Pays: Finlande
Catégorie de la pratique: Systèmes et outils
Contact: Ministre des affaires économiques et de l’emploi
info
tem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Lutte contre les risques de fraude suivants:
- Contournement ou manipulation des procédures de passation de marchés publics
- Double financement
- Manipulation des coûts de projet
- Autres
Contexte et objectifs
«EURA 2014» est un système informatique permettant de stocker et de gérer les documents relatifs aux projets financés par l’UE. Il a été créé en 2007 en réponse aux exigences imposées par l’article 125, paragraphe 2, point d), du règlement portant dispositions communes [règlement (UE) nº 1303/2013], qui dispose que les autorités de gestion chargées de la gestion du programme opérationnel doivent établir un système d’enregistrement et de stockage sous forme informatisée des données relatives à chaque opération. La collecte de données numériques est obligatoire pour le suivi, l’évaluation, la gestion financière, les vérifications et les audits. Ce système a été établi par la loi nº 8/2014 relative au financement des projets de développement régional et des fonds structurels.
La version 2014 du système constitue une amélioration et une extension du système informatique existant. En 2007, EURA était encore organisé en plusieurs systèmes informatiques distincts qui ont été fusionnés dans la version de 2014 de sorte à n’avoir qu’une seule plateforme comme source d’information unique pour l’ensemble du cycle de vie du projet.
Description de la pratique
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EURA 2014 est une base de données électronique dans laquelle sont stockés tous les documents relatifs aux projets financés par l’UE, l’utilisation du papier est donc totalement abandonnée. Tous les documents sont signés de manière électronique par les demandeurs lorsqu’ils introduisent une demande de financement, puis par les autorités lorsqu’elles décident d’octroyer un financement. Les paiements sont effectués par voie électronique et les documents sont archivés de la même manière. EURA 2014 permet de gérer l’ensemble du cycle de financement au sein du système en suivant les étapes suivantes:
EURA fournit aux autorités des listes de vérification qui contiennent des critères généraux de sélection et qui sont complétées afin d’évaluer les demandes. Parmi les nombreux facteurs contrôlés à l’aide de la liste de vérification figurent l’éventualité d’un double financement, ainsi que la situation financière du demandeur afin d’exclure les demandes émanant de sociétés ou de personnes en faillite ou de sociétés en liquidation. Dans la version actuelle du système, les documents téléchargés et les bases de données liées ne font pas l’objet de contrôles ou de signalements automatiques. Des modifications pourraient être apportées à cet égard dans la version 2021. EURA 2014 est également relié à la base de données des autorités fiscales, ce qui permet aux autorités des Fonds ESI de vérifier si les demandeurs s’acquittent dûment de leurs impôts. La charge administrative est ainsi réduite pour les autorités car elles peuvent accéder aux informations nécessaires au moyen d’un système tout-en-un. Si un organisme intermédiaire décide de procéder à une visite sur place afin de s’assurer que toutes les informations fournies par un bénéficiaire de financement sont correctes, il utilise les informations stockées dans le système pour préparer la visite. En outre, l’autorité d’audit utilise les informations numériques et stocke les documents pertinents pour l’audit. Si une constatation est effectuée lors d’un contrôle régulier, d’un audit ou d’une visite sur place, elle est consignée dans le système, tout comme la décision prise pour y remédier. Si les informations fournies doivent être modifiées ou mises à jour, l’organisme intermédiaire apporte les modifications nécessaires dans le système. Les constatations concernent des projets qui ont déjà été financés. En cas de soupçon concernant:
l’autorité compétente établira une constatation dans EURA. Les autorités peuvent également vérifier s’il existe des constatations concernant un demandeur de projets précédemment financés. Il existe différents types d’accès pour utiliser le système. Les autorités concernées (autorité de gestion, organisme intermédiaire, autorité de certification, autorité d’audit) ont accès à toutes les données stockées et peuvent à tout moment vérifier les demandes ou les projets. Les demandeurs et les bénéficiaires s’inscrivent sur la plateforme et ne voient que les informations qu’ils ont eux-mêmes fournies. Il existe également différents rôles utilisateurs dans le système et les autorités disposent de droits spécifiques selon leur fonction. Elles ne peuvent gérer et modifier les informations que dans leur domaine de contrôle. Cette limite garantit une séparation des fonctions. La mise en œuvre de la plateforme a pris environ deux ans. Les spécifications de contenu ont été définies par le ministère de l’économie et de l’emploi en étroite coordination avec les autorités de gestion, les organismes intermédiaires, l’autorité de certification et l’autorité d’audit. Le développement de l’infrastructure informatique a été externalisé car le ministère n’emploie pas de personnel technique qualifié pour un tel exercice. La première demande a été introduite dans le système en mai 2014, la première décision de financement a été rendue en novembre 2014 et le premier paiement a été effectué en mai 2015. Un groupe de direction, composé de représentants du ministère, des autorités de gestion, des organismes intermédiaires, de l’autorité d’audit et de l’autorité de certification, veille à l’amélioration continue du système. La mise en œuvre a coûté environ 30 millions d’EUR, qui ont été principalement utilisés pour payer le prestataire de services informatiques. Le projet a été financé pour moitié par des fonds de l’UE et pour moitié par des fonds nationaux. Les coûts de maintenance d’EURA s’élèvent à environ 0,5 million d’EUR par an. |
Caractéristiques uniques
- Procédures standard pour tous les demandeurs, ce qui réduit le risque que des informations ou des documents soient faux ou manquants.
- Stockage totalement électronique des documents relatifs à l’ensemble du cycle de financement.
- Partage des informations entre toutes les autorités participant au cycle de vie du financement.
- Accès aux données des autorités fiscales.
- Saisie des constatations concernant les demandeurs dans le système et possibilité de vérifier les résultats de projets antérieurs.
Résultats
L’outil apporte une contribution importante à la prévention et à la détection de la fraude en fournissant une source d’informations unique pour la gestion et l’évaluation de tous les documents relatifs aux projets.
L’utilisation de documents et de signatures électroniques réduit le risque de perdre des pistes d’audit ou de manipuler des documents.
L’outil permet de répondre à des risques de fraude spécifiques, tels que:
- le double financement des projets;
- des coûts de main-d’œuvre excessifs et/ou frauduleux;
- des marchés dépassant le seuil national ou le seuil de l’UE (ces marchés font l’objet d’une documentation spécifique).
Parmi les autres résultats, citons:
- la simplification des charges administratives pour les différentes autorités, puisque toutes les informations nécessaires sont disponibles ou accessibles dans un seul et même système;
- l’examen plus rapide des demandes;
- l’évaluation normalisée grâce aux listes de vérification;
- une transparence et une coopération accrues entre les autorités.
Facteurs clés de succès
- Développement en coopération avec toutes les autorités concernées, notamment les autorités fiscales et les autorités d’audit.
- Gestion supervisée par un groupe de direction composé de représentants du ministère et des autorités concernées.
- Volonté des demandeurs et des autorités d’abandonner les procédures papier.
Difficultés rencontrées et enseignements tirés
La principale difficulté dans la mise en œuvre d’EURA était de convertir les besoins en une interface et une infrastructure informatique avec la participation de toutes les autorités.
Le système informatique doit également être flexible aux fins de son adaptation à l’évolution des exigences juridiques.
Potentiel de transférabilité
La mise en œuvre dans un autre pays nécessitera la consultation de toutes les autorités concernées afin de mettre au point les infrastructures informatiques en conséquence.
L’investissement financier important que cela représente pourrait constituer un obstacle, mais cet investissement dépend de l’environnement du système existant utilisé. Si des systèmes électroniques sont déjà utilisés pour des projets financés par l’UE, ils pourraient être davantage développés. Les autres pays pourraient devoir effectuer une transition vers des processus totalement électroniques pour la mise en œuvre d’une plateforme similaire.