Państwo: Finlandia
Kategoria działania: Systemy i narzędzia
Osoba wyznaczona do kontaktów: Ministerstwo Spraw Gospodarczych i Zatrudnienia
infotem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Zwalczane rodzaje ryzyka nadużyć finansowych:
- Unikanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego lub manipulowanie nimi
- Podwójne finansowanie
- Manipulacja kosztami projektu
- Inne

Kontekst i cele
„EURA 2014” to system komputerowy służący do przechowywania dokumentów związanych z projektami finansowanymi przez UE oraz zarządzania takimi dokumentami. Został on utworzony w 2007 r. w odpowiedzi na wymogi zawarte w art. 125 ust. 2 lit. d) rozporządzenia w sprawie wspólnych przepisów (UE) 1303/2013, zgodnie z którym instytucje zarządzające, które zarządzają programami operacyjnymi, muszą ustanowić system elektronicznej rejestracji i przechowywania danych dotyczących każdej operacji. Cyfrowe gromadzenie danych jest obowiązkowe do celów monitorowania, oceny, zarządzania finansami, weryfikacji i kontroli. System ten ustanowiono w ustawie nr 8/2014 o finansowaniu projektów z zakresu rozwoju regionalnego i funduszy strukturalnych.
Wersja z 2014 r. stanowi ulepszenie i rozszerzenie już istniejącego systemu komputerowego. W 2007 r. EURA była w dalszym ciągu zorganizowana w kilku oddzielnych systemach komputerowych, które połączono w wersji z 2014 r., aby stworzyć jedną platformę jako pojedyncze źródło informacji dla całego cyklu życia projektu.
Opis działania
EURA 2014 to elektroniczna baza danych, w której przechowywane są wszystkie dokumenty związane z projektami finansowanymi przez UE, co stanowi całkowite odejście od używania papieru. Wszystkie dokumenty są podpisywane elektronicznie najpierw przez wnioskodawców, gdy wnioskują oni o fundusze, a następnie przez władze, gdy podejmują one decyzję o przyznaniu funduszy. Płatności odbywają się drogą elektroniczną, a dokumenty są archiwizowane elektronicznie. EURA 2014 umożliwia zarządzanie całym cyklem finansowania w systemie, które obejmuje następujące kroki:
EURA zapewnia instytucjom listy kontrolne, w tym ogólne kryteria wyboru. List tych używa się do celów oceny wniosków. Wśród kilku czynników, które weryfikuje się na listach kontrolnych, znajduje się możliwość podwójnego finansowania, a także sytuacja finansowa wnioskodawcy. Ma to na celu wykluczenie wniosków od spółek lub osób fizycznych w stanie upadłości lub od spółek w likwidacji. W obecnej wersji systemu nie ma automatycznych kontroli i alarmów dotyczących przesłanych dokumentów lub powiązanych baz danych. Możliwe, że rozwiązanie to zostanie wdrożone w wersji z 2021 r. EURA 2014 jest również powiązana z bazą danych organu podatkowego, co umożliwia organom odpowiedzialnym za fundusze ESI sprawdzenie, czy wnioskodawcy należycie płacą podatki. Tym samym, dzięki zapewnieniu stosownym organom dostępu do niezbędnych informacji z wykorzystaniem kompleksowego systemu zmniejszyło się ich obciążenie administracyjne. Jeśli IP postanowi przeprowadzić wizytę na miejscu w celu zapewnienia poprawności wszystkich informacji dostarczonych przez beneficjenta finansowania, IP korzysta w ramach przygotowania do tej wizyty z informacji przechowywanych w systemie. Dodatkowo instytucja audytowa (IA) korzysta z informacji cyfrowych i przechowuje dokumenty istotne dla kontroli. Jeśli w wyniku regularnej kontroli, wizyty na miejscu lub audytu pojawia się jakiekolwiek ustalenie, dokumentuje się je w systemie, jak również podejmuje decyzję korygującą. Jeśli trzeba zmienić lub zaktualizować dostarczone informacje, IP dokonuje niezbędnych zmian w systemie. Ustalenia dotyczą projektów, które już finansowano. Jeśli występuje podejrzenie dotyczące:
właściwa instytucja zapisuje ustalenie w EURA. Instytucje mogą również sprawdzić, czy istnieją ustalenia dotyczące wnioskodawcy w odniesieniu do wcześniej finansowanych projektów. Istnieją różne rodzaje dostępu do korzystania z systemu. Zaangażowane instytucje (IZ, IP, IC, IA) mają dostęp do wszystkich przechowywanych danych i mogą sprawdzać wnioski lub projekty w dowolnym momencie. Wnioskodawcy i beneficjenci logują się do platformy i widzą tylko informacje, które sami wprowadzili. W systemie istnieją również różne role użytkowników, a instytucje mają szczególne prawa zgodne z ich funkcjami. Mogą zarządzać informacjami i zmieniać je tylko w swoim obszarze kontroli. Zapewnia to rozdział funkcji. Wdrożenie tej platformy zajęło około 2 lat. Specyfikacje dotyczące treści zostały określone przez Ministerstwo Gospodarki i Pracy w ścisłej współpracy z IZ, IP, IA i IC. Opracowanie infrastruktury informatycznej zlecono na zewnątrz, ponieważ ministerstwo nie zatrudnia żadnego personelu technicznego do tego celu. Pierwszy wniosek w systemie złożono w maju 2014 r., pierwszą decyzję w sprawie finansowania podjęto w listopadzie 2014 r., a pierwszej płatności dokonano w maju 2015 r. Grupa sterująca złożona z przedstawicieli ministerstwa, IZ, IP, IA i IC zapewnia stałe usprawnianie systemu. Wdrożenie kosztowało około 30 mln euro, którą to kwotę wykorzystano głównie na rzecz dostawcy usług informatycznych. Projekt ten został sfinansowany w połowie z funduszy unijnych, a w połowie z funduszy krajowych. Koszty utrzymania EURA wynoszą około 0,5 mln euro rocznie. |
Unikalne cechy
- Standardowe procesy w odniesieniu do każdego wnioskodawcy, co ogranicza ryzyko nieprawdziwych lub brakujących informacji i dokumentacji
- W pełni elektroniczne przechowywanie dokumentów związanych z całym cyklem życia finansowania
- Dzielenie się informacjami przez wszystkie instytucje zaangażowane w cykl finansowania
- Dostęp do danych organu podatkowego
- Wprowadzanie do systemu ustaleń dotyczących wnioskodawców oraz możliwość sprawdzenia ustaleń z poprzednich projektów
Wyniki
Opisane narzędzie w znacznym stopniu przyczynia się do zapobiegania nadużyciom i ich wykrywania, zapewniając jedno źródło informacji na potrzeby zarządzania wszystkimi dokumentami związanymi z projektami i ich oceniania.
Wykorzystanie dokumentów i podpisów elektronicznych zmniejsza ryzyko utraty ścieżek audytu lub manipulowania dokumentami.
Narzędzie to pomaga wyeliminować szczególne rodzaje ryzyka nadużyć finansowych, takie jak:
- podwójne finansowanie projektów;
- koszty pracy, które są nadmierne lub stanowią nadużycie;
- zamówienia publiczne, które przekraczają krajowe lub unijne progi (podlegają one szczególnej dokumentacji).
Do dalszych rezultatów należą:
- zmniejszenie obciążeń administracyjnych dla poszczególnych instytucji, ponieważ wszystkie niezbędne informacje są dostępne w jednym systemie;
- przeglądu wniosków można dokonać w krótszym czasie;
- znormalizowana ocena poprzez wykorzystanie list kontrolnych;
- większa przejrzystość i współpraca między instytucjami.
Główne czynniki sukcesu
- Opracowanie systemu we współpracy ze wszystkimi zaangażowanymi instytucjami, np. organem podatkowym i instytucją audytową
- Zarządzanie nadzorowane przez grupę sterującą złożoną z przedstawicieli ministerstwa i zaangażowanych instytucji
- Gotowość wnioskodawców i instytucji do odejścia od procesów opartych na dokumentach papierowych.
Napotkane wyzwania i wyciągnięte wnioski
Głównym wyzwaniem związanym z wdrożeniem EURA było przekształcenie potrzeb w interfejs i infrastrukturę informatyczną przy zaangażowaniu wszystkich różnych instytucji.
System informatyczny również musi być elastyczny, aby mógł być dostosowywany do zmieniających się wymogów prawnych.
Potencjał w zakresie możliwości przenoszenia
Wdrożenie w innym państwie będzie wymagało konsultacji ze wszystkimi zaangażowanymi instytucjami, tak aby możliwe było odpowiednie opracowanie infrastruktury informatycznej.
Przeszkodę mogą stanowić znaczne inwestycje finansowe; zależy to jednak od obecnie panujących warunków systemowych. Jeśli systemy elektroniczne są już wykorzystywane w projektach finansowanych przez UE, można je dalej rozwijać. W celu wdrożenia podobnej platformy kraje mogą być zmuszone do przejścia na procesy w pełni elektroniczne.