EURA 2014

Държава: Финландия

Категория на практиката: Системи и инструменти

За контакти: Министерство на икономиката и заетостта

https://tem.fi/en/frontpage

infotem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)

Неутрализиран(и) риск(ове) от измами:

Избягване или манипулиране на процедури за възлагане на обществени поръчки
Двойно финансиране
Манипулиране на разходите по проекта
Други

Контекст и цел(и)

„EURA 2014“ е компютърна система за съхранение и управление на документи във връзка с проекти, финансирани от ЕС. Тя е създадена през 2007 г. в отговор на изискванията на член 125, параграф 2, буква г) от Регламента за определяне на общоприложими разпоредби (ЕС 1303/2013), който гласи, че управляващите органи, които управляват оперативни програми, създават система за записване и съхраняване в компютризирана форма на данни за всяка операция. Цифровото събиране на данни е задължително за мониторинга, оценката, финансовото управление, проверката и одита. Системата е създадена със Закон № 8/2014 за финансиране на проекти за регионално развитие и проекти по структурните фондове.

Версията от 2014 г. е подобрение и разширение на вече съществуваща компютърна система. През 2007 г. EURA все още беше организирана в няколко отделни компютърни системи, които във версията от 2014 г. бяха обединени, за да има само една платформа като единен източник на информация за целия жизнен цикъл на проекта.

Описание на практиката

EURA 2014 е електронна база данни, в която се съхраняват всички документи, свързани с финансирани от ЕС проекти, т.е. използването на хартия става напълно излишно. Всички документи се подписват по електронен път, както от кандидатите, когато отправят искане за средства, така и впоследствие от органите, когато решат да предоставят средства. Плащанията се извършват по електронен път, така и документите се архивират електронно.

С EURA 2014 може да се управлява целият цикъл на финансиране в системата чрез следните стъпки:

Кандидатът използва компютърната система, за да подаде заявление за финансиране с подробности за проекта, размера и предвиденото използване на поисканите средства.
Отговорният управляващ орган (УО) или междинно звено (МЗ) оценява заявлението и взема решение за финансиране.
Ако има положителни решения за финансиране, бенефициерът попълва заявление за плащане, което отново се оценява в системата от отговорния УО или МЗ;
Сертифициращият орган (CО) отправя заявление за плащане до Европейската комисия, за да получи необходимите средства, като използва съхраняваната в системата EURA 2014 информация.

В EURA на органите се предоставят контролни списъци, включително общи критерии за подбор, които се попълват за оценка на заявленията. Сред факторите, които се проверяват в контролния списък, са вероятността от двойно финансиране, както и финансовото състояние на кандидата, за да бъдат изключени от участие заявления от дружества в несъстоятелност или физически лица или дружества в ликвидация. В действащата версия на системата няма автоматични проверки и сигнали за качени документи или за свързани бази данни. Възможно е това да бъде въведено с версията от 2021 г.

EURA 2014 е свързана и с базата данни на данъчната администрация, което позволява на органите на ЕСИ фондовете да проверяват дали кандидатите плащат надлежно данъците си. По този начин се намалява административната тежест за органите, като им се осигурява достъп до необходимата информация чрез използване на система, в която „всичко е събрано на едно място“.

Ако реши да направи посещение на място, за да се увери, че цялата предоставена от бенефициер информация е вярна, МЗ използва съхраняваната в системата информация за подготовка. Освен това Одитиращият орган (ОО) използва цифровата информация и съхранява документите, свързани с одита.

Всички евентуални констатации в резултат на редовна проверка, посещение на място или одит, както и взетите решения за корекция, се документират в системата. Ако е необходимо предоставената информация да бъде променена или актуализирана, МЗ нанася необходимите промени в системата.

Констатациите се отнасят до проекти, които вече са финансирани. Ако има съмнение относно:

разходите, генерирани от проекта,
документите или информацията, предоставени от бенефициера,

съответният орган нанася констатация в EURA. Органите могат също така да проверят дали има констатации относно кандидат във връзка с финансирани в миналото проекти.

Съществуват различни видове достъп за използване на системата. Участващите органи (УО, МЗ, СО, ОО) имат достъп до всички съхранени данни и могат да проверяват заявления или проекти по всяко време. Кандидатите и бенефициерите се регистрират, за да влязат в платформата, и виждат само информацията, която са предоставили сами.

Съществуват и различни потребителски роли в системата и органите имат специфични права според тяхната функция. Те могат да управляват и променят единствено информацията в своята област на контрол. Това осигурява разделение на функциите.

Внедряването на платформата отне приблизително две години. Спецификациите на съдържанието бяха определени от Министерството на икономиката и заетостта в тясно сътрудничество с УО, МЗ, ОО и CО. Развитието на ИТ инфраструктурата беше възложено на външни изпълнители, тъй като министерството не разполага с технически персонал за подобна задача. Първото заявление в системата е подадено през май 2014 г., първото решение за финансиране е взето през ноември 2014 г. и първото плащане е извършено през май 2015 г.

Ръководна управителна група, която се състои от представители на министерството, УО, МЗ, ОО и CО, осигурява непрекъснатото усъвършенстване на системата.

Разходите за внедряване възлязоха на приблизително 30 милиона евро, които бяха използвани главно за доставчика на ИТ услуги. Проектът беше финансиран наполовина със средства от ЕС и наполовина с национални средства. Разходите за поддръжка на EURA възлизат на около 0,5 милиона евро годишно.

Уникални характеристики

стандартни процеси за всеки кандидат, с които се намалява рискът от невярна или липсваща информация и документация;
изцяло електронно съхраняване на документи, свързани с целия жизнен цикъл на финансиране;
обмен на информация между всички органи, участващи в жизнения цикъл на финансирането;
достъп до данни на данъчната администрация;
въвеждане в системата на констатации относно кандидатите и възможност за проверка на констатации от минали проекти.

Последици продукти и резултати

Инструментът има важен принос за предотвратяване и разкриване на измами, тъй като с него се осигурява единен източник на информация за управление и оценка на всички свързани с проекта документи.

Използването на електронни документи и подписи намалява риска от загуба на одитна пътека или от манипулиране на документи.

Инструментът помага за отстраняване на специфични рискове от измами като:

двойно финансиране на проекти;
прекомерни и/или измамни разходи за труд;
поръчки, които надвишават националния праг или определения от ЕС праг (за тях се изисква специална документация).

Могат да се упоменат следните допълнителни резултати:

по-малка административна тежест за различните органи, тъй като цялата необходима информация е налична или достъпна в една единствена система;

прегледът на заявленията може да се направи за по-кратко време;

стандартизирана оценка, защото се използват контролни списъци;
по-голяма прозрачност и сътрудничество между органите.

Ключови фактори за успех

разработване в сътрудничество с всички участващи органи, напр. данъчна администрация и одитиращи органи;
управлението се наблюдава от ръководна група, която се състои от представители на министерството и участващите органи;
готовност на кандидатите и властите да изоставят процесите, в които се използва хартиен носител.

Срещнати предизвикателства и извлечени поуки

Основното предизвикателство, свързано с прилагането на EURA, беше превръщането на потребностите в ИТ интерфейс и инфраструктура с участието на всички различни органи.

Освен това информационната система трябва да бъде гъвкава, за да се приспособява към променящите се правни изисквания.

Потенциал за прехвърлимост

За прилагането в друга държава ще са необходими консултации с всички участващи органи, за да се развие ИТ инфраструктурата по съответния начин.

Значителната финансова инвестиция може да представлява пречка; това обаче зависи от използваната съществуваща среда от системи. Ако за проекти, финансирани от ЕС, вече се използват електронни системи, те могат да бъдат доразвити. Може да се наложи държавите да преминат към изцяло електронни процеси, за да внедрят подобна платформа.

29 MАРТ 2021 Г.

EURA 2014 BG