Țara: Finlanda
Categoria practicii: Sisteme și instrumente
Date de contact: Ministerul Afacerilor Economice și al Ocupării Forței de Muncă
info
tem [dot] fi (info[at]tem[dot]fi)
Riscul (riscurile) de fraudă contracarat(e):
- evitarea sau manipularea procedurilor de achiziții publice;
- dubla finanțare;
- manipularea costurilor proiectului;
- altele.
Context și obiectiv(e)
„EURA 2014” este un sistem informatic de stocare și gestionare a documentelor referitoare la proiectele finanțate de UE. Acesta a fost creat în 2007 ca răspuns la cerințele prevăzute la articolul 125 alineatul (2) litera (d) din Regulamentul privind dispozițiile comune [Regulamentul (UE) nr. 1303/2013], care prevede că autoritățile de management, care gestionează programele operaționale, trebuie să instituie un sistem informatic pentru înregistrarea și stocarea datelor referitoare la fiecare operațiune. Colectarea datelor digitale este obligatorie pentru monitorizare, evaluare, gestiune financiară, verificare și audit. Sistemul a fost instituit prin Legea nr. 8/2014 privind finanțarea proiectelor din fonduri de dezvoltare regională și din fonduri structurale.
Versiunea din 2014 reprezintă o îmbunătățire și o extindere a unui sistem informatic deja existent. În 2007, EURA era încă organizat sub forma mai multor sisteme informatice separate, la care s-a adăugat versiunea din 2014 pentru a avea o singură platformă ca sursă unică de informații pentru întregul ciclu de viață al proiectului.
Descrierea practicii
|
EURA 2014 este o bază de date electronică în care sunt stocate toate documentele care se referă la proiectele finanțate de UE, eliminându-se complet documentele pe hârtie. Toate documentele sunt semnate electronic atât de către solicitanți, atunci când depun o cerere de fonduri, cât și de autorități, atunci când decid să acorde fonduri. Plățile se efectuează electronic, iar documentele sunt arhivate electronic. Programul EURA 2014 permite gestionarea întregului ciclu de finanțare în cadrul sistemului prin parcurgerea etapelor următoare:
EURA pune la dispoziția autorităților liste de verificare, inclusiv criterii generale de selecție care sunt completate pentru evaluarea cererilor. Printre mai mulți factori verificați în lista de verificare se numără posibilitatea dublei finanțări, precum și situația financiară a solicitantului, pentru a exclude cererile din partea întreprinderilor sau a persoanelor fizice aflate în faliment sau a întreprinderilor aflate în lichidare. În versiunea actuală a sistemului, nu există controale și alerte automate pentru documentele încărcate sau pentru bazele de date asociate. Aceste funcții ar putea fi implementate pentru versiunea din 2021. De asemenea, EURA 2014 este conectată la baza de date a autorității fiscale, care permite autorităților responsabile de fondurile ESI să verifice dacă solicitanții își plătesc taxele în mod corespunzător. Astfel, sarcina administrativă este redusă pentru autorități, permițându-le să acceseze informațiile necesare prin utilizarea unui sistem unic. În cazul în care un OI decide să efectueze o vizită la fața locului pentru a se asigura că toate informațiile furnizate de un beneficiar de fonduri sunt corecte, OI utilizează pentru pregătire informațiile stocate în sistem. În plus, autoritatea de audit (AA) utilizează informațiile digitale și stochează documentele relevante pentru audit. În cazul în care, în urma unui control periodic, a unei vizite la fața locului sau a unui audit se fac anumite constatări, acestea, precum și măsura corectivă adoptată se documentează în sistem. În cazul în care informațiile furnizate trebuie modificate sau actualizate, OI efectuează modificările necesare în sistem. Constatările se referă la proiectele care au fost deja finanțate. În cazul în care există o suspiciune cu privire la:
Autoritatea competentă va înregistra o constatare în EURA. Autoritățile pot verifica, de asemenea, dacă există constatări cu privire la un solicitant pentru proiecte finanțate anterior. Există diferite tipuri de acces pentru utilizarea sistemului. Autoritățile implicate (AM, OI, AC, AA) au acces la toate datele stocate și pot verifica cererile sau proiectele în orice moment. Solicitanții și beneficiarii se conectează la platformă și pot vedea doar informațiile pe care le-au furnizat ei înșiși. Există, de asemenea, diferite roluri de utilizator în cadrul sistemului, autoritățile având drepturi specifice în conformitate cu funcția lor. Acestea pot gestiona și modifica doar informațiile din domeniul lor de control. Acest lucru asigură o separare a funcțiilor. Implementarea platformei a durat aproximativ 2 ani. Specificațiile privind conținutul au fost definite de Ministerul Afacerilor Economice și al Ocupării Forței de Muncă în strânsă coordonare cu AM, OI, AA și AC. Dezvoltarea infrastructurii informatice a fost externalizată, deoarece ministerul nu deține personal tehnic în acest scop. Prima cerere din sistem a fost depusă în mai 2014, prima decizie de finanțare a fost luată în noiembrie 2014, iar prima plată a fost efectuată în mai 2015. Un grup de coordonare și gestionare, compus din reprezentanți ai ministerului, AM, OI, AA și AC asigură îmbunătățirea continuă a sistemului. Costul punerii în aplicare s-a ridicat la aproximativ 30 milioane EUR, sumă utilizată în principal pentru furnizorul de servicii informatice. Proiectul a fost finanțat pe jumătate din fonduri UE, și pe jumătate din fonduri naționale. Costurile de întreținere a EURA se ridică la aproximativ 0,5 milioane EUR pe an. |
Caracteristici unice
- Procese standard pentru fiecare solicitant, ceea ce reduce riscul de informații și documente false sau lipsă;
- Stocare în întregime electronică a documentelor referitoare la întregul ciclu de viață al finanțării;
- Schimb de informații între toate autoritățile implicate în ciclul de viață al finanțării;
- Acces la datele autorității fiscale;
- Introducere în sistem a constatărilor privind solicitanții și posibilitate de a verifica constatările din proiectele anterioare.
Efecte și rezultate
Instrumentul aduce o contribuție importantă la prevenirea și detectarea fraudelor, oferind o sursă unică de informații pentru gestionarea și evaluarea tuturor documentelor legate de proiect.
Utilizarea documentelor și a semnăturilor electronice reduce riscul de pierdere a pistelor de audit sau de manipulare a documentelor.
Instrumentul contribuie la abordarea unor riscuri de fraudă specifice, cum ar fi:
- dubla finanțare a proiectelor;
- costuri excesive și/sau frauduloase cu forța de muncă;
- achiziții care depășesc pragul național sau al UE (acestea fac obiectul unei documentații specifice).
Printre alte rezultate se numără:
- reducerea sarcinilor administrative pentru diferitele autorități, întrucât toate informațiile necesare sunt disponibile sau accesibile într-un singur sistem;
- examinarea cererilor poate fi efectuată într-un interval de timp mai scurt;
- evaluarea standardizată prin utilizarea listelor de verificare;
- creșterea nivelului de transparență și a cooperării între autorități.
Principalii factori ai succesului
- dezvoltarea în cooperare cu toate autoritățile implicate, de exemplu autoritatea fiscală și autoritățile de audit;
- gestionare supravegheată de grupul de coordonare compus din reprezentanți ai ministerului și ai autorităților implicate;
- disponibilitatea solicitanților și a autorităților de a renunța la procesele pe suport de hârtie.
Provocări întâmpinate și lecții învățate
Principala provocare în ceea ce privește punerea în aplicare a EURA a fost transformarea nevoilor în interfața și infrastructura IT, cu implicarea tuturor autorităților.
Sistemul informatic trebuie, de asemenea, să fie flexibil pentru a se adapta la cerințele juridice în schimbare.
Potențialul de transferabilitate
Punerea în aplicare într-o altă țară va necesita consultarea tuturor autorităților implicate pentru dezvoltarea infrastructurii informatice în consecință.
Investiția financiară semnificativă ar putea reprezenta un obstacol; cu toate acestea, ea depinde de peisajul existent al sistemului utilizat. Dacă se utilizează deja sisteme electronice pentru proiecte finanțate de UE, acestea ar putea fi dezvoltate în continuare. Țările ar putea fi nevoite să treacă la procese complet electronice pentru implementarea unei platforme similare.