Skip to main content
Anti-Fraud Knowledge Centre

Figyelmeztető jelzések

Háttér és célkitűzés(ek)

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság – a 2014–2020 közötti időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) és az Európai Szociális Alap (ESZA) operatív programjaiért felelős irányító hatóság – figyelmeztető jelzéseket épít be az operatív programok felügyeletének ellenőrzőlistáiba.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság jelentéstételi céllal létrehozta a projektek kedvezményezettjei számára a projektekre vonatkozó jelentéstételi eszközt (PRV). A PRV elnevezésű eszköz lehetővé teszi a kedvezményezettek számára, hogy visszajelzést adjanak a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóságnak a projektek állásáról, költségtérítési igényt, munkaidő-nyilvántartásokat és projekteredményeket nyújtsanak be.  A PRV által összegyűjtött adatok egy részletes adatbázist jelentenek, amelyben megtalálhatók a kedvezményezettekre vonatkozó információk, valamennyi munka és szolgáltatás részletes leírása és az azokhoz kapcsolódóan benyújtott számlák.  A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság 2017-ben kezdte a PRV adatbázisban található információkat a kedvezményezettek számláinak nyomon követésére használni, valamint bevezette a figyelmeztető jelzések rendszerét.  E rendszer célja az volt, hogy hatékonyabbá tegye a kedvezményezettek által benyújtott számlák és más benyújtott dokumentumok ellenőrzését, valamint feltárja a kifizetések teljesítése előtti szabálytalanságokat és az esetleges csalárd tevékenységeket.

A gyakorlat ismertetése

A figyelmeztető jelzéseket a kedvezményezettek által a PRV rendszerbe benyújtott számlák és kiadások ellenőrzése céljából hozták létre. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság alkalmazottai a PRV rendszerből külön Excel-fájlba tudják exportálni az adatokat. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság jelenleg minden kedvezményezett adatait öt Excel-adatbázisba sorolja, melyek közül:

  • két adatbázis a szabályos számlázásra vonatkozik;
  • egy adatkészlet az alkalmazottak munkaidő-nyilvántartására és javadalmazására vonatkozik;
  • egy adatkészlet a projektekhez kapcsolódó, egyéb alvállalkozói kifizetésekre vonatkozik.

Mindegyik adatbázishoz közvetlenül a PRV rendszerből gyűjtik ki az adatokat. Ezek többek között a következők:

  • a vállalat neve;
  • a projekt megnevezése;
  • CVR-szám (azonosító szám/héaazonosító szám);
  • számlázási időszak;
  • a számla leírása;
  • a számlán feltüntetett összeg;
  • munkaórák száma és óradíj.

A Dán Vállalkozásfejlesztési Hatóság a kedvezményezettek által rendszeresen (legalább évente kétszer) gyűjtött standard adatok alapján különböző figyelmeztető jelzéseket dolgozott ki a számlakövetelések ellenőrzéséhez és elemzéséhez. A kockázatot jelentő területek meghatározása nemcsak az irányító hatóság munkatársainak ismeretein és tapasztalatain, hanem a korábban feltárt szabálytalanságokon és csalárd tevékenységeken is alapul. Ezeket az ismereteket a dán nemzeti hatóságok csalásellenes koordinációs szolgálatainak hálózata keretében más irányító hatóságokkal folytatott információcsere is megerősíti.

Ezt követően sor kerül a figyelmeztető jelzésekhez tartozó mutatók (például a vállalatok tulajdonviszonyai, a kedvezményezettek száma, a számla végösszegében feltüntetett munkabérhányad) elemzésére, valamint a figyelmeztető jelzés kiadásához tartozó küszöbérték meghatározására. A figyelmeztető jelzéseket a meghatározott küszöbértékek alapján az Excel-táblázatokba programozzák automatikus ellenőrzés céljából.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság a vállalat, valamint a kedvezményezettek és/vagy az alvállalkozók közötti kapcsolat ellenőrzéséhez összeveti a vállalatok állításait a nemzeti cégnyilvántartással. Ha az ellenőrzés eredményei figyelmeztető jelzés kiadását vonják maguk után, azt a megfelelő Excel-táblázatban kiemelik.

Amikor az ellenőrzés nyomán figyelmeztető jelzéseket találnak, az alábbi intézkedések meghozatalára kerül sor:

  1. Először is a munkacsoport manuálisan ellenőrzi a figyelmeztető jelzéseket, valamint azt, hogy megfelelnek-e az előidézett kockázatnak.
  2. A munkacsoport ellenőrzi, hogy a figyelmeztető jelzés technikai hiba (például elgépelés) eredménye-e.
  3. Ha csalárd tevékenység gyanúja merül fel vagy a Hatóság további információkat akar szerezni, előírja a kedvezményezett számára, hogy további vizsgálat céljából nyújtson be a figyelmeztető jelzéssel ellátott számlához kapcsolódó dokumentumokból vett mintát.
  4. Hiba esetén a Hatóság megtagadja a kifizetést, és a kedvezményezettet az adatok helyesbítésére kéri.
  5. Gyaníthatóan csalárd tevékenység megerősítése esetén a Hatóság a belső vizsgálati egységhez továbbítja az ügyiratot további vizsgálat céljából.

 

Egyedi jellemzők

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság a figyelmeztető jelzések alkalmazásának területén szerzett tapasztalatai alapján meghatározta az említett rendszer néhány egyedi jellemzőjét:

  • Az előző rendszerhez képest a jelenlegi rendszer jobban, következetesebben és koherensebben elemzi a kedvezményezettek állításait. A PRV rendszer ugyanabban a formátumban és ugyanolyan részletességgel írja elő az információgyűjtést minden projekt esetében. Ezért a PRV rendszerből a figyelmeztető jelzések elemzéséhez kigyűjtött adatok egységesített formátumúak, ami megkönnyíti az értékelést.
  • Az adatok automatikus kigyűjtése és elemzése biztosítja, hogy ne hagyjanak figyelmen kívül kockázatot jelentő területet, továbbá minden kedvezményezettet és projektet ugyanolyan alapossággal értékeljenek.
  • A figyelmeztető jelzések rendszere dinamikus és rugalmas, és a Hatóság a feltárt kockázatokkal, szabálytalanságokkal és csalárd tevékenységekkel összhangban változtatja meg, illetve módosítja a figyelmeztető jelzéseket.

Kimenetek és eredmények

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság úgy véli, hogy a figyelmeztető jelzések rendszere elősegíti az erős etikai kultúrát és

a csalással szembeni zéró tolerancia megközelítését. A rendszer lehetővé teszi a hatóságok számára, hogy rendszeres információcserét folytassanak a csalás gyanújáról, a feltárt lehetséges csalási mintázatokról, valamint a csalás és a korrupció elleni küzdelemre vonatkozó bevált gyakorlatokról. Ezenfelül a rendszer rugalmassága rendszeres időközönként tartott fórumokat és workshopokat tesz szükségessé, ahol a hatóságok megvitatják a fejleményeket és a kiválasztott vállalatok magatartásbeli változásait, ezáltal erősítik a hatóságok közötti együttműködési és kapacitásépítési lehetőségeket.

A figyelmeztető jelzéseken alapuló ellenőrzések hároméves alkalmazását követően a Hatóság számos szabálytalanságot tárt fel, ezek többsége azonban technikai hibákhoz kapcsolódott, és jellegét tekintve nem volt csalárd. Ennek ellenére a Hatóság néhány esetben feltárt csalárd tevékenységeket, amelyeket a vizsgálatot végző szolgálatokhoz utalt.

Fő sikertényezők

E kezdeményezés megvalósításának egyik sikertényezője a projektek jelentésére szolgáló digitális rendszer (PRV) rendelkezésre állása volt.  E rendszer működése lehetővé teszi a Hatóság számára, hogy egységes és összehasonlítható formátumban, szisztematikusan gyűjtsön adatokat az összes projekthez, ami javítja a figyelmeztető jelzéseken alapuló ellenőrzések hatékonyságát és megbízhatóságát.

A második sikertényező az, hogy a kedvezményezettek betartják a projektek jelentésére szolgáló rendszer szabályait. Dániában általában jó a vállalkozások megfelelési kultúrája, ami lehetővé tette, hogy a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság adatgyűjtésre szolgáló új rendszert hozhasson létre, és ezeket az adatokat az elfogadott formában szerezze meg a vállalatoktól.

Felmerült kihívások és levont tanulságok

A tapasztalatok alapján több tanulság vonható le:

  1. A PRV rendszer a figyelmeztető jelzések rendszerének hatékonyságához szükséges elem (lásd fent). E rendszer létrehozása azonban hosszadalmas és költséges folyamat. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság számára kb. öt évig tartott a PRV rendszer kifejlesztése.
  2. A figyelmeztető jelzésekhez tartozó mutatókat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni és aktualizálni kell, hogy tükrözzék az új tendenciákat, a más hatóságokkal folytatott információcserét, valamint a feltárt szabálytalanságokat és csalárd tevékenységeket.
  3. A PRV rendszer bevezetését követően a Hatóságnak a rendszer használatára vonatkozó részletes iránymutatásokat és kézikönyveket kell kidolgoznia a kedvezményezettek számára. Kiemelt eset: a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság letölthető, PDF formátumú iránymutatás-sorozatot, valamint több YouTube-videót készített, hogy a kedvezményezetteket eligazítsa a rendszer használata során. Ez elengedhetetlen a minőségi inputadatok és a téves figyelmeztető jelzések alacsony mennyiségének biztosításához.

Az átadhatóság lehetősége

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság által használt figyelmeztető jelzések rendszere összegyűjti a kedvezményezettek által jelentett összes adatot, és azokat különböző kockázatértékelések alapján elemzi. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóságnak jelenleg különböző figyelmeztető jelzései vannak, de azok rugalmasak, és hozzáigazíthatók az új tapasztalatokhoz és kihívásokhoz.

A dániai irányító hatóságnak például problémái merültek fel, ha a közbeszerzési szabályokat nem tartották be, és kapcsolt felek egymástól vásároltak szolgáltatásokat. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság erre reagálva figyelmeztető jelzést hozott létre a vevő és az eladó CVR-száma (azonosító száma/héaazonosító száma) alapján. A Hatóság az összes bejelentett kiadást összeveti a CVR adatbázissal. Ha vannak olyan kapcsolt felek, amelyek egymástól vásároltak, a kiadáshoz figyelmeztető jelzés társul, és az ügyintézőnek vizsgálatot kell végeznie.

E gyakorlat sikeres átadásához összességében elengedhetetlen, hogy működjön egy automatizált platform a kedvezményezettek adatainak gyűjtésére, valamint szigorú megfelelési fegyelem legyen a kedvezményezettek körében a jelentéstétel formátumát és gyakoriságát illetően.

 

Red Flags HU
English
(152.58 KB - PDF)
Letöltés