Paese: Danimarca
Categoria della pratica: Indicatori di rischio
Contatto: Autorità danese per il commercio
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Rischi di frode contrastati:
- Doppio finanziamento
- Conflitto di interessi
- Collusione
- Manipolazione dei costi di progetto
Contesto e obiettivi
L'autorità danese per il commercio, che costituisce l'autorità di gestione competente per i programmi operativi del Fondo europeo di sviluppo regionale (FESR) e del Fondo sociale europeo (FSE) durante il periodo di programmazione 2014-2020, include gli indicatori di rischio nelle proprie liste di controllo per le verifiche di gestione.
L'autorità danese per il commercio ha sviluppato lo strumento di rendicontazione dei progetti (Project Reporting Tool, PRV) ad uso dei beneficiari di progetti per finalità di rendicontazione. Lo strumento PRV consente ai beneficiari di riferire all'autorità danese per il commercio in merito allo stato del progetto e di presentare dichiarazioni di spesa, schede orarie e i risultati tangibili del progetto. I dati raccolti dal PRV costituiscono una banca dati dettagliata contenente informazioni sui beneficiari, una descrizione dettagliata di tutti i lavori e i servizi e le relative fatture presentate. Nel 2017 l'autorità danese per il commercio ha iniziato a utilizzare le informazioni contenute nella banca dati PRV per tracciare le fatture dei beneficiari e mettere in atto un sistema di indicatori di rischio. L'obiettivo di tale sistema era migliorare l'efficienza della verifica delle fatture e di altri documenti presentati dai beneficiari e individuare le irregolarità e le attività potenzialmente fraudolente prima che fossero effettuati i pagamenti.
Descrizione della pratica
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Gli indicatori di rischio sono stati definiti per verificare le fatture e le spese che i beneficiari presentano tramite il sistema PRV. I dipendenti dell'autorità danese per il commercio possono esportare i dati dal sistema PRV in un file separato in formato Excel. Attualmente l'autorità danese per il commercio classifica tutte le informazioni del beneficiario in cinque banche dati Excel:
Per ciascuna banca dati le informazioni vengono estratte direttamente dal sistema PRV. Tali informazioni comprendono tra l'altro:
Sulla base delle informazioni standard raccolte regolarmente dai beneficiari (almeno due volte l'anno), l'autorità danese per il commercio ha elaborato una serie di indicatori di rischio per verificare e analizzare le domande basate sulle fatture. L'individuazione dei settori a rischio si basa non soltanto sulle conoscenze e sull'esperienza del personale dell'autorità di gestione, ma anche su irregolarità e attività fraudolente precedentemente individuate, ed è rafforzata dallo scambio di conoscenze con altre autorità di gestione attraverso la rete AFCOS danese degli organismi nazionali. Successivamente vengono analizzati i parametri per gli indicatori di rischio (ad esempio i rapporti di proprietà delle società, il numero di beneficiari, la quota dei salari rispetto al valore totale della fattura) e viene definita la soglia per l'attivazione di un indicatore di rischio. Sulla base delle soglie definite, gli indicatori di rischio sono programmati nei fogli elettronici Excel per rendere possibile un controllo automatico. Al fine di verificare il rapporto societario tra i beneficiari e/o i subappaltatori, l'autorità danese per il commercio confronta le domande delle imprese con i dati del registro nazionale delle imprese. Se i risultati del controllo attivano un indicatore di rischio, tale circostanza è evidenziata nella pertinente tabella Excel. Qualora dal controllo emergano indicatori di rischio vengono intraprese le seguenti azioni:
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Caratteristiche uniche
L'esperienza acquisita nell'attuazione degli indicatori di rischio da parte dell'autorità danese per il commercio ha permesso di individuare alcune caratteristiche uniche di questo sistema:
- rispetto a quello precedente, il sistema attuale analizza meglio le domande dei beneficiari in modo coerente e sistematico. Il sistema PRV prevede la raccolta di informazioni nello stesso formato e con lo stesso livello di dettaglio per tutti i progetti. Di conseguenza i dati estratti dal PRV per l'analisi degli indicatori di rischio si presentano in un formato standardizzato che facilita la valutazione;
- l'estrazione e l'analisi automatiche dei dati hanno garantito che nessun settore di rischio passasse inosservato e che tutti i beneficiari e i progetti fossero valutati con lo stesso livello di controllo;
- il sistema degli indicatori di rischio è dinamico e flessibile e l'autorità modifica tali indicatori in funzione dei rischi, delle irregolarità e delle attività fraudolente individuati.
Esiti e risultati
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L'autorità danese per il commercio ritiene che il sistema di indicatori di rischio promuova una forte cultura etica e un approccio di tolleranza zero nei confronti delle frodi. Il sistema consente alle autorità di scambiarsi regolarmente informazioni sui sospetti di frode, sulle possibili tipologie di frode individuate e sulle buone pratiche nella lotta alle frodi e alla corruzione. Inoltre, data la natura flessibile del sistema, sono necessari consessi e seminari periodici che consentano alle autorità di discutere degli sviluppi e dei cambiamenti comportamentali di determinate società, rafforzando in tal modo le opportunità di cooperazione e di sviluppo delle capacità tra le autorità. Dopo tre anni di uso dei controlli degli indicatori di rischio, l'autorità ha riscontrato numerose irregolarità, la maggior parte delle quali riguardava tuttavia errori tecnici e non aveva natura fraudolenta. Tuttavia alcuni casi di attività fraudolente sono stati individuati e trasmessi ai servizi investigativi. |
Fattori di successo principali
Uno dei fattori di successo principali per l'attuazione di questa iniziativa è stata la disponibilità di un sistema digitale per la rendicontazione dei progetti (PRV). L'esistenza di tale sistema consente all'autorità di raccogliere sistematicamente i dati in un formato uniforme e comparabile per tutti i progetti, il che migliora l'efficienza e l'affidabilità del controllo degli indicatori di rischio.
Il secondo fattore di successo principale è stato il fatto che i beneficiari hanno utilizzato il sistema di rendicontazione dei progetti in modo corretto. In generale la Danimarca presenta una buona cultura della conformità delle imprese; ciò ha consentito all'autorità danese per il commercio di creare un nuovo sistema per la raccolta dei dati e di ottenere tali dati dalle imprese nella forma concordata.
Sfide incontrate e insegnamenti tratti
Dall'esperienza si possono trarre diversi insegnamenti:
- il sistema PRV è un elemento necessario per l'efficienza del sistema degli indicatori di rischio (cfr. sopra). Tuttavia l'istituzione di tale sistema è un processo lungo e costoso. Per quanto riguarda l'autorità danese per il commercio, lo sviluppo del sistema PRV ha richiesto circa cinque anni;
- i parametri degli indicatori di rischio dovrebbero essere rivisti e aggiornati periodicamente, tenendo conto delle nuove tendenze, degli scambi con altre autorità nonché delle irregolarità e delle attività fraudolente individuate;
- una volta istituito il sistema PRV, l'autorità dovrebbe elaborare orientamenti e manuali dettagliati per i beneficiari sull'uso di tale sistema. Nella fattispecie: l'autorità danese per il commercio ha elaborato una serie di orientamenti in formato PDF scaricabili e diversi video su YouTube per guidare i destinatari nell'uso del sistema. Ciò è fondamentale per garantire una qualità elevata dei dati inseriti e un numero ridotto di indicazioni di rischio false.
Potenziale di trasferibilità
Il sistema di indicatori di rischio utilizzato dall'autorità danese per il commercio raccoglie tutti i dati comunicati dai beneficiari e li analizza sulla base di diverse valutazioni dei rischi. L'autorità danese per il commercio dispone attualmente di diversi indicatori di rischio flessibili e adattabili a esperienze e sfide nuove.
Ad esempio l'autorità di gestione in Danimarca ha riscontrato alcuni problemi, in casi in cui le norme in materia di appalti non sono state seguite e le parti affiliate hanno acquistato servizi l'una dall'altra. In risposta l'autorità danese per il commercio ha creato un indicatore di rischio basato sul numero CVR dell'acquirente (numero dell'entità/partita IVA) e sul numero CVR del venditore. L'autorità confronta tutte le spese dichiarate con la banca dati CVR. Se vi sono parti affiliate che hanno effettuato acquisti le une dalle altre, le spese vengono segnalate e il responsabile del caso deve indagarle.
Nel complesso, al fine di garantire la riuscita del trasferimento di questa pratica, è fondamentale disporre di una piattaforma automatizzata per raccogliere le informazioni dei beneficiari e occorre una forte disciplina in materia di conformità da parte dei beneficiari per quanto riguarda il formato e la frequenza delle comunicazioni.