País: Dinamarca
Categoría de la práctica: Señales de alerta
Contacto: Autoridad danesa para las empresas
erst@ erst.dk
Riesgos de fraude contrarrestados:
- Doble financiación.
- Conflicto de intereses.
- Colusión.
- Manipulación de costes de proyectos.
Contexto y objetivo(s)
La Autoridad danesa para las empresas, la autoridad de gestión (AG) responsable de los programas operativos (PO) del Fondo Europeo de Desarrollo Regional (FEDER) y del Fondo Social Europeo (FSE) durante el período de programación 2014-2020, integra señales de alerta en sus listas de control de las verificaciones de la gestión.
La Autoridad danesa para las empresas desarrolló la herramienta de presentación de informes de proyectos (PRV) para proyectos beneficiarios con fines de información. La herramienta PRV permite a los beneficiarios informar a la Autoridad danesa para las empresas sobre el estado del proyecto, presentar declaraciones de gastos, plantillas horarias y resultados del proyecto. Los datos recopilados por la herramienta PRV representan una base de datos detallada con la información sobre los beneficiarios, una descripción detallada de todos los trabajos y servicios, y de las facturas presentadas relacionadas. En 2017, la Autoridad danesa para las empresas empezó a utilizar la información de la base de datos PRV para realizar un seguimiento de las facturas de los beneficiarios y puso en marcha un sistema de señales de alerta. El objetivo de este sistema era mejorar la eficacia de la verificación de las facturas y otros documentos presentados por los beneficiarios, así como identificar irregularidades y actividades potencialmente fraudulentas antes de realizar el pago.
Descripción de la práctica
Las señales de alerta se establecen para verificar las facturas y los gastos que los beneficiarios presentan en el sistema PRV. Los empleados de la Autoridad danesa para las empresas pueden exportar los datos desde el sistema PRV a un archivo Excel separado. En la actualidad, la Autoridad danesa para las empresas clasifica la información de todos los beneficiarios en cinco bases de datos de Excel:
Para cada una de las bases de datos, la información se extrae directamente de la herramienta PRV. Esta información incluye, entre otras cosas:
Sobre la base de la información estándar recopilada periódicamente por los beneficiarios (al menos dos veces al año), la Autoridad danesa para las empresas ha desarrollado una serie de señales de alerta para verificar y analizar las declaraciones de facturas. La identificación de ámbitos de riesgo no se basa solo en el conocimiento y la experiencia del personal de la AG, sino también en irregularidades y actividades fraudulentas detectadas con anterioridad. También se refuerza con el intercambio de conocimientos con otras AG a través de la red AFCOS danesa de organismos nacionales. Los indicadores de las señales (por ejemplo, relaciones de propiedad de la empresa, número de beneficiarios, porcentaje de los sueldos en la factura total) se analizan con posterioridad y se define el umbral para activar una señal de alerta. Sobre la base de los umbrales definidos, las señales de alerta se programan en hojas de cálculo de Excel para una verificación automática. Para verificar la relación empresarial entre los beneficiarios o los subcontratistas, la Autoridad danesa para las empresas comprueba las declaraciones de la empresa con el registro mercantil nacional. Si los resultados de la verificación desencadenan una señal de alerta, se destaca en la hoja de cálculo de Excel pertinente. Cuando se encuentran señales de alerta como resultado de la verificación, se adoptan las siguientes medidas:
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Características particulares
La experiencia con la aplicación de señales de alerta por parte de la Autoridad danesa para las empresas identificó algunas características particulares de este sistema:
- En comparación con el sistema anterior, el actual analiza mejor la declaración de los beneficiarios de una forma sistemática y coherente. El sistema PRV prevé la recopilación de información en el mismo formato y al mismo nivel de detalle en todos los proyectos. Por tanto, los datos extraídos de la herramienta PRV para el análisis de señales de alerta se encuentran en un formato normalizado que facilita la evaluación.
- La extracción y el análisis automáticos de datos garantiza que no se pasará por alto ningún ámbito de riesgo y que todos los beneficiarios y proyectos se evaluarán con el mismo nivel de escrutinio.
- El sistema de señales de alerta es dinámico y flexible, y la Autoridad cambia o modifica las señales de alerta de acuerdo con los riesgos, irregularidades y actividades fraudulentas identificados.
Balance y resultados
La Autoridad danesa para las empresas considera que el sistema de señales de alerta fomenta una cultura ética sólida y un enfoque de tolerancia cero frente al fraude. El sistema permite a las autoridades intercambiar información de forma periódica sobre sospechas de fraude, posibles patrones de fraude identificados y buenas prácticas en la lucha contra el fraude y la corrupción. Además, la naturaleza flexible del sistema crea la necesidad de foros y talleres periódicos en el que las autoridades debaten la evolución y los cambios de comportamiento de empresas seleccionadas, lo que refuerza las oportunidades de cooperación y desarrollo de capacidades entre las autoridades. Tras tres años de uso de las verificaciones de señales de alerta, la Autoridad ha detectado muchas irregularidades, aunque la mayoría estaban relacionadas con errores técnic0s y no tenían una naturaleza fraudulenta. No obstante, se han identificado unos pocos casos de actividades fraudulentas que se transfirieron a los servicios de investigación. |
Principales factores de éxito
Uno de los principales factores de éxito de la aplicación de esta iniciativa fue la disponibilidad de un sistema digital para la presentación de informes del proyecto (PRV). Disponer de este sistema permite a la Autoridad danesa para las empresas recopilar de manera sistemática datos en un formato uniforme y análogo para todos los proyectos que mejora la eficacia y fiabilidad de la verificación de señales de alerta.
El segundo factor principal de éxito es el cumplimiento de los beneficiarios de la configuración del sistema PRV. En general, Dinamarca cuenta con una buena cultura de cumplimiento empresarial, lo que permitió a la Autoridad danesa para las empresas poder crear un nuevo sistema de recopilación de datos y obtener estos datos de las empresas en un formato acordado.
Retos enfrentados y enseñanzas extraídas
Pueden extraerse varias enseñanzas de esta experiencia:
- El sistema PRV es un elemento necesario para la eficacia del sistema de señales de alerta (véase más arriba). Sin embargo, el establecimiento de este sistema es un proceso largo y caro. La Autoridad danesa para las empresas tardó cinco años en desarrollar el sistema PRV.
- Los indicadores de señales de alerta deben revisarse y actualizarse periódicamente para reflejar nuevas tendencias, intercambios con otras autoridades, e irregularidades y actividades fraudulentas identificadas.
- Una vez que se ha establecido el sistema PRV, la Autoridad danesa para las empresas debe elaborar directrices y manuales detallados para los beneficiarios sobre su uso. Un caso concreto: la Autoridad danesa para las empresas redactó una serie de directrices descargables en PDF, así como varios vídeos de YouTube, para guiar a los beneficiarios por el sistema. Esto es fundamental para garantizar la calidad de los datos de entrada y un número bajo de señales de alerta falsas.
Potencial de transmisibilidad
El sistema de señales de alerta utilizado por la Autoridad danesa para las empresas recopila todos los datos presentados por los beneficiarios y los analiza sobre la base de distintas evaluaciones de riesgo. La Autoridad danesa para las empresas tiene actualmente distintas señales de alerta, aunque son flexibles y pueden adaptarse a nuevas experiencias y retos.
Por ejemplo, la AG de Dinamarca ha experimentado algunos problemas en los que las normas de contratación no se han seguido y las partes afiliadas se han comprado servicios entre sí. En respuesta, la Autoridad danesa para las empresas creó una señal de alerta basada en los números CVR (número de empresa / número de IVA) del comprador y el vendedor. La Autoridad danesa para las empresas compara todos los gastos presentados con la base de datos CVR. Si existen partes afiliadas que se han comprado entre sí, el gasto se señala y el trabajador encargado del caso debe investigar.
En general, para garantizar el éxito de la transferencia de esta práctica, es fundamental contar con una plataforma automatizada para recopilar información de los beneficiarios y tener una disciplina de cumplimiento sólida entre los beneficiarios sobre el formato y la frecuencia de la información.