Χώρα: Φινλανδία
Κατηγορία της πρακτικής: Συστήματα και εργαλεία
Στοιχεία επικοινωνίας: Υπουργείο Οικονομικών και Απασχόλησης
infotem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Κίνδυνοι απάτης που προκύπτουν:
- Παράκαμψη ή χειραγώγηση των διαδικασιών σύναψης δημόσιων συμβάσεων
- Διπλή χρηματοδότηση
- Χειραγώγηση του κόστους του έργου
- Άλλοι
Πλαίσιο και στόχος/-οι
Η «EURA 2014» είναι ένα ηλεκτρονικό σύστημα για την αποθήκευση και τη διαχείριση εγγράφων που αφορούν έργα χρηματοδοτούμενα‑από την ΕΕ. Θεσπίστηκε το 2007 ως απάντηση στις απαιτήσεις του άρθρου 125 σημείο 2 στοιχείο δ) του κανονισμού περί καθορισμού κοινών διατάξεων (EΕ 1303/2013), το οποίο ορίζει ότι οι διαχειριστικές αρχές, οι οποίες διαχειρίζονται επιχειρησιακά προγράμματα, πρέπει να δημιουργήσουν ένα ηλεκτρονικό σύστημα για την καταγραφή και την αποθήκευση δεδομένων για κάθε πράξη. Η συλλογή ψηφιακών δεδομένων είναι υποχρεωτική για την παρακολούθηση, την αξιολόγηση, τη δημοσιονομική διαχείριση, την επαλήθευση και τον λογιστικό έλεγχο. Το σύστημα θεσπίστηκε με τον νόμο αριθ. 8/2014 για τη χρηματοδότηση έργων περιφερειακής ανάπτυξης και διαρθρωτικών ταμείων.
Η έκδοση του 2014 αποτελεί βελτίωση και επέκταση ήδη υπάρχοντος ηλεκτρονικού συστήματος. Το 2007 η EURA εξακολουθούσε να είναι οργανωμένη σε διάφορα χωριστά ηλεκτρονικά συστήματα, τα οποία συνενώθηκαν στην έκδοση του 2014 και είχαν μόνο μία πλατφόρμα ως ενιαία πηγή πληροφοριών για ολόκληρο τον κύκλο ζωής του έργου.
Περιγραφή της πρακτικής
Η EURA 2014 είναι μια ηλεκτρονική βάση δεδομένων στην οποία αποθηκεύονται όλα τα έγγραφα που αφορούν έργα χρηματοδοτούμενα από την ΕΕ και καταργεί εντελώς την έντυπη μορφή. Όλα τα έγγραφα υπογράφονται ηλεκτρονικά και από τους αιτούντες όταν υποβάλλουν αίτηση χρηματοδότησης, και, στη συνέχεια, από τις αρχές όταν αποφασίζουν να χορηγήσουν κονδύλια. Οι πληρωμές πραγματοποιούνται ηλεκτρονικά, και τα έγγραφα αρχειοθετούνται ηλεκτρονικά. Η EURA 2014 επιτρέπει τη διαχείριση ολόκληρου του κύκλου χρηματοδότησης στο πλαίσιο του συστήματος ακολουθώντας τα ακόλουθα στάδια:
Η EURA παρέχει στις αρχές καταλόγους ελέγχου, συμπεριλαμβανομένων γενικών κριτηρίων επιλογής, οι οποίοι συμπληρώνονται για την αξιολόγηση των αιτήσεων. Μεταξύ των διαφόρων παραγόντων που επαληθεύονται στον κατάλογο ελέγχου περιλαμβάνεται η πιθανότητα διπλής χρηματοδότησης, καθώς και η οικονομική κατάσταση του αιτούντος για τον αποκλεισμό αιτήσεων από εταιρείες ή φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται σε πτώχευση ή εταιρείες υπό εκκαθάριση. Στην τρέχουσα έκδοση του συστήματος, δεν υπάρχουν αυτόματοι έλεγχοι και ειδοποιήσεις για έγγραφα που τηλεφορτώνονται ή για συνδεδεμένες βάσεις δεδομένων. Αυτό θα μπορούσε να υλοποιηθεί στην έκδοση του 2021. Η EURA 2014 συνδέεται επίσης με τη βάση δεδομένων της φορολογικής αρχής, η οποία επιτρέπει στις αρχές των ΕΔΕΤ να ελέγχουν αν οι αιτούντες καταβάλλουν δεόντως τους φόρους που του αναλογούν. Ως εκ τούτου, ο διοικητικός φόρτος μειώνεται για τις αρχές, επιτρέποντάς τους να έχουν πρόσβαση στις απαραίτητες πληροφορίες χρησιμοποιώντας ένα σύστημα «όλα σε ένα». Αν ένας ΕΦ αποφασίσει να πραγματοποιήσει επιτόπια επίσκεψη για να διασφαλίσει ότι όλες οι πληροφορίες που παρέχει ένας δικαιούχος κονδυλίων είναι ορθές, ο ΕΦ χρησιμοποιεί τις πληροφορίες που αποθηκεύονται στο σύστημα για την προετοιμασία του. Επιπλέον, η Αρχή Ελέγχου (ΑΕ) χρησιμοποιεί τις ψηφιακές πληροφορίες και αποθηκεύει τα σχετικά με τον έλεγχο έγγραφα. Αν προκύψει κάποιο εύρημα ως αποτέλεσμα τακτικού ελέγχου, επιτόπιας επίσκεψης ή ελέγχου, αυτό καταχωρίζεται στο σύστημα, καθώς και η ληφθείσα διορθωτική απόφαση. Αν οι παρεχόμενες πληροφορίες πρέπει να τροποποιηθούν ή να επικαιροποιηθούν, ο ΕΦ προβαίνει στις αναγκαίες αλλαγές στο σύστημα. Τα ευρήματα αφορούν έργα που έχουν ήδη χρηματοδοτηθεί. Εάν υπάρχουν υπόνοιες σχετικά με:
Η αρμόδια αρχή θα καταχωρήσει εύρημα στη EURA. Οι αρχές μπορούν επίσης να ελέγξουν αν υπάρχουν ευρήματα σχετικά με αιτούντα προγενέστερης χρηματοδότησης έργων. Υπάρχουν διάφοροι τύποι πρόσβασης για τη χρήση του συστήματος. Οι εμπλεκόμενες αρχές (ΔΑ, ΕΦ, ΑΠ, ΑΑ) έχουν πρόσβαση σε όλα τα αποθηκευμένα δεδομένα και μπορούν να ελέγχουν τις αιτήσεις ή τα έργα ανά πάσα στιγμή. Οι αιτούντες και οι δικαιούχοι υπογράφουν στην πλατφόρμα και βλέπουν μόνο τις πληροφορίες που έχουν παράσχει οι ίδιοι. Υπάρχουν επίσης διαφορετικοί ρόλοι χρήστη στο σύστημα και οι αρχές έχουν ειδικά δικαιώματα ανάλογα με τα καθήκοντά τους. Μπορούν μόνο να διαχειρίζονται και να τροποποιούν τις πληροφορίες στον πεδίο του ελέγχου τους. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ο διαχωρισμός των καθηκόντων. Για τη λειτουργία της πλατφόρμας χρειάστηκαν περίπου 2 έτη. Οι προδιαγραφές περιεχομένου καθορίστηκαν από το Υπουργείο Οικονομικών και Απασχόλησης σε στενή συνεργασία με τις ΔΑ, τους ΕΦ, τους ΑΑ και την ΑΑ. Η ανάπτυξη της υποδομής ΤΠ ανατέθηκε σε εξωτερικούς συνεργάτες, καθώς το Υπουργείο δεν απασχολεί τεχνικό προσωπικό για μια τέτοια εργασία. Η πρώτη αίτηση στο σύστημα υποβλήθηκε το Μάϊο του 2014, η πρώτη απόφαση χρηματοδότησης λήφθηκε τον Νοέμβριο του 2014 και η πρώτη πληρωμή τον Μάϊο του 2015. Μια συντονιστική ομάδα διαχείρισης αποτελούμενη από εκπροσώπους του υπουργείου, των ΔΑ, των ΕΦ, των ΑΕ και των ΑΑ, εξασφαλίζει τη συνεχή βελτίωση του συστήματος. Η υλοποίηση κοστίζει περίπου 30 εκατ. EUR, τα οποία χρησιμοποιήθηκαν κυρίως για τον πάροχο υπηρεσιών ΤΠ. Το έργο χρηματοδοτήθηκε κατά το ήμισυ με κονδύλια της ΕΕ και με εθνικούς πόρους. Το κόστος συντήρησης της EURA ανέρχεται σε περίπου 0.5 εκατ. EUR ετησίως. |
Μοναδικά χαρακτηριστικά
- Τυποποιημένες διαδικασίες για κάθε αιτούντα, οι οποίες μειώνουν τον κίνδυνο ψευδών ή ελλιπών πληροφοριών και τεκμηρίωσης ·
- Εξ ολοκλήρου ηλεκτρονική αποθήκευση εγγράφων που αφορούν ολόκληρο τον κύκλο ζωής της χρηματοδότησης·
- Ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ όλων των αρχών που συμμετέχουν στον κύκλο ζωής της χρηματοδότησης·
- Πρόσβαση σε δεδομένα των φορολογικών αρχών·
- Καταχώριση ευρημάτων σχετικά με τους αιτούντες στο σύστημα και δυνατότητα ελέγχου των ευρημάτων από προηγούμενα έργα.
Εκβάσεις και αποτελέσματα
Το εργαλείο συμβάλλει σημαντικά στην πρόληψη και τον εντοπισμό της απάτης παρέχοντας μία πηγή πληροφοριών για τη διαχείριση και την αξιολόγηση όλων των εγγράφων που σχετίζονται‑ με τα έργα.
Η χρήση ηλεκτρονικών εγγράφων και υπογραφών μειώνει τον κίνδυνο απώλειας της ελεγκτικής ιχνηλάτησης ή παραποίησης εγγράφων.
Το εργαλείο συμβάλλει στην αντιμετώπιση συγκεκριμένων κινδύνων απάτης, όπως:
- Διπλή χρηματοδότηση έργων·
- Υπερβολικό και/ή παραπλανητικό κόστος εργασίας·
- Συμβάσεις που υπερβαίνουν το εθνικό ή το ενωσιακό κατώτατο όριο (υπόκεινται σε ειδική τεκμηρίωση).
Στα περαιτέρω αποτελέσματα περιλαμβάνονται τα εξής:
- Ελάφρυνση του διοικητικού φόρτου για τις διάφορες αρχές, δεδομένου ότι όλες οι απαραίτητες πληροφορίες είναι διαθέσιμες ή προσβάσιμες σε ένα σύστημα·
- Η επανεξέταση των αιτήσεων μπορεί να γίνει σε συντομότερο χρονικό διάστημα·
- Τυποποιημένη αξιολόγηση μέσω της χρήσης καταλόγων ελέγχου·
- Ενίσχυση της διαφάνειας και της συνεργασίας μεταξύ των αρχών.
Βασικοί παράγοντες επιτυχίας
- Ανάπτυξη σε συνεργασία με όλες τις εμπλεκόμενες αρχές, π.χ. φορολογικές αρχές και ελεγκτικές αρχές·
- Διαχείριση υπό την εποπτεία της συντονιστικής ομάδας με εκπροσώπους του υπουργείου και των εμπλεκόμενων αρχών·
- Προθυμία των αιτούντων και των αρχών να εγκαταλείψουν τις διαδικασίες που βασίζονται στην έντυπη μορφή .
Προκλήσεις που προέκυψαν και διδάγματα που αντλήθηκαν
Η κύρια πρόκληση όσον αφορά την εφαρμογή της EURA ήταν η μετατροπή των αναγκών σε διεπαφή και υποδομή ΤΠ με τη συμμετοχή όλων των διαφόρων αρχών.
Το σύστημα ΤΠ πρέπει επίσης να είναι ευέλικτο ώστε να προσαρμόζεται στις μεταβαλλόμενες νομικές απαιτήσεις.
Δυνατότητες μεταφοράς
Η εφαρμογή σε άλλη χώρα θα απαιτήσει τη διαβούλευση με όλες τις εμπλεκόμενες αρχές για την ανάλογη ανάπτυξη της υποδομής ΤΠ.
Η σημαντική χρηματοοικονομική επένδυση μπορεί να αποτελέσει εμπόδιο· ωστόσο, εξαρτάται από το περιβάλλον του συστήματος που χρησιμοποιείται. Αν τα ηλεκτρονικά συστήματα χρησιμοποιούνται ήδη για έργα χρηματοδοτούμενα από την ΕΕ, αυτά ενδέχεται να αναπτυχθούν περαιτέρω. Οι χώρες ενδέχεται να χρειαστεί να προχωρήσουν σε πλήρως ηλεκτρονικές διαδικασίες για την εφαρμογή παρόμοιας πλατφόρμας.