Paese: Finlandia
Categoria della pratica: Sistemi e strumenti
Contatto: Ministero degli Affari economici e dell'occupazione
info
tem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Rischi di frode contrastati:
- Elusione o manipolazione delle procedure di appalto pubblico
- Doppio finanziamento
- Manipolazione dei costi di progetto
- Altri
Contesto e obiettivi
L'"EURA 2014" è un sistema informatico per l'archiviazione e la gestione di documenti relativi a progetti finanziati dall'UE.‑ È stato creato nel 2007 in ottemperanza all'obbligo di cui all'articolo 125, paragrafo 2, lettera d), del regolamento sulle disposizioni comuni (regolamento (UE) n. 1303/2013), a norma del quale le autorità responsabili della gestione dei programmi operativi sono tenute a istituire un sistema informatizzato di registrazione e conservazione dei dati relativi a ciascuna operazione. La raccolta di dati digitali è obbligatoria per il monitoraggio, la valutazione, la gestione finanziaria, la verifica e l'audit. Il sistema è stato istituito dalla legge n. 8/2014 sul finanziamento dei progetti di sviluppo regionale e dei fondi strutturali.
La versione 2014 costituisce un miglioramento e un'estensione di un sistema informatico già esistente. Nel 2007 l'EURA era ancora strutturato in diversi sistemi informatici separati, che sono stati integrati nella versione del 2014 in maniera da avere una singola piattaforma come unica fonte di informazioni per l'intero ciclo di vita dei progetti.
Descrizione della pratica
|
L'EURA 2014 è una banca dati elettronica nella quale sono archiviati tutti i documenti relativi ai progetti finanziati dall'UE, che consente di abbandonare completamente l'uso della carta. Tutti i documenti sono firmati elettronicamente dai richiedenti che presentano una domanda di fondi e, successivamente, anche dalle autorità nel momento in cui decidono di concedere i fondi. I pagamenti sono effettuati elettronicamente e anche i documenti sono archiviati in formato elettronico. L'EURA 2014 consente la gestione dell'intero ciclo di finanziamento all'interno del sistema seguendo le tappe descritte di seguito:
L'EURA fornisce alle autorità liste di controllo, compresi i criteri generali di selezione, che vengono compilate per valutare le domande. Tra i vari fattori verificati nella lista di controllo vi sono la possibilità di un doppio finanziamento e la situazione finanziaria del richiedente, al fine di escludere le domande provenienti da società o persone fisiche fallite oppure da società in liquidazione. Nella versione attuale del sistema non vi sono controlli né avvisi automatici in relazione ai documenti caricati o alle banche dati collegate. Tale funzionalità potrebbe essere realizzata per la versione del 2021. L'EURA 2014 è inoltre collegato alla banca dati dell'autorità fiscale, il che consente alle autorità dei fondi SIE di verificare se i richiedenti siano in pari con il pagamento delle imposte. Ciò permette di ridurre l'onere amministrativo per le autorità consentendo loro di accedere alle informazioni necessarie mediante l'uso di un sistema integrato. Se decide di effettuare una visita in loco per verificare che tutte le informazioni fornite dal beneficiario dei fondi siano corrette, l'organismo intermedio utilizza le informazioni memorizzate nel sistema per preparare tale visita. L'autorità di audit utilizza inoltre le informazioni digitali e conserva i documenti pertinenti per l'audit. Le eventuali risultanze a seguito di un controllo ordinario, di una visita in loco o di un audit sono documentate nel sistema unitamente alla decisione correttiva adottata. Se le informazioni fornite devono essere modificate o aggiornate, l'organismo intermedio apporta le necessarie modifiche nel sistema. Le risultanze riguardano progetti che sono già stati finanziati. In caso di sospetto circa:
l'autorità competente inserisce nel sistema EURA la corrispondente constatazione. Le autorità possono inoltre verificare se vi siano constatazioni riguardanti un richiedente per progetti finanziati in precedenza. Esistono diversi tipi di accesso per l'uso del sistema. Le autorità coinvolte (autorità di gestione, organismo intermedio, autorità di certificazione, autorità di audit) hanno accesso a tutti i dati memorizzati e possono verificare le domande o i progetti in qualsiasi momento. I richiedenti e i beneficiari accedono alla piattaforma e vedono soltanto le informazioni che hanno fornito. Il sistema prevede altresì ruoli diversi per gli utenti; le autorità dispongono di diritti specifici a seconda della loro funzione e possono gestire e modificare soltanto le informazioni di loro competenza. Ciò garantisce la separazione delle funzioni. L'attuazione della piattaforma ha richiesto circa due anni. Le specifiche dei contenuti sono state definite dal ministero degli Affari economici e dell'occupazione in stretto coordinamento con le autorità di gestione, gli organismi intermedi, l'autorità di audit e l'autorità di certificazione. Lo sviluppo dell'infrastruttura informatica è stato esternalizzato in quanto il ministero non impiega personale tecnico per tale attività. La prima domanda è stata presentata tramite il sistema nel maggio del 2014, la prima decisione di finanziamento è stata adottata nel novembre del 2014 e il primo pagamento è stato effettuato nel maggio del 2015. Il miglioramento continuo del sistema è assicurato da un gruppo direttivo composto da rappresentanti del ministero, delle autorità di gestione, degli organismi intermedi, dell'autorità di audit e dell'autorità di certificazione. Il costo di attuazione è stato di circa 30 milioni di EUR, importo che è stato utilizzato principalmente per il fornitore di servizi informatici. Il progetto è stato finanziato per metà con fondi UE e per metà con fondi nazionali. I costi di manutenzione di EURA ammontano a circa 0,5 milioni di EUR l'anno. |
Caratteristiche uniche
- Processi standard per ciascun richiedente che riducono il rischio di informazioni e documentazione false o mancanti;
- archiviazione completamente elettronica dei documenti relativi all'intero ciclo di vita dei finanziamenti;
- condivisione delle informazioni tra tutte le autorità coinvolte nel ciclo di vita dei finanziamenti;
- accesso ai dati delle autorità fiscali;
- inserimento nel sistema delle constatazioni relative ai richiedenti e possibilità di verificare constatazioni relative a progetti precedenti.
Esiti e risultati
Lo strumento offre un contributo importante alla prevenzione e all'individuazione delle frodi fornendo un'unica fonte di informazioni per gestire e valutare tutti i documenti relativi ai progetti.
L'uso di documenti e firme elettronici riduce il rischio di perdere le piste di controllo o il rischio di manipolazione dei documenti.
Lo strumento contribuisce ad affrontare rischi specifici di frode, quali:
- doppio finanziamento dei progetti;
- costi salariali eccessivi e/o fraudolenti;
- appalti che superano la soglia nazionale o la soglia UE (che sono soggetti a una documentazione specifica).
Ulteriori risultati comprendono:
- semplificazione degli oneri amministrativi per le varie autorità, in quanto tutte le informazioni necessarie sono disponibili o accessibili in un unico sistema;
- l'esame delle domande può essere effettuato in tempi più brevi;
- valutazione standardizzata mediante l'uso di liste di controllo;
- maggiore trasparenza e cooperazione tra le autorità.
Fattori di successo principali
- Sviluppo in cooperazione con tutte le autorità coinvolte, ad esempio le autorità fiscali e di audit;
- gestione sotto la supervisione del gruppo direttivo con la partecipazione di rappresentanti del ministero e delle autorità coinvolte;
- disponibilità dei richiedenti e delle autorità ad abbandonare i processi cartacei.
Sfide incontrate e insegnamenti tratti
La sfida principale per l'attuazione dell'EURA è stata lo sviluppo di un'interfaccia e di un'infrastruttura informatica adeguate alle esigenze, con la partecipazione di tutte le diverse autorità coinvolte.
Il sistema informatico deve inoltre essere flessibile per adattarsi all'evoluzione delle prescrizioni giuridiche.
Potenziale di trasferibilità
Per l'attuazione in un altro paese occorrerà consultare tutte le autorità coinvolte al fine di sviluppare l'infrastruttura informatica in maniera conseguente.
L'investimento finanziario significativo potrebbe rappresentare un ostacolo; ciò dipende tuttavia dalla situazione esistente per quanto riguarda i sistemi utilizzati. Se per i progetti finanziati dall'UE si ricorre già a sistemi elettronici, questi potrebbero essere ulteriormente sviluppati. I paesi potrebbero essere obbligati a passare a processi interamente elettronici per l'attuazione di una piattaforma analoga.