Znakovi upozorenja

Danski ured za poduzetništvo, upravljačko tijelo nadležno za operativne programe Europskog fonda za regionalni razvoj (EFRR) i Europskog socijalnog fonda (ESF) tijekom programskog razdoblja od 2014. do 2020. integriralo je upozorenja u svoje kontrolne popise za provjeru sustava upravljanja.

Danski ured za poduzetništvo razvio je alat za izvješćivanje o projektu (PRV) za korisnike projekata i njihovu obvezu izvješćivanja. Alatom PRV korisnicima se omogućuje da izvješćuju Danski ured za poduzetništvo o statusu projekta, dostavljaju obračune troškova, tablice radnih sati i rezultate projekta.  Podaci prikupljeni u PRV-u čine detaljnu bazu podataka s informacijama o korisnicima, detaljnim opisom svih radova i usluga i povezanim izdanim računima.  Danski ured za poduzetništvo od 2017. upotrebljava informacije iz baze podataka PRV-a za praćenje računa korisnika i uspostavljanje sustava upozorenja.  Cilj takvog sustava bio je poboljšanje učinkovitosti provjera računa i drugih dokumenata koje korisnici dostave te utvrđivanje nepravilnosti i mogućih prijevarnih aktivnosti prije izvršenja plaćanja.

Na temelju iskustva koje je Danski ured za poduzetništvo stekao uvođenjem upozorenja utvrđena su neka jedinstvena obilježja tog sustava:

• U usporedbi s prethodnim sustavom, važećim se sustavom bolje analiziraju tvrdnje korisnika na dosljedan i koherentan način. Sustavom PRV omogućuje se prikupljanje informacija u istom obliku i jednaka razina pojedinosti u svim projektima. Stoga su podaci koji se izvlače iz sustava PRV radi analize upozorenja u istom standardiziranom obliku, što olakšava procjenu.
• Automatskom ekstrakcijom i analizom podataka osigurava se da se nijedno rizično područje ne previdi i da se svi korisnici i projekti procijene jednako detaljno.

• Sustav upozorenja dinamičan je i fleksibilan, a tijelo mijenja i prilagođava upozorenja u skladu s utvrđenim rizicima, nepravilnostima i prijevarnim aktivnostima.

Danski ured za poduzetništvo vjeruje da sustav upozorenja potiče snažnu kulturu etike i

pristup nulte tolerancije na prijevaru. Sustav omogućuje tijelima da redovno izmjenjuju informacije o sumnjama na prijevaru, utvrđenim obrascima moguće prijevare i dobrim praksama u borbi protiv prijevara i korupcije. Nadalje, fleksibilna priroda sustava stvara potrebu za periodičnim forumima i radionicama na kojima bi tijela mogla raspravljati o razvoju i promjenama u ponašanju odabranih društava te time jačati suradnju i mogućnosti izgradnje kapaciteta među tijelima.

Nakon tri godine provođenja provjera upozorenja tijelo je otkrilo mnoge nepravilnosti, no većina je bila povezana s tehničkim pogreškama i nije bila prijevarne prirode. Međutim, otkriveno je nekoliko slučajeva prijevarnih aktivnosti, koji su proslijeđeni istražnim službama.

Među ključnim čimbenicima za uspjeh provedbe ove inicijative bila je dostupnost digitalnog sustava za izvješćivanje o projektu (PRV).  Postojanje takvog sustava omogućuje tijelu da sustavno prikuplja podatke u ujednačenom i usporedivom obliku za sve projekte, čime se poboljšava učinkovitost i pouzdanost provjera upozorenja.

Drugi ključni čimbenik za uspjeh jest usklađenost korisnika sa strukturom sustava za izvješćivanje o projektu. Općenito, Danska ima dobru kulturu usklađenosti društava koja Danskom uredu za poduzetništvo omogućuje da stvori novi sustav za prikupljanje podataka i dobivanje tih podataka od društava u dogovorenom obliku.

Na temelju stečenog iskustva može se izdvojiti nekoliko naučenih lekcija:

1. Sustav PRV nužan je element za učinkovitost sustava upozorenja (vidjeti gore). Međutim, uspostavljanje takvog sustava dug je i skup postupak. Danskom uredu za poduzetništvo trebalo je oko pet godina za razvoj sustava PRV.
2. Pokazatelje upozorenja potrebno je periodički pregledavati i ažurirati kako bi odražavali nove trendove, radi razmjene s drugim tijelima te kako bi odražavali utvrđene nepravilnosti i prijevarne aktivnosti.
3. Kad se sustav PRV uspostavi, tijelo bi trebalo za korisnike razviti detaljne smjernice i priručnike o upotrebi sustava. Na primjer: Danski ured za poduzetništvo izradio je brojne smjernice u obliku PDF-a, koje se mogu preuzeti, kao i nekoliko videozapisa na YouTubeu u kojima se korisnike vodi kroz sustav. To je ključno za osiguravanje visoke kvalitete ulaznih podataka i male količine lažnih upozorenja.

Sustav upozorenja kojim se koristi Danski ured za poduzetništvo prikuplja sve podatke koje korisnici dostave i analizira ih na temelju različitih procjena rizika. Danski ured za poduzetništvo trenutačno ima različita upozorenja, ali ona su fleksibilna i mogu se prilagoditi novim iskustvima i izazovima.

Na primjer, upravljačko tijelo u Danskoj naišlo je na određene poteškoće u predmetu u kojem se nisu slijedila pravila o nabavi te su povezane osobe kupovale usluge jedna od druge. Kao odgovor na taj predmet Danski ured za poduzetništvo stvorio je upozorenje na temelju broja CVR (broj subjekta / PDV broj) kupca i broja CVR prodavatelja. Tijelo sve prijavljene troškove provjerava u bazi podataka brojeva CVR. Ako postoje povezane osobe koje su kupovale jedna od druge, aktivira se upozorenje za takav trošak i zaposlenik koji radi na tom predmetu to mora istražiti.

Općenito, da bi se osigurao uspješan prijenos ove prakse, važno je imati uspostavljenu automatiziranu platformu za prikupljanje podataka korisnika i snažnu disciplinu korisnika u pogledu usklađenosti s oblikom i učestalosti izvješćivanja.