Listy kontrolne dotyczące ryzyka nadużyć na Sycylii

Listy kontrolne dotyczące nadużyć finansowych opracowane przez IZ Sycylii zawierają wskaźniki odnoszące się w szczególności do procedur udzielania zamówień i wniosków o płatność. Listy kontrolne zawierają 23 pytania dotyczące procedur udzielania zamówień oraz 12 pytań dotyczących wniosków o płatność.

Lista kontrolna obejmująca procedury udzielania zamówień ma następującą strukturę:

1) Wybór beneficjentów

• Konflikty interesów
• Nieprawdziwe oświadczenia w imieniu kandydatów
• Podwójne finansowanie

2)Realizacja i kontrola

• Korupcja i nielegalne płatności
• Naruszenie procedur przetargowych
• Manipulowanie specyfikacjami technicznymi
• Wycieki danych dotyczących przetargów
• Zmowa przetargowa, niewyważone oferty i manipulowanie ofertami
• Nieuzasadnione korzystanie z jednego źródła dostaw
• Dzielenie zamówień
• Niewłaściwy dobór zamówień

Dla przykładu, poniżej przedstawiono kilka pytań związanych z wyborem beneficjentów w procedurach udzielania zamówień:

• Czy wybór był zgodny z polityką dotyczącą konfliktu interesów, w tym z oświadczeniem personelu i środkami gwarantującymi przestrzeganie tej polityki? Czy operator odpowiedzialny za realizację zamówienia złożył oświadczenie o konflikcie interesów? Czy przedstawiono je w sposób wyczerpujący?
• Czy wykryto przypadki niezgłoszonego konfliktu interesów i działania następcze?
• Czy kontrola wniosków projektowych obejmowała sprawdzenie wszystkich dokumentów potwierdzających i oświadczeń?
• Czy oświadczenia pośrednie lub tymczasowe sprawdzano za pomocą publicznych baz danych (kod identyfikacyjny projektu, baza danych beneficjentów z regionu itp.)?

Pytania na liście kontrolnej dotyczące zmowy przetargowej, niewyważonych ofert i manipulowania ofertami były m.in. następujące:

• Czy zwycięska oferta była zbyt wysoka w stosunku do szacowanych kosztów, opublikowanych cen, podobnych usług, średnich cen branżowych i prawidłowych cen rynkowych?
• Czy przegrani oferenci byli zatrudniani jako podwykonawcy?
• Czy w ofertach znalazły się nietypowe struktury (np. oferty są podzielone według dokładnych wartości procentowych, najkorzystniejsza oferta znajduje się tuż poniżej progu akceptowalnych cen, utrzymujące się wysokie ceny od wszystkich oferentów, wyraźne powiązania między oferentami)?

Na liście kontrolnej dotyczącej wniosków o płatność uwzględniono następujące sekcje:

1) Nieprawidłowe naliczenie kosztów

2) Niekompletne praktyki cenowe

3) Sfałszowane, zawyżone lub powielone faktury

4) Świadczenie fikcyjnych usług

Poniżej przedstawiono przykładowe pytania dotyczące oceny ryzyka nadużyć finansowych we wnioskach o płatność:

• Czy koszty pracy/usług/dostaw są nadmierne lub nietypowe?
• Czy koszty pracy/usług/dostaw są nieproporcjonalne do postępów w realizacji zamówienia?
• Czy wykonawca przedstawił niepełną lub nieodpowiednią dokumentację?
• Czy ceny wydają się zbyt wysokie w porównaniu z podobnymi zamówieniami, cennikami lub średnimi cenami branżowymi?
• Czy istnieją zafakturowane towary/usługi, których nie można zidentyfikować lub podliczyć?
• Czy istnieje paragon na zafakturowane towary lub usługi?
• Czy zafakturowany towar odpowiada zamówieniu? Czy zamówienie jest podważalne?
• Jeśli chodzi o faktury: Czy ceny, opisy artykułów lub ilości są zgodne z zamówieniem?
• Czy na niektórych fakturach podano tę samą kwotę, dane liczbowe, datę itp.?
• Czy płatność jest powiązana z grupą przedsiębiorstw podwykonawczych w systemie „kaskadowym”?
• Czy istnieją płatności dokonywane na rzecz spółek offshore?

Pełną treść oryginalnej włoskiej wersji list kontrolnych można pobrać z https://www.euroinfosicilia.it/misure-antifrode-del-po/, otwierając plik ZIP „DDG n.572/2019” na dole strony i wchodząc do folderu „Listy kontrolne (październik 2019 r.)”. à „Allegato 2A_Affidamenti Dlgs 50_rev” i „Allegato 3A_Rimborso_OpBeSe_rev”.

Oprócz list kontrolnych IZ stosuje „narzędzie samooceny ryzyka nadużyć finansowych”, które stanowi matrycę opracowaną w celu przeprowadzenia oceny ryzyka nadużyć finansowych zgodnie z metodyką określoną przez KE i zatwierdzoną w 2017 r., wraz z grupą roboczą ds. samooceny w zakresie oceny ryzyka odpowiedzialną za formułowanie wniosków ad hoc dotyczących zwalczania nadużyć finansowych i działań łagodzących (https://www.euroinfosicilia.it/p-o-fesr-sicilia-20142020-approvazione-dello-strumento-di-autovalutazione-rs_fraud_risk_assessment_acadg_v-01giugno2017-ed-istituzione-del-gruppo-di-lavoro-per-lautovalutazione-del-rischio-fr/). IZ Sycylii przeanalizowała możliwość wykorzystania systemu eksploracji danych ARACHNE i zintegrowania go z wyżej wymienionym narzędziem samooceny: pozwoliłoby to na lepszą weryfikację i lepszą konsolidację wyników wyszukiwań podczas dochodzeń w sprawie nadużyć finansowych, poprawiając tym samym skuteczność i dokładność całej strategii zwalczania nadużyć finansowych. Połączenie tych narzędzi wymagałoby jednak znacznej inwestycji czasowej wraz z przydzieleniem do projektu zespołu ekspertów IT powołanego ad hoc.

IZ opiera się na przykład na protokole ustaleń w sprawie współpracy podpisanym w listopadzie 2011 r. z jednostką ds. zwalczania nadużyć finansowych włoskiej policji finansowej (http://www.gdf.gov.it/), aby wspierać kontrole i wymianę informacji związanych z funduszami UE. IZ corocznie zapewnia włoskiej policji finansowej dostęp do bazy danych beneficjentów funduszy UE na okres programowania 2014–2020; beneficjenci w bazie danych są zorganizowani według pojedynczych prowincji Sycylii. W ramach działań podjętych w związku z wyżej wymienionymi listami kontrolnymi, sycylijska IZ niezwłocznie zgłasza policji finansowej „fakty i zachowania, które mogą stanowić naruszenie przepisów podatkowych, ewentualne profile przestępcze oraz przestępstwa gospodarcze i finansowe ze szkodą dla wydatków publicznych i właściwego funkcjonowania administracji publicznej”. Włoska policja finansowa, która działa zarówno jako jednostka administracyjna, jak i sądownicza, powiadamia IZ o wynikach wszelkich dalszych kontroli tych beneficjentów, a następnie, w razie potrzeby, informuje IA programu operacyjnego, określając rodzaj nadużycia/nieprawidłowości, kwoty, których dotyczy nadużycie, datę zdarzenia i wreszcie możliwość odzyskania kwot od oszustów. Policja finansowa również formalizuje i składa sprawozdania do prokuratury w przypadku uzasadnionych podejrzeń nadużyć finansowych lub nieprawidłowości.

Jednym z kluczowych wyzwań dla udanego przyjęcia i rozpowszechniania praktyk w zakresie zwalczania nadużyć finansowych jest znaczny niedobór pracowników wewnętrznych wspierających ich systemowe stosowanie. Dlatego też kluczowe znaczenie dla powodzenia takich strategii ma przyjęcie środków mających na celu wzmocnienie zasobów kadrowych działających w tej dziedzinie, które często są niewystarczające. Równie ważne jest przeszkolenie wszystkich podmiotów administracji publicznej w zakresie właściwego stosowania narzędzi takich jak: ARACHNE, listy kontrolne dotyczące nadużyć finansowych oraz matryca samooceny.

Ważnym warunkiem wstępnym uzyskania trwałych pozytywnych wyników systemowych jest wzmocnienie zdolności administracyjnych IZ i instytucji pośredniczących (IP). Obejmuje to zwiększenie ogólnej świadomości na temat dostępności istniejących narzędzi, szkolenie pracowników IZ/IP w zakresie ich właściwego wykorzystania oraz zachęcanie do podejmowania skoordynowanych działań pomiędzy departamentami i instytucjami.