κόκκινες σημαίες στους καταλόγους ελέγχου της διαχειριστικής επαλήθευσής της.

Η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων ανέπτυξε το εργαλείο υποβολής αναφορών για έργα (Project Reporting Tool — PRV) για τους δικαιούχους έργων για σκοπούς υποβολής εκθέσεων. Το εργαλείο PRV επιτρέπει στους δικαιούχους να υποβάλλουν εκθέσεις στη Δανική Αρχή Επιχειρήσεων σχετικά με την κατάσταση του έργου, να υποβάλλουν αιτήσεις επιστροφής δαπανών, δελτία παρουσίας και παραδοτέα του έργου. Τα δεδομένα που συλλέγονται από το PRV συγκροτούν λεπτομερή βάση δεδομένων με πληροφορίες για τους δικαιούχους, λεπτομερή περιγραφή όλων των εργασιών και των υπηρεσιών, και τα σχετικά τιμολόγια που υποβάλλονται. Το 2017 η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων άρχισε να χρησιμοποιεί τις πληροφορίες από τη βάση δεδομένων PRV για την παρακολούθηση των τιμολογίων των δικαιούχων και έθεσε σε εφαρμογή σύστημα κόκκινων σημαιών. Στόχος του συστήματος αυτού ήταν η βελτίωση της αποδοτικότητας της επαλήθευσης των τιμολογίων και άλλων εγγράφων που υποβάλλονται από τους δικαιούχους, καθώς και ο εντοπισμός παρατυπιών και δυνητικά δόλιων δραστηριοτήτων πριν από την πραγματοποίηση της πληρωμής.

Περιγραφή της πρακτικής

Οι κόκκινες σημαίες δημιουργήθηκαν για την επαλήθευση των τιμολογίων και των δαπανών που υποβάλλουν οι δικαιούχοι στο σύστημα PRV. Οι υπάλληλοι της Δανικής Αρχής Επιχειρήσεων μπορούν να εξάγουν τα δεδομένα από το σύστημα PRV σε χωριστό αρχείο Excel. Επί του παρόντος, η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων ταξινομεί όλες τις πληροφορίες των δικαιούχων σε πέντε βάσεις δεδομένων Excel:

  • δύο βάσεις δεδομένων για την τακτική τιμολόγηση
  • ένα σύνολο δεδομένων για τα δελτία παρουσίας και τους μισθούς των εργαζομένων
  • ένα σύνολο δεδομένων για πληρωμές άλλων υπεργολάβων για τα έργα

Για καθεμία από τις βάσεις δεδομένων, οι πληροφορίες αυτές εξάγονται απευθείας από το PRV. Οι πληροφορίες αυτές περιλαμβάνουν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα στοιχεία:

  • επωνυμία της εταιρείας
  • ονομασία του έργου
  • CVR (αριθμός οντότητας / αριθμός μητρώου ΦΠΑ)
  • περίοδο τιμολόγησης
  • περιγραφή του τιμολογίου
  • ποσό του τιμολογίου
  • αριθμό ωρών και ωρομίσθιο

Με βάση τις τυποποιημένες πληροφορίες που συλλέγονται τακτικά από τους δικαιούχους (τουλάχιστον δύο φορές ετησίως), η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων έχει αναπτύξει σειρά κόκκινων σημαιών για την επαλήθευση και την ανάλυση των απαιτήσεων βάσει τιμολογίων. Ο προσδιορισμός των τομέων κινδύνου βασίζεται όχι μόνο στις γνώσεις και την πείρα του προσωπικού της διαχειριστικής αρχής, αλλά και σε παρατυπίες και δόλιες δραστηριότητες που έχουν εντοπιστεί στο παρελθόν. Ενισχύεται επίσης από την ανταλλαγή γνώσεων με άλλες διαχειριστικές αρχές μέσω του δικτύου εθνικών φορέων της δανικής AFCOS.

Στη συνέχεια, αναλύονται οι δείκτες για τις κόκκινες σημαίες (π.χ. σχέσεις ιδιοκτησίας εταιρειών, αριθμός δικαιούχων, μερίδιο των μισθών στο συνολικό τιμολόγιο) και καθορίζεται το κατώτατο όριο για την ενεργοποίηση της κόκκινης σημαίας. Με βάση τα καθορισμένα κατώτατα όρια, οι κόκκινες σημαίες εισάγονται στα λογιστικά φύλλα Excel για αυτόματο έλεγχο.

Για την επαλήθευση της εταιρικής σχέσης μεταξύ των δικαιούχων και/ή των υπεργολάβων, η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων ελέγχει τις αιτήσεις της εταιρείας έναντι του εθνικού μητρώου εταιρειών. Εάν τα αποτελέσματα του ελέγχου ενεργοποιήσουν κόκκινη σημαία, αυτό επισημαίνεται στο σχετικό λογιστικό φύλλο του Excel.

Όταν βρεθούν κόκκινες σημαίες ως αποτέλεσμα του ελέγχου, λαμβάνονται τα ακόλουθα μέτρα:

  1. Πρώτον, η ομάδα ελέγχει χειροκίνητα τις κόκκινες σημαίες και κατά πόσον αντιστοιχούν στον κίνδυνο που επισημάνθηκε.
  2. Η ομάδα ελέγχει εάν η κόκκινη σημαία οφείλεται σε τεχνικό σφάλμα (π.χ. τυπογραφικό λάθος).
  3. Εάν υπάρχει υπόνοια δόλιας δραστηριότητας ή εάν η Αρχή επιθυμεί να λάβει περαιτέρω πληροφορίες, ζητά από τον δικαιούχο να υποβάλει δείγμα εγγράφων που σχετίζονται με το επισημασμένο τιμολόγιο για περαιτέρω έλεγχο.
  4. Σε περίπτωση σφάλματος, η Αρχή αρνείται την πληρωμή και ζητά από τον δικαιούχο να διορθώσει τα δεδομένα.
  5. Σε περίπτωση που επιβεβαιωθεί η υπόνοια δόλιας δραστηριότητας, η Αρχή διαβιβάζει τον φάκελο στην εσωτερική μονάδα έρευνας για περαιτέρω διερεύνηση.

 

Μοναδικά χαρακτηριστικά

Η εμπειρία από την εφαρμογή των κόκκινων σημαιών από τη Δανική Αρχή Επιχειρήσεων ανέδειξε ορισμένα μοναδικά χαρακτηριστικά αυτού του συστήματος:

  • Σε σύγκριση με το προηγούμενο σύστημα, το τρέχον σύστημα αναλύει καλύτερα την αίτηση των δικαιούχων με συνεπή και συνεκτικό τρόπο. Το σύστημα PRV προβλέπει τη συλλογή πληροφοριών με τον ίδιο μορφότυπο και με το ίδιο επίπεδο λεπτομέρειας για όλα τα έργα. Ως εκ τούτου, τα δεδομένα που εξάγονται από το PRV για την ανάλυση των κόκκινων σημαιών έχουν τυποποιημένη μορφή που διευκολύνει την αξιολόγηση.
  • Η αυτόματη εξαγωγή και ανάλυση των δεδομένων εξασφάλισε ότι δεν αγνοείται κανένας τομέας κινδύνου και ότι όλοι οι δικαιούχοι και όλα τα έργα αξιολογούνται με το ίδιο επίπεδο ελέγχου.
  • Το σύστημα των κόκκινων σημαιών είναι δυναμικό και ευέλικτο, και η Αρχή αλλάζει και τροποποιεί τις κόκκινες σημαίες ανάλογα με τους κινδύνους, τις παρατυπίες και τις δόλιες δραστηριότητες που έχουν εντοπιστεί.

Εκβάσεις και αποτελέσματα

Η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων πιστεύει ότι το σύστημα κόκκινων σημαιών προάγει ισχυρή νοοτροπία δεοντολογίας και προσέγγιση

μηδενικής ανοχής έναντι της απάτης. Το σύστημα επιτρέπει στις αρχές να ανταλλάσσουν τακτικά πληροφορίες σχετικά με υπόνοιες απάτης, εντοπισθείσες δυνητικές μορφές απάτης και ορθές πρακτικές για την καταπολέμηση της απάτης και της διαφθοράς. Επιπλέον, ο ευέλικτος χαρακτήρας του συστήματος δημιουργεί την ανάγκη ύπαρξης περιοδικών φόρουμ και εργαστηρίων όπου οι αρχές θα συζητούν τις εξελίξεις και τις αλλαγές συμπεριφοράς επιλεγμένων εταιρειών, ενισχύοντας έτσι τις ευκαιρίες συνεργασίας και ανάπτυξης ικανοτήτων μεταξύ των αρχών.

Μετά από τρία έτη αξιοποίησης των ελέγχων κόκκινων σημαιών, η Αρχή έχει εντοπίσει πολλές παρατυπίες, ωστόσο οι περισσότερες από αυτές σχετίζονταν με τεχνικά σφάλματα και δεν είχαν δόλιο χαρακτήρα. Εντούτοις, ορισμένες περιπτώσεις δόλιων δραστηριοτήτων εντοπίστηκαν και διαβιβάστηκαν στις υπηρεσίες έρευνας.

Βασικοί παράγοντες επιτυχίας

Ένας από τους βασικούς παράγοντες επιτυχίας για την υλοποίηση αυτής της πρωτοβουλίας ήταν η ύπαρξη ψηφιακού συστήματος για την υποβολή εκθέσεων σχετικά με τα έργα (PRV). Η ύπαρξη ενός τέτοιου συστήματος επιτρέπει στην Αρχή να συλλέγει δεδομένα συστηματικά με ομοιόμορφο και συγκρίσιμο μορφότυπο για όλα τα έργα, γεγονός που βελτιώνει την αποδοτικότητα και την αξιοπιστία του ελέγχου κόκκινων σημαιών.

Δεύτερος βασικός παράγοντας επιτυχίας είναι η συμμόρφωση των δικαιούχων με τον τρόπο λειτουργίας του συστήματος υποβολής εκθέσεων για τα έργα. Σε γενικές γραμμές, οι επιχειρήσεις στη Δανία παρουσιάζουν καλή νοοτροπία συμμόρφωσης η οποία επέτρεψε στη Δανική Αρχή Επιχειρήσεων να δημιουργήσει νέο σύστημα για τη συλλογή δεδομένων και να λαμβάνει τα δεδομένα αυτά από τις εταιρείες υπό τη συμφωνηθείσα μορφή.

Προκλήσεις που προέκυψαν και διδάγματα που αντλήθηκαν

Από την εμπειρία μπορούν να αντληθούν πολλά διδάγματα:

  1. Το σύστημα PRV αποτελεί απαραίτητο στοιχείο για την αποδοτικότητα του συστήματος κόκκινων σημαιών (βλ. ανωτέρω). Ωστόσο, η διαδικασία δημιουργίας ενός τέτοιου συστήματος είναι χρονοβόρα και δαπανηρή. Για τη Δανική Αρχή Επιχειρήσεων, η ανάπτυξη του συστήματος PRV διήρκεσε περίπου πέντε έτη.
  2. Οι δείκτες για τις κόκκινες σημαίες θα πρέπει να αναθεωρούνται και να επικαιροποιούνται περιοδικά, ώστε να αντικατοπτρίζουν τις νέες τάσεις, την αλληλεπίδραση με άλλες αρχές και τις εντοπισθείσες παρατυπίες και δόλιες δραστηριότητες.
  3. Μόλις τεθεί σε εφαρμογή το σύστημα PRV, η Αρχή θα πρέπει να καταρτίσει λεπτομερείς κατευθυντήριες γραμμές και εγχειρίδια για τους δικαιούχους σχετικά με τον τρόπο χρήσης του. Εν προκειμένω: η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων ετοίμασε σειρά κατευθυντήριων γραμμών σε μορφή PDF που μπορούν να τηλεφορτωθούν, καθώς και διάφορα βίντεο στο YouTube, για να επεξηγήσει το σύστημα στους δικαιούχους. Αυτό είναι ζωτικής σημασίας για τη διασφάλιση της υψηλής ποιότητας των εισερχόμενων δεδομένων και του χαμηλού αριθμού των εσφαλμένων κόκκινων σημαιών.

Δυνατότητες μεταφοράς

Το σύστημα κόκκινων σημαιών που χρησιμοποιεί η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων συγκεντρώνει όλα τα δεδομένα που υποβάλλονται από τους δικαιούχους και τα αναλύει βάσει διαφορετικών εκτιμήσεων κινδύνου. Η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων διαθέτει επί του παρόντος διάφορες κόκκινες σημαίες, οι οποίες όμως είναι ευέλικτες και προσαρμόσιμες στις νέες εμπειρίες και προκλήσεις.

Για παράδειγμα, η διαχειριστική αρχή στη Δανία αντιμετώπισε ορισμένα προβλήματα σε περιπτώσεις όπου δεν τηρήθηκαν οι κανόνες για τις δημόσιες συμβάσεις και τα συνδεδεμένα μέρη αγόρασαν υπηρεσίες το ένα απ’ το άλλο. Σε απάντηση, η Δανική Αρχή Επιχειρήσεων δημιούργησε κόκκινη σημαία βάσει του αριθμού CVR του αγοραστή (αριθμός οντότητας / αριθμός μητρώου ΦΠΑ) και του αριθμού CVR του πωλητή. Η Αρχή ελέγχει όλες τις δηλωθείσες δαπάνες έναντι της βάσης δεδομένων CVR. Εάν υπάρχουν συνδεδεμένα μέρη που έχουν αγοράσει το ένα απ’ το άλλο, η δαπάνη επισημαίνεται και ο υπάλληλος που διαχειρίζεται την υπόθεση πρέπει να διεξαγάγει έρευνα.

Συνολικά, προκειμένου να διασφαλιστεί η επιτυχής μεταφορά αυτής της πρακτικής, είναι απολύτως αναγκαίο να υπάρχει μια αυτοματοποιημένη πλατφόρμα για τη συλλογή των πληροφοριών των δικαιούχων, και οι δικαιούχοι να παρουσιάζουν αυστηρή πειθαρχία συμμόρφωσης όσον αφορά τον μορφότυπο και τη συχνότητα υποβολής εκθέσεων.

 

29 ΜΆΡΤΙΟΣ 2021
Red Flags EL
English
(139.55 KB - PDF)
Τηλεφόρτωση