Figyelmeztető jelzések

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság – a 2014–2020 közötti időszakban az Európai Regionális Fejlesztési Alap (ERFA) és az Európai Szociális Alap (ESZA) operatív programjaiért felelős irányító hatóság – figyelmeztető jelzéseket épít be az operatív programok felügyeletének ellenőrzőlistáiba.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság jelentéstételi céllal létrehozta a projektek kedvezményezettjei számára a projektekre vonatkozó jelentéstételi eszközt (PRV). A PRV elnevezésű eszköz lehetővé teszi a kedvezményezettek számára, hogy visszajelzést adjanak a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóságnak a projektek állásáról, költségtérítési igényt, munkaidő-nyilvántartásokat és projekteredményeket nyújtsanak be.  A PRV által összegyűjtött adatok egy részletes adatbázist jelentenek, amelyben megtalálhatók a kedvezményezettekre vonatkozó információk, valamennyi munka és szolgáltatás részletes leírása és az azokhoz kapcsolódóan benyújtott számlák.  A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság 2017-ben kezdte a PRV adatbázisban található információkat a kedvezményezettek számláinak nyomon követésére használni, valamint bevezette a figyelmeztető jelzések rendszerét.  E rendszer célja az volt, hogy hatékonyabbá tegye a kedvezményezettek által benyújtott számlák és más benyújtott dokumentumok ellenőrzését, valamint feltárja a kifizetések teljesítése előtti szabálytalanságokat és az esetleges csalárd tevékenységeket.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság a figyelmeztető jelzések alkalmazásának területén szerzett tapasztalatai alapján meghatározta az említett rendszer néhány egyedi jellemzőjét:

• Az előző rendszerhez képest a jelenlegi rendszer jobban, következetesebben és koherensebben elemzi a kedvezményezettek állításait. A PRV rendszer ugyanabban a formátumban és ugyanolyan részletességgel írja elő az információgyűjtést minden projekt esetében. Ezért a PRV rendszerből a figyelmeztető jelzések elemzéséhez kigyűjtött adatok egységesített formátumúak, ami megkönnyíti az értékelést.
• Az adatok automatikus kigyűjtése és elemzése biztosítja, hogy ne hagyjanak figyelmen kívül kockázatot jelentő területet, továbbá minden kedvezményezettet és projektet ugyanolyan alapossággal értékeljenek.

• A figyelmeztető jelzések rendszere dinamikus és rugalmas, és a Hatóság a feltárt kockázatokkal, szabálytalanságokkal és csalárd tevékenységekkel összhangban változtatja meg, illetve módosítja a figyelmeztető jelzéseket.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság úgy véli, hogy a figyelmeztető jelzések rendszere elősegíti az erős etikai kultúrát és

a csalással szembeni zéró tolerancia megközelítését. A rendszer lehetővé teszi a hatóságok számára, hogy rendszeres információcserét folytassanak a csalás gyanújáról, a feltárt lehetséges csalási mintázatokról, valamint a csalás és a korrupció elleni küzdelemre vonatkozó bevált gyakorlatokról. Ezenfelül a rendszer rugalmassága rendszeres időközönként tartott fórumokat és workshopokat tesz szükségessé, ahol a hatóságok megvitatják a fejleményeket és a kiválasztott vállalatok magatartásbeli változásait, ezáltal erősítik a hatóságok közötti együttműködési és kapacitásépítési lehetőségeket.

A figyelmeztető jelzéseken alapuló ellenőrzések hároméves alkalmazását követően a Hatóság számos szabálytalanságot tárt fel, ezek többsége azonban technikai hibákhoz kapcsolódott, és jellegét tekintve nem volt csalárd. Ennek ellenére a Hatóság néhány esetben feltárt csalárd tevékenységeket, amelyeket a vizsgálatot végző szolgálatokhoz utalt.

E kezdeményezés megvalósításának egyik sikertényezője a projektek jelentésére szolgáló digitális rendszer (PRV) rendelkezésre állása volt.  E rendszer működése lehetővé teszi a Hatóság számára, hogy egységes és összehasonlítható formátumban, szisztematikusan gyűjtsön adatokat az összes projekthez, ami javítja a figyelmeztető jelzéseken alapuló ellenőrzések hatékonyságát és megbízhatóságát.

A második sikertényező az, hogy a kedvezményezettek betartják a projektek jelentésére szolgáló rendszer szabályait. Dániában általában jó a vállalkozások megfelelési kultúrája, ami lehetővé tette, hogy a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság adatgyűjtésre szolgáló új rendszert hozhasson létre, és ezeket az adatokat az elfogadott formában szerezze meg a vállalatoktól.

A tapasztalatok alapján több tanulság vonható le:

1. A PRV rendszer a figyelmeztető jelzések rendszerének hatékonyságához szükséges elem (lásd fent). E rendszer létrehozása azonban hosszadalmas és költséges folyamat. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság számára kb. öt évig tartott a PRV rendszer kifejlesztése.
2. A figyelmeztető jelzésekhez tartozó mutatókat rendszeres időközönként felül kell vizsgálni és aktualizálni kell, hogy tükrözzék az új tendenciákat, a más hatóságokkal folytatott információcserét, valamint a feltárt szabálytalanságokat és csalárd tevékenységeket.
3. A PRV rendszer bevezetését követően a Hatóságnak a rendszer használatára vonatkozó részletes iránymutatásokat és kézikönyveket kell kidolgoznia a kedvezményezettek számára. Kiemelt eset: a Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság letölthető, PDF formátumú iránymutatás-sorozatot, valamint több YouTube-videót készített, hogy a kedvezményezetteket eligazítsa a rendszer használata során. Ez elengedhetetlen a minőségi inputadatok és a téves figyelmeztető jelzések alacsony mennyiségének biztosításához.

A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság által használt figyelmeztető jelzések rendszere összegyűjti a kedvezményezettek által jelentett összes adatot, és azokat különböző kockázatértékelések alapján elemzi. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóságnak jelenleg különböző figyelmeztető jelzései vannak, de azok rugalmasak, és hozzáigazíthatók az új tapasztalatokhoz és kihívásokhoz.

A dániai irányító hatóságnak például problémái merültek fel, ha a közbeszerzési szabályokat nem tartották be, és kapcsolt felek egymástól vásároltak szolgáltatásokat. A Dán Vállalkozásfelügyeleti Hatóság erre reagálva figyelmeztető jelzést hozott létre a vevő és az eladó CVR-száma (azonosító száma/héaazonosító száma) alapján. A Hatóság az összes bejelentett kiadást összeveti a CVR adatbázissal. Ha vannak olyan kapcsolt felek, amelyek egymástól vásároltak, a kiadáshoz figyelmeztető jelzés társul, és az ügyintézőnek vizsgálatot kell végeznie.

E gyakorlat sikeres átadásához összességében elengedhetetlen, hogy működjön egy automatizált platform a kedvezményezettek adatainak gyűjtésére, valamint szigorú megfelelési fegyelem legyen a kedvezményezettek körében a jelentéstétel formátumát és gyakoriságát illetően.