Țara: Danemarca
Categoria practicii: Semnale de alertă
Date de contact: Autoritatea daneză pentru întreprinderi
erst@ erst.dk
Riscul (riscurile) de fraudă contracarat(e):
- dubla finanțare;
- conflictul de interese;
- coluziunea;
- manipularea costurilor proiectului.
Context și obiectiv(e)
Autoritatea daneză pentru întreprinderi, autoritatea de management (AM) responsabilă de programele operaționale aferente Fondului european de dezvoltare regională (FEDR) și Fondului social european (FSE) în perioada de programare 2014-2020 integrează semnalele de alertă în listele lor de verificare a controalelor de gestiune.
Autoritatea daneză pentru întreprinderi a elaborat instrumentul de raportare privind proiectele (Project Reporting Tool – PRV) pentru beneficiarii proiectelor în scopul raportării. Instrumentul PRV le permite beneficiarilor să informeze Autoritatea daneză pentru întreprinderi cu privire la stadiul proiectului, să transmită cereri de rambursare, fișe de pontaj și rezultatele proiectului. Datele colectate de PRV reprezintă o bază de date detaliată cu informațiile privind beneficiarii, descrierea detaliată a tuturor lucrărilor și serviciilor și facturile aferente prezentate. În 2017, Autoritatea daneză pentru întreprinderi a început să utilizeze informațiile din baza de date a PRV pentru a urmări facturile beneficiarilor și a instituit un sistem de semnale de alertă. Scopul unui astfel de sistem a fost de a îmbunătăți eficiența verificării facturilor și a altor documente prezentate de beneficiari și de a identifica neregulile și activitățile potențial frauduloase înainte de efectuarea plății.
Descrierea practicii
Semnalele de alertă sunt create pentru verificarea facturilor și a cheltuielilor pe care beneficiarii le transmit în sistemul PRV. Din sistemul PRV, datele pot fi exportate de angajații Autorității daneze pentru întreprinderi într-un fișier Excel separat. În prezent, Autoritatea daneză pentru întreprinderi clasifică toate informațiile privind beneficiarii în cinci baze de date Excel:
Pentru fiecare dintre aceste baze de date, informațiile sunt extrase direct din PRV. Aceste informații includ, printre altele:
Pe baza informațiilor standard colectate periodic de beneficiari (cel puțin de două ori pe an), Autoritatea daneză pentru întreprinderi a elaborat un set de semnale de alertă pentru verificarea și analiza facturilor. Identificarea domeniilor riscante nu se bazează numai pe cunoștințele și experiența personalului AM, ci și pe neregulile și activitățile frauduloase detectate anterior. Aceasta este, de asemenea, consolidată prin schimbul de cunoștințe cu alte autorități de management prin intermediul rețelei daneze AFCOS de organisme naționale. Indicatorii pentru semnalele de alertă (de exemplu, relațiile de proprietate asupra întreprinderii, numărul de beneficiari, ponderea salariilor în factura totală) sunt analizați ulterior, definindu-se pragul pentru semnalarea unei alerte. Pe baza pragurilor definite, semnalele de alertă sunt programate în tabelele Excel pentru o verificare automată. Pentru a verifica natura relației dintre beneficiari și/sau subcontractanți, Autoritatea daneză pentru întreprinderi compară cererile formulate de întreprindere cu datele din registrul național al întreprinderilor. În cazul în care rezultatele verificării declanșează un semnal de alertă, acesta este evidențiat în foaia de calcul Excel relevantă. Atunci când se constată semnale de alertă în urma controlului, se iau următoarele măsuri:
|
Caracteristici unice
Experiența în ceea ce privește punerea în aplicare a semnalelor de alertă de către Autoritatea daneză pentru întreprinderi a identificat câteva caracteristici unice ale acestui sistem:
- În comparație cu sistemul anterior, sistemul actual analizează mai bine cererile beneficiarilor într-un mod consecvent și coerent. Sistemul PRV prevede colectarea de informații în același format și la același nivel de detaliu pentru toate proiectele. Prin urmare, datele extrase din PRV pentru analiza semnalelor de alertă sunt prezentate într-o formă standardizată care facilitează evaluarea.
- Extragerea și analiza automată a datelor au asigurat faptul că nu este trecut cu vederea niciun domeniu riscant și că toți beneficiarii și proiectele beneficiază de evaluare cu același nivel de vigilență.
- Sistemul de semnale de alertă este dinamic și flexibil, iar autoritatea își schimbă și modifică semnalele de alertă în funcție de riscurile, neregulile și activitățile frauduloase identificate.
Efecte și rezultate
Autoritatea daneză pentru întreprinderi consideră că sistemul de semnale de alertă promovează o cultură etică puternică și o abordare de „toleranță zero” în ceea ce privește fraudele. Sistemul permite autorităților să facă în mod regulat schimb de informații cu privire la suspiciunile de fraudă, la potențialele tipare de fraudă și la bunele practici identificate în combaterea fraudei și a corupției. În plus, caracterul flexibil al sistemului creează necesitatea unor forumuri și ateliere periodice în cadrul cărora autoritățile să discute evoluțiile și schimbările de comportament ale întreprinderilor selectate, consolidând astfel oportunitățile de cooperare și de consolidare a capacităților între autorități. După trei ani de utilizare a controalelor bazate pe semnale de alertă, autoritatea a detectat multe nereguli, însă majoritatea acestora erau legate de erori tehnice și nu aveau caracter fraudulos. Cu toate acestea, au fost identificate câteva cazuri de activități frauduloase care au fost transferate serviciilor de anchetă. |
Principalii factori ai succesului
Unul dintre principalii factori ai succesului punerii în aplicare a acestei inițiative a fost disponibilitatea unui sistem digital pentru raportarea proiectelor (PRV). Existența unui astfel de sistem permite autorității să colecteze în mod sistematic date într-un format uniform și comparabil pentru toate proiectele, ceea ce îmbunătățește eficiența și fiabilitatea controlului semnalelor de alertă.
Cel de al doilea factor principal al succesului îl reprezintă conformitatea beneficiarilor cu cerințele privind instituirea sistemului de raportare a proiectelor. În general, Danemarca are o bună cultură a respectării regulilor de către întreprinderi, care a permis Autorității daneze pentru întreprinderi să creeze un nou sistem de colectare a datelor și să obțină aceste date de la întreprinderi în forma convenită.
Provocări întâmpinate și lecții învățate
Din experiența acumulată se pot trage câteva învățăminte:
- Sistemul PRV este un element necesar pentru eficiența sistemului de semnale de alertă (a se vedea mai sus). Cu toate acestea, instituirea unui astfel de sistem este un proces îndelungat și costisitor. În cazul Autorității daneze pentru întreprinderi, dezvoltarea sistemului PRV a durat aproximativ cinci ani.
- Indicatorii de alertă ar trebui revizuiți și actualizați periodic, reflectând noile tendințe, schimburile cu alte autorități și neregulile și activitățile frauduloase identificate.
- Odată ce sistemul PRV devine funcțional, autoritatea ar trebui să elaboreze orientări și manuale detaliate pentru beneficiari cu privire la utilizarea acestuia. Un caz concret: Autoritatea daneză pentru întreprinderi a elaborat o serie de orientări în format PDF care pot fi descărcate, precum și mai multe materiale video pe YouTube destinate beneficiarilor principali prin intermediul sistemului. Acest lucru este esențial pentru a asigura o calitate ridicată a datelor de intrare și un număr redus de semnale de alertă false.
Potențialul de transferabilitate
Sistemul de semnale de alertă utilizat de Autoritatea daneză pentru întreprinderi colectează toate datele raportate de beneficiari și le analizează pe baza unor evaluări ale riscurilor diferite. În prezent, Autoritatea daneză pentru întreprinderi are semnale de alarmă diferite, dar acestea sunt flexibile și ajustabile la noile experiențe și provocări.
De exemplu, AM din Danemarca s-a confruntat cu unele probleme, atunci când normele privind achizițiile publice nu au fost respectate, iar părțile afiliate au achiziționat servicii unele de la altele. Ca răspuns, Autoritatea daneză pentru întreprinderi a creat un semnal de alertă bazat pe numărul CVR al cumpărătorului (numărul entității/codul de TVA) și pe numărul CVR al vânzătorului. Autoritatea compară toate cheltuielile raportate cu informațiile din baza de date CVR. În cazul în care există părți afiliate care au efectuat achiziții una de la cealaltă, cheltuielile sunt semnalate, iar lucrătorul responsabil de caz trebuie să efectueze o anchetă.
În general, pentru a se asigura transferul cu succes al acestei practici, este esențial să existe o platformă automată pentru colectarea informațiilor de la beneficiari și pentru a asigura o disciplină solidă privind conformitatea în rândul beneficiarilor cu privire la formatul și frecvența raportării.