País: Finlandia
Categoría de la práctica: Sistemas y herramientas
Contacto: Ministerio de Asuntos Económicos y Empleo
info
tem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Riesgos de fraude contrarrestados:
- Elusión o manipulación de procesos de contratación pública.
- Doble financiación.
- Manipulación de costes de proyectos.
- Otros.
Contexto y objetivo(s)
El «EURA 2014» es un sistema informático para almacenar y gestionar documentos relacionados con proyectos financiados por la Unión Europea (UE). Fue creado en 2007 en respuesta a los requisitos del artículo 125, apartado 2, letra d), del Reglamento (UE) n.º 1303/2013 sobre disposiciones comunes, que estipula que las autoridades de gestión que gestionan programas operativos deben establecer un sistema para el registro y almacenamiento informatizado de los datos de cada operación. La recopilación de datos digitales es obligatoria para el seguimiento, la evaluación, la gestión financiera, la verificación y la auditoría. El sistema fue establecido por la Ley n.º 8/2014 sobre la financiación de proyectos de fondos estructurales y de desarrollo regional.
La versión de 2014 es una mejora y ampliación de un sistema informático ya existente. En 2007, el EURA estaba todavía organizado en varios sistemas informatizados separados que se fusionaron en la versión de 2014 para tener solo una plataforma como fuente única de información sobre todo el ciclo de vida del proyecto.
Descripción de la práctica
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El EURA 2014 es una base de datos electrónica en la que se almacenan todos los documentos relacionados con proyectos financiados por la UE, que se aleja por completo del uso de papel. Todos los documentos son firmados electrónicamente por los solicitantes, cuando realizan su solicitud de fondos, y por las autoridades, cuando deciden conceder los fondos. Los pagos se realizan de manera electrónica, y los documentos se archivan electrónicamente. El EURA 2014 permite la gestión de todo el ciclo de financiación dentro del sistema siguiendo los siguientes pasos:
EURA proporciona a las autoridades listas de control, incluidos criterios de selección generales, que se completan para evaluar las solicitudes. Entre los distintos factores que se verifican en las listas de control se encuentra la posibilidad de doble financiación, así como la situación financiera del solicitante, para excluir solicitudes de empresas o personas en quiebra o de empresas en liquidación. En la versión actual del sistema, no existen verificaciones y alertas automáticas de documentos cargados o de bases de datos vinculadas. Esto podría implementarse en la versión de 2021. EURA 2014 también está vinculado a la base de datos de la autoridad fiscal, lo que permite a las autoridades de los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos (Fondos EIE) comprobar si los solicitantes pagan debidamente sus impuestos. Por tanto, la carga administrativa de las autoridades se reduce al permitir su acceso a la información necesaria mediante el uso de un sistema integral. Si un OI decide realizar una vista in situ para asegurar que toda la información proporcionada por el beneficiario de fondos es correcta, el OI utiliza la información almacenada en el sistema como preparación. Además, la autoridad de auditoría (AA) utiliza la información digital y almacena los documentos pertinentes para la auditoría. Si se alcanza alguna conclusión como resultado de un control periódico, visita in situ o auditoría, se documenta en el sistema, así como la decisión correctora adoptada. Si la información proporcionada debe modificarse o actualizarse, el OI realiza los cambios necesarios en el sistema. Las conclusiones tienen que ver con proyectos que ya han sido financiados. Si existen sospechas relativas a:
La autoridad pertinente introducirá una conclusión en EURA. Las autoridades también pueden comprobar si existen conclusiones sobre un solicitante para proyectos financiados anteriormente. Existen distintos tipos de acceso para el uso del sistema. Las autoridades implicadas (AG, OI, AC, AA) tienen acceso a todos los datos almacenados y pueden verificar solicitudes o proyectos en cualquier momento. Los solicitantes y beneficiarios se registran en la plataforma y solo ven la información que han proporcionado ellos mismos. También existen distintas funciones de usuario en el sistema y las autoridades tienen derechos específicos según su función. Solo pueden gestionar y modificar la información en su ámbito de control. Esto garantiza la separación de funciones. La implantación de la plataforma se realizó en aproximadamente dos años. El Ministerio de Asuntos Económicos y Empleo definió las especificaciones del contenido, en estrecha coordinación con las AG, los OI, las AA y las AC. El despliegue de la infraestructura informática se subcontrató, ya que el Ministerio no cuenta con personal técnico para dicha tarea. La primera solicitud en el sistema se realizó en mayo de 2014, la primera decisión de financiación se tomó en noviembre de 2014, y el primer pago tuvo lugar en mayo de 2015. Un grupo director de gestión, compuesto por representantes del Ministerio, las AG, los OI, las AA y las AC, garantiza la mejora continua del sistema. El coste de la implantación fue aproximadamente de 30 millones EUR, que se destinaron principalmente al pago del proveedor de servicios informáticos. La mitad del proyecto se financió con fondos de la UE y la otra mitad con fondos nacionales. Los costes de mantenimiento de EURA son aproximadamente 0,5 millones EUR anuales. |
Características particulares
- Procesos normalizados para todos los solicitantes, lo que reduce el riesgo de falta de información y documentación, así como de su falsificación.
- Almacenamiento totalmente electrónico de documentos relacionados con todo el ciclo de vida de la financiación.
- Intercambio de información entre todas las autoridades implicadas en el ciclo de vida de la financiación.
- Acceso a los datos de la autoridad fiscal.
- Introducción de conclusiones sobre solicitantes en el sistema y posibilidad de consultar las conclusiones de proyectos pasados.
Balance y resultados
La herramienta realiza una contribución importante a la prevención y detección de fraudes al ofrecer una sola fuente de información para gestionar y evaluar todos los documentos relacionados con un proyecto.
El uso de documentos y firmas electrónicos reduce el riesgo de pérdida de pistas de auditoría o de manipulación de documentos.
La herramienta contribuye a abordar riesgos concretos de fraude, tales como:
- doble financiación de proyectos,
- costes laborales excesivos o fraudulentos,
- contrataciones que exceden el umbral nacional o de la UE (estos están sujetos a documentación específica).
Otros resultados incluyen:
- reducción de las cargas administrativas de las distintas autoridades, ya que toda la información necesaria está disponible o accesible en un sistema,
- la revisión de las solicitudes puede realizarse en menos tiempo,
- evaluación normalizada mediante el uso de listas de control,
- aumento de la transparencia y la cooperación entre autoridades.
Principales factores de éxito
- Desarrollo en cooperación con todas las autoridades involucradas, por ejemplo, la autoridad fiscal y las AA.
- Gestión supervisada por un grupo director con representantes del Ministerio y las autoridades involucradas.
- Voluntad de los solicitantes y las autoridades de abandonar los procesos basados en el papel.
Retos enfrentados y enseñanzas extraídas
El reto principal en torno a la implantación del EURA fue trasladar las necesidades a una interfaz e infraestructura informáticas con la participación de todas las distintas autoridades.
El sistema informático también debe ser flexible para adaptarse a los cambios en los requisitos jurídicos.
Potencial de transmisibilidad
La implantación en otro país exigirá la consulta de todas las autoridades involucradas para desarrollar la infraestructura informática en consecuencia.
La importante inversión financiera podría representar un obstáculo. Sin embargo, depende del sistema existente que se esté utilizando. Si ya se utilizan sistemas electrónicos para proyectos financiados por la UE, estos pueden adaptarse en consonancia. Los países podrían necesitar adoptar procesos totalmente electrónicos para la implantación de una plataforma similar.