EURA 2014

Systém EURA 2014 je elektronická databáze, v níž jsou uloženy veškeré dokumenty související s projekty financovanými EU, v důsledku čehož se zcela upustilo od používání papírové formy. Všechny dokumenty jsou podepsány elektronicky jak žadateli při podání žádosti o finanční prostředky, tak poté orgány, když se rozhodnou prostředky poskytnout. Platby se provádí elektronicky a dokumenty se elektronicky archivují.

Systém EURA 2014 umožňuje správu celého cyklu financování v rámci systému, a to dodržováním těchto kroků:

1. Žadatel prostřednictvím počítačového systému podá žádost o financování s podrobnostmi o projektu, částce a plánovaném využití požadovaných prostředků.
2. Odpovědný řídicí orgán (ŘO) nebo zprostředkující subjekt (ZS) žádost posoudí a rozhodne o financování.
3. Pokud je rozhodnutí o financování kladné, vyplní příjemce žádost o platbu, kterou v systému opět posoudí ŘO nebo ZS.
4. Certifikační orgán podá žádost o platbu u Evropské komise, aby obdržel nezbytné prostředky, a to s využitím informací uložených v systému EURA 2014.

Systém EURA orgánům poskytuje kontrolní seznamy, včetně obecných kritérií pro výběr, jež se vyplňují, aby bylo možné žádosti posoudit. Mezi několika faktory, které se ověřují v kontrolním seznamu, se nachází možnost dvojího financování a také finanční situace žadatele s cílem vyřadit žádosti od společností v úpadku či jednotlivců nebo společností v likvidaci. V současné verzi systému neexistují automatické kontroly a upozornění pro nahrané dokumenty nebo propojené databáze. K jejich zavedení může dojít u verze z roku 2021.

Systém EURA 2014 je rovněž propojen s databází daňového orgánu, což orgánům fondů ESI umožňuje kontrolovat, zda žadatelé řádně platí daně. Administrativní zátěž pro orgány je tím snížena, jelikož mají přístup k nezbytným informacím prostřednictvím systému, kde je vše na jednom místě.

Pokud se ZS rozhodne pro návštěvu na místě s cílem zajistit, že všechny informace poskytnuté příjemcem fondu jsou správné, využije jako přípravu informace uložené v systému. Auditní orgán (AO) kromě toho využívá digitální informace a ukládá dokumenty, které jsou důležité pro audit.

Pokud v důsledku pravidelné kontroly, návštěvy na místě nebo auditu dojde k jakémukoli zjištění, zdokumentuje se v systému a také se přijme nápravné rozhodnutí. Je-li potřeba poskytnuté informace změnit nebo aktualizovat, provede ZS nezbytné změny v systému.

Zjištění se týkají projektů, které již byly financovány. Pokud existuje podezření týkající se:

• nákladů vzniklých v rámci projektu,
• dokumentů nebo informací poskytnutých ze strany příjemce,

příslušný orgán zanese zjištění do systému EURA. Orgány mohou rovněž zkontrolovat, zda existují zjištění týkající se žadatele o dříve financované projekty.

Pro využívání systému existují různé druhy přístupu. Zapojené orgány (ŘO, ZS, certifikační orgán, AO) mají přístup ke všem uloženým údajům a mohou kdykoli zkontrolovat žádosti či projekty. Žadatelé a příjemci se přihlásí do platformy a vidí pouze ty informace, které sami poskytli.

V systému rovněž existují různé uživatelské role a orgány mají zvláštní práva podle své funkce. Mohou spravovat a měnit informace pouze ve své oblasti kontroly. Tím je zajištěno oddělení funkcí.

Zavedení platformy trvalo přibližně dva roky. Specifikace týkající se obsahu byly definovány ministerstvem hospodářství a zaměstnanosti v úzké spolupráci s řídicími orgány, zprostředkujícími subjekty, auditním orgánem a certifikačním orgánem. Tvorba IT infrastruktury byla zajištěna externě, protože ministerstvo nezaměstnává technické pracovníky pro výkon takové činnosti. První žádost přišla do systému v květnu 2014, první rozhodnutí o financování bylo učiněno v listopadu 2014 a první platba byla provedena v květnu 2015.

Neustálé zlepšování systému zajišťuje řídicí skupina složená ze zástupců ministerstva, řídicích orgánů, zprostředkujících subjektů, auditního orgánu a certifikačního orgánu.

Zavedení stálo přibližně 30 milionů EUR, které byly využity zejména na financování poskytovatele IT služeb. Projekt byl z poloviny financován fondy EU a z poloviny vnitrostátními fondy. Náklady na údržbu systému EURA činí přibližně 0,5 milionu EUR ročně.